項(xiàng)目主管的時(shí)間管理

1、項(xiàng)目主管的時(shí)間管理——時(shí)間管理技能的自我分析即使對(duì)于最有經(jīng)驗(yàn)的管理者來(lái)說(shuō)，有效的時(shí)間管理仍然是一項(xiàng)較難對(duì)付的日常事務(wù)。對(duì)已充分計(jì)劃過(guò)的重復(fù)性工作管理時(shí)，管理者可以不太費(fèi)力地實(shí)現(xiàn)有效地時(shí)間管理。但是，對(duì)于一個(gè)必須設(shè)計(jì)、安排、控制資源和控制獨(dú)一無(wú)二的，一類(lèi)一個(gè)的項(xiàng)目或任務(wù)中各項(xiàng)活動(dòng)的項(xiàng)目主管來(lái)講，由于連續(xù)發(fā)生的各種不可預(yù)測(cè)的問(wèn)題流?？赡軙?huì)使有效地進(jìn)行時(shí)間管理變的不大可能。下面的例子是設(shè)計(jì)用來(lái)使你意識(shí)到：在傳統(tǒng)組織與項(xiàng)目環(huán)境中均存在時(shí)間管理的

2、困難。在例子開(kāi)始前，考慮到項(xiàng)目的特征，你必須先作以下假設(shè)：?你是一位項(xiàng)目主管，且項(xiàng)目是為外部客戶(hù)的。?項(xiàng)目費(fèi)用估計(jì)為350萬(wàn)，期限2年。?2年期被分為三個(gè)階段：第Ⅰ階段——一年，自二月1日開(kāi)始；第Ⅱ階段——6個(gè)月；第Ⅲ階段——6個(gè)月，你現(xiàn)在處于第一階段末，(第Ⅰ、Ⅱ階段之日約有兩周時(shí)間，你現(xiàn)在處于倒數(shù)第二周的周一)工作已基本完成。?依據(jù)你項(xiàng)目所處階段，項(xiàng)目需雇用35～60人。?你，作為項(xiàng)目主管，在項(xiàng)目辦公室中有三位全職副主管向你直接匯

3、報(bào)。三位項(xiàng)目副主管分別負(fù)責(zé)工程、費(fèi)用控制和制造(物料采購(gòu)被包括作為制造項(xiàng)目副主管職責(zé)的一部分）。?階段Ⅰ看上去正在時(shí)間，費(fèi)用及性能限制條件內(nèi)進(jìn)行。?每周三上午10點(diǎn)～12點(diǎn)，你有一次安排的小組會(huì)議。所有項(xiàng)目辦公小組成員、以及來(lái)自所有相關(guān)直線(xiàn)組織的職能小組成員均參加該會(huì)議。直線(xiàn)管理者由于不是小組成員，將不出席小組會(huì)議。對(duì)他們來(lái)說(shuō)，既要出席所有的項(xiàng)目小組會(huì)議，又要發(fā)揮直線(xiàn)管理者的職能是不可能的，即使被邀請(qǐng)，他們也可能不出席小組會(huì)議，因?yàn)閷?duì)他

4、們來(lái)講，僅僅為了論討十分鐘的業(yè)務(wù)而出席兩個(gè)小時(shí)的會(huì)議不是有效的時(shí)間管理(不要假設(shè)，小組會(huì)議日程可能會(huì)有解決這一問(wèn)題的可能性)?，F(xiàn)在為星期一早晨，你正在家吃早餐，等車(chē)來(lái)接你，你剛一進(jìn)辦公室，便被靠知有各種問(wèn)題、情況、任務(wù)反不得不進(jìn)行調(diào)查，基于發(fā)生的這些問(wèn)題和情況，你的問(wèn)題是為下一周來(lái)有效的時(shí)間管理。你得一次一個(gè)地完成每一天。每天會(huì)向你提出10個(gè)問(wèn)題或情況，并給你必須的解決時(shí)間，你必須為以后五天的每一天盡量擴(kuò)大時(shí)間，以實(shí)現(xiàn)最高的生產(chǎn)效率。很

