公文寫作技法和結構

1、第二章,公文寫作技法和結構,第一節(jié)公文寫作的基本特點與要求,一、公文寫作的基本特點被動寫作，遵命性強對象明確，針對性強決策之作，政策性強集思廣益，群體性強格式統一，規(guī)范性強,汝果欲學詩，功夫在詩外,二、公文寫作的要求,在內容上，要保證政治上的正確性。在業(yè)務上，要堅持實事求是，符合客觀規(guī)律在文字上，要準確、鮮明、生動（糾正濫用省略、句法不全、交代不明、眉目不清、篇幅冗長）在體式與程序上，完整性、正確性、有效性,二、公文寫作

2、人員的素養(yǎng),政治素質好：較高的政治理論水平，政治鑒別力和政治洞察力。公文寫作是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達政策。熟悉機關業(yè)務和工作情況：行政管理知識和實際情況的結合寬闊的知識面：知識面和對新知識的吸取。扎實的文字功底：宣事說理、表情達意，都需言之有物。,三、提高應用寫作能力的途徑,研究問題，把握情況領會政策，熟悉規(guī)定錘煉思維能力，加強語言修養(yǎng)掌握規(guī)律，了解規(guī)定善于借鑒，勤于實踐完善自我，勇于創(chuàng)新,學而不思則惘，思而

3、不學則殆,第二節(jié),重點公文的寫作注意：長而空、陳而俗、穿靴又戴帽鳳頭、豬肚、豹尾,一、主要文種概述,１、下行公文:命令(是國家或地方政府頒布法律法規(guī)常用的文體，格式:標題/正文/簽發(fā)人/簽發(fā)日期)決定(是對重要事項或重大行動做出安排的公文文體，具有法規(guī)性和行政約束力。分為布告性決定和部署性決定兩類:前者常用于人事安排、機構設置、表彰或處分等事項、后者在部署同時往往要求下級機關執(zhí)行，格式:標題/正文/發(fā)文機關/發(fā)文日期)通告(

4、是在一定范圍內公布應當遵守或需要周知的事項的公文文體，分為周知性通告和法規(guī)性通告兩類，格式:標題/正文/落款/日期/蓋章)通知(是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、轉發(fā)上級或同級或不相隸屬機關的公文、轉批下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項的公文文體。是應用范圍最廣的公文文種，分為指示性通知、批示性通知、事項性通知、會議通知和任免通知，格式:標題/(主送)/正文/落款/日期/蓋章),下行公文（2）,通報(是用于表揚、批評或傳達

5、重要情況的公文文體，分為表彰性通報、批評性通報和情況通報，格式:標題/正文/落款/日期/蓋章，正文通常由五部分組成:一說明通報緣由、二敘述通報事項、三表明處理意見、四總結經驗教訓、五提出要求)批復(是用來答復下級機關請示事項用的公文文體，分為專發(fā)性批復和普發(fā)性批復，格式:標題/發(fā)文字號/主送機關/落款/日期/蓋章，標題中的事由一般要寫明批復的內容、態(tài)度和對象)決議：會議討論、議定通過的重要決策項。 企業(yè)代表大會或工會代表大會或股東和

6、職工（代表）大會或股東大會或股東會或董（理）事會或監(jiān)事會會議討論、議定通過的重要決策項。 意見：意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”?！耙庖姟弊鳛楣氖且粋€行文方向不定的文種，適用范圍非常廣泛。意見用于下行文.應按指示性公文的程序和要求辦理。,２、上行公文,報告(是下級向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議或答復上級機關對有關問題或事項的查詢的公文文體，一般不要求上級機關答復，格式:標題/發(fā)文字號/主送機關/正文/落款/日期/蓋

7、章)請示(是下級向上級機關請求指示或批準的公文文體，用在事前并要求上級機關答復，格式:標題/發(fā)文字號/主送機關/正文/落款/日期/蓋章),３、平行公文:,函(是平行或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問或答復問題、或向有關主管部門請示批準時使用的公文文體。按應用分為公函、便函，其中公函格式: 標題/發(fā)文字號/主送機關/正文/落款/日期/蓋章,又分為商洽函、詢問函、答復函、告知函、委托函；按行文方向分為去函、復函)會議紀要(是傳達會議議定事

8、項和主要精神要求與會單位共同遵守和執(zhí)行的公文文體，格式:標題/概況/正文)會議紀要格式不拘一格，不用蓋章，綜合反映會議的基本情況、主要精神和中心內容,一、決議的定義與特點,１、定義：“經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項用‘決議’。”它的適用范圍與決定相比，相對而言比較小些，只有國家的高級會議才可以作出決議，發(fā)布文件，使下級機關或全體公民遵守。決議是指黨的領導機關就重要事項，經會議討論通過其決策，并要求進行貫徹執(zhí)行的重要指導性

