電子表格適用技巧

1、電子表格適用技巧子表格適用技巧一、郵件合并一步一步學(xué)：軟件OFFICE2003，EXCEL20031、在excel2003中建一個數(shù)據(jù)表(聯(lián)系表.xls)如：姓名，身份證號，其它編號，職業(yè)，聯(lián)系方式，輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，保存；如想在一張頁面中打印多個人的信息，就在excel2003多排幾列了！2、打開一個空白wd文檔(聯(lián)系表.doc)，點擊工具信函與郵件郵件合并，這時在你的右面就會出現(xiàn)一個任務(wù)窗格；3、在窗格中選擇信函，然后點擊下一步：正在啟

2、動文檔；4、選擇使用當(dāng)前文檔，點擊下一步：選取收件人；5、選擇使用現(xiàn)有列表，點擊瀏覽，選取”聯(lián)系表.xls”然后在彈出的窗口中選擇你建表的工作?。ㄒ话愣际莝heet1$）。確定，再確定，點出下一步：撰寫信函；6、在你的wd文件中建好你想把數(shù)據(jù)插入后的格式；想在一張頁面中打印多個人的信息，就用文本框做好，一張頁面多排幾張文本框而已。7、點擊右面的項目的中其它項目（當(dāng)然你也可選擇插入地址塊、問候語），你就會看到姓名、姓名1、姓名2等等，把你

3、想要的項目插入到對應(yīng)的位置即可。8、在工具欄上點右鍵，點擊郵件合并，在彈出的郵件合并工具欄中點擊ABC，就會在域與你的實際項目中切換，工具欄上其它鍵自己試好了，懂中文一看就知！二、1.持證人性別的判斷：我們知道，舊身份證(15位)號碼的最后1位數(shù)值，表示持證人的性別，若為奇數(shù)則為男，若為偶數(shù)則為女。我們利用Excel函數(shù)，對身份證號碼進行適當(dāng)處理，即可自動判斷持證人的性別，并將結(jié)果填入相應(yīng)的單元格中(此處假定身份證號碼保存在B2單元格中

4、，結(jié)果填入C2單元格中)。（1）利用函數(shù)的嵌套來判斷。在C2單元格中輸入公式：=IF(RIGHT(B2，1)=“1“，“男“，IF(RIGHT(B2，1)=“3“，“男“，IF(RIGHT(B2，1)=“5“，“男“，IF(RIGHT(B2，1)=“7“，“男“，IF(RIGHT(B2，1)=“9“，“男“，“女“)))))。（2）綜合運用函數(shù)來判斷。在C2單元格中輸入公式：=IF((RIGHT(B2，1)=“1“，RIGHT(B2，1

5、)=“3“，RIGHT(B2，1)=“5“，RIGHT(B2，1)=“7“，RIGHT(B2，1)=“9“)，“男“，“女“)。在上面兩個公式中，前一個是利用IF函數(shù)的嵌套來實現(xiàn)的，由于函數(shù)最多只能嵌套7層，因而有一定的局限性，且比較麻煩；后一個公式由于采用了函數(shù)，既沒有層數(shù)的限制，也簡單一些。（3）運用其他函數(shù)來判斷。我們在C2單元格中輸入公式“=IF(RIGHT(B2，1)2=INT(RIGHT(B2，1)2)，“女“，“男“)”或

6、“=IF(MOD(RIGHT(B2，1)，2)=0，“女“，“男“)”即可實現(xiàn)。2.持證人出生時間的提?。和瑯樱f身份證號碼中，第7—12位數(shù)字代表的是持證人的出生年月日，我們只要在D2(假定將出生時間存放在D2單元格中)單元格中輸入公式：=19&(B2，7，2)&“年“&(B2，9，2)&“月“&(B2，11，2)&“日“，即可從B2單元格的身份證號碼中將出生日期自動提取出來，并以中文習(xí)慣形式顯示出來(如“1963年03月04日”等)

7、。小技巧：執(zhí)行“視圖→工具欄→公式審核”命令，打開“公式審核”工具條(圖1)，按最右邊的“公式求值”按鈕，在隨后彈出的“公式求值”對話框中，反復(fù)按“求值”按鈕，即可逐項核查運算的結(jié)果。注釋：上述公式中所用的函數(shù)：①IF──邏輯函數(shù)：判斷一個條件是否滿足，如果滿足返回一個值，如果不滿足返回另一個值。②──邏輯函數(shù)：如果任一參數(shù)值為TRUE，則返回TRUE；只有當(dāng)所有參數(shù)值均為FALSE，才返回FALSE。③RIGHT──文本函數(shù)：從一個字