檔案整理基本方法講座1

1、檔案整理基本技能,主講人—陳明,2010.05.29,文件材料立卷方法既是古今中外從事文書、檔案工作研究者探索的課題，又是從事具體立卷工作者的難題。,前 言,一、文書檔案的整理基本技能,文書檔案的整理主要有兩種方法：一是按卷整理，也就是我們平常所說的傳統(tǒng)文書整理方法；另一種是按件整理，也就是歸檔文件整理。,文書檔案的整理（卷）,,收集,剔除不必歸檔的文件材料,,分類組卷,,,,卷內(nèi)文件排列,擬寫案卷標(biāo)題,復(fù)查調(diào)整,,,,編頁號,填寫卷

2、內(nèi)文件目錄,拆除金屬物,,,,,,,裱糊,裝訂,填寫案卷封面,填寫備考表,案卷排列,編制案卷目錄,文書檔案的整理（件）,,文件的收集,剔除,,裝訂,,,,編頁號,確定保管期限,歸檔文件的分類,,,,歸檔文件的排列,編號,編制目錄,,,,,填寫備考表,裝盒,填寫檔案盒封面、盒脊,編盒號,,排列上架,文件的收集,本單位在生產(chǎn)建設(shè)和管理活動中形成的，具有查考利用價值的，作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。,收集的重點,注意,剔除,對文件材料的

3、剔除,一份文件歸檔與不歸檔，要站在本村的角度上來權(quán)衡，有用則留，無用則不留。,對歸檔文件上金屬物的剔除,如釘書針、大頭針、回形針等。,防止兩種傾向,把關(guān)不嚴(yán)，凡文必檔。,要求過嚴(yán)，使該歸檔的文件被剔除，給以后利用造成困難。,裝訂,歸檔文件的裝訂，是歸檔文件整理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。采用符合檔案保護技術(shù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，以固定文件頁次，防止散失，便于保管和利用。,歸檔文件的整理是以件為單位進行的。,,一般情況下一份文件就是一件 。,文

4、件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；,正文與附件為一件（附件數(shù)量太多或太厚的，也可各為一件）；,文件附有文件處理單、擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示、簽批條的，應(yīng)與文件同為一件；,原件與復(fù)制件為一件；,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；,來文與復(fù)文為一件；,各種報表、名冊、圖表等按其原來的裝訂方式，一冊或一本為一件。,正本在前，定稿在后；,正文在前，附件在后；,原件在前，復(fù)制件在后；,轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；,批復(fù)性文件在前，來文在后；,有文

5、件處理單的，應(yīng)作為文件的首頁與文件一同歸檔。,采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將文件內(nèi)的紙張左側(cè)對齊的同時將下側(cè)對齊。,采用左上角裝訂的，應(yīng)讓文件內(nèi)的紙張左側(cè)對齊的同時讓上側(cè)對齊。,選擇粗細適中的棉線或不銹鋼釘書針裝訂進行裝訂,,×××××× ××× ××× ××× ×××

6、; ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×

7、15;× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× &

8、#215;×× ×××,,,三點一線裝訂,,,,,,×××××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××

9、; ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×

10、15;× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××,,,,,,,,,不銹鋼釘,,,×

11、;××××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××

12、5; ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×&#

13、215;× ××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××,,,,,,,,,,,,,,縫繩機走線,,,編頁號,以件為單位編頁號，凡有文字、圖表的頁面均應(yīng)編制頁號。如果是幾份文件同為一件時，逐頁編制總頁號。,注:頁

14、號的位置應(yīng)編在文件的右下角或左上角。,確定保管期限,對于一件歸檔文件，如何確定它的保管期限，要站在本單位的角度來考慮，總的原則是：由價值決定期限，價值高則期限長，價值低則期限短。,上級文件,針對本單位的機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制、職稱評聘、表彰先進或處分的文件,永久,反映本單位主要職能活動的文件,反映本單位非主要職能活動的文件,貫徹執(zhí)行,政策性、法規(guī)性,30年,10年,＋,＝,＝,＝,注：上級文件包含上級主管機關(guān)、非主管機關(guān)和平級