9、公文。企業(yè)代表大會或股東和職工（代表）大會或股東大會或股東會或董（理）事會或監(jiān)事會會議討論、議定通過的重要決策事項。,一、決議的定義與特點（２）,２、決議的特點　 （1）權威性。決議都是國家重要會議或國家權力機關通過的，本身就有權威力量。決議一經頒布，全體公民和下級單位必須執(zhí)行，不能違背和抵制?！?（2）指導性。決議通過的觀點和對事物的評價，具有指導意義。關于歷史問題、個人功過的決議，做的結論應成為黨和國家工作的指導思想，全黨必須

10、遵從，做為決策、立法和編撰教科書的依據。   （3）討論的產物。決議必須是與會人員經過充分討論的產物，在合乎規(guī)定人數通過后才能成立。它是與會人員觀點、思想的表現，會議的意志表現。   （4）標題由會議名稱、事項和文種（決議）組成，并在決議下面圓括弧內寫清會議名稱、年月日通過字樣。   （5）關于具體事項的決議。,一、決議的定義與特點（３）,３、決議的類型與結構會議通過文

11、件的決議(微觀) ：　關于批準事項的決議； 關于批準工作活動的決議； 關于通過專門問題的決議； 關于工作性的決議。會議批準通過問題、事項的決議（宏觀）：批準法規(guī)文件和重大決策的決議； 批準工作報告的決議； 總結歷史經驗的決議。,一、決議的定義與特點（４）,標題由會議名稱、事項和文種（決議）組成，并在決議下面圓括弧內寫清會議名稱、年月日通過字樣。 關于具體事項的決議（多用條款式）。條款式：以序號為標志，

12、按照不同意思分條列項例文分析：××有限公司董事會決議,股東會決議內容,會議基本情況：會議時間、地點、會議性質（定期、臨時）會議通知情況及股東到會狀況：會議通知時間、方式；到會股股東情況，股東棄權情況。 召開股東會會議，應該于會議召開１５日前通知全體股東。 會議主持狀況：首次會議由出資最多的股東召集和主持；一般情況由董事會招集，董事長主持；董事長因特殊緣故不能履行職務時，由董事長指定的副董事長或其他董事主持（應

13、附董事長因故不能履行職務指定副董事長或董事主持的委派書）。 會議決議狀況： 　　股東會由股東按出資比例行使表決權；股東會對修改公司章程、公司增加或者減少注冊資本、分立、合并、解散或者變更公司形式做出決議，必需經代表２／３以上表決權的股東通過。股東會會議的具體表決結果，持贊同意見股東所代表的股份數，占出席股東大會的股東所持股份總數的比例。持反對或棄權意見的股東狀況。 簽署：有限責任公司股東會決議由股東蓋章或簽字（自然人股東）,二、決

14、定,1．決定的概念決定是對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項的公文。根據決定的性質，決定可分為指揮性決定與知照性決定兩種類型。其中知照性決定的 “決定事項”范圍是指：表彰先進、懲處錯誤；設置機構；變動人事；召開重要會議；變更或撤銷下級決定等。2．決定的特點決定的特點表現在決策性與制約性上。,３、決定的分類,（1)指令性決定 適用于對“重大行動做出安排”。如，《國務院關于進

15、一步深化糧食流通體制改革的決定》（1998年5月10日)、《國務院關于調整撤并部門所屬學校管理體制的決定》(1998年7月1日)等。 （2)宣告性決定 適用于對“重要事項”做出決定。如《××局關于對劉××所犯錯誤的處分決定》等。,４、決定的擬寫要點,決定的結構是： 主送機關 ＋ 正文 ＋（附件）＋ 落款 ＋ 成文日期這里，決定正文的構成是：發(fā)文緣由 ＋ 決定事項 ＋ 要求發(fā)文緣由可寫發(fā)

16、文意義、根據或背景等。在決定事項部分，或寫對重要事項或者重大行動做出安排的指揮性事項，或寫給有關單位和人員的知照性事項。在要求部分，對指揮性決定來說，“要求”是指“執(zhí)行要求”；對知照性決定來說，“要求”即為“告知性要求”，內容、語氣不同。,三、通告,1、定義：是一種適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項的公文。2．通告的分類 按通告的內容和作者，可把通告分為周知性通告和法規(guī)性通告兩種。 (1)周知性(告知性)通告 以

17、通告的形式將某項需在一定范圍內周知的事項告訴有關群眾或組織，如《××市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢的通告》。使用這種通告的作者比較寬泛，除個人以外的國家行政機關、社會團體等都可使用。這類通告主要用于維護道路、電路、輸水管線以及工商、稅務、衛(wèi)生、城建、交通管理等部門要求有關人員在一定期限內登記、換證、檢疫、拆遷、報考等，使用頻率較高。 (2)法規(guī)性(制約性)通告 法規(guī)性通告主要由各級權力機關、行政機關以及司法機關以通

