電子表格講義

1、第四章電子表格,4.1 Excel 2000基本知識(shí)4.2 工作表的建立4.3 工作表的編輯和格式化4.4 數(shù)據(jù)的圖表化4.5 數(shù)列表據(jù)4.6頁面設(shè)置和打印,4.1概述,一、啟動(dòng)和退出二、EXCEL2000的屏幕,1. 工作簿窗口 2. 菜單欄 3. 工具欄 4. 編輯欄 5. 快捷菜單 6. 鼠標(biāo)指針 7. 狀態(tài)欄,1. 標(biāo)題欄: 當(dāng)前編輯的工作簿名。 2. 工作簿: 一

2、般由3張表格組成一個(gè)工作簿，最多255張。3. 工作表： 工作的主要對(duì)象，由行、列組成的表格。 列 A,B...,IV(256)；行 1,2...65536。4. 單元格：　行和列的交叉，表格的最小單位。5. 活動(dòng)單元格：當(dāng)前正在操作的單元格，被黑線框住。6. 工作表標(biāo)簽： Sheet1~Sheet3，當(dāng)前活動(dòng)的白色，其余灰色。7. 標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕： 利用標(biāo)簽按鈕，切換顯示工作表。8. 滾動(dòng)欄：

3、 縱、橫。,三、工作簿窗口,一、單元格選取 單個(gè)單元格：單擊所需的單元格。 連續(xù)多個(gè)單元格：單擊首單元格，Shift+單擊末單元格。 多個(gè)不連續(xù)單元格：Ctrl+單擊單元格。 整行或整列：單擊行頭或列頭。 全部單元格：單擊行頭、列頭相交的全選按鈕。 清除選定的單元格：工作表任意處單擊。,4.2 工作表的建立,二、數(shù)據(jù)的輸入,1. 單元格數(shù)據(jù)的輸入,單擊單元格,,直接在單元格輸入數(shù)據(jù),,,

4、,雙擊單元格,,在編輯框內(nèi)輸入數(shù)據(jù),注意：P152 數(shù)值數(shù)字右對(duì)齊，字符左對(duì)齊，數(shù)字字符輸入：‘ 數(shù)字。 數(shù)值輸入超長，以科學(xué)記數(shù)法顯示。 字符輸入超長，擴(kuò)展到右邊列；若右邊有內(nèi)容，截?cái)囡@示。 按Tab、Shift+Tab、 ?、?、?、? 進(jìn)行個(gè)單元格之間的移動(dòng)。,,,2. 數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入 (1)自動(dòng)填充 指一批有規(guī)律的數(shù)據(jù)，例等差、等比數(shù)列。,,輸入前2個(gè)數(shù),,選中該

5、2個(gè)單元格,,指向第2個(gè)單元格右下角的自動(dòng)填充柄 ＋,,拖曳填充柄到結(jié)束,工具／選項(xiàng)／自定義序列,,,在輸入序列框依次輸入序列，之間用逗號(hào)分隔,(2) 系統(tǒng)提供的序列數(shù)據(jù) 例：甲、乙、丙...；?3、6、9...；星期一 、星期二... 方法：輸入一個(gè)數(shù)據(jù)，利用自動(dòng)填充柄拖曳到結(jié)束填充。,(3) 用戶自定義序列數(shù)據(jù),,輸入第一個(gè)數(shù),,選中包含該數(shù)的區(qū)域,,設(shè)置填充序列,,編輯/填充/序列,,等差,比差,3. 輸入有效數(shù)據(jù)

6、 (1)設(shè)置有效數(shù)據(jù) 指數(shù)據(jù)類型、范圍、設(shè)置數(shù)據(jù)輸入提示和錯(cuò)誤輸入提示,選取要定義有效數(shù)據(jù)的區(qū)域,數(shù)據(jù)/有效數(shù)據(jù),,,,,設(shè)置標(biāo)簽(數(shù)據(jù)類型，范圍),輸入信息標(biāo)簽(輸入時(shí)提示),錯(cuò)誤警告標(biāo)簽(出錯(cuò)時(shí)提示),,,(2)有效數(shù)據(jù)的檢查 設(shè)置好有效數(shù)據(jù)后,當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)有錯(cuò),系統(tǒng)根據(jù)錯(cuò)誤警告標(biāo)簽設(shè)置，自動(dòng)顯示出錯(cuò)提示；也可通過工具/審核命令進(jìn)行審核。,三、使用公式與函數(shù) 1. 使用公式 公式

