人事檔案管理

1、人事檔案管理,省檔案局教育處趙冬梅,2,人事檔案,人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。,3,一、人事檔案管理的特殊性,１991年中組部、國(guó)家檔案局制定的《干

2、部檔案工作條例》第四條規(guī)定“干部檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由干部主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)?！?1992年《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第三條規(guī)定“企業(yè)職工檔案工作，在國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動(dòng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)?！?從上述規(guī)定來(lái)看，人事檔案的管理工作是采取"條塊結(jié)

3、合"的檔案工作管理體制，作為"條"的人事主管部門負(fù)責(zé)平時(shí)具體的人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，作為"塊"的檔案行政管理部門則在最終起著宏觀管理、監(jiān)督指導(dǎo)和協(xié)調(diào)作用。,4,,人事檔案的具體管理者不同于其他類型檔案管理者的特殊性在于，傳統(tǒng)上視為檔案部門的檔案館、檔案室除了接收和保管記錄對(duì)象已經(jīng)死亡的干部、職工檔案外， 一般不直接管理人事檔案。,5,,《干部檔案工作條例》第六條規(guī)定"干部檔

4、案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制?？h以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位的干部檔案要按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理；縣以下機(jī)關(guān)、單位的干部檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對(duì)集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級(jí)單位管理。干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理，業(yè)務(wù)工作要接受本單位組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。",6,,《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

5、第五條規(guī)定"職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理。實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案。",7,,為了妥善管理沒(méi)有在國(guó)有單位工作或?qū)W習(xí)的人員即流動(dòng)人員的人事檔案，1996年中組部、人事部制定的《流動(dòng)人員人 事檔案管理暫行規(guī)定》第四條規(guī)定"流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動(dòng)人員人事檔

6、案；嚴(yán)禁個(gè)人保管他人人事檔案?！霸摗稌盒幸?guī)定》第六條規(guī)定"尚未建立人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)的地區(qū)，流動(dòng)人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。",8,二、明確人事檔案所有權(quán)和使用權(quán),由于人事檔案的內(nèi)容記載著公民個(gè)人的情況，而其實(shí)體由各單位人 事主管部門進(jìn)行管理，人事檔案的記載內(nèi)容和管理者存在著不一致，故長(zhǎng)期以來(lái)人們?cè)谌耸聶n案的所有權(quán)問(wèn)題上有著不同程度的模糊認(rèn)識(shí)。有的認(rèn)為人事檔案屬于公 民個(gè)人所有，有的認(rèn)為屬國(guó)家所有，有的認(rèn)

7、為屬于國(guó)家或單位所有。,9,三、人事檔案的開(kāi)放性問(wèn)題,開(kāi)放不是無(wú)條件的絕對(duì)開(kāi)放，人事檔案有其特殊的一面，人事檔案部分內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密，也有部分內(nèi)容可能關(guān)系到個(gè)人隱私。,10,人事檔案公開(kāi)的理論依據(jù),1、理論基礎(chǔ)——公民知情權(quán)2、法律依據(jù)——憲法（第2條）3、法規(guī)保障——《政府信息公開(kāi)條例》（第33條）,11,人事檔案公開(kāi)的現(xiàn)實(shí)依據(jù),1、國(guó)外先例2、國(guó)內(nèi)試點(diǎn)3、現(xiàn)實(shí)要求,12,四、現(xiàn)行的人事檔案管理自身存在的問(wèn)題,（一）現(xiàn)行人事檔

8、案管理的分散性問(wèn)題。 （二）在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)背景下產(chǎn)生的人事檔案管理過(guò)多的注重保管而對(duì)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用卻相對(duì)較為不足。 （三）人事記錄材料的收集、補(bǔ)充沒(méi)有形成制度化，對(duì)材料的評(píng)價(jià)也沒(méi)有具體標(biāo)準(zhǔn)。,13,,內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高 1、檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。（“三齡一歷”——年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷） 2、檔案用紙規(guī)格不一。 3、材料歸類不準(zhǔn)確。 4、檔案材料短缺。,14,人事檔案管理,人

