賬務(wù)處理系統(tǒng)及報(bào)表管理系統(tǒng)

1、會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)是電算化會(huì)計(jì)核算。電算化會(huì)計(jì)核算是以會(huì)計(jì)憑證為原始數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)憑證的錄入和處理，完成記賬、算賬、報(bào)賬、結(jié)賬、會(huì)計(jì)報(bào)表編制，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)證賬表的查詢(xún)、打印和系統(tǒng)管理等任務(wù)。 電算化會(huì)計(jì)核算是整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，賬務(wù)處理系統(tǒng)是核算系統(tǒng)的核心。,賬務(wù)處理系統(tǒng),賬務(wù)處理系統(tǒng)概述賬務(wù)處理初始化憑證處理期末業(yè)務(wù)處理,賬務(wù)處理子系統(tǒng)是以憑證為原始數(shù)據(jù)，是從憑證到記賬、從記賬到賬表的輸出過(guò)程。賬務(wù)處理子

2、系統(tǒng)是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中最基本的系統(tǒng)，單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化一般都是從賬務(wù)處理子系統(tǒng)開(kāi)始。賬務(wù)處理子系統(tǒng)既可以獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)行，賬務(wù)處理子系統(tǒng)以總括核算為主，而其他子系統(tǒng)以明細(xì)核算為主。 賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的關(guān)系是：一方面接收其他子系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，另一方面又向其他子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)。,第一節(jié) 賬務(wù)處理系統(tǒng)概述,與各子系統(tǒng)之間的控制聯(lián)系,一、賬務(wù)處理流程（總賬系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖）（一）手工系統(tǒng)： 設(shè)

3、置賬戶(hù) 復(fù)式記賬 填制和審核憑證 登記賬簿 成本計(jì)算 財(cái)產(chǎn)清查 編制報(bào)表,（二）電算化系統(tǒng)： 初始設(shè)置 憑證輸入 憑證審核 記賬 期末處理,賬務(wù)處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程,賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)具備:快速方便準(zhǔn)確建帳正確輸入記賬憑證靈活的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)完善的數(shù)據(jù)維護(hù),二、功能模塊結(jié)構(gòu)圖 也就是系統(tǒng)的功能菜單。它包括系統(tǒng)具有的全部功能。可以按“自頂向下，層層分解”的原理，逐層分解模塊結(jié)構(gòu)

4、圖，直到不能再分解為至。 在掌握此圖的基礎(chǔ)上，還應(yīng)掌握軟件的運(yùn)行次序，為實(shí)際操作打下基礎(chǔ)。,初始化步驟,帳套管理,權(quán)限設(shè)置,會(huì)計(jì)科目設(shè)置,初始余額錄入,憑證類(lèi)別設(shè)置,結(jié)算方式設(shè)置,自動(dòng)轉(zhuǎn)帳定義,,,,,,,,,,日常使用,,,,憑證填制,憑證審核,記賬,自動(dòng)轉(zhuǎn)帳,結(jié)帳,總帳查詢(xún),明細(xì)帳查詢(xún),日記帳查詢(xún),數(shù)據(jù)備份,數(shù)據(jù)恢復(fù),,,,,,,,,,,,,,,第二節(jié) 賬務(wù)處理初始化,一、初始化前的準(zhǔn)備工作 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的

5、準(zhǔn)備 人員分工的準(zhǔn)備 會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)備 科目 余額 未達(dá)賬項(xiàng) 憑證類(lèi)型,,,初始化準(zhǔn)備最重要的工作是編碼的確定,賬務(wù)處理子系統(tǒng)最重要的編碼是會(huì)計(jì)科目編碼。一級(jí)科目

6、編碼按財(cái)政部規(guī)定應(yīng)采用四位數(shù)字編碼?？颇烤幋a應(yīng)是科目全碼，即從一級(jí)科目至本級(jí)科目的各級(jí)科目組合。 科目編碼原則：科目編碼必須唯一；先上級(jí)后下級(jí)。,編碼方式：會(huì)計(jì)科目通常采用群碼的編碼方式，即將會(huì)計(jì)科目代碼分成若干段，每一段有固定的位數(shù)，第一段表示一級(jí)科目代碼，第二段表示二級(jí)明細(xì)科目代碼，以此類(lèi)推，每一段按照一定的標(biāo)準(zhǔn)順序排列?？颇看a結(jié)構(gòu)：指會(huì)計(jì)科目代碼共分幾段，每一段有幾位，如422結(jié)構(gòu),會(huì)計(jì)科目編碼,一級(jí)科