7、形式：＝操作數(shù)和運(yùn)算符 操作數(shù)?。簡卧瘛?shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域 　 公式例 ： =C5*1.15+D5 = C5+Sheet2!C5+C6,2.使用函數(shù)p158,(1)自動(dòng)求和按鈕,在最接近單元格的數(shù)據(jù)區(qū)域求和,選取存放結(jié)果的單元格,,,,,單擊 求和 看到計(jì)算公式,雙擊 求和 看到計(jì)算結(jié)

8、果,總計(jì)任何所選取的區(qū)域(區(qū)域中有一個(gè)空行或列),選取區(qū)域,,單擊求和,(2)自動(dòng)計(jì)算 自動(dòng)計(jì)算功能 ：求和、均值、最大值、最小值、計(jì)數(shù)。,,,,選取計(jì)算區(qū)域,在狀態(tài)欄單擊右鍵, 快捷菜單選擇某計(jì)算功能,在狀態(tài)欄顯示計(jì)算結(jié)果,,,(3) 輸入函數(shù),在Excel中提供了9類函數(shù)共幾百個(gè)函數(shù)(數(shù)學(xué)、日期、文字等)。,函數(shù)形式：函數(shù)名（參數(shù)表）,,,,例：求C5:C8單元格的平均值，結(jié)果存放在C10單元格中。,單擊C10,,粘貼函

9、數(shù),,,選取函數(shù)類型和函數(shù)名,,1,,2,輸入?yún)?shù),在編輯框直接輸入：=AVERAGE(C5:C8),,3.單元格的引用（舉例）,(1) 概念 相對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)自行調(diào)整 絕對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)不會(huì)改變(2)表示 相對(duì)引用：列坐標(biāo)行坐標(biāo)　　例B6， A4 , C5:F8 絕對(duì)引用：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)　例$B$6,　$A$4 , $ C$

10、5:$F$8 混合引用：列坐標(biāo)$行坐標(biāo) 例 B$6, A$4, C$5:F$8 $列坐標(biāo)行坐標(biāo) 例 $B6, $A4, $C5:$F8,,(3) 相互轉(zhuǎn)換,選定單元格中的引用部分,,反復(fù)按 F4 鍵,4. 單元格或區(qū)域命名,區(qū)域表示 ：簡單但無意義，不易閱讀，例 A1:C5 存放數(shù)學(xué)分。區(qū)域名 ：對(duì)區(qū)域進(jìn)行文字性命名，便于記憶與閱

11、讀，例數(shù)學(xué)。,(1)創(chuàng)建區(qū)域名,,選取區(qū)域,,,,單擊名稱框,,輸入?yún)^(qū)域名,插入/名稱/定義,,,輸入名字,選名稱所在的位置,插入/名稱/指定,,,(2)改變區(qū)域,插入/名稱/定義,,,選擇名字,,在引用位置框修改區(qū)域,(3)區(qū)域名的引用,在公式或函數(shù)的參數(shù)中直接引用區(qū)域名 例 =MAX(數(shù)學(xué)),,四、數(shù)據(jù)編輯,1. 修改 單擊單元格,在編輯框修改 雙擊單元格,直接在單元格修改2. 清除,3. 刪除,剪切+粘貼

12、 或 直接拖曳,選取清除區(qū)域,編輯/清除,選擇全部、格式、內(nèi)容、批注,,,,選取刪除區(qū)域,編輯/刪除,刪除區(qū)域后何單元格填入,,,,4. 移動(dòng),6. 選擇性粘貼,即屬性的復(fù)制，不但復(fù)制值、公式還可以是格式。在對(duì)話框進(jìn)行下列選擇：,粘貼選擇：全部、 公式 、 數(shù)值 、 格式 、有效數(shù)據(jù)、批注等。,運(yùn)算選擇：無 、加 、 減 、 乘 、 除。轉(zhuǎn)置,5. 復(fù)制,復(fù)制+粘貼 或 Ctrl+拖曳,注意： 若復(fù)制或移動(dòng)的內(nèi)容出

13、現(xiàn)單元格相對(duì)引用，則在復(fù)制或移動(dòng)后的 目標(biāo)單元格自動(dòng)修改單元格引用。,7. 單元格、行、列的插入和刪除,1. 插入,選定插入的位置,,插入／(單元格、行、列),2. 刪除,選定刪除的對(duì)象（單元格、整行或整列）,,編輯／刪除,五、新建、打開和保存文件,1. 新建文件2. 打開文件3. 保存文件4. 搜索文件,一、 工作表的刪除、插入和重命名 1. 選取工作表 單個(gè)、連續(xù)多個(gè)、不連續(xù)多