9、事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。,15,人事檔案管理部門的職責(zé),1、保管人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；2、收集、鑒定和整理人事檔案材料；3、辦理人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞；4、登記員工的職務(wù)、工資和工作變動(dòng)情況；5、為組織、人事工作提供人才信息；6、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；7、定期向檔案館（室）移交死亡員工的檔案。,16,管 理 目 的,第一，保守檔案機(jī)密?！　〉诙?，維

10、護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。 　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。,17,人事檔案保管制度的基本內(nèi)容,1、材料收集補(bǔ)充制度2、材料鑒別歸檔制度3、整理工作制度4、保管與保護(hù)制度5、轉(zhuǎn)遞制度6、提供利用制度7、保密制度8、檢查核對(duì)制度,18,干部人事檔案資料收集補(bǔ)充制度,1、按照中組部《干部人事檔案資料收集歸檔規(guī)定》等文件要求，注

11、意跟蹤形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)將反映干部的德、能、勤、績(jī)、廉等方面的正式材料收集歸檔，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。     2、建立、完善有與干部人事檔案材料形成部門（單位）的聯(lián)系制度和材料收集網(wǎng)絡(luò)。主動(dòng)爭(zhēng)得各部門（單位）的工作配合，對(duì)應(yīng)收集歸檔的資料要做到應(yīng)收盡收、及時(shí)歸檔。,19,,3、收集補(bǔ)充的檔案材料必須是辦理完畢的正式材料，內(nèi)容真實(shí)，文字清楚，手續(xù)完備，規(guī)格一致（16開(kāi)紙)，嚴(yán)

12、禁將復(fù)印材料及使用圓珠筆、鉛筆或紅色、純藍(lán)色墨水及復(fù)寫紙書寫的材料收集歸檔。凡屬手續(xù)不完備、不符合歸檔要求的材料一律退回材料形成部門，限期重新補(bǔ)報(bào)。     4、檔案材料形成部門要認(rèn)真按照干部人事檔案資料收集歸檔范圍的要求，將形成的干部人事檔案材料及時(shí)報(bào)送干部人事檔案管理部門。任何組織的個(gè)人不得以任何理由積壓或滯留檔案材料。,20,干部人事檔案材料鑒別歸檔制度,1、認(rèn)真審查、鑒別收集的干

13、部人事檔案材料，將符合歸檔要求的材料及時(shí)歸入干部檔案。    2、對(duì)經(jīng)鑒別內(nèi)容不完整，來(lái)源、時(shí)間不明，字跡模糊不清，打印書寫不規(guī)范，手續(xù)不完備等不符合要求的材料不接收、不歸檔，并限期更換或待補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸入檔案。,21,,3、對(duì)犯有嚴(yán)重錯(cuò)誤或涉及其他重大問(wèn)題的干部，經(jīng)黨組織審查，做出處理結(jié)論后形成的正式材料可歸檔，在未做出結(jié)論之前不得歸檔。    

14、 4、經(jīng)鑒別，對(duì)不屬于歸檔、須從干部人事檔案中撤出的材料，必須登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后銷毀或轉(zhuǎn)有關(guān)單位和部門。     5、任何人不得從干部檔案中撤出應(yīng)歸檔的材料，對(duì)違反規(guī)定者，要追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。,22,干部人事檔案整理工作制度,1、整理干部人事檔案，必須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰并與內(nèi)容分類相一致、裝訂整齊，使檔案達(dá)到完整真實(shí)、條理規(guī)范、精練實(shí)用的要求。