18、告的形式發(fā)布具有約束力的法規(guī)性文件。如最高人民法院、最高人民檢察院1989年8月15日發(fā)布的《貪污受賄投機倒把等犯罪分子必須在限期內自首坦白的通告》、《××市人民政府關于辦理建筑納稅的通告》就屬此類。黨委機關不用通告。,3．通告與公告的區(qū)別,（1） 使用范圍不同。從使用范圍看，公告大于通告。（2） 宣布事項不同。從宣布事項看，公告重于通告。（3） 制發(fā)者不同。通告可由各級機關、企事業(yè)單位與社會團體公布，而公告由國

19、家行政機關或權力機關發(fā)布。,4、擬寫要點,通告的結構是：標題 ＋ 正文 ＋ 落款 ＋ 成文日期對外界發(fā)布（發(fā)表、張貼）的通告，常常不寫主送機關。通告的正文結構是：發(fā)文緣由 ＋ 通告事項 ＋ 尾語通告的發(fā)文緣由一般要求寫明發(fā)布通告的意義、根據，或發(fā)布背景；之后，用“現通告如下”或“特此通告（如下）”開啟通告事項，事項內容有用于公布帶有強制性的行政措施的，也有用于公布和實施某一事項的，因此語氣不同。,尾語常用形式,①以“特此通告”關門

20、。②規(guī)定執(zhí)行期：“本通告自×年×月×日起施行”。③發(fā)出要求、號召或說明其他問題。④禿尾，指通告事項陳述完畢即收束全文。在公務活動中，最容易出現的問題就是通告、公告不分。實訓時，學習者要注意把握通告與公告的區(qū)別，避免混淆文種。,四、通報,（一）知識要點1．通報的概念通報是表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。2．通報的性質（1） 通報屬于獎勵與告誡性公文（2） 通報屬于傳達和告曉性

21、公文（3） 通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關或一個系統內部使用3．通報的類型根據《辦法》對通報的適用規(guī)定，通報可以分為表彰通報、批評通報和傳達通報三種類型。,（二）擬寫要點,通報的結構是：標題 ＋ 主送機關 ＋ 正文（ ＋ 附件） ＋ 落款 ＋ 成文日期這里，主送機關應為下級機關，可以是一個，也可以是多個。通報正文的構成是：發(fā)文緣由 ＋ 通報事項 ＋ 分析 ＋ （決定） ＋ 號召要求發(fā)文緣由一般要求寫出通報的背景、意義或根

22、據、事項提要，以及對此事的態(tài)度。通報事項或寫表彰事跡，或寫錯誤事實與事故經過，或寫重要情況，這是正文的主體，要詳寫。通報事項后是分析，分析在于鮮明簡潔，具有說服力。決定，是對表彰或批評的典型作出嘉獎或懲處的決定措施，傳達通報一般無決定內容，所以不需設置決定部分。最后是向不同的對象提出號召要求。,通報與通知的區(qū)別,發(fā)文目的不同通報的目的是讓收文機關了解發(fā)生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情應受到批評，哪些問題應該警惕等；而通知的發(fā)文

23、目的在于讓收文機關知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事項等。內容不同通報的內容側重于說明、介紹某些事物或情況，可以提出具體要求(如指導性通報通知的內容側重于提出要求，明確界限) ；也可以不提任何要求(如情況通報)。發(fā)送對象不同通報不但要發(fā)給與通報內容有直接關系的單位和個人，往往還發(fā)給那些與通報內容沒有直接關系的單位司個人，以便“一體周知” ；通知的發(fā)送對象都是與通知內容有直接關系的單位和個人而。,五、通報,1、定義：通報是一

24、種適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。通報的主要目的在于傳播信息，溝通情況，交流經驗，一般情況下通報不具有指揮性。通報和通知都具有傳達和告曉性公文。,2、通報與通知的區(qū)別,發(fā)文目的不同通報的目的是讓收文機關了解發(fā)生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情應受到批評，哪些問題應該警惕等；而通知的發(fā)文目的在于讓收文機關知道要做什么事以及如何去做，有哪些注意事項等。內容不同通報的內容側重于說明、介紹某些事物或情況，可

25、以提出具體要求(如指導性通報通知的內容側重于提出要求，明確界限) ；也可以不提任何要求(如情況通報)。發(fā)送對象不同通報不但要發(fā)給與通報內容有直接關系的單位和個人，往往還發(fā)給那些與通報內容沒有直接關系的單位司個人，以便“一體周知” ；通知的發(fā)送對象都是與通知內容有直接關系的單位和個人而。,六．通知,1、定義：通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員

26、”。轉發(fā)政府和行業(yè)機關的公文；批轉銀建所屬機構法人的公文；傳達、要求銀建所屬機構法人辦理和需要相關方周知或執(zhí)行的事項；任免銀建高級管理人員。,2、通告與通知的區(qū)別,告知范圍不同 通告是把發(fā)文機關的意圖、要求普遍告知并要求遵守；而通知既可以把發(fā)文機關的意圖、要求普遍告知并要求配合，也可以特定告知，即只告知那些與通知內容有關的部分單位和個人。需普遍告知，告知對象又無法限定時，用通告；需特定告知，也可以限定告知對象時，用通知。