14、個(gè)。 2. 刪除工作表 選取要?jiǎng)h除的工作表 編輯/刪除工作表 3. 插入工作表 選取插入工作表的位置 插入/工作表 4. 重命名工作表 雙擊要重命名的工作表 輸入新名字,,,,4.3工作表的編輯和格式化,二、 工作表的復(fù)制或移動(dòng) 1. 工作簿之間的復(fù)制或移動(dòng),打開源工作簿和目標(biāo)工作簿,,選取源

15、工作表,編輯/移動(dòng)或復(fù)制工作表,2. 工作簿內(nèi)的復(fù)制或移動(dòng) 復(fù)制: Ctrl+拖曳 移動(dòng): 拖曳,選中“建立副本”復(fù)選框?yàn)閺?fù)制，否則為移動(dòng)。,,三、工作表格式化,作用?。和怀霾糠?jǐn)?shù)據(jù)的重要性，使版面美觀及可讀性好。 格式化：數(shù)字格式、對(duì)齊方式、字體、邊框線、圖案、列寬行高。 格式化方法：自定義格式化 或 自動(dòng)格式化。 1. 自定義格式化,(1).數(shù)字格式標(biāo)簽,默認(rèn)G／通用格式表示；　 數(shù)字右對(duì)齊

16、，數(shù)字＞長度，科學(xué)記數(shù)法，公式以值顯示； 文字左對(duì)齊，文字＞長度，右邊列無內(nèi)容延伸，有則截?cái)囡@示； 設(shè)置數(shù)字格式按鈕：貨幣、百分比、千分位、小數(shù)位數(shù)遞增和遞減。,選定需格式化的單元格或區(qū)域,,,,格式／單元格,格式工具欄（5種格式按鈕）,,,5種格式標(biāo)簽,,(2)字體標(biāo)簽,提供了：字體、字型、字號(hào)、效果、多種顏色和底線等。,(3)對(duì)齊標(biāo)簽,提供了：水平對(duì)齊、垂直對(duì)齊、合并及居中、方向等。,長文字：自動(dòng)換行 可使

17、行高增加； 跨列居中 文字占幾個(gè)單元格，但文字必須在居中區(qū)域的最左單元格； 合并單元格 幾個(gè)單元格合并為一個(gè)； 縮小字體填充 文字縮小到在一個(gè)單元格內(nèi)。,(4)邊框標(biāo)簽,提供了：線型、位置、顏色等，還有斜線。,(5)圖案(底紋)標(biāo)簽,提供了：顏色背景、填充圖案和圖案的顏色。,(6)調(diào)整列寬和行高,注意：當(dāng)調(diào)整列寬后內(nèi)容顯示不下時(shí)，文字截?cái)?；?shù)字以###表示。,選中要操作的行或列,格式／行　

18、　／列,,,,,取消隱藏,隱藏,,,,,行高（列寬）,最合適的行高（列寬）,標(biāo)準(zhǔn)列寬,(7)條件格式 根據(jù)設(shè)置的條件動(dòng)態(tài)地為單元格自動(dòng)設(shè)置格式。,選定要設(shè)置格式的區(qū)域,格式/條件格式,,設(shè)置條件表達(dá)式和設(shè)置條件格式,,,2.自動(dòng)格式化,Excel已預(yù)定義好十多種格式,可快速、方便地使用。,選定需格式化的區(qū)域,,格式／自動(dòng)套用格式,,選擇某種格式,,格式使用的3個(gè)層次：自動(dòng)套用,,格式工具欄,,格式／單元格,一般要求,進(jìn)一步

19、要求,特殊要求,3. 格式復(fù)制,選定已設(shè)置好格式區(qū)域,,單擊復(fù)制格式按鈕,,拖曳到目標(biāo)格式區(qū)域,對(duì)設(shè)置好的格式可執(zhí)行：編輯／清除／格式 命令，刪除設(shè)置的格式，系統(tǒng)采用Ｇ通用格式．,4.4數(shù)據(jù)圖表化一、圖表的組成,圖表區(qū),繪圖區(qū),數(shù)值軸標(biāo)題,圖表標(biāo)題,基底,分類軸標(biāo)題,圖例,,,,,,,分類軸標(biāo)志,,刻度線標(biāo)志,,背景墻,,,,,系列,網(wǎng)格線,,二、圖表的類型十多類圖表，有三維、二維，每類還有子類型。,三、創(chuàng)建圖表 1. 利用

