后勤集團檔案管理細則

1、1河海大學后勤集團檔案管理實施細則河海大學后勤集團檔案管理實施細則為切實加強后勤集團文書檔案的管理，推進文書立卷歸檔工作的規(guī)范化、標準化，根據(jù)集團實際情況，特制訂本細則。本細則規(guī)定了人事管理、行政管理、財務管理、經營管理、生產技術管理文件材料的形成、立卷、歸檔范圍、保管期限及管理辦法。一、檔案的收集與管理一、檔案的收集與管理1、堅持部門收集、管理文件材料制度，各部門須建立健全平時歸卷制度。對處理完畢的文件材料，由檔案管理員集中統(tǒng)一歸檔和

2、保管。2、凡集團發(fā)出的公文，一律由集團辦公室統(tǒng)一收集管理。3、由幾個部門參與辦理的工作，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。4、會議文件由會議主辦部門收集歸檔。5、檔案室對新接收的檔案須及時進行編目、統(tǒng)計，編制檢索工具等。6、檔案室在管理活動中須維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保持檔案的原貌，做到分類合理，排列有序。7、立卷分工、立卷分工（1）上級黨、政、管理機構的來文，由集團辦公室分別立卷歸檔。（2）上級業(yè)務主管部門的來文，由本

3、級業(yè)務主管部門立卷歸檔。（3）各部門、辦事機構和區(qū)域起草的文件、材料，由起草單位（部門）立卷歸檔。（4）各部門辦事機構和區(qū)域召開的專業(yè)會議或其它重要活動形成的文件材料，分別由各部門立卷歸檔；由幾個部門聯(lián)合形成的文件材料，由主辦或牽頭部門立卷歸檔。（5）由下級部門起草，以上級的名義發(fā)布的文件，由上級部門立卷歸檔，起草部門存副本。二、檔案的立卷二、檔案的立卷1、組卷方法、組卷方法31）密不可分的文件按重要程度依次排列，集團文件材料在前，上級

4、或下級文件材料在后。2）請示與批復，批復在前、請示在后。3）正文在前，附件在后。4）轉發(fā)件和被轉發(fā)件一起組卷時，轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后。5）印件在前，定稿在后。重要法規(guī)性文件的歷次稿件依次排在定稿后。6）非訴訟案件排列順序為：上級批復、結論（處分決定）、調查報告及主要證據(jù)材料、本人檢查及本人意見、組織說明、基層意見等。（2）按問題—時間排列反映同一問題的文件材料組成一個案卷時，按文件形成的時間先后順序排列；幾個問題組成一卷時，先按問題

5、分開，再按時間順序排列。（3）按地區(qū)—時間排列由同一管轄區(qū)內的幾個單位組成一卷時，先分開單位再按時間順序排列。（4）按作者—時間排列先分開作者，再按時間排列。（5）按姓氏筆劃排列對某些人事案卷組成的卷，可按姓氏筆劃排列。3、卷內文件編號（、卷內文件編號（采用阿拉伯數(shù)字）（1）卷內文件系統(tǒng)排列后，用鉛筆編寫頁號。（2）凡有文件字跡的頁面，均應一頁編一個頁號，正面編在右上角，反面編在左上角。（3）大張圖表折疊后，編一個頁號。（4）裝訂的案卷