27、 格式不同 通告因是普遍告知，告知對象又無法限定，所以，就無法設計主送機關(抬頭)、抄送機關等格式；而通知是特定告知，告知對象可以很具體，至少可以限定在一個比較明確的范圍內，所以，通知可以而且也應該有主送機關、抄送機關等格式，至少主送機關是不可少的。 行文渠道不同 內部行文告知下級機關或有關人員辦理或了解某一事項時，用通知，不能用通告；向社會上公開行文告知人們應當遵守或知道某一事項時，應用通告，不要用通知。,3、通知的

28、特點,應用廣泛，使用頻率高內容單純，行文簡便具有執(zhí)行性,4、轉發(fā)性通知的標題,1. 省略重復詞語。 在標題《國務院辦公廳關于轉發(fā) ××部〈關于…… (事由)的意見〉的通知》中，“關于”和“的”都是重復的，刪去第一個“關于”和“的”。同時，按照《國家行政機關公文處理辦法》關于“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”的要求，刪去被轉文件標題的書名號，標題成為：《國務院辦公廳轉發(fā)××

29、;部關于……(事由)意見的通知》。    2. 合并被轉文件。 如果用一個通知來轉發(fā)幾個相關的文件，不應該在通知的標題中把被轉文件標題一一列出，妥當的做法是將其合稱為“…… ×個文件”。例如，國務院辦公廳擬用一個通知來轉發(fā)人事部、財政部有關工資標準的三個文件——《關于調整機關工作人員工資標準的實施方案》、《關于調整事業(yè)單位工作人員工資標準的實施方案》、《關于增加機關、事業(yè)單位離退休人員

30、離退休費的實施方案》，這個通知的標題是：《國務院辦公廳轉發(fā)人事部財政部關于調整機關事業(yè)單位工作人員工資標準和增加離退休人員離退休費三個實施方案的通知》(國辦發(fā)〔1999〕78號)。   3. 文號替代標題。 如果被轉文件標題過長，可用被轉文件的發(fā)文字號替代，如《 ××省人民政府關于轉發(fā)國務院國發(fā)〔2001〕××號文件的通知》。 4. 刪去中間層次。 有

31、的文件會被幾層機關逐級轉發(fā)，以致于最后轉發(fā)的機關難以撰擬公文標題。此時，對中間幾層轉發(fā)機關應該忽略不計，把標題寫成：發(fā)文機關 +轉發(fā)最上一級文件(或批轉最下一級文件)+通知，如《××縣衛(wèi)生局轉發(fā)衛(wèi)生部關于……(事由)意見的通知》。,5．通知的分類及寫法,通知的結構：通知緣由、通知事項、通知要求(1)指示型通知 這種通知帶有指示性和指導性，下級機關應貫徹執(zhí)行。要把工作任務、基本措施、原則要求、注意事項等交待清楚，

32、使下級機關一看通知，就知道要求他們解決什么問題，為什么要解決這些問題，采取什么措施來解決這些問題。這種通知主要包括通知原因和應知事項兩部分。 通知原因首先要寫明通知的主要依據，如根據某項方針政策，根據某次會議精神，或是根據某項工作的發(fā)展近況與存在問題等，扼要說明通知的針對性和目的性。其次要簡要闡明通知的意義，使下級機關易于接受，引起重視，提高貫徹執(zhí)行的自覺性和積極性。 應知(應辦)事項，是指示性通知的主體，必須集中筆力，

33、認真寫好。這部分主要包括交代工作任務，規(guī)定政策界限，闡明具體措施，指出應該注意的問題等。為了使應知(應辦）事項明確、醒目，便于閱讀和記憶，可分條寫出，以求條理清晰。,(2)“發(fā)布”型通知,新《辦法》關于“通知”適用范圍的定義中已經沒有“發(fā)布規(guī)章”(已廢止的老《辦法》中有)的規(guī)定，“命令(令)”中有“適用于依照有關法律公布行政法規(guī)和規(guī)章”的規(guī)定。從理論上說，新《辦法》實施后不應該再有“發(fā)布”型通知，只有“公布”型命令(令)。但企事業(yè)單位依

34、法不能使用命令(令)，如需發(fā)布規(guī)章制度，仍要用發(fā)布型通知。 這種發(fā)布型通知包括兩部分：一是發(fā)布通知本身，二是發(fā)布對象。從篇幅上看，重點在發(fā)布對象。發(fā)布通知本身的主要作用一是認可發(fā)布對象，二是直接賦予發(fā)布對象以執(zhí)行效力。通常都是“現將《……》發(fā)給你們，請……?！?另外還應該注意，行政機關的發(fā)布型通知，應按照憲法和國務院組織法的寫法，一般用“發(fā)布”，不用“頒布”、“頒發(fā)”等字樣。末條也統一寫作“自發(fā)布之日起施行”(另行規(guī)定施