7、目采用4位數(shù)字編碼，一級(jí)科目名稱(chēng)采用財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定。其他級(jí)別科目企業(yè)自定?？颇烤幋a定義原則：編碼必須唯一；同級(jí)科目中文名稱(chēng)不能相同；先上級(jí)后下級(jí)；可擴(kuò)展性。,4 2 2 2 2,,,第一位數(shù)字，表示第一級(jí)科目，其級(jí)次是一。,,,數(shù)字4的含義代表本級(jí)科目編碼的長(zhǎng)度用4位數(shù)字，其級(jí)長(zhǎng)是4。,,,第三位數(shù)字，表示第三級(jí)科目，其級(jí)次是三。,,,數(shù)字2的含義代表本級(jí)科目編碼的長(zhǎng)度用2位數(shù)字，其級(jí)長(zhǎng)是2，這樣，第三級(jí)科目

8、的編碼總長(zhǎng)度為：4+2+2=6位數(shù)字。,二、初始化設(shè)置工作,啟動(dòng)賬務(wù)處理軟件,設(shè)置賬套,操作員管理,設(shè)置憑證類(lèi)型,建立會(huì)計(jì)科目,輸入期初余額,,,（一）設(shè)置賬簿：即建立新賬套。 按照建賬向?qū)б徊讲酵瓿杉纯伞?單擊,單擊,單擊,（二）操作員管理：只有系統(tǒng)管理員才可進(jìn)行人員分工,（三）科目設(shè)置（非常重要） 1、科目設(shè)置的內(nèi)容 科目編碼 科目名稱(chēng) 科目類(lèi)型 不可缺省

9、賬頁(yè)格式 助記碼 可有可無(wú) 賬類(lèi) 是難點(diǎn)，對(duì)需進(jìn)行輔助核算的科目設(shè) 計(jì)量單位 對(duì)需進(jìn)行數(shù)量核算的科目設(shè) 外幣名稱(chēng) 對(duì)需進(jìn)行外幣核算的科目設(shè),,2、科目設(shè)置的操作步驟：,2、科目設(shè)置時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題（1）科目的建立順序（2）科目的修改（3）銀行類(lèi)科目的設(shè)置（4）往來(lái)科目的設(shè)置,（四）設(shè)置憑證類(lèi)型 可分五種，一般選用記帳憑證類(lèi)。,（五）錄入科目余額

10、 在已建立的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上進(jìn)行余額錄入。 1、年初啟用：錄年初余額 2、年中啟用：錄使用月期初余額和一至使用月前的借貸方發(fā)生額合計(jì)。 以上五步是初始設(shè)置必不可少的步驟。,（六）常用摘要定義（七）常用憑證定義 這兩步是為了提高憑證輸入速度進(jìn)行的初始設(shè)置（八）匯率管理 為外幣輔助核算科目進(jìn)行匯率的初始設(shè)置。（九）結(jié)算方式設(shè)置 為銀行結(jié)算業(yè)務(wù)的方式進(jìn)行初始設(shè)置。 往來(lái)、部門(mén)、項(xiàng)目等的初始設(shè)置也應(yīng)進(jìn)行。

11、只是放在輔助模塊進(jìn)行介紹。,第三節(jié) 憑證處理（日常業(yè)務(wù)處理）,,輸入憑證,審核憑證,記賬,賬簿輸出,結(jié)賬,賬簿輸出,,,,,,,每月重復(fù),下月,日常處理,一、憑證輸入 是日常工作的重點(diǎn)，工作量最大，也最重要，因?yàn)樗撬邪l(fā)生額數(shù)據(jù)的來(lái)源。（一）憑證輸入的基本內(nèi)容 是憑證的基本要素，輸入時(shí)必不可少。且輸入時(shí)有以下控制手段： 1、日期：不可倒流，且不能大于業(yè)務(wù)日期。 2、憑證類(lèi)型：需與限制科目相一致。 3、科

12、目：最明細(xì)科目，且應(yīng)已存在。 4、金額：借貸平衡。,（二）輔助核算數(shù)據(jù)的輸入 是與科目設(shè)置中的賬類(lèi)相一致的，需以此為前提。（三）提高憑證錄入速度的技巧 1、常用摘要 2、常用憑證 3、參照輸入,二、憑證修改 1、“無(wú)痕跡”修改 未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^(guò) 已審核但未記賬 2、“有痕跡”修改 已記賬三、憑證審核 1、靜態(tài)審核 2、屏幕審核 3、二次錄入校驗(yàn),,

13、四、記賬（一）記賬原理（二）記賬過(guò)程 正式記賬后，不得中斷此過(guò)程，否則記賬錯(cuò)誤，需恢復(fù)數(shù)據(jù)至未記賬前狀態(tài)。（三）記賬時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題,,第四節(jié) 期末業(yè)務(wù)處理,一、期末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬二、試算平衡、對(duì)賬三、結(jié)賬,在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中存在一類(lèi)憑證，他們每月有規(guī)律地重復(fù)出現(xiàn)。例如，每月提取折舊，按月計(jì)算結(jié)轉(zhuǎn)稅金，按月進(jìn)行工資分配，月底結(jié)轉(zhuǎn)管理費(fèi)用到損益賬戶(hù)等。這些憑證的摘要、借貸方科目每月基本不變，金額的來(lái)源和計(jì)算方法也基本不變。因此，我們可以

