論秘書應具備的素質

1、論秘書應具備的素質論秘書應具備的素質摘要：秘書作為一項綜合性和專業(yè)性都很強的職業(yè)，它對其從業(yè)人員有很強的能力要求，而且這些能力要求是一個關于秘書各方面素質的龐大體系。為了給即將從事或已經(jīng)從事秘書工作的人員提供一個素質鍛煉詳細的內容參考，我研究查閱了現(xiàn)有各方面的書籍和信息，粗略的總結了秘書應具備的一些基本素質，從業(yè)務素質、智能素質、心理素質、職業(yè)道德素質四方面對秘書應具備的素質加以論述。關鍵詞：秘書工作業(yè)務素質智能素質心理素質職業(yè)道德素質

2、秘書工作，大約是世界上事務最繁重、精神最緊張的職業(yè)之一，它是專業(yè)性和綜合性兼有的一門職業(yè)，因此，秘書人員更需要一些特殊的素質。秘書工作的基本規(guī)律，決定著秘書人員的素質標準和特殊要求。大致說來，“秘書人員應當具備業(yè)務、智能、心理、道德四種素質秘書人員應當具備業(yè)務、智能、心理、道德四種素質”[①]，這四種素質構成了秘書素質的有機整體。我們將在本文探討秘書這四種素質的具體內容。一、秘書的業(yè)務素質秘書的業(yè)務素質表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關的一

3、些能力要求。由于秘書工作的內容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多，這些能力要求根據(jù)秘書工作的分類，大致可分為辦事、大致可分為辦事、撰文和技術三種撰文和技術三種，我們對這三種能力分作介紹。（一）辦事的能力“秘書部門是辦事機構，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力辦事能力是秘書工作的重要能力”[②]?！稗k事能力”是我們習慣上的說法，其實，它是由多種能力合成的，主要包括以下幾個方面。1.調查研究的能力。調查研究的能力?！罢{查研

4、究是指人們深入現(xiàn)場進行考察以探求客觀事物的真相、性質和富的科學文化知識和現(xiàn)實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面富的科學文化知識和現(xiàn)實資料信息、較強的分析和認識問題的能力以及流暢的文筆等多方面素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力素養(yǎng)的綜合反映，也是一種綜合性能力”[⑤]。秘書人員文字處理能力的形成和提高，既須作綜合的努力，有賴于長期的、反復的、刻苦的有賴于長期的、反復的、刻苦的寫作實踐寫作實踐。只有在寫作實踐中進一步

5、對有關寫作知識加以消化，做到心領神會，下筆才能左右逢源。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。提高文字處理能力的關鍵是自己多寫多練。（三）熟練掌握辦公自動化設備的技能“隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代技術在辦公室已經(jīng)普遍應用，辦公室很多工作日趨自動化，所以秘書人員為了完成本職工作，還必須熟練掌握辦公自動化設備”[⑥]。這些技術主要包括：微電腦技術、打字技術、復印技術、縮微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技電腦技術、打字技術、復印技術、縮

6、微技術、攝影技術、錄音錄像技術、速記技術、書法技術、編輯技術、校對技術術、編輯技術、校對技術。在目前條件下，秘書人員應掌握的主要技能有：會使用文字處理機、電子計算機、多功能電話、復印機、傳真機等，還要懂得其簡單構造，掌握維修保養(yǎng)方還要懂得其簡單構造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時，學會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術等。秘書人員不僅要學會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務又懂電腦技術的通才。成為既懂秘書業(yè)務又懂電腦技術

7、的通才。一方面秘書隊伍應有一批專業(yè)的技術能手，另一方面所有人員都應掌握自己工作中要用到的技術手段。二、智能素質業(yè)務素質決定于智能的高低、強弱，智能是業(yè)務能力的基礎。因此，秘書人員的業(yè)務素質與他們的智能素質密切相關。智能素質包括五方面：知識結構，思維能力，臨機處事能力，記憶能力和自省能力。（一）完善的知識結構完善的知識結構秘書由于長期從事文字工作，這就要求他們有完善的知識結構作為其擁有良好文筆和敏捷才思的基礎。秘書應該具有的這種知識結構主