5、明顯“生產(chǎn)率”這一詞可有好幾種含意，你必須決策“有效果的工作”指什么。為了簡(jiǎn)便起見(jiàn)，讓我們假設(shè)，你的精力周期為：你可以在一“八小時(shí)日”中做八個(gè)小時(shí)有效的工作。除了吃飯，你不必安排無(wú)用時(shí)間。但是，你必須明白，在項(xiàng)目環(huán)境中，項(xiàng)目主管不斷地會(huì)同時(shí)抓所有工作，而這些工作直線(xiàn)管理者，直線(xiàn)人員，甚至執(zhí)行人員都感道不太可能實(shí)現(xiàn)的。按每天的10項(xiàng)任務(wù)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)一張將每天上午9∶00下午5∶00分割完成半小時(shí)一塊的工作表，你的工作是來(lái)決策每塊將要完成的任

6、務(wù)。下面為計(jì)劃工作中需作的假設(shè)。?因司機(jī)要求，不允許延時(shí)工作。?下周的家庭義務(wù)防礙了在家工作，因此，你不能在下午5∶00后安排任何工作。?項(xiàng)目主管一工作，便被告知10項(xiàng)任務(wù)。如果你陷入有關(guān)優(yōu)先級(jí)或解決方式的兩種或更多項(xiàng)選擇的問(wèn)題中。那么在每一活動(dòng)下面的空白處寫(xiě)一個(gè)或兩個(gè)便條來(lái)判斷你的回答。評(píng)分系統(tǒng)改須確認(rèn)每項(xiàng)活動(dòng)的優(yōu)先級(jí)。然后，在標(biāo)有“方法”的列中，你必須根據(jù)該項(xiàng)下面的表格挑選完成任務(wù)的方法。同時(shí)，你必須在“完工”列中將你打逄親自來(lái)做的

7、活動(dòng)填至恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間位置、因?yàn)槟愎ぷ鞯姆绞娇赡苋Q于我是否有充分的時(shí)間來(lái)完成該項(xiàng)活動(dòng)。注意，給你提供了一塊地方用以跟蹤轉(zhuǎn)移過(guò)來(lái)的活動(dòng)。這意味著，如果你找算將星期一表格中的三項(xiàng)活動(dòng)移至星期二，那么你必須看一下星期二的計(jì)劃，將它們記錄下來(lái)以防忘記。在你完成星期五的工作計(jì)劃之前，你得不到任務(wù)分配，利用跟在星期五工作記劃后的評(píng)分表格，你可以看著日常工作計(jì)劃來(lái)填恰當(dāng)?shù)姆峙?，你要為自己的決策要么得正分要么得負(fù)分，在加和時(shí)應(yīng)減去負(fù)分。完成五天的工作計(jì)劃

8、后，填注后面用于回答總結(jié)問(wèn)題的工作總結(jié)計(jì)劃?，F(xiàn)在你不被告知如何評(píng)價(jià)得分，因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)影響你的回答。星期一的活動(dòng)：活動(dòng)描述優(yōu)先級(jí)1.在星期四與客戶(hù)的會(huì)議之前，必須更新階段Ⅱ的詳細(xì)計(jì)劃。(時(shí)間=1小時(shí))2.制造管理員打電話(huà)告訴你，他不能為明天的產(chǎn)品運(yùn)行測(cè)驗(yàn)找到一臺(tái)確定的設(shè)備3.今天下午3～5點(diǎn)，當(dāng)?shù)卮髮W(xué)有一次精彩的系列月報(bào)告會(huì)，副總裁指示你去參加聽(tīng)報(bào)告。公司提供汽車(chē)、開(kāi)車(chē)去學(xué)校需1個(gè)小時(shí)的時(shí)間(時(shí)間=3小時(shí))。4.一位制造商的代表今天想拜

9、訪(fǎng)你，向你說(shuō)明為什么他們的產(chǎn)品優(yōu)于你現(xiàn)在使用的產(chǎn)品(時(shí)間=半小時(shí))。5.你必須向副總裁寫(xiě)一份兩頁(yè)的周況報(bào)告，報(bào)告需在星期三下午1∶00前放在其辦公桌上(時(shí)間=1小時(shí))。6.一位副總裁打電話(huà)建議你與其他的項(xiàng)目主管聯(lián)系，以獲得一個(gè)周進(jìn)度報(bào)告的整體結(jié)構(gòu)(時(shí)間=半小時(shí))。7.一位職能管理員通知你，由于一項(xiàng)另一項(xiàng)目的計(jì)劃偏差，你的第二階段開(kāi)始里程碑將偏離正常狀況，因?yàn)椴荒塬@得他的人員，你想知道你是否能看一下具體詳細(xì)計(jì)劃，修改一下它(時(shí)間=2小時(shí))