15、0;   2、整理檔案時(shí)，不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；對(duì)按規(guī)定需剔出的檔案材料，必須先登記，報(bào)送主管領(lǐng)導(dǎo)審批后再行處理。,23,,3、整理過(guò)程中，要嚴(yán)格檔案材料的管理，防止檔案材料丟失和泄露干部檔案內(nèi)容。     4、堅(jiān)持經(jīng)常整理與集中整理相結(jié)合，普遍整理與個(gè)別整理相結(jié)合，使檔案內(nèi)容保持完整規(guī)范。,24,干部人事檔案保管與保護(hù)制度,1、嚴(yán)格按照《干部檔

16、案工作條例》等文件要求，建立堅(jiān)固并符合防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防高溫標(biāo)準(zhǔn)的專用檔案庫(kù)房。做到庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)，配置鐵質(zhì)檔案柜和相關(guān)的檔案管理工具。    2、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的空調(diào)、加濕、去濕、殺菌、滅火等各項(xiàng)設(shè)施要齊全，庫(kù)房和檔案柜、架要指定專人管理，經(jīng)常檢查。（案例1、2）,25,,3、庫(kù)房?jī)?nèi)要保持清潔，溫度控制在14℃—24 ℃ ，相對(duì)濕度控制在45%—65%。嚴(yán)禁放置易燃易爆

17、等妨礙檔案安全的物品，注意發(fā)現(xiàn)和排除有礙檔案安全的一切隱患。     4、庫(kù)房?jī)?nèi)要設(shè)有各項(xiàng)應(yīng)急措施，檔案管理人員熟練掌握救護(hù)設(shè)備的使用方法，保證在突發(fā)事件或緊急情況下，及時(shí)、有效的搶救檔案并將檔案運(yùn)送到安全地點(diǎn)。,26,干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度,1、干部人事檔案管理部門在接到干部任免、商調(diào)通知后，要及時(shí)將干部人事檔案轉(zhuǎn)給新的干部主管部門。    

18、 2、轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，要認(rèn)真清點(diǎn)檔案全部材料，按規(guī)定裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；檔案轉(zhuǎn)出后，要注銷名冊(cè)。接收檔案單位可拒收材料不全或整理不合格的檔案。,27,,3、轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”所列項(xiàng)目，詳細(xì)登記和進(jìn)行嚴(yán)密包封，由機(jī)要轉(zhuǎn)遞或組織人事部門派專人送取，不準(zhǔn)郵寄，嚴(yán)禁交干部本人自帶。 4、接收干部人事檔案單位在對(duì)所接受的干部人事檔案認(rèn)真核對(duì)無(wú)誤后，盡快將簽名蓋章的回執(zhí)退回。發(fā)現(xiàn)檔案中缺少材

19、料，要及時(shí)催發(fā)；發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)遞的檔案材料存在手續(xù)不健全等問(wèn)題，可將檔案材料退回。轉(zhuǎn)出單位應(yīng)盡快補(bǔ)齊，并在限定的時(shí)限內(nèi)轉(zhuǎn)給接收單位。,28,,5、轉(zhuǎn)出單位對(duì)逾期一個(gè)月未退回執(zhí)者應(yīng)及時(shí)催要，以防檔案丟失。     6、干部管理部門發(fā)出調(diào)動(dòng)、任免通知時(shí)必須同時(shí)抄送干部檔案管理部門，以便及時(shí)更新干部職務(wù)變動(dòng)信息和轉(zhuǎn)遞檔案。     7、檔案轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入要

20、及時(shí)登記，作到干部職務(wù)、工作變動(dòng)了，其檔案也隨之及時(shí)變動(dòng)和轉(zhuǎn)遞。,29,干部人事檔案提供利用制度,1、嚴(yán)格按閱檔規(guī)定來(lái)確定是否提供利用和提供所需材料。     2、查閱干部人事檔案時(shí)，利用單位必須派二名以上中共黨員干部，持《查閱干部檔案審批表》和工作證，到干部人事檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。對(duì)持行政介紹信或調(diào)查證明材料介紹信查閱檔案者，干部人事檔案管理部門不予受理。,30,,3、閱檔人必須嚴(yán)格遵

