賬務處理系統(tǒng)及報表管理系統(tǒng)

1、會計電算化的基礎(chǔ)是電算化會計核算。電算化會計核算是以會計憑證為原始數(shù)據(jù)，通過對會計憑證的錄入和處理，完成記賬、算賬、報賬、結(jié)賬、會計報表編制，進而實現(xiàn)證賬表的查詢、打印和系統(tǒng)管理等任務。 電算化會計核算是整個會計電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，賬務處理系統(tǒng)是核算系統(tǒng)的核心。,賬務處理系統(tǒng),賬務處理系統(tǒng)概述賬務處理初始化憑證處理期末業(yè)務處理,賬務處理子系統(tǒng)是以憑證為原始數(shù)據(jù)，是從憑證到記賬、從記賬到賬表的輸出過程。賬務處理子

2、系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)中最基本的系統(tǒng)，單位實施會計電算化一般都是從賬務處理子系統(tǒng)開始。賬務處理子系統(tǒng)既可以獨立運行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運行，賬務處理子系統(tǒng)以總括核算為主，而其他子系統(tǒng)以明細核算為主。 賬務處理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系是：一方面接收其他子系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，另一方面又向其他子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)。,第一節(jié) 賬務處理系統(tǒng)概述,與各子系統(tǒng)之間的控制聯(lián)系,一、賬務處理流程（總賬系統(tǒng)的業(yè)務流程圖）（一）手工系統(tǒng)： 設(shè)

3、置賬戶 復式記賬 填制和審核憑證 登記賬簿 成本計算 財產(chǎn)清查 編制報表,（二）電算化系統(tǒng)： 初始設(shè)置 憑證輸入 憑證審核 記賬 期末處理,賬務處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程,賬務處理系統(tǒng)應具備:快速方便準確建帳正確輸入記賬憑證靈活的查詢統(tǒng)計完善的數(shù)據(jù)維護,二、功能模塊結(jié)構(gòu)圖 也就是系統(tǒng)的功能菜單。它包括系統(tǒng)具有的全部功能?？梢园础白皂斚蛳?，層層分解”的原理，逐層分解模塊結(jié)構(gòu)

4、圖，直到不能再分解為至。 在掌握此圖的基礎(chǔ)上，還應掌握軟件的運行次序，為實際操作打下基礎(chǔ)。,初始化步驟,帳套管理,權(quán)限設(shè)置,會計科目設(shè)置,初始余額錄入,憑證類別設(shè)置,結(jié)算方式設(shè)置,自動轉(zhuǎn)帳定義,,,,,,,,,,日常使用,,,,憑證填制,憑證審核,記賬,自動轉(zhuǎn)帳,結(jié)帳,總帳查詢,明細帳查詢,日記帳查詢,數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復,,,,,,,,,,,,,,,第二節(jié) 賬務處理初始化,一、初始化前的準備工作 系統(tǒng)運行環(huán)境的

5、準備 人員分工的準備 會計資料的準備 科目 余額 未達賬項 憑證類型,,,初始化準備最重要的工作是編碼的確定,賬務處理子系統(tǒng)最重要的編碼是會計科目編碼。一級科目

6、編碼按財政部規(guī)定應采用四位數(shù)字編碼?？颇烤幋a應是科目全碼，即從一級科目至本級科目的各級科目組合。 科目編碼原則：科目編碼必須唯一；先上級后下級。,編碼方式：會計科目通常采用群碼的編碼方式，即將會計科目代碼分成若干段，每一段有固定的位數(shù)，第一段表示一級科目代碼，第二段表示二級明細科目代碼，以此類推，每一段按照一定的標準順序排列?？颇看a結(jié)構(gòu)：指會計科目代碼共分幾段，每一段有幾位，如422結(jié)構(gòu),會計科目編碼,一級科