15、機關(guān)的文件,本級文件,反映本單位歷史面貌、領(lǐng)導(dǎo)決策、人事、主要職能活動的文件,永久,反映本單位非主要職能活動的文件,一般事務(wù)性、參考性、臨時性的文件,30年,10年,＋,＝,＝,＝,注：本單位正式發(fā)文要從文件的內(nèi)容價值考慮。情況簡報一般放在30年立卷。,下級文件,典型性、綜合性的文件,一般事務(wù)性、參考性、臨時性的文件,30年,10年,＋,＝,＝,注：下級機關(guān)報送的文件材料可遵循不報就不歸，報了就歸的原則。,歸檔文件的分類,通用的分類方法

16、是年度――保管期限―機構(gòu)（問題）。在平時的工作中，可按二級分類法或三級分類法進行。,例：2007年―――永久 、30年、10年 2008年―――永久 、30年、10年 2009年―――永久 、30年、10年,例：2007年―黨群政務(wù)―永久 、30年、10年 綜合治理―永久 、30年、10年 社會保障―永久

17、、30年、10年,1、年度,將文件按其形成年度分開，把屬于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分開。,注：只考慮文件形成年，不考慮文件內(nèi)容針對的年度。,2、問題,將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開，把反映同一問題的文件集中在一起，以保持與同一問題有關(guān)的文件之間的歷史聯(lián)系。,黨群類,行政類,干部任免,中層干部任免,主要領(lǐng)導(dǎo)干部任免,干部免職,干部任職,如：黨委書記、黨委委員、團支部書記、工會主席等,如：鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）長、局長等,如：科長、股長等,如

18、：書記、局長等,,,,,人事工作,3、機構(gòu),將文件按編委批準(zhǔn)的內(nèi)設(shè)組織機構(gòu)分開，把同內(nèi)設(shè)機構(gòu)的文件集中在一起。,兩點要求,①分類方案必須科學(xué)實用，保證文件無交叉，無遺漏。,②分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確實需要調(diào)整時，只能微調(diào)，不可大動，以免造成混亂。,歸檔文件的排列,歸檔文件在確定保管期限、分清年度以后，應(yīng)按問題相對集中，使文件類型鮮明清楚。在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間，重要程度排列。,按時間順序排列,同一事由的歸檔文件，按

19、文件形成的時間順序排列。,按重要程度排列,不同事由的歸檔文件，按事由的重要程度排列。,編號,歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。,歸檔章的項目有全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)、類別名稱（機構(gòu)或問題）等。,必須使用符合檔案保護要求的字跡材料填寫，如碳素墨水。禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅藍墨水等不耐久的書寫材料填寫。,全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代號。,年度：是文件的形成年度，采用公

20、元紀(jì)元，以四位阿拉件數(shù)字標(biāo)注，如2008年，應(yīng)標(biāo)注為“2008”而不能簡化為“08”。,保管期限：按歸檔文件劃定的保管期限填寫，是哪種保期限就填寫哪一種。,室編件號：按歸檔文件排列順序編寫的件號填寫，由檔案室負責(zé)填寫。,類別：填寫類別的規(guī)范化簡稱，采用機構(gòu)分類的，填寫機構(gòu)名稱，采用問題分類法分類的，填寫問題類名。,頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)，即一件文件最后一頁的頁碼。,歸檔文件目錄設(shè)置的項目：件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。

21、,編制目錄,1、件號,件號：指歸檔文件的室編件號 。,2、責(zé)任者,責(zé)任者：指制發(fā)文件的單位或個人。填寫時應(yīng)寫全稱或通用簡稱，責(zé)任者過多時可適當(dāng)簡略，即第一個責(zé)任者+本單位。,注意,3、文號,文號：指發(fā)文字號，應(yīng)填寫機關(guān)代字、年度、文件順序號。,注意,4、題名,題名：指文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實抄錄，副標(biāo)題不抄錄，文件沒有標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的，應(yīng)補充擬定標(biāo)題，并加中括號[  ]。,注意,如：杭州市政府有一份文件，完整的題名是

