會計信息化實用教程用友t3會計信息化專版-第九章-購銷存系統(tǒng)集成應用

1、會計信息化實用教程,第9章 購銷存系統(tǒng)集成應用,目 錄,9.1 購銷存系統(tǒng)概述9.2 購銷存系統(tǒng)初始化9.3 采購與應付管理9.4 銷售與應收管理,9.1 購銷存系統(tǒng)概述,9.1.1 購銷存系統(tǒng)應用方案9.1.2 購銷存系統(tǒng)業(yè)務處理流程,9.1.1 購銷存系統(tǒng)應用方案,購銷存系統(tǒng)包括采購、銷售、庫存、核算4個模塊。采購模塊主要功能包括輸入采購發(fā)票與其相對應的采購入庫單，實現(xiàn)采購報賬（結(jié)算）工作、輸入付款

2、單、實現(xiàn)采購付款業(yè)務。采購模塊相關操作人員為采購核算員和庫房管理員。銷售模塊主要功能包括輸入銷貨發(fā)票和發(fā)貨單、實現(xiàn)庫存商品的對外銷售業(yè)務；輸入收款單，實現(xiàn)銷售收款業(yè)務。相關操作人員為銷售核算員和庫房管理員。庫存模塊功能包括根據(jù)采購和銷售的情況、進行出入庫業(yè)務的管理工作以及其他出入庫業(yè)務的管理工作。相關操作人員為庫房管理員。核算模塊功能包括對各種出入庫業(yè)務進行入庫成本及出庫成本的核算、對各種收付款業(yè)務生成一系列的相關憑證并傳遞到總賬

3、中。相關操作人員為財務人員和材料會計。,9.1.2 購銷存系統(tǒng)業(yè)務處理流程,9.2 購銷存系統(tǒng)初始化,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置9.2.2 設置基礎檔案9.2.3 客戶往來和供應商往來期初數(shù)據(jù)9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,1．采購模塊（1）入庫單是否自動編號 選擇此項，則在生成入庫單時系統(tǒng)自動編號，否則需人工輸入編號。（2）存貨使用輔計量單位

4、 對同一種存貨，如果財務核算所用的計量單位與業(yè)務活動所用的統(tǒng)計單位不相同時，就要設置輔計量單位。這樣，存貨成本就可以按主計量單位核算，按輔計量單位統(tǒng)計。例如,襯衣可按“件”計量，也可以按“箱”計量；那么可以把“件”作為襯衣的主計量單位，把“箱”作為襯衣的輔計量單位。 應付業(yè)務控制參數(shù)：（1）應付款核銷方式 系統(tǒng)提供兩種應付款的核銷方式，即按單據(jù)核銷應付款和按產(chǎn)品核銷應付款。選擇不同的核銷方式，將影響到付款分析的精確性。

5、（2）匯兌損益結(jié)算方式 系統(tǒng)提供兩種計算匯兌損益的方式，即外幣余額結(jié)清時計算和月末計算兩種方式。（3）應付確認日期依據(jù) 系統(tǒng)提供了兩種應付確認日期的依據(jù)，即以業(yè)務日期或以單據(jù)日期確認。（4）現(xiàn)金折扣是否顯示 為了鼓勵客戶在信用期間內(nèi)提前付款，企業(yè)經(jīng)常會采用現(xiàn)金折扣政策。選擇顯示現(xiàn)金折扣，系統(tǒng)會在“單據(jù)結(jié)算”中顯示“可享受折扣”和“本次折扣”，并計算可享受的折扣。若選擇了“不顯示現(xiàn)金折扣”，則系

6、統(tǒng)既不計算也不顯示現(xiàn)金折扣。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（1）有無外幣業(yè)務 若有外幣業(yè)務，可以將幣種項選入可處理外幣業(yè)務單據(jù)的格式，相關賬表查詢的參照條件中包含幣種，輸出內(nèi)容中包含外幣業(yè)務的業(yè)務信息；否則，系統(tǒng)不能處理外幣業(yè)務。（2）是否固定換算率 此選項在存貨有輔計量單位時才有效。若是固定換算率，在錄入或修改單據(jù)時，對于有輔計量單位的存貨，如果數(shù)量改變，系統(tǒng)自動重新計算件數(shù)，換算率不變（但換算率本