20、圖表向?qū)?chuàng)建圖表,,選中作圖的數(shù)據(jù)源,,圖表向?qū)?,,,按圖表類型、數(shù)據(jù)源、 圖表選項(xiàng)、圖表位置,,4個(gè)步驟進(jìn)行,嵌入圖表：在第4步驟圖表位置中，選中“嵌入圖表”選項(xiàng)。 獨(dú)立圖表：在第4步驟圖表位置中，選中“新工作表”選項(xiàng)。,2. 快速創(chuàng)建圖表,選中作圖的數(shù)據(jù)源,,,,,按F11鍵,“圖表”工具欄的“圖表類型”按鈕,此方法只能建立嵌入式圖表,,,,,,,,,,四、圖表工具欄“視圖”?”工具欄”?”圖表”,,圖表對(duì)象,,該

21、對(duì)象格式設(shè)置,,圖表類型,,圖例,,數(shù)據(jù)表,,,,按行 按列,斜排文字,1. 圖表的縮放、移動(dòng)、復(fù)制和刪除.,選中圖表,,鼠標(biāo)指向圖表任意處 拖曳圖表,移動(dòng),,,縮放,鼠標(biāo)指向圖表控制點(diǎn)之一,,拖曳圖表,,復(fù)制,,刪除,Del,鼠標(biāo)指向圖表任意處,,Ctrl+拖曳圖表,,,五、圖表的編輯,2. 改變圖表類型,選中圖表,圖表/圖表類型,選擇某種圖表類型和子類型,,,,1. 選中圖表對(duì)象 指向圖表對(duì)

22、象單擊或圖表工具欄的“圖表對(duì)象”按鈕。 2. 刪除圖表中的數(shù)據(jù)系列 選中數(shù)據(jù)系列，Del鍵。 3. 增加數(shù)據(jù) 嵌入圖表：直接選中數(shù)據(jù)，拖曳到圖表；也可用圖表/添加數(shù)據(jù)命令 。 獨(dú)立圖表：選中圖表 圖表/添加數(shù)據(jù) 選中工作表數(shù)據(jù),,,,六、圖表對(duì)象的編輯,,,,選中圖表對(duì)象,圖表/圖表選項(xiàng),選擇上述6個(gè)標(biāo)簽之一，根據(jù)對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置,4. 增加文字

23、 增加標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表等。,七、圖表格式化 指對(duì)圖表中各個(gè)圖表對(duì)象的格式設(shè)置。 不同的圖表對(duì)象，有不同的格式標(biāo)簽。 數(shù)據(jù)系列：圖案、坐標(biāo)軸、系列次序、數(shù)據(jù)標(biāo)志等標(biāo)簽。 坐標(biāo)軸： 圖案、刻度、字體、數(shù)字、對(duì)齊標(biāo)簽。 圖表區(qū)： 圖案、字體、屬性標(biāo)簽。 圖例： 圖案、字體、位置標(biāo)簽。 圖形區(qū)： 圖案標(biāo)簽。,,,雙擊圖表對(duì)象

24、,顯示格式對(duì)話框,選擇上述格式標(biāo)簽進(jìn)行格式設(shè)置,操作方法,,4.5數(shù)據(jù)列表,一、數(shù)據(jù)列表及建立 1. 數(shù)據(jù)列表 由列標(biāo)題和每一列相同類型的數(shù)據(jù)組成的特殊工作表。 2. 建立和編輯 同工作表的建立和編輯，也可利用“數(shù)據(jù)/記錄單”命令建立和編輯。 3. 建立規(guī)則 數(shù)據(jù)列表與其他數(shù)據(jù)間至少留有空行或空列。 數(shù)據(jù)列表中不能有空行或空列 數(shù)據(jù)列表的第一

25、行為列標(biāo)題（稱字段名）。,二、數(shù)據(jù)排序,排序的字段叫關(guān)鍵字段，最多允許3個(gè)字段，以主和次區(qū)分。 1. 簡單排序,,數(shù)據(jù)／排序,,,選擇排序主關(guān)鍵字段名,,可以選擇次關(guān)鍵字段名,單擊列表,選中要排序的區(qū)域,升序降序,2. 復(fù)雜排序,,,單擊列表,三、篩選數(shù)據(jù),快速選出所需的數(shù)據(jù),1. 自動(dòng)篩選,,數(shù)據(jù)／篩選／自動(dòng)篩選,,選擇所需字段,,,選取值,,選取自定義,2. 關(guān)閉篩選,,數(shù)據(jù)／篩選／自動(dòng)篩選 無,數(shù)據(jù)／篩選／ 全部顯示