35、行日期的除外)。,（3)“批轉”型通知,批轉，“批”是批示、批準的意思。“轉”是轉發(fā)，二者合而為一，就是“批轉”。當上級機關對下級機關報送的意見、報告、總結等公文進行批示，而后又把批示和原文向下轉發(fā)時，就需要使用批轉型通知。這種通知也帶有指示的性質，也要求有關單位遵照執(zhí)行或參照執(zhí)行。 在實際工作中，批轉的具體使用主要有兩種情況：一是上級機關認為下級機關的請示、報告、總結等所反映的情況和問題，對全局有普遍意義，可以借以指導面上的工

36、作，因而加以批轉；二是有些下級機關需要解決的問題，涉及到平行的或不相隸屬的機關，請求上級機關批轉下發(fā)，以便推動那些需要合作完成的工作任務。不管是哪一種情況，下級機關的公文一旦經過批轉，實際上就變成了批轉機關的意見，就具備了在一定范圍內的執(zhí)行效力。 批轉型通知，包括批轉對象和批轉通知本身兩大部分。通常都寫作“××(發(fā)文機關)同意《……》，現轉發(fā)給你們”。,（ 4)“轉發(fā)”型通知,轉發(fā)通知，是公文類通知中使用范圍

37、較廣的一種。既可以用它來轉發(fā)下級機關、平級機關以及不相隸屬機關的公文材料，也可以用來轉發(fā)上級機關的批復、通知等公文。 轉發(fā)型通知的寫作格式與批轉型通知有些相近，通常都寫成：“現將《……》轉發(fā)給你們，請(望)……執(zhí)行(參閱)”。．,(5)任免通知,當上級機關需要向下級機關知照對有關人員的任免決定時，可使用這種通知。通常寫作《關于××同志任職的通知》，《關于免去XX同志XX職務的通知》。如一次任免人員過多，也

38、可以寫作《關于XX等×位同志職務任免的通知》。 任免通知的寫作比較簡單，要求直述其事，簡明準確，多數只有一兩句話。包括任免根據和任免內容兩層意思，如：經2001年1月10日XX廠XX會議研究決定：XX同志任XX處副處長。,（6）會議通知和事項通知,會議通知：依據、目的、時間、地點、要求。事項通知：啟用印章、成立、調整和撤銷機構、催報材料、變更時間,(2)周知性通告的擬寫,周知性通告的內容涉及發(fā)布機關轄區(qū)內群眾或機

39、關、團體、企事業(yè)單位的切身利益，在寫作上要注意以下幾點： 事項要完整，要求要具體。需要周知的事項一般包括起止時間、地點等均要寫明；對群眾或有關方面的要求要寫得具體明確，措施要切實可行。 要未雨綢繆，必要時要留有留地。周知性通告的執(zhí)行，有時需要先做必要的準備，在時間上要留有余地，有一定的提前量。,(3)法規(guī)性通告的擬寫,法規(guī)性通告在一定范圍內具有約束力和強制性，要求所轄地域內的有關人員必須認真執(zhí)行，不得違背。因此，在寫作上

40、要注意以下幾點： 內容要合法。法規(guī)性通告的內容必須合法，不得與有關法律法規(guī)相違背。有的法規(guī)性通告開頭就應寫上法律依據，也可把有關法律依據滲透到具體的內容之中。層次要分明。法規(guī)性通告如內容較多，一般以章、條、款的形式表述，以求條理清楚。,七、報告,1、定義：報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。 2、報告的分類 (1)工作報告（基本情況、主要特色或經驗、意見和建議） 工作報告又稱綜合報告，用于

41、總結工作經驗、匯報工作進展情況或提出今后工作設想。 (2)情況報告（基本情況、主要問題和改進意見） 又稱專題報告，用來匯報遇到的重大問題或特殊情況、接辦事項的處理情況等。 (3)調查報告（檢查、視察和考察等，基本事實、事實的來源和性質、解決的方法和建議） 調查報告，是用書面語言表達調查研究結果并報送領導機關作為決策參考的一種報告。 (4)報送報告（依據、報送的內容、備案） 下級機關向上級機關報送公文、物件時，隨

42、文或隨物寫的一種報告，叫報送報告。,２、上行的意見與報告之間的區(qū)別問題,“報告”與上行的“意見”，不僅在行文方向上完全一致，而且內容也很近似，均含有陳述性的內容，有時在陳述情況的基礎上均有相應的今后工作意見。“報告”側重于匯報工作、反映情況，多數情況下不涉及今后具體工作意見，也不要求上級做出批示，只有所反映的情況涉及到工作中一些帶有普遍性的問題時，往往順勢針對問題提出今后的解決辦法，要求上級加以批轉，這就是人們通常所說的“呈轉性報告”

43、。“意見”（上行的）雖然也陳述情況，但這里的情況具有特定的內容，它通常是對工作中遇到的某一重要問題作出了分析與見解，而不像“報告”那樣是對工作情況的綜合與歸納，“意見”陳述情況的目的在于給意見的提出作鋪墊，所提的意見，不像“報告”在多數情況下對上級沒有批示或批轉的請求。,３、報告的作用,便于上級及時了解和掌握下級工作。下級及時獲得上級的全面指導。督促下級隨時檢查工作進程。為下一步工作的開展打下基礎。,４．報告的擬寫,報告正文由報