7、身在錄入或修改單據(jù)時是可以修改的）；否則，如果數(shù)量改變，系統(tǒng)自動重新計算換算率，件數(shù)不變。（3）是否由銷售系統(tǒng)生成銷售出庫單 如果由銷售系統(tǒng)生成銷售出庫單，銷售系統(tǒng)的發(fā)貨單、銷售發(fā)票在復核時，自動生成銷售出庫單，并傳遞到庫存系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)；否則，銷售出庫單由庫存系統(tǒng)參照上述單據(jù)生成。（4）銷售是否必填批號 如果選擇是，則批次管理的存貨在銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，批號為必填項；如果選擇否，則批號在銷售

8、系統(tǒng)可指定可不指定，銷售系統(tǒng)指定后庫存不能修改，未指定的由庫存系統(tǒng)指定。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（5）銷售報價是否含稅 銷售報價指填制銷售單據(jù)時貨物的本位幣的參考售價。若選擇是，則報價作為單據(jù)的含稅單價欄的默認值；若選擇否，則報價作為單據(jù)的無稅單價欄的默認值。（6）是否有信用額度控制 若選擇是，那么在增加、修改和審核銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，如果前客戶的應收賬款余額超過了該客戶的檔案中設定的

9、信用額度值，或者當前客戶的信用期間超過了該客戶的檔案中設定的信用期間值，需要輸入口令方可確認相應操作；否則，在做以上操作時系統(tǒng)不做客戶信用檢查。當發(fā)貨單、發(fā)票都被選中時，表示對二者都控制；當發(fā)貨單被選中而發(fā)票未被選中時，表示對所有發(fā)貨單控制，并且對先開票的發(fā)票控制；當發(fā)貨單未被選中而發(fā)票被選中時，表示只對發(fā)票控制（包括參照發(fā)貨單生成的發(fā)票和先開票的發(fā)票）。（7）是否有最低售價控制 若選擇是，那么在增加、修改和審核銷售訂單、

10、發(fā)貨單、銷售發(fā)票時，若貨物的實際銷售價格超過了存貨檔案中設定的最低售價（實際銷售價格是含稅單價還是無稅單價由“報價是否含稅”參數(shù)決定），需要輸入口令方可確認相應操作；否則，在進行以上操作時系統(tǒng)不做存貨最低售價的檢查。,應收業(yè)務控制參數(shù)：（1）應收款核銷方式 系統(tǒng)提供兩種應收款的核銷方式，即按單據(jù)核銷應收款和按產(chǎn)品核銷應收款。選擇不同的核銷方式，將影響到收款分析的精確性。（2）匯兌損益結(jié)算方式 系統(tǒng)提供兩種計算匯兌

11、損益的方式，即外幣余額結(jié)清時計算和月末計算兩種方式。（3）應收確認日期依據(jù) 系統(tǒng)提供了兩種應收確認日期的依據(jù)，即以業(yè)務日期或以單據(jù)日期確認。（4）現(xiàn)金折扣是否顯示 參見采購模塊“現(xiàn)金折扣是否顯示”的參數(shù)說明。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,3．庫存模塊（1）有無組裝拆卸業(yè)務 某些企業(yè)的某些存貨既可單獨出售，又可與其他存貨組裝在一起銷售。例如，計算機銷售公司既可將顯示器、主機、鍵盤等單獨出售

12、，又可按客戶的要求將顯示器、主機、鍵盤等組裝成計算機銷售，這時就需要對計算機進行組裝。（2）有無批次管理 批次管理指對存貨的收發(fā)存進行批次跟蹤，可統(tǒng)計某一批次所有存貨的收發(fā)存情況或某一存貨所有批次的收發(fā)存情況。（3）有無保質(zhì)期管理 保質(zhì)期管理指對存貨的失效日期進行監(jiān)控，對過期、到期的存貨進行報警，并對即將過期的存貨進行預警。（4）有無成套件管理 有些存貨既是單獨的商品可單獨銷售，又是其他商品的組