22、《杭州市政府關(guān)于構(gòu)建和諧社區(qū)的通知》。題名欄只需填入“關(guān)于構(gòu)建和諧社區(qū)的通知”。,如：中共杭州市委組織部印發(fā)的任免文件，有的題名中僅有“通知”兩個字，則必須補充擬寫文件事由，加在文種之前，以便查閱，可擬寫為“[關(guān)于干部任免的]通知”。,①原題名只有文種的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補充擬寫文件題名。,如：“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2008〕29號文件的通知”，從文件題名中看不出文件的內(nèi)容，實際上是關(guān)于加強社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的文件，填寫題名時

23、，應(yīng)補充為“關(guān)于貫徹執(zhí)行中發(fā)〔2008〕29號文件[加強社區(qū)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)]的通知”。,②文件題名中以發(fā)文字號代替文件內(nèi)容的，應(yīng)據(jù)文件內(nèi)容補充題名。,如：原標(biāo)題《中共杭州市委組織部關(guān)于陳業(yè)秀等同志職務(wù)任免的通知》。在這個通知里，有我們市檔案局錢云祥一名同志的職務(wù)任免。那么，市檔案局存檔此文件時，標(biāo)題要重新擬為［關(guān)于錢云祥等同志職務(wù)任免的通知］。,③原標(biāo)題不針對立檔單位事由（問題）但文件內(nèi)容中涉及到立檔單位的，應(yīng)按實際內(nèi)容改換

24、原標(biāo)題。,如：杭州市檔案局寫給潘祖光副市長的請示：《杭州市檔案局關(guān)于召開檔案工作表彰大會的請示》，潘祖光副市長作了批示，不再另外行文答復(fù)，此時，文件處理單與請示件為一件，題名可以擬寫為：[關(guān)于杭州市檔案局召開檔案工作表彰大會的批復(fù)]，責(zé)任者一欄填寫為“潘祖光副市長”。,①領(lǐng)導(dǎo)只是在文件處理單上做了意見或者批示，沒有正式行文答復(fù)，這張文件處理單就可以看作是復(fù)文。,②只在請示件上簽批請示意見，可在請示件題名的后面補充。,如：“關(guān)于

25、購買復(fù)印機的請示、[批復(fù)]”。,如：原標(biāo)題《關(guān)于進一步加強我市精神文明建設(shè)的決定》，附件是：市民公約。那么題名應(yīng)為：“關(guān)于進一步加強我市精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約）”。,①如果附件多，內(nèi)容比正件重要，又是單件裝訂，附件的題名要依次列出，題名前加“附件×”。,② 正文題名不能反映出附件內(nèi)容的，要在正件題名后抄錄附件題名，外加“（）”號。,如：××會議記錄［1、×××&

26、#215;；2、××××］。 會議紀(jì)要的填寫：××××會議紀(jì)要（第×期）：［××××××××］。 簡報、令、情況反映等填寫方法類同會議紀(jì)要形式。,如：國家機關(guān)、企事業(yè)單位干部定期統(tǒng)計報表擬寫為：××××年干部定

27、期統(tǒng)計報表,5、日期,日期：即文件的形成日期，填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，前4位為年，后4位為月日。月日不是兩位數(shù)時，數(shù)前補 “0”。,注意,6、頁數(shù),頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)，即該文件最后一頁的頁碼。一份文件由幾個部分組成的，把幾個組成部分的頁數(shù)相加之和即是這份文件的頁數(shù)。,注意,7、備注,備注：填寫文件需要補充和說明的情況，包括文件殘損、修改、移出、銷毀等。備注欄填寫不下時，可在備注欄內(nèi)加注“*”號，將具體內(nèi)容移

28、入備考表中填寫。,①歸檔文件目錄封面,一、杭州市衛(wèi)生局文書檔案采用組織機構(gòu)－－年度分類法，文件整理按照文件級整理，文件按機關(guān)黨委、辦公室、人事保衛(wèi)科、醫(yī)政科（中醫(yī)管理科）、預(yù)防保健科、基建財務(wù)科、干部保健辦公室 、市獻血辦 、市愛衛(wèi)辦順序排列。二、市衛(wèi)生局二00八年度文書檔案共整理1235件，其中永久1034件、30年38件、10年161件。,②整理說明,杭州市衛(wèi)生局文件材料整理說明,③目次,目 次,永 久,④歸檔文件目錄,盒