14、把這類(lèi)憑證的摘要、借貸方科目、金額的來(lái)源或計(jì)算方法預(yù)先存入計(jì)算機(jī)，將其稱(chēng)為“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄”，并用不同的“分錄號(hào)”標(biāo)記命名。每月使用時(shí)，告訴計(jì)算機(jī)“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄”的分錄號(hào)，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)調(diào)入該“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄”，并根據(jù)預(yù)先定義的金額來(lái)源或計(jì)算方法自動(dòng)填制相應(yīng)的金額，產(chǎn)生憑證。這樣就不必每月重復(fù)輸入此類(lèi)憑證。這種預(yù)先定義分錄的結(jié)構(gòu)，再由計(jì)算機(jī)自動(dòng)編制憑證的過(guò)程稱(chēng)為“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬”。預(yù)先定義的分錄稱(chēng)為“自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄”，簡(jiǎn)稱(chēng)“自動(dòng)分錄”。根據(jù)自動(dòng)分錄編

15、制的憑證稱(chēng)為機(jī)制憑證。,(一)自定義結(jié)轉(zhuǎn) 由于各個(gè)企業(yè)情況不同,各種計(jì)算方法也不盡相同,特別是對(duì)各類(lèi)成本費(fèi)用分?jǐn)偨Y(jié)轉(zhuǎn)方式的差異，必然會(huì)造成各個(gè)企業(yè)這類(lèi)轉(zhuǎn)賬的不同。在電算化方式下，為實(shí)現(xiàn)在各個(gè)企業(yè)的通用，用戶(hù)可自行定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證。,(二)銷(xiāo)售成本結(jié)轉(zhuǎn) 是指將月末商品（或產(chǎn)成品）銷(xiāo)售數(shù)量乘以庫(kù)存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價(jià)計(jì)算各類(lèi)商品銷(xiāo)售成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。（三）匯總損益結(jié)轉(zhuǎn) 用于期末自動(dòng)計(jì)算外幣賬戶(hù)的匯總損

16、益，并在轉(zhuǎn)賬生成中自動(dòng)生成匯總損益轉(zhuǎn)賬憑證。它只能處理以下賬戶(hù)：外幣存款戶(hù)、外幣現(xiàn)金、外幣結(jié)算的各項(xiàng)債權(quán)、債務(wù)，不包括所有者權(quán)益類(lèi)賬戶(hù)，成本類(lèi)賬戶(hù)和損益類(lèi)賬戶(hù)。,（四）期間損益結(jié)轉(zhuǎn) 主要用于在一個(gè)會(huì)計(jì)年度終了將損益類(lèi)科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。主要是對(duì)管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用、銷(xiāo)售收入、營(yíng)業(yè)外收支等科目的結(jié)轉(zhuǎn)。,自定義轉(zhuǎn)賬的操作步驟1、自定義結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置1）輸入轉(zhuǎn)賬目錄條件 包括轉(zhuǎn)賬

17、序號(hào)、轉(zhuǎn)賬說(shuō)明、憑證類(lèi)別等。2）定義借方轉(zhuǎn)賬分錄信息 如科目編碼、方向等。3）輸入公式 直接輸入金額公式 引導(dǎo)輸入金額公式4）定義貸方同借方類(lèi)似。,,2、轉(zhuǎn)賬生成由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的，所以在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬工作之前，應(yīng)將所有未記賬憑證記賬。對(duì)于一組相關(guān)轉(zhuǎn)賬分錄，必須按順序依次生成。轉(zhuǎn)賬憑證每月只生成一次。轉(zhuǎn)賬憑證生成后，自動(dòng)追加到原

18、最后一張憑證后，需再進(jìn)行審核、記賬。,結(jié)賬之前應(yīng)作下列檢查：1、本月業(yè)務(wù)是否全部記賬。2、月末結(jié)轉(zhuǎn)憑證必須全部生成并記賬。3、上月未結(jié)賬，本月不能結(jié)賬。4、核對(duì)總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否已一致，否則總賬不能結(jié)賬。5、損益類(lèi)賬戶(hù)是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢。6、如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)是否結(jié)賬。 結(jié)賬前，要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。,報(bào)表處理子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，在日常的會(huì)計(jì)核算工作中，利用賬

19、務(wù)處理軟件，可以通過(guò)編制憑證，登記各種賬簿，對(duì)所發(fā)生的各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄。但這些核算資料是分散在各種賬簿之中的，不能集中概括地反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全貌，編制會(huì)計(jì)報(bào)表可以將賬簿中分散的資料集中起來(lái)，總括反映企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。利用報(bào)表處理軟件可以完成會(huì)計(jì)報(bào)表的自動(dòng)編制工作。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，現(xiàn)在越來(lái)越多的行業(yè)和部門(mén)要求下屬單位不僅要報(bào)送紙性的會(huì)計(jì)報(bào)表，而且要按規(guī)定的結(jié)構(gòu)報(bào)送磁性的報(bào)表庫(kù)文件，以便上級(jí)