13、成件，可隨同其他商品一起銷售。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（5）存貨有無輔助計量單位 參見采購模塊“存貨使用輔計量單位”的參數(shù)說明。存貨成本按計量單位核算，輔助計量單位只參與統(tǒng)計，不參與核算。（6）是否允許零出庫 零出庫指出庫數(shù)量大于存貨的結(jié)存數(shù)量時仍然出庫，即超現(xiàn)存量出庫。（7）是否需要最高最低庫存報警 最高層低庫存報警指單據(jù)錄入時，如果存貨當前現(xiàn)存量小于最低庫存量或大于最高庫存量，是否需

14、要系統(tǒng)報警。（8）是否允許超限額領料 超限額領料指限額領料單的累計出庫數(shù)是否可以超過出庫計劃數(shù)。如果允許，則分單出庫對超過計劃的材料不進行報警；如果不允許，報警則系統(tǒng)提示超過計劃領料數(shù)，應修改出庫數(shù)量。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（9）是否庫存系統(tǒng)生成銷售出庫單 該選項主要影響庫存系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用的情況。如果選擇庫存系統(tǒng)生成銷售出庫單，則銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票在銷售系統(tǒng)審核時不自動生成銷售出庫單到庫

15、存系統(tǒng)，而是在庫存系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票生成銷售出庫單；如果不選擇該選項，則銷售發(fā)貨單或銷售發(fā)票在銷售系統(tǒng)審核時自動生成銷售出庫單傳到庫存系統(tǒng)。（10）銷售出庫業(yè)務是否由銷售系統(tǒng)指定批號 該選項主要影響庫存系統(tǒng)與銷售系統(tǒng)集成使用的情況。如果選擇由銷售系統(tǒng)指定批號，則銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票時就必須指定批號，而且?guī)齑嫦到y(tǒng)根據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票生成銷售出庫單時，不能修改此批號；如果用戶選擇否，則銷售系統(tǒng)開據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票時批號可輸

16、可不輸，如果不輸批號則在庫存系統(tǒng)根據(jù)發(fā)貨單或發(fā)票生成銷售出庫單時指定批號。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（1）零出庫成本選擇 零出庫成本選擇指在先進先出或后進先出方式下核算的出庫單據(jù)登記明細賬時，如果出現(xiàn)賬中為零成本或負成本，會造成出庫成本不可計算，為避免出現(xiàn)此情況，需要從系統(tǒng)提供的選項中進行選擇。（2）暫估處理方式 對存貨的暫估處理，系統(tǒng)提供三種方式。月初回沖是指月初時系統(tǒng)自動生成紅字回沖單；單到回沖是指

17、發(fā)票報銷處理時系統(tǒng)生成紅字回沖單，并生成藍字報銷單；單到補差是指報銷處理時系統(tǒng)自動生成一張調(diào)整單，調(diào)整金額為實際金額與暫估金額的差額。,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,9.2.1 購銷存系統(tǒng)業(yè)務參數(shù)設置,（3）最大/最小單價控制 為了解決移動平均、全月平均計價法下由于零出庫或暫估成本與結(jié)算成本不一致，造成的出庫單價極大或極小甚至出現(xiàn)負單價等情況的問題，系統(tǒng)提供了最高/最低單價控制功能，用戶只有在系統(tǒng)選項中選擇“移動平

18、均、全月平均單價最高最低控制”時系統(tǒng)才予以控制。當設置每一存貨的最高/最低單價或由系統(tǒng)根據(jù)各存貨的入庫記錄自動獲取最高/最低單價后，記賬或期末處理時，如果系統(tǒng)計算的單價超過最高/最低單價，系統(tǒng)則按“最大、最小單價”選擇的方法取單價，例如取上次出庫成本、參考成本、上次入庫成本、或手工輸入、結(jié)存成本、最大/最小單價、出庫單價等。 為了解決計劃價或售價計價法下，由于零出庫或暫估成本與結(jié)算成本不一致造成的差異率（或差價率）極大或極小等

19、情況的問題，系統(tǒng)提供差異/差價率最高最低控制功能。只有在最高最低控制選項中選擇差價/差異最高最低控制，系統(tǒng)才予以控制。當設置了一個標準的差價率（或差異率）允許的上下幅度后，如果系統(tǒng)計算出的差異率（或差價率）超過此范圍，系統(tǒng)則按“最大、最小差價率”選擇按標準差異率（或差價率）、當月入庫差異率（或差價率）、上月出庫差異率（或差價率）等方法計算。 最高/最低單價由系統(tǒng)根據(jù)入庫單的單價進行維護，也可手工輸入最高/最低單價。,9.2.2