44、告導語、報告內容、報告結束語三部分構成。 報告導語。報告的開頭先要說明為什么要寫這份報告，概述什么時候接到上級的什么公文、什么指示或什么任務，本機關的執(zhí)行、辦理情況及結果如何，然后用“現將……報告如下”或“現將……匯報于后”之類的承啟用語轉入報告內容。 報告內容。這是報告正文的主干部分。工作報告要注意寫清開展某項工作的情況，包括主要過程、措施、結果、存在問題、今后打算等；情況報告要寫清事件發(fā)生的原因、經過、性質、看法

45、和處理意見；答復報告必須緊緊圍繞上級的詢問，回答上級提出的問題和情況，不能顧左右而言他。 報告結束語。寫在報告結尾處，另起一行，空兩格。常見的結束語多寫“特此報告"、“以上報告，請審閱”等。,５、請示與報告的區(qū)別,1．行文目的不同 報告的行文目的是為了向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關的詢問；請示的目的是為了向上級機關請求指示或批準。目的不同，是這兩個文種的根本性區(qū)別。 2．寫作結構不同 報

46、告的結構一般是先概括匯報基本情況，然后匯報主要成績、經驗、教訓、存在問題，并針對存在的問題，匯報今后的打算和安排等；請示的結構是先說明請示原因，在此基礎上引出請示的具體事項，最后是請示的結束語，典型的三層或三段式結構。要特別注意的是，報告中不能夾帶請示事項，而請示中可以有報告的成分。如果報告中涉及請示事項，應單獨挑出來，另外用請示行文。但請示中的請示原因部分實際上就是對有關情況的報告，如果不在請示的開頭部分把面臨的困難和問題報告清楚

47、，后面的請示事項就顯得沒有理由和前提，被批準的可能性就不大。所以說，請示中可以有也應該有報告的成分。 3．結束語不同報告的結束語多用“謹此報告，請審閱”、“特先報告，詳情容后續(xù)報”、“特此報告，請閱知”等；請示的結束語多用“請批示”、“請批準”等。 4．處理方式不同 上級對下級報送的請示必須表態(tài)；而對下級報送的報告可以表態(tài)，也可以不表態(tài)。這是處理方式上的區(qū)別。,6、請示與報告的區(qū)別,5．內容寬窄不同 報告的內容可

48、寬可窄，既有專題報告，也有綜合性報告；但請示只能一文一事。為了方便上級機關的處理和答復，請示總是專題的，不應該有綜合性請示。 6．發(fā)文時機不同請示都是在工作進行之前或進行之中發(fā)出的；而報告都是在工作完成以后或告一段落時發(fā)出的。請示在事前，報告都在事后。 7．報送制度不同 報告可以有“月報”、“季報”、“年報”等定期報告的規(guī)定；而請示只有在必要時才行文。不能也不應有定期請示的規(guī)定。 8．失誤后責任劃分不同 下級機關把

49、應該請示的問題寫成報告，使問題得不到及時處理而造成損失，由下級機關負責；上級機關對下級報送的請示未及時處理而造成損失，由上級機關負責。,,八、請示,1．請示的適用范圍 請示是下級機關向上級機關請求指示或批準時使用的文種。 2．請示的分類 (1)請求指示的請示 下級機關在工作中遇到了疑難問題，或是對上級的公文有不明了、不清楚的地方，可用請示向上級反映，要求上級機關給予明確的指示或解釋，以便更好地貫徹公文精神或開展

50、某項工作。 (2)請求批準的請示 根據有關規(guī)定和管理權限，有些公文需經上級機關批準后才能發(fā)布，如重要法規(guī)的發(fā)布、長遠規(guī)劃的調整等；由于本單位的情況特殊，難以執(zhí)行上級的統一規(guī)定，需要變通處理，但必須報請上級領導機關同意或認可；有些問題，需報請上級機關批準后才能辦理，如人事任免、機構的增減等。 (3)請求審批的請示 下級機關在開展工作的過程中，在人、財、物方面遇到困難，自己無法解決，可報請上級機關審核、備案、

51、批撥或調配使用等。如請求審批基建項目，請求貸款，請求劃撥人員編制等。,3．請示正文的擬寫,請示正文由請示原因、請示事項、結束語三部分組成。 (1)請示原因 開頭先提出為什么要請示，請示的依據是什么。 請示的依據可分為理論依據和事實依據兩種。理論依據是指以上級的某一公文精神為依據，事實依據是指以實際工作中的具體情況為依據。必要時，二者可結合起來，共同組成請示原因。 請示的原因既要簡明扼要，使人一目了然，又要

