會(huì)計(jì)檔案整理方法講義

1、會(huì)計(jì)檔案整理方法講義漢中市檔案局 郭金光,,一、會(huì)計(jì)檔案概念,會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。（財(cái)政部和國(guó)家檔案局財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條）,二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍,1、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；2、會(huì)計(jì)帳簿類(lèi)：總帳，明細(xì)帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì)計(jì)帳簿；3、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：年度財(cái)

2、務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。,二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容與歸檔范圍,4、其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)?！镒ⅲ簩?shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料也應(yīng)歸檔。（其它類(lèi)）,三、歸檔時(shí)間,當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)材料，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)的專（兼）職人員在次年第一季度內(nèi)按立卷要求分類(lèi)整理裝訂，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年后，由會(huì)計(jì)部門(mén)

3、編制移交清冊(cè)，向本單位綜合檔案室移交統(tǒng)一保管。,四、歸檔要求,1、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷， 裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。要建立立卷歸檔、移交、復(fù)印、借閱、 保管、銷(xiāo)毀等制度。2、月度、季度報(bào)表不用按歸檔要求整理，可由財(cái)務(wù)部門(mén)自行保管至5年期滿后編制清冊(cè)銷(xiāo)毀。3、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)帳單等按要求裝訂成冊(cè)，保管期限為5年。4、已開(kāi)具的發(fā)票（或收據(jù)）存根聯(lián)，整本的不用裝訂，保管期限為

4、5年。,五、保管期限,會(huì)計(jì)檔案保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。 各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限參照（附表一、二）所列期限執(zhí)行。 ▲ 會(huì)計(jì)檔案保管期限除年度報(bào)表類(lèi)按“永久”中文表示外，其它類(lèi)的保管期限用數(shù)字表示。,六、分類(lèi)與代號(hào),會(huì)計(jì)檔案分為四大類(lèi)：即：財(cái)務(wù)報(bào)告、帳薄、憑證、其它類(lèi) 機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“KJ”，企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案代號(hào)是“9”

5、，其中： 憑證1 帳簿2 財(cái)務(wù)報(bào)告3 其他4機(jī)關(guān) ： KJ1 KJ2 KJ3 KJ42000 2005六年 2006 2007 2011002 003 020 021 120目錄號(hào)KJ3.2 案卷號(hào)002,六、分類(lèi)與代號(hào) 分類(lèi)方案,六、分類(lèi)與代號(hào),如果本單位設(shè)有

6、其它帳戶的會(huì)計(jì)檔案需要獨(dú)立立卷的，在一級(jí)屬類(lèi)后面加二級(jí)屬類(lèi)。模式： 報(bào)表3 帳簿2 憑證1 其他4例： KJ1.2010.1——政府辦 KJ1.2010.2——投資服務(wù)中心 KJ12010.3——拆遷辦,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,1、立卷（1）年度報(bào)表獨(dú)立組卷。 ▲對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析和說(shuō)明的文字，如財(cái)務(wù)情況說(shuō)明、財(cái)務(wù)報(bào)告等，是會(huì)計(jì)

7、報(bào)表的重要組成部分，要與報(bào)表一同組卷歸檔，并置于被說(shuō)明的報(bào)表前。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,（2）帳薄一冊(cè)一卷，每本帳?。ò娝慊芾淼膸け。┰谠饷嬗疑辖琴N上會(huì)計(jì)檔案“小標(biāo)簽”，并按標(biāo)簽上的內(nèi)容填寫(xiě)。模式：,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,★對(duì)活頁(yè)式、卡片式帳簿，在年終結(jié)帳后，應(yīng)拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會(huì)計(jì)檔案小標(biāo)簽。 （3）會(huì)計(jì)憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會(huì)計(jì)人員在完成報(bào)帳手續(xù)后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證

8、、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據(jù)其數(shù)量多少，組成一卷或多卷。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,★整理會(huì)計(jì)憑證應(yīng)注意的問(wèn)題： 由于會(huì)計(jì)憑證在若干年內(nèi)具有查考作用，所以會(huì)計(jì)人員在憑證裝訂成冊(cè)后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負(fù)責(zé)，并說(shuō)明這種卷冊(cè)不許其他任何人拆開(kāi)，以防抽換、舞弊。 凡屬本單位房地產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)合同、人員工資、涉及外事、數(shù)額較大的開(kāi)支和固定資產(chǎn)的憑證應(yīng)單獨(dú)裝釘，可與本年度的憑證一起