20、 設置基礎檔案,1．基礎檔案信息（1）存貨分類 伴隨采購業(yè)務經(jīng)常有采購費用發(fā)生。如果需要將該費用計入采購成本，則在系統(tǒng)中需要將勞務費用也視為一種存貨，為了與企業(yè)正常存貨分開管理、統(tǒng)計，通常將其單獨列為一類，例如“應稅勞務”。（2）存貨檔案 在“存貨檔案”窗口中包括四個選項卡：基本、成本、控制和其他。 在“基本”選項卡中，有6個復選框，用于設置存貨屬性。（3）倉庫檔案 存貨一般是存放在倉庫保

21、管的。對存貨進行核算管理，就必須建立倉庫檔案。（4）采購類型和銷售類型 收發(fā)類別用來表示存貨的出入庫類型，便于對存貨的出入庫情況進行分類匯總統(tǒng)計。,9.2.2 設置基礎檔案,1．基礎檔案信息（5）收發(fā)類別 定義采購類型和銷售類型，能夠按采購、銷售類型對采購、銷售業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。采購類型和銷售類型均不分級次，根據(jù)實際需要設立。（6）產(chǎn)品結(jié)構(gòu) 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)用來定義產(chǎn)品的組成，包括組成成分和數(shù)量關系，

22、以便用于配比出庫、組裝拆卸、消耗定額、產(chǎn)品材料成本等引用。產(chǎn)品結(jié)構(gòu)中引用的物料必須首先在存貨檔案中定義。（7）費用項目 銷售過程中有很多不同的費用發(fā)生，如代墊費用、銷售支出等，在系統(tǒng)中將其設為費用項目，以方便記錄和統(tǒng)計。,9.2.2 設置基礎檔案,9.2.2 設置基礎檔案,2．設置客戶往來/供應商往來業(yè)務科目 如果企業(yè)應收/應付業(yè)務類型較固定，生成的憑證類型也較固定，為了簡化憑證生成操作，可在此處將各業(yè)務類型憑證

23、中的常用科目預先設置好，包括基本科目設置、控制科目設置、產(chǎn)品科目設置、結(jié)算方式科目設置等。,9.2.2 設置基礎檔案,3．設置存貨業(yè)務科目（1）設置存貨科目 存貨科目是設置生成憑證所需要的各種存貨科目和差異科目。存貨科目既可以按倉庫也可以按存貨分類分別進行設置。（2）設置對方科目 對方科目是設置生成憑證所需要的存貨對方科目，可以按收發(fā)類別設置。,9.2.2 設置基礎檔案,9.2.3 客戶往來和供應商往來期初數(shù)據(jù)

24、,客戶往來期初數(shù)據(jù)和供應商往來期初數(shù)據(jù)需分別在銷售模塊和采購模塊中輸入。,9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),,,,,,,,,,,,,,,,,,9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),,,,,,,,,,,,,,,,,,9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),,,,,,,,,,,,,,,,,,9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),,,,,,,,,,,,,,,,,,9.2.4 購銷存系統(tǒng)期初數(shù)據(jù),,,,,,,,,,,,,,,,,,9.3 采購與應付管理,

25、9.3.1 功能概述9.3.2 采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系9.3.3 采購與應付管理的基本應用,9.3.1 功能概述,1．采購模塊初始設置 采購系統(tǒng)初始設置包括設置采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理所需要的采購參數(shù)、基礎信息及采購期初數(shù)據(jù)。2．采購業(yè)務處理 采購業(yè)務處理主要包括訂貨、入庫、采購發(fā)票、采購結(jié)算等采購業(yè)務全過程的管理，可以處理普通采購業(yè)務、現(xiàn)結(jié)業(yè)務、采購退貨業(yè)務等業(yè)務類型。企業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務情況，對采購

26、業(yè)務流程進行可選配置。3．采購賬簿及采購分析 采購管理系統(tǒng)可以提供各種明細表、各種統(tǒng)計表及供應商往來信息查詢。,9.3.2 采購管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關系,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,1．單貨同行業(yè)務,采購訂單處理,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,采購入庫單處理-填制入庫單,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,采購入庫單處理-生成憑證,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,采購發(fā)票處理-填制采購發(fā)