26、,,,,,還在,,,,,,四、分類匯總,,將數(shù)據(jù)列表以分類匯總的形式反映各類數(shù)據(jù)的情況。按某關(guān)鍵字段進(jìn)行分類匯總，在分類匯總前必須按該關(guān)鍵字段排序。,1. 基本分類匯總,單擊列表,,數(shù)據(jù)／分類匯總,,,,分類字段,,匯總方式,,選定匯總項(xiàng)（可多個(gè)）,,替換當(dāng)前分類匯總,,每組數(shù)據(jù)分頁,,,匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方,,,,,不分頁,,,用于單個(gè)字段分類單種匯總方式。,,2.,嵌套分類匯總單個(gè)字段 分類，多種匯總方式。,操作方法同基本分類匯

27、總，對(duì)多種匯總方式，要重復(fù)多次上述分類匯總操作，第二次以后：,,,,數(shù)據(jù)／分類匯總,,全部刪除,3. 清除分類匯總,,替換現(xiàn)有分類匯總 不選中,,,,4. 分級(jí)顯示建立摘要報(bào)告,顯示不同級(jí)的數(shù)據(jù)，一般分為3級(jí)。,,1級(jí)：最高級(jí)，只顯示列表中的總計(jì)數(shù)。,2級(jí)：次高級(jí)，顯示列表中的總計(jì)數(shù)和各分類中的合計(jì)數(shù)。,3級(jí)：低級(jí)，顯示全部信息。,＋：展開某一級(jí)的數(shù)據(jù)。,－：折疊某一級(jí)的數(shù)據(jù)。,5. 清除和建立分級(jí)顯示,,數(shù)據(jù)／分級(jí)顯示／清除分

28、級(jí)顯示,數(shù)據(jù)／分級(jí)顯示／自動(dòng)建立分級(jí)顯示,,,,,,五、數(shù)據(jù)透視表,分類匯一般按一個(gè)字段進(jìn)行分類；若要按多個(gè)字段分類，則可利用 數(shù)據(jù)透視表實(shí)現(xiàn)。,1. 創(chuàng)建透視表,單擊列表,數(shù)據(jù)／數(shù)據(jù)透視表,,3之1,數(shù)據(jù)源,,3之2,區(qū)域,,,3之3,分類字段拖曳到行、列、頁，匯總字段拖曳到數(shù)據(jù)區(qū),透視表位置選擇,注意：匯總方式系統(tǒng)默認(rèn)對(duì)非Ｎ型字段計(jì)數(shù)，Ｎ型字段求和。,創(chuàng)建的透視表位置默認(rèn)為一張新表，也可在同一表中。,,版式,,,,2. 修改數(shù)據(jù)透

29、視表 (1)更改布局，快捷菜單“向?qū)А?(2)更改匯總方式，快捷菜單“字段”或雙擊某字段名進(jìn)行匯總方式更改。,3. 隱藏和顯示字段,雙擊要隱藏的字段名,,,選擇要隱藏的值,要恢復(fù)顯示操作方法同上，在隱藏項(xiàng)中取消選中的項(xiàng)即可。,,3之3,版式,4.6頁面設(shè)置和打印,一、打印步驟,二、設(shè)置打印區(qū)域和分頁,,設(shè)置打印的區(qū)域,頁面設(shè)置,,打印預(yù)覽,,打印,選定要打印的區(qū)域,1. 設(shè)置打印區(qū)域,文件/打印區(qū)域/設(shè)置打印

30、區(qū)域,2. 分頁,選定要分頁的行、列或單元格,插入/分頁符,,,取消打印區(qū)域：文件/打印區(qū)域/取消打印區(qū)域,取消分頁符： 選定有分頁符的邊界 插入/刪除分頁符,,三、頁面設(shè)置,文件／頁面設(shè)置,顯示4個(gè)標(biāo)簽，分別為：,1. 頁面 ：設(shè)置縮放比例、紙張大小、打印方向。 2. 頁邊距 ：上、下、左、右頁邊距，水平、垂直居中方式等。 3. 頁眉/頁腳：設(shè)置頁碼、日期、時(shí)間、文件名、工作