9、編號(hào)，在目錄注明永久或長(zhǎng)期保管期限。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,2、編目（1）編頁(yè)碼 ▲會(huì)計(jì)報(bào)表卷內(nèi)文件材料均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。 ▲頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件材料在其右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，正面在其右上角，背面在其左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 ▲訂本式帳簿不用拆去空白頁(yè)，按已有填寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編順序號(hào)。 ▲會(huì)計(jì)憑證檔案不用打頁(yè)碼。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,（2）卷內(nèi)文件目

10、錄編制 ▲年度報(bào)表按卷內(nèi)文件目錄的格式照實(shí)抄錄。 卷內(nèi)目錄 案卷號(hào)：1,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,▲帳薄、憑證檔案不用編制卷內(nèi)文件目錄。 （3）案卷號(hào)編制 案卷號(hào)指的是案卷在整理過(guò)程中排列的序號(hào)。同一類(lèi)別下若干年編一個(gè)案卷順序號(hào)，但這個(gè)案卷順序號(hào)最大不超過(guò)四位數(shù)。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,示例： D2－1~800（19

11、91 ~2000年） 到了2001年，可作一個(gè)斷號(hào)，即： D2－1 ~983（2001 ~2010年） 所不同的區(qū)分是在目錄號(hào)上，即： 1991 ~2000年： D2－1 2001 ~2010年： D2－2★同一年里帳簿不分屬類(lèi)，不分保管期限排列編案卷號(hào)。★憑證、工資表的排列按形成時(shí)間先后排列。,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,（4）案卷封面、卷內(nèi)備考表編制★案卷題名要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)

12、文件材料的內(nèi)容。例如：“荔灣區(qū)政府辦公室2004年度會(huì)計(jì)報(bào)表”★年度報(bào)表的封面必須用電腦打印?！锞韮?nèi)備考表編制,,,荔灣區(qū)政府辦公室２００４年度會(huì)計(jì)報(bào)表,荔灣區(qū)政府辦公室,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,3、裝訂入盒 （1）組好的案卷年度報(bào)表，依次按照案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側(cè)裝訂。 （2）會(huì)計(jì)憑證必須使用國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的“會(huì)計(jì)檔案憑證軟封面”來(lái)裝訂，封面要按項(xiàng)目

13、填寫(xiě)。,,３,D3-1,2004,張三,,李四,1,荔灣區(qū)政府辦公室,,D3-1,2004,（3）各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案，按案卷號(hào)順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類(lèi)的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫(xiě)，只填寫(xiě)脊背的內(nèi)容。,,,★對(duì)帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。,2004.1,D3-1,1～2,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,4、案卷目錄及目錄號(hào)的編制 （1）案卷目錄按目錄的格式照實(shí)抄錄，用森藍(lán)文檔管理軟件進(jìn)行著錄管理，打印一式二份與相應(yīng)的

14、卷內(nèi)文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會(huì)計(jì)部門(mén)保管，一份向本單位綜合檔案室移交。 案 卷 目 錄,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,（2）按報(bào)表、帳薄、憑證、工資表及其它類(lèi)等五類(lèi)產(chǎn)生的目錄裝訂成檢索目錄，每?jī)?cè)目錄編一個(gè)目錄號(hào)，如：D1—1~n、D2—1~n、D3—1~n、D4—1~n、D5—1~n，每滿一冊(cè)斷號(hào)。模式：機(jī)關(guān)：D1——1～n

15、 目錄順序號(hào)　　　　　　　　　　　　　一級(jí)屬類(lèi)（報(bào)表）　　　　　　　　　　　　　大類(lèi)代號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）企業(yè)：９.1——１～n 目錄順序號(hào) 一級(jí)屬類(lèi)（報(bào)表）

16、 大類(lèi)代號(hào)（會(huì)計(jì)檔案）,,,,,,,,,,,,,七、會(huì)計(jì)檔案的整理要求,（3）目錄夾封面、脊背的編制 目錄夾封面,目錄夾脊背,八、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀,1、鑒定：組成鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員組成）；2、銷(xiāo)毀程序按《辦法》第十條執(zhí)行。3、銷(xiāo)毀審批表模式： 經(jīng)鑒定后，清出無(wú)保存價(jià)值的報(bào)表 卷（冊(cè)）,帳簿 卷（冊(cè)）， 憑證 卷（冊(cè)）

17、應(yīng)予以銷(xiāo)毀，請(qǐng)審批。 鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人（簽名） 年 月 日 主管負(fù)責(zé)人（簽名） 年 月 日 監(jiān) 銷(xiāo) 人（簽名）　　　　　　　　　　　　　　年　　月