電子文件管理系統(tǒng)

1、電子文件管理系統(tǒng)電子文件管理系統(tǒng)背景隨著信息化的逐步深入，文件生成機(jī)構(gòu)的電子文件的數(shù)量與日俱增，電子文件的管理需求也日益迫切，目前文件生成機(jī)構(gòu)的電子文件管理主要存在以下問(wèn)題：1.分散和局部的電子文件管理：目前電子文件管理的功能大多分散于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、網(wǎng)站發(fā)布系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)等，缺乏統(tǒng)一的、全局的覆蓋全類型的電子文件管理系統(tǒng)；2.不完整的電子文件管理：目前，很多機(jī)構(gòu)的電子文件管理依附于檔案管理系統(tǒng)，只涉及了歸檔文件的電子文

2、件，實(shí)質(zhì)上是電子版歸檔文件的管理，大量按照現(xiàn)行檔案管理辦法不需要未歸檔的電子文件大多散落在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，甚至在業(yè)務(wù)承辦人員的單機(jī)中。另一方面，納入管理的電子文件的信息也是不完整的，大多只管理文件最終版本，文件關(guān)鍵的過(guò)程稿及形成過(guò)程缺失；3.功能缺失：目前的電子文件管理系統(tǒng)僅包括電子文件的著錄、檢索、瀏覽等基本功能；無(wú)法和前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)捕獲；無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子文件的綜合利用，和后端的電子文件長(zhǎng)期保存缺乏銜接，不能做到電子文件生命

3、周期全覆蓋。4.文件安全性無(wú)法保證：目前大部分單位的電子文件管理主要從數(shù)據(jù)共享角度考慮，對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性缺乏支持。配置、電子文件分類方案、電子文件保管期限、存儲(chǔ)配置、安全配置、工作流配置。3.文件管理業(yè)務(wù)：本模塊面向各級(jí)文件管理處理人員，直接針對(duì)電子文件進(jìn)行捕獲、整理、統(tǒng)計(jì)、鑒定處置、利用審核等操作。包括：捕獲登記、電子文件整理、電子文件統(tǒng)計(jì)、電子文件利用處理、鑒定處置。技術(shù)特點(diǎn)1.集中化管理，分布式存儲(chǔ)；2.采用基于XML數(shù)

4、據(jù)交換格式、基于BS多層體系架構(gòu)；3.支持多種數(shù)據(jù)捕獲方式；4.支持各種數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，可以存儲(chǔ)和管理各種類型的數(shù)據(jù)；5.支持專題庫(kù)內(nèi)容的組織，保證用戶多樣化的電子文件管理需求；6.完善的權(quán)限管理與安全機(jī)制，提供多層次顆粒度的權(quán)限控制；支持版式文件轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)文件的顯示固化；支持文件加密、數(shù)字簽名等安全措施，保證文件的安全；7.信息數(shù)字化手段完善，無(wú)縫集成多通道采集工具；8.內(nèi)容檢索手段豐富，提供全文檢索，支持跨分類檢索；9.通過(guò)規(guī)