29、號：1,保管期限：永久,歸 檔 文 件 目 錄,備考表：放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。,填寫備考表,盒內(nèi)情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。屬于歸檔文件整理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由整理歸檔文件的人員負責(zé)填寫；屬于檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的情況，由檔案人員負責(zé)填寫。,整理人：即負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。,檢查人：即負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。,日期：歸檔文件整理完結(jié)的具體時間，即年、月、

30、日。,裝盒,裝盒完畢，應(yīng)在檔案盒封面上填寫全宗名稱，即單位名稱。,,填寫檔案盒封面、盒脊,,全宗號：按照市檔案館給各單位定的全宗號填寫。,年度：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,保管期限：填寫永久、30年或10年,4）機構(gòu)（問題）：填寫分類方案中相應(yīng)機構(gòu)（問題）的類目名稱。,5）起止件號：在“室”欄填寫該盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件的件號,用“／”把這兩個件號連接起來?！梆^”欄暫不用填寫。,編盒號,排列上架,,分類,裝訂,,填寫案卷封面,,,編制會

31、計檔案目錄,編制案卷號,二、會計檔案的整理基本技能,,,分類,類別――年度――保管期限,,裝訂,憑證,Ａ、去掉金屬物，選取適當(dāng)厚度（一般不超過5厘米）。,Ｂ、以上邊和左邊整齊為準(zhǔn)，右邊和下邊要求折疊整齊。,C、用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角 。,D、加蓋騎縫章 。,,裝訂,帳簿,B、左側(cè)裝訂：三點一線 。,C、對訂本式帳簿（死頁帳），不需拆去空頁，按已有填寫內(nèi)容的頁面編順序號，或在使用前已編上連續(xù)頁號，可直接利用原有頁號。,D、對

32、活頁式、卡片式帳簿活頁帳，應(yīng)拆除硬封面，抽出空頁，重新，另加封面、封底，裝訂成冊。,Ａ、按自然形成的帳簿，一冊一卷 。,,裝訂,報表,D、編制卷內(nèi)目錄（同文檔），加加封面。,E、左側(cè)裝訂，三點一線。,A、月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)分別裝訂立卷，也可合為一卷 。,B、決算審核意見書、審計報告等應(yīng)分別附在該期財務(wù)報告后一起裝訂 。,C、財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前 。,,裝訂,其它類,A、調(diào)節(jié)表、對賬單等

33、裝訂成冊 。,B、發(fā)票或收據(jù)存根聯(lián)整本的不用裝訂 。,C、移交清冊、檔案目錄、銷毀清冊等裝訂成冊 。,填寫案卷封面,全部會計檔案均按要求填寫 案卷封面。,雜卷題名格式,立檔單位名稱,年度,文件內(nèi)容,文件名稱,＋,＋,＋,例 杭州市人事局 二OO八年度 現(xiàn)金出納 帳,編制會計檔案目錄,會計檔案目錄 類別：,編制案卷號,,收集,挑選照片,,排列

34、,,,編號,擬寫說明,,編制目錄,三、照片檔案的整理基本技能,收集,反映本單位主要職能活動和重要工作成果的照片,反映上級領(lǐng)導(dǎo)來本單位指導(dǎo)、視察的照片,反映本單位各種榮譽的照片,反映本單位歷史、單位面貌的照片,挑選照片,排列,注：照片不需要區(qū)分保管期限,照片號,案卷內(nèi)照片的順序號。,底片號,一個單位編一個流水號。,參見號,與本張(組)照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。,格式,(類別)檔號,,(文書檔案)13—2—58,編號,擬寫說明,以一組照片

35、為單位擬寫總說明,事由,反映事件、事物的情由,時間,事件發(fā)生的時間和拍攝時間,地點,被攝物所在的具體地點,人物,照片上主要人物的姓名、身分,背景,揭示主題具有一定作用的背景,攝影者,照片的拍攝單位和拍攝人,注明本組照片共多少張照片,打印并貼在這組照片的上方,根據(jù)本張照片的內(nèi)容，由整理者點出的標(biāo)題式名稱。,位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方。,以每張照片為單位擬寫小說明,編制目錄,,收集,分類,,排列,,編目,,貼簽,四、實物檔案的整理基本