21、守安全保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁抽取和撤換檔案材料；嚴(yán)禁折疊、批注、拆卸、涂改、圈劃；嚴(yán)禁邊喝水邊閱檔；嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)吸煙。違者一律追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。 4、不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容，對(duì)于卻因工作需要利用檔案材料取證的，必須經(jīng)過(guò)干部檔案處（科）負(fù)責(zé)人審批后方可復(fù)制提供。,31,,5、干部人事檔案原則上不外借，確因工作需要必須借出使用時(shí)須申報(bào)理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批同意，方可借閱。借用部門要指定專人專柜保管，不得擅自轉(zhuǎn)

22、借他人。借閱期限最長(zhǎng)為二周，如需延長(zhǎng)，必須辦理延期借閱手續(xù)。檔案送還后，要認(rèn)真核對(duì)并登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告，提出處理意見(jiàn)。     6、任何個(gè)人不得查閱本人及其親屬檔案。,32,干部人事檔案保密制度,1、非檔案管理人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入干部人事檔案庫(kù)房。    2、檔案管理工作人員要嚴(yán)格遵守《保密法》、《檔案法》和《干部檔案工作條例》，增

23、強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)守干部人事檔案工作機(jī)密。在私人交往、通信、日常言談中，不準(zhǔn)涉及干部人事檔案中的內(nèi)容，不準(zhǔn)向親屬、子女、朋友等泄露干部人事檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶干部人事檔案或檔案材料參觀游覽、探親訪友或出入公共場(chǎng)所，不準(zhǔn)將干部人事檔案帶回家中，不準(zhǔn)用電話提供有關(guān)干部的全面情況和涉及干部的政治歷史或其他重要問(wèn)題的內(nèi)容。,33,,3、嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對(duì)偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營(yíng)私舞弊等違反有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重

24、，予以嚴(yán)肅處理。     4、任何人不得擅自銷毀干部檔案材料。對(duì)剔出的干部人事檔案材料，認(rèn)真登記備查，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)到指定地點(diǎn)并派兩名以上工作人員進(jìn)行監(jiān)銷。,34,干部人事檔案檢查核對(duì)制度,1、定期對(duì)所保管的人事檔案數(shù)量、歸檔材料進(jìn)行檢查核對(duì)，做到庫(kù)冊(cè)一致，數(shù)目清楚，賬檔相符。   2、堅(jiān)持每季度對(duì)所保管的干部人事檔案進(jìn)行一次核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決

25、問(wèn)題。    3、每半年對(duì)收集、歸檔、轉(zhuǎn)出的檔案材料以及提供利用等方面的情況進(jìn)行核對(duì)統(tǒng)計(jì)，注意從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。,35,職工上訪投訴的主要問(wèn)題,1、管理人員失職，個(gè)人歷史被“蒸發(fā)”2、信息失真，個(gè)人歷史被“改寫”3、自動(dòng)“棄檔”，個(gè)人歷史被“遺棄”4、強(qiáng)行“扣檔”，個(gè)人歷史被“購(gòu)銷”5、自行“建檔”，個(gè)人歷史被“克隆”6、擅自“帶檔”，個(gè)人歷史變成“問(wèn)題”7、不建檔案，職工權(quán)益

26、難保障8、不提供檔案，職工知情權(quán)被剝奪,36,檔案信訪工作的基本特點(diǎn),1、涉及檔案的來(lái)訪數(shù)量不斷增加，各地信訪工作發(fā)展不平衡。 2、信訪當(dāng)事人趨于多元化，以弱勢(shì)群體為主。 3、信訪內(nèi)容趨于復(fù)雜化。既有維權(quán)類，又有監(jiān)督類。 4、信訪形式趨于多樣化。除了個(gè)人的來(lái)信來(lái)訪，越級(jí)上訪、重復(fù)上訪數(shù)量增加。,37,檔案信訪案件數(shù)量上升的原因,1、相對(duì)于訴訟、仲裁等救濟(jì)途徑，信訪是一種低成本的選擇。 2、人民群眾不斷增強(qiáng)卻朦朧的法律意識(shí)影響著