7、目采用4位數(shù)字編碼，一級科目名稱采用財政部統(tǒng)一規(guī)定。其他級別科目企業(yè)自定。科目編碼定義原則：編碼必須唯一；同級科目中文名稱不能相同；先上級后下級；可擴展性。,4 2 2 2 2,,,第一位數(shù)字，表示第一級科目，其級次是一。,,,數(shù)字4的含義代表本級科目編碼的長度用4位數(shù)字，其級長是4。,,,第三位數(shù)字，表示第三級科目，其級次是三。,,,數(shù)字2的含義代表本級科目編碼的長度用2位數(shù)字，其級長是2，這樣，第三級科目

8、的編碼總長度為：4+2+2=6位數(shù)字。,二、初始化設(shè)置工作,啟動賬務處理軟件,設(shè)置賬套,操作員管理,設(shè)置憑證類型,建立會計科目,輸入期初余額,,,（一）設(shè)置賬簿：即建立新賬套。 按照建賬向?qū)б徊讲酵瓿杉纯伞?單擊,單擊,單擊,（二）操作員管理：只有系統(tǒng)管理員才可進行人員分工,（三）科目設(shè)置（非常重要） 1、科目設(shè)置的內(nèi)容 科目編碼 科目名稱 科目類型 不可缺省

9、賬頁格式 助記碼 可有可無 賬類 是難點，對需進行輔助核算的科目設(shè) 計量單位 對需進行數(shù)量核算的科目設(shè) 外幣名稱 對需進行外幣核算的科目設(shè),,2、科目設(shè)置的操作步驟：,2、科目設(shè)置時應注意的問題（1）科目的建立順序（2）科目的修改（3）銀行類科目的設(shè)置（4）往來科目的設(shè)置,（四）設(shè)置憑證類型 可分五種，一般選用記帳憑證類。,（五）錄入科目余額

10、 在已建立的會計科目基礎(chǔ)上進行余額錄入。 1、年初啟用：錄年初余額 2、年中啟用：錄使用月期初余額和一至使用月前的借貸方發(fā)生額合計。 以上五步是初始設(shè)置必不可少的步驟。,（六）常用摘要定義（七）常用憑證定義 這兩步是為了提高憑證輸入速度進行的初始設(shè)置（八）匯率管理 為外幣輔助核算科目進行匯率的初始設(shè)置。（九）結(jié)算方式設(shè)置 為銀行結(jié)算業(yè)務的方式進行初始設(shè)置。 往來、部門、項目等的初始設(shè)置也應進行。

11、只是放在輔助模塊進行介紹。,第三節(jié) 憑證處理（日常業(yè)務處理）,,輸入憑證,審核憑證,記賬,賬簿輸出,結(jié)賬,賬簿輸出,,,,,,,每月重復,下月,日常處理,一、憑證輸入 是日常工作的重點，工作量最大，也最重要，因為它是所有發(fā)生額數(shù)據(jù)的來源。（一）憑證輸入的基本內(nèi)容 是憑證的基本要素，輸入時必不可少。且輸入時有以下控制手段： 1、日期：不可倒流，且不能大于業(yè)務日期。 2、憑證類型：需與限制科目相一致。 3、科

12、目：最明細科目，且應已存在。 4、金額：借貸平衡。,（二）輔助核算數(shù)據(jù)的輸入 是與科目設(shè)置中的賬類相一致的，需以此為前提。（三）提高憑證錄入速度的技巧 1、常用摘要 2、常用憑證 3、參照輸入,二、憑證修改 1、“無痕跡”修改 未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^ 已審核但未記賬 2、“有痕跡”修改 已記賬三、憑證審核 1、靜態(tài)審核 2、屏幕審核 3、二次錄入校驗,,

13、四、記賬（一）記賬原理（二）記賬過程 正式記賬后，不得中斷此過程，否則記賬錯誤，需恢復數(shù)據(jù)至未記賬前狀態(tài)。（三）記賬時應注意的問題,,第四節(jié) 期末業(yè)務處理,一、期末自動轉(zhuǎn)賬二、試算平衡、對賬三、結(jié)賬,在會計業(yè)務中存在一類憑證，他們每月有規(guī)律地重復出現(xiàn)。例如，每月提取折舊，按月計算結(jié)轉(zhuǎn)稅金，按月進行工資分配，月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費用到損益賬戶等。這些憑證的摘要、借貸方科目每月基本不變，金額的來源和計算方法也基本不變。因此，我們可以

