嘉源律師事務(wù)所紙質(zhì)文檔管理細則

1、1嘉源律師事務(wù)所紙質(zhì)文檔管理細則嘉源律師事務(wù)所紙質(zhì)文檔管理細則1總則總則1.1根據(jù)《嘉源律師事務(wù)所檔案管理規(guī)定》制定本細則。1.2紙質(zhì)文檔是指在項目進行過程中產(chǎn)生的以紙質(zhì)材料為載體的所有文件。1.3紙質(zhì)文檔要求集中統(tǒng)一管理。1.4紙質(zhì)文檔的管理與電文文檔的管理同步進行。2管理職責(zé)管理職責(zé)2.1項目文檔管理員負責(zé)所在項目紙質(zhì)文檔的統(tǒng)一管理。2.2項目組成員有責(zé)任將項目相關(guān)紙質(zhì)文檔交予項目文檔管理員統(tǒng)一管理。2.3檔案管理員負責(zé)所有項目紙質(zhì)

2、文檔的集中統(tǒng)一管理。3紙質(zhì)文檔的管理紙質(zhì)文檔的管理3.13.1紙質(zhì)項目文檔的分類紙質(zhì)項目文檔的分類可將目前的紙質(zhì)業(yè)務(wù)文檔分為以下幾類：（1)法律意見書。應(yīng)為嘉源出具的法律意見書的定稿，經(jīng)過簽字蓋章，標(biāo)注日期。（2)嘉源備忘錄。應(yīng)為嘉源出具的備忘錄的定稿。（3)申報材料。報國資委、證監(jiān)會等機構(gòu)的申報材料。（4)專業(yè)機構(gòu)報告。審計、評估等機構(gòu)出具的報告。（5)監(jiān)管機構(gòu)反饋意見。證監(jiān)會、國資委等機構(gòu)的反饋意見。（6)原始資料：公司按盡職調(diào)查清

3、單提供的文件（按照清單的類別進行分類保存）（7)所有收發(fā)傳真文件。應(yīng)視傳真的內(nèi)容分類保存，如以傳真形式提供的原始資料，則應(yīng)放到原始資料這一類中。（8)會議文件。周會、協(xié)調(diào)會等會議形成的文件。3⑤利用軟件的快速檢索功能，提供方便快捷查詢利用服務(wù)。（4）檔案管理員應(yīng)妥善地保管案卷，確保案卷的安全。（5）業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項目辦結(jié)和終止后的下一年起算。一般為七年，具體業(yè)務(wù)檔案視情況可延長保管期限。4檔案借閱檔案借閱4.1律師和助理有借閱