27、檔案上訪。 3、社會(huì)處于轉(zhuǎn)型期，出現(xiàn)了一些新的問(wèn)題。 4、個(gè)別檔案信訪工作人員素質(zhì)不高。 5、部分檔案行政管理部門執(zhí)法不到位。,38,檔案丟失的解決途徑,根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)企業(yè)勞動(dòng)爭(zhēng)議處理?xiàng)l例》和人事部《人事?tīng)?zhēng)議處理暫行規(guī)定》，因人事檔案丟失產(chǎn)生的爭(zhēng)議不屬于上述法律法規(guī)規(guī)章規(guī)定的受案范圍，不能通過(guò)勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁或人事?tīng)?zhēng)議仲裁的途徑解決。這種因檔案保存單位的過(guò)錯(cuò)導(dǎo)致檔案丟失進(jìn)而給當(dāng)事人造成的損失屬于民法上的

28、過(guò)錯(cuò)責(zé)任，應(yīng)當(dāng)通過(guò)民事訴訟的途徑解決。,39,,哈爾濱市、齊齊哈爾市出臺(tái)了《企業(yè)職工檔案丟失損毀補(bǔ)辦認(rèn)定辦法》,40,哈爾濱市《企業(yè)職工檔案丟失損毀補(bǔ)辦認(rèn)定辦法》,第三條 市勞動(dòng)和社會(huì)保障行政主管部門（以下簡(jiǎn)稱勞動(dòng)保障部門）負(fù)責(zé)市區(qū)內(nèi)企業(yè) 職工檔案丟失、損毀補(bǔ)辦認(rèn)定工作?！　】h（市）勞動(dòng)保障部門負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)企業(yè)職工檔案丟失、損毀補(bǔ)辦認(rèn)定工作?！　∪耸隆⒚裾?、公安等部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)職責(zé)權(quán)限協(xié)助做好企業(yè)職工檔案丟失、損毀補(bǔ)辦認(rèn)定工作?！　∑?/p>

29、業(yè)職工檔案丟失、損毀補(bǔ)辦認(rèn)定工作，接受檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。,41,,第五條 企業(yè)職工檔案中的下列材料丟失、損毀，可以申請(qǐng)辦理補(bǔ)辦認(rèn)定手續(xù)：　　（一）招收、分配和安置材料；　?。ǘ┲R(shí)青年上山下鄉(xiāng)登記材料；　　（三）學(xué)歷和崗位技能（職稱）材料；　?。ㄋ模n案工資材料；　　（五）調(diào)轉(zhuǎn)中形成的人事、工資介紹信和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系材料；　?。┢髽I(yè)與職工簽訂的勞動(dòng)合同書和終止、解除勞動(dòng)合同備案材料。,42,,第六條 企業(yè)職工

30、檔案丟失、損毀，由對(duì)檔案丟失、損毀負(fù)有責(zé)任的單位（以下簡(jiǎn)稱責(zé)任單位）向所在市或者縣（市）勞動(dòng)保障部門申請(qǐng)辦理補(bǔ)辦認(rèn)定手續(xù)。第七條 因企業(yè)職工自身原因造成檔案丟失、損毀的，不予辦理補(bǔ)辦認(rèn)定手續(xù)。,43,,第十一條 經(jīng)勞動(dòng)保障部門認(rèn)定的補(bǔ)辦材料與原檔案具有同等的法律效力。 第十四條 企業(yè)職工檔案丟失、損毀，責(zé)任單位不履行申請(qǐng)辦理補(bǔ)辦認(rèn)定義務(wù)的，由檔案行政管理部門依據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。,謝 謝！,聯(lián)系方式：辦公室電話：8