27、票,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,采購發(fā)票處理-生成憑證,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,付款單處理-填制付款單,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,付款單處理-生成憑證,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,2．貨到票未到（暫估入庫）業(yè)務（1）月初回沖 進入下月后，核算模塊在存貨明細賬自動生成與暫估入庫單完全相同的“紅字回沖單”，沖回存貨明細賬中上月的暫估

28、入庫；對“紅字回沖單”制單，沖回上月的暫估憑證。收到采購發(fā)票后，錄入采購發(fā)票，對采購入庫單和采購發(fā)票作采購結(jié)算。結(jié)算完畢后，進入核算模塊，執(zhí)行“暫估處理”功能，進行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動生成一張 “藍字回沖單”，其上的金額為發(fā)票上的報銷金額；同時登記存貨明細賬，使庫存增加。對“藍字回沖單”制單，生成采購入庫憑證。（2）單到回沖 下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購模塊中錄入并進行采購結(jié)算；再到核算模塊中進行“暫估處理

29、”，系統(tǒng)自動生成紅字回沖單、藍字回沖單，同時據(jù)以登記存貨明細賬。紅字回沖單的入庫金額為上月暫估金額，藍字回沖單的入庫金額為結(jié)算單上的報銷金額。（3）單到補差 下月初不作處理，采購發(fā)票收到后，在采購模塊中錄入并進行采購結(jié)算；再到核算模塊中進行“暫估處理”，在存貨明細賬中根據(jù)報銷金額與暫估金額的差額產(chǎn)生調(diào)整單，自動記入存貨明細賬；最后對“調(diào)整單”制單，生成憑證，傳遞到總賬。,9.3.3 采購與應付管理的基本應用,3．票到貨未到

30、（在途存貨）業(yè)務 如果先收到了供貨單位的發(fā)票，而沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票進行壓單處理，待貨物到達后，再一并輸入計算機做報賬結(jié)算處理。但如果需要實時統(tǒng)計在途貨物的情況，就必須將發(fā)票輸入計算機，待貨物到達后，再填制入庫單并做采購結(jié)算。,9.4 銷售與應收管理,9.4.1 功能概述9.4.2 銷售管理與其他系統(tǒng)的主要關系9.4.3 銷售與應收管理基本應用,9.4.1 功能概述,1．銷售訂單管理 銷售訂單

31、管理包括銷售訂單的受訂、確認和關閉，同時提供如訂貨執(zhí)行匯總表、訂貨明細表、訂貨匯總表等報表。2．銷售業(yè)務管理 銷售業(yè)務管理主要處理普通銷售業(yè)務、銷售退回、發(fā)貨折扣等，可根據(jù)審核后的發(fā)票或發(fā)貨單自動生成銷售出庫單，處理隨同貨物銷售所發(fā)生的各種代墊費用以及在貨物銷售過程中發(fā)生的各種銷售支出情況。3．銷售賬簿及銷售分析 銷售系統(tǒng)可以提供各種銷售明細賬、銷售明細表及各種統(tǒng)計表，還提供各種銷售分析及綜合查詢統(tǒng)計分析。,9.4.

32、2 銷售管理與其他系統(tǒng)的主要關系,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,1．先發(fā)貨后開票,銷售訂單處理,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,銷售發(fā)貨單處理-填制發(fā)貨單,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,銷售發(fā)貨單處理-生成憑證,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,銷售發(fā)票處理-填制銷售發(fā)票,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,銷售發(fā)票處理-生成憑證,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,收款單處理-填制收款單,9.4.3

33、銷售與應收管理基本應用,收款單處理-生成憑證,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,9.4.3 銷售與應收管理基本應用,2．開票直接發(fā)貨 開票直接發(fā)貨與先發(fā)貨后開票銷售業(yè)務模式不同。首先根據(jù)銷售訂單填制銷售發(fā)票并審核，審核后的銷售發(fā)票自動生成相應的發(fā)貨單、銷售出庫單以及應收賬款，并傳遞到庫存管理模塊和存貨核算模塊。 對于開票直接發(fā)貨的銷售業(yè)務模式，在銷售管理需要做的工作有錄入銷售發(fā)票、審核銷售發(fā)票、根據(jù)銷售發(fā)票生成發(fā)貨