附錄一機(jī)關(guān)公文傳真作業(yè)辦法

1、1臺北市政府公文電子交換作業(yè)要點(diǎn)臺北市政府公文電子交換作業(yè)要點(diǎn)中華民國八十七年一月九日府秘二字第八六一○一八二八○○號一、臺北市政府（以下簡稱本府），為簡化文書作業(yè)，運(yùn)用電子化處理，提高行政效能，實(shí)施公文電子交換（以下簡稱電子交換），以求瞬即送達(dá)，爰依公文程式條例第十二條之一及機(jī)關(guān)公文電子交換作業(yè)辦法第十二條規(guī)定，訂定本要點(diǎn)。二、本府電子交換作業(yè)，依本要點(diǎn)之規(guī)定，本要點(diǎn)未規(guī)定者，適用本府文書處理實(shí)施要點(diǎn)或其他有關(guān)法令之規(guī)定。三、本要點(diǎn)用

2、詞定義如左：（一）電子交換：指將文件資料由電腦系統(tǒng)，透過網(wǎng)路或電子交換中心，予以傳遞收受者。（二）各機(jī)關(guān)：係指本府所屬機(jī)關(guān)、學(xué)校、事業(yè)機(jī)構(gòu)。（三）行文群組：為簡化文書作業(yè)手續(xù)，對於經(jīng)常行文對象，予以分類編組，各組取其概括性通稱，賦予統(tǒng)一簡稱，公告週知，於群組行文時(shí)敘入正、副本項(xiàng)下用之。（四）電子信箱位址：表示機(jī)關(guān)（單位或個(gè)人）所在的國家、網(wǎng)路系統(tǒng)及工作主機(jī)，組成收件者位址，供收受電子文件之用。四、權(quán)責(zé)劃分如左：（一）本府秘書處（以下簡稱

3、秘書處）：負(fù)責(zé)本府電子交換文書、檔案之行政與管理事宜。（二）本府資訊中心（以下簡稱資訊中心）：負(fù)責(zé)綜理本府電子交換資訊技術(shù)及公文電子交換中心之設(shè)置與管理事宜。（三）本府研究發(fā)展考核委員會（以下簡稱研考會）：負(fù)責(zé)本府電子交換時(shí)效之稽查事宜。（四）本府政風(fēng)處（以下簡稱政風(fēng)處）：會同資訊中心負(fù)責(zé)本府電子交換安全之稽核事宜。（五）各機(jī)關(guān)應(yīng)依資訊中心公布之電子交換環(huán)境需求，建置電腦硬軟體設(shè)備。（六）本府各局處應(yīng)督促附屬機(jī)關(guān)，完成電子交換設(shè)備之建置

4、與作業(yè)。（七）秘書處、研考會、政風(fēng)處、資訊中心得隨時(shí)或定期就職掌業(yè)務(wù)，對各機(jī)關(guān)實(shí)施督3由資訊中心規(guī)範(fàn)之。（一）公文電子交換中心功能：其功能要能衡酌資訊技術(shù)之發(fā)展及業(yè)務(wù)需要，以滿足各機(jī)關(guān)需求，作最適之管理。（二）前置處理軟體功能：其功能要能衡酌法規(guī)面、技術(shù)面、業(yè)務(wù)面、使用面需要，以滿足各機(jī)關(guān)需求，作最適之使用管理。（三）設(shè)備需求及通信協(xié)定標(biāo)準(zhǔn)：參與電子交換作業(yè)所具備之設(shè)備需求及通信協(xié)定標(biāo)準(zhǔn)，宜及早規(guī)範(fàn)，以資因應(yīng)。十、公文製作規(guī)定：（一）使

5、用行政院研究發(fā)展考核委員會委託驗(yàn)證通過之公文製作軟體。（二）不得自行造字及符號，使用常用易懂文字，避免用冷僻字。（三）不得側(cè)書、併排。（四）文中日期、文號以國字小寫表示。（五）公文遇分項(xiàng)條列時(shí)，表達(dá)各項(xiàng)順序之?dāng)?shù)字及符號採一字（符號）一碼方式處理：如一、二、三、....，（一）（二）（三）...，1、2、3、....，(1)(2)(3)..。（六）受文者是否含附件應(yīng)個(gè)別表示。（七）使用楷書字型。（八）附件隨文或另送（非電子交換），應(yīng)於附件

6、項(xiàng)下，附件名稱及數(shù)量之末，以括號註明之。（九）敘稿時(shí)，正文之後，不必書首長職銜姓氏。十一、文稿校發(fā)規(guī)定：（一）校對人員應(yīng)注意事項(xiàng)：1.急要文稿，優(yōu)先處理。2.稿非經(jīng)判發(fā)，不得校發(fā)。3.判發(fā)稿回交承辦人員或逕送繕、校人員，依批示及改定內(nèi)容一一訂正電子檔，俟完成下列校檢事項(xiàng)無誤後，即將稿轉(zhuǎn)文、轉(zhuǎn)成交換檔並列印兼有非電子交換所需文件、份數(shù)。4.視設(shè)備以決定由螢?zāi)簧先撔蛄杏∪男Α?.全文之款式、內(nèi)容、符號應(yīng)正確無誤。6.文內(nèi)數(shù)字、人名