52、提供足夠的依據，令人信服。 (2)請示事項 緊接請示原因之后，具體寫出請示的具體事項。請求指示的請示事項主要寫遇到了什么問題，有哪幾種不同意見，現狀如何，并要求上級機關在哪些方面或哪幾個具體問題上給予明確的指示。請求批準的請示事項寫準備干什么，如何干，請求上級在哪些環(huán)節(jié)上給予支持或幫助，或請求上級批準承認，或請求上級撥款，或請求上級調配相應的人力、物力等。 (3)結束語請示的結束語一般在請示事項之后另起一行寫。

53、常用的結束語有：“以上事項，請明示”、“特此報請核批”、“以上請示，請予審核批準”、“妥否，請批復”等。,4．請示寫作注意事項,(1)不濫用請示 下級機關不能事無巨細一概向上級請示，凡是職權范圍內的事，要敢于負責，自行處理。 (2)請示應堅持一文一事的原則 請示忌一文多事，以便于公文的及時處理。 (3)請示的目的要明確 無論是哪一種請示，都應做到既提出問題，又要有自己的看法、設想或處理意見；不然的話，

54、上級機關就難以批復。 (4)請示的理由要充分 請示的理由一般包括兩個部分：一是需要，二是可能。比如，要請求列一個建設項目，就得說明對這個項目如何需要，甚至如何迫切需要，以及該項目建成后將會帶來怎樣的經濟效益、社會效益等。另一方面，還要說明上這個項目的可能性，包括地理條件、資源條件、社會條件、資金來源等。 (5)不要多頭主送 請示應送直接主管機關或部門，不要多頭主送。,5、“請示”與“請求批準函” 的區(qū)別,

55、按照公文處理法規(guī)的規(guī)定，請示是下級機關向上級機關請求指示和批準時使用的一種公文，其發(fā)文與受文單位之間必須具有直接的隸屬關系。就此例而言，××市人民警察學校系一正處級單位，級別較高；而市車輛管理所是一正科級單位，級別較低。二者之間不但級別不對等，而且不存在任何隸屬關系。因此,使用上行文的請示是不正確的，應改用平行文的“函”為妥當。根據公文處理法規(guī)的規(guī)定，函適用于不相隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準或答

56、復審批事項，因此，××市人民警察學校應用“函”來向市車輛管理所行文。    在實踐中，請示與函文種混用的現象較為普遍。之所以出現這種問題，既有發(fā)文單位本身的原因，認為是有求于人即應“低人一等”，也有受文單位的原因，認為自己手中握有某種權力即可“高人一籌”，以上級自居。這些做法是不正確的，不利于公文處理工作的規(guī)范化。,九、批復的寫法,1、批復的定義： 批復“適用于答復下級機關的

57、請示事項”。即批復是針對請示的，不能針對其他文種。有人把批復與批示相提并論，那是不對的。批復是一個法定文種，而批示是一種對收文的處理程序，不是法定文種。只有在特殊情況下，才能將“批示”作為一個準文種下行。,,,2、批復的分類,常用的批復有兩種： 1．只送報送請示的某一個下級機關的批復 絕大多數批復都屬這一類。如某局向直接上級機關請示增加人員編制，上級的批復只主送給該局就行了。 2．大量抄送各有關機關的批復

58、 這種批復除送報送請示的某一下級機關外，還需要大量抄送各有關機關。這類批復較為少見。只有所批復的請示具有一定代表性，答復一個機關就能解除許多機關的疑問時才將這一批復抄送各有關機關。,3、批復正文的擬寫,1．批復的標題 批復的標題，在一般情況下，與一般公文標題的寫法相同，即由發(fā)文機關、事由、文種三要素組成。如，《中華全國總工會關于鐵路工會經費上交和留用比例的批復》。也可用請示的標題作事由，如，《××省教委對的批復

59、》。也可在標題中把上級機關批準與否的態(tài)度寫進去，如，《國務院關于同意江蘇省設立無錫市馬山區(qū)給江蘇省人民政府的批復》。 2．批復的正文 批復的正文一般由批復引語、批復內容、結尾用語三部分構成。 (1)批復引語 先引述來文，包括來文的日期、標題、字號，必要時，還要簡述來文的請示事項。 (2)批復內容 這部分是批復的主體，應針對請示事項，表明同意與否的態(tài)度。有時，還應闡明同意或不同意的理由。 (3)結尾

60、用語 一般只寫“此復”或“特此批復”，并另起一行，表示全文的結束。也可不用這種結尾用語，只在表明態(tài)度，闡明理由或作完指示后即收束全文。,4、擬寫批復注意事項,1．要一事一批 請示必須一文一事，同理，批復也只能是一份批復只對應一份請示，而不能用一份批復對應多份請示。 2．批復要及時 下級的請示事項，無論是否批準，都應及時批復。如不能批準或不能馬上批準，在批復中講明理由即可。不能一味拖延，態(tài)度曖昧。 3．態(tài)度要明確