14、把這類憑證的摘要、借貸方科目、金額的來源或計算方法預先存入計算機，將其稱為“自動轉(zhuǎn)賬分錄”，并用不同的“分錄號”標記命名。每月使用時，告訴計算機“自動轉(zhuǎn)賬分錄”的分錄號，由計算機自動調(diào)入該“自動轉(zhuǎn)賬分錄”，并根據(jù)預先定義的金額來源或計算方法自動填制相應的金額，產(chǎn)生憑證。這樣就不必每月重復輸入此類憑證。這種預先定義分錄的結(jié)構(gòu)，再由計算機自動編制憑證的過程稱為“自動轉(zhuǎn)賬”。預先定義的分錄稱為“自動轉(zhuǎn)賬分錄”，簡稱“自動分錄”。根據(jù)自動分錄編

15、制的憑證稱為機制憑證。,(一)自定義結(jié)轉(zhuǎn) 由于各個企業(yè)情況不同,各種計算方法也不盡相同,特別是對各類成本費用分攤結(jié)轉(zhuǎn)方式的差異，必然會造成各個企業(yè)這類轉(zhuǎn)賬的不同。在電算化方式下，為實現(xiàn)在各個企業(yè)的通用，用戶可自行定義自動轉(zhuǎn)賬憑證。,(二)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn) 是指將月末商品（或產(chǎn)成品）銷售數(shù)量乘以庫存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結(jié)轉(zhuǎn)。（三）匯總損益結(jié)轉(zhuǎn) 用于期末自動計算外幣賬戶的匯總損

16、益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動生成匯總損益轉(zhuǎn)賬憑證。它只能處理以下賬戶：外幣存款戶、外幣現(xiàn)金、外幣結(jié)算的各項債權(quán)、債務，不包括所有者權(quán)益類賬戶，成本類賬戶和損益類賬戶。,（四）期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 主要用于在一個會計年度終了將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。主要是對管理費用、銷售費用、財務費用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。,自定義轉(zhuǎn)賬的操作步驟1、自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置1）輸入轉(zhuǎn)賬目錄條件 包括轉(zhuǎn)賬

17、序號、轉(zhuǎn)賬說明、憑證類別等。2）定義借方轉(zhuǎn)賬分錄信息 如科目編碼、方向等。3）輸入公式 直接輸入金額公式 引導輸入金額公式4）定義貸方同借方類似。,,2、轉(zhuǎn)賬生成由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬的數(shù)據(jù)進行計算的，所以在進行月末轉(zhuǎn)賬工作之前，應將所有未記賬憑證記賬。對于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次生成。轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。轉(zhuǎn)賬憑證生成后，自動追加到原

18、最后一張憑證后，需再進行審核、記賬。,結(jié)賬之前應作下列檢查：1、本月業(yè)務是否全部記賬。2、月末結(jié)轉(zhuǎn)憑證必須全部生成并記賬。3、上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬。4、核對總賬與明細賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否已一致，否則總賬不能結(jié)賬。5、損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢。6、如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬。 結(jié)賬前，要進行數(shù)據(jù)備份。,報表處理子系統(tǒng),實現(xiàn)會計電算化后，在日常的會計核算工作中，利用賬

19、務處理軟件，可以通過編制憑證，登記各種賬簿，對所發(fā)生的各類經(jīng)濟業(yè)務進行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄。但這些核算資料是分散在各種賬簿之中的，不能集中概括地反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動的全貌，編制會計報表可以將賬簿中分散的資料集中起來，總括反映企事業(yè)單位的財務狀況和經(jīng)營成果。利用報表處理軟件可以完成會計報表的自動編制工作。隨著會計電算化的普及，現(xiàn)在越來越多的行業(yè)和部門要求下屬單位不僅要報送紙性的會計報表，而且要按規(guī)定的結(jié)構(gòu)報送磁性的報表庫文件，以便上級