61、 批復中的觀點必須明確，同意就是同意，不同意就是不同意，緩辦就是緩辦，決不能含糊其詞，模棱兩可，讓人不得要領。,4、擬寫批復注意事項,4．批復要有依據 對下級的請示進行批復，必須根據有關政策、法令或規(guī)章制度，根據本機關的職權范圍，經過周密思考或調查研究，作出具體明確的答復。為慎重起見，有時還要寫明批復的根據，以備查考。切忌隨便批復，濫用職權。 5．針對性要強 批復必須緊緊圍繞請示事項，不能無的放矢、答非所問、復非所求，也

62、不能只答復請示中的一部分，而對另一部分不予表態(tài)，使下級無所適從。 6．篇幅要短小 批復應開門見山，直截了當。切忌長篇大論，枝節(jié)橫生。 7．措詞要準確 批復用詞應字斟句酌，防止發(fā)生歧義，貽誤工作。切忌使用“似屬可行”、“酌情辦理”、“最好去做”之類的詞語。,十、函的寫法,1、定義：函是平行文，“適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。按規(guī)定：“政府各部門依據部門職權可以相互行文和向下一

63、級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。 函的使用范圍較廣，凡是不相隸屬的單位之間，平級的黨政機關之間，政府及其部門與同級的軍事機關、群眾團體及其部門之間均可用函，不受系統、部門、行業(yè)、地域的限制。,2、函的分類,按函的定義，可分為商洽函、問復函、請準函三種。 （1）商洽函 “商”是商請、協商的意思；“洽”是接洽、洽談的意思。商洽函是行政機關、

64、社會團體、企事業(yè)單位之間使用最多的一種。特別是有關洽談人事調轉、清償債務、商品買賣、產權交易等方面的函還受法律的嚴格保護，可視作合同、協議的補充，一經雙方承諾或認可，即產生權利、義務關系，必須遵照執(zhí)行。,（2）問復函,“問”是詢問，“復”是答復，可視為兩種，但只是主動、被動而已，性質相同，合為一類。 不相隸屬的機關之間常有公務上往返問復的文書往來，因互相沒有隸屬關系，只能用函。 在有隸屬關系的上下級機關之間，上級對下級

65、可用函，但下級機關對上級的詢問事項不得用函答復，而應以報告或其他較函更鄭重的公文予以回答，以表示對上級機關的尊重。,( 3)請準(審批)函,用于向不相隸屬的主管機關請求批準或用來答復審批事項的函件，叫請準(審批)函。有關要求增加經費、調整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照等有關事項，需向主管部門行文，請求批準，因是不相隸屬的關系所應用函。主管部門答復請準函的叫審批函，仍是函。有些單位為了表示對主管部門的尊重，故意用請示，那是不對的。

66、請示只“適用于向上級機關請求指示、批準”，向沒有隸屬關系的業(yè)務主管部門請求批準，只能用函。主管部門審批時，也應用函，用批復是不對的。,請批、批答函,（一）知識要點1．請批、批答函的概念請批、批答函是請批函與批答函的合稱，是不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的公文。2．請批、批答函的類型（1）請批函請批函是向有關主管部門請求批準的函。 （2）批答函批答函是有關主管部門批答請批事項的函。,擬寫要點,請批、批答函的結構是：

67、標題 ＋ 主送機關 ＋ 正文 ＋ 落款 ＋ 成文日期這里，正文的構成是：發(fā)文緣由 ＋ 函事項 ＋ 尾語在發(fā)文緣由部分，請批函應說明發(fā)函的原因、根據或背景等；批答函應有引語，即引述對方函的標題、發(fā)文字號，表示收悉進行了研究處理。在事項部分，凡請批函均應說明具體事項，即要求主送機關協辦的事項，或要求解決的問題等。凡批答函均應回復發(fā)函機關的事項、批答其提出的請求。在尾語部分，請批函與批答函各有慣用尾語，如“請審查批準”、 “特此函復”等

68、。,3、函的分類,按函的定義，可分為商洽函、問復函、請準函三種。 （1）商洽函 “商”是商請、協商的意思；“洽”是接洽、洽談的意思。商洽函是行政機關、社會團體、企事業(yè)單位之間使用最多的一種。特別是有關洽談人事調轉、清償債務、商品買賣、產權交易等方面的函還受法律的嚴格保護，可視作合同、協議的補充，一經雙方承諾或認可，即產生權利、義務關系，必須遵照執(zhí)行。,（2）問復函,“問”是詢問，“復”是答復，可視為兩種，但只是主動、

69、被動而已，性質相同，合為一類。 不相隸屬的機關之間常有公務上往返問復的文書往來，因互相沒有隸屬關系，只能用函。 在有隸屬關系的上下級機關之間，上級對下級可用函，但下級機關對上級的詢問事項不得用函答復，而應以報告或其他較函更鄭重的公文予以回答，以表示對上級機關的尊重。,( 3)請準(審批)函,用于向不相隸屬的主管機關請求批準或用來答復審批事項的函件，叫請準(審批)函。有關要求增加經費、調整人員編制、減免稅收、申辦營業(yè)執(zhí)照