oa系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)

1、OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)G271文獻標識碼：AOA系統(tǒng)即辦公自動化（OfficeAutomation），屬于現(xiàn)代化辦公設(shè)備與計算機網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的一種新型辦公方式。OA系統(tǒng)不僅能夠節(jié)約行政成本，還能夠有效提高工作效率[1]。在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，OA系統(tǒng)逐漸融入了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公、知識管理等先進理念[1]，實現(xiàn)了向計算機網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化和智能化發(fā)展。將OA系統(tǒng)與檔案管理結(jié)合，OA系統(tǒng)的運行通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)生成或傳

2、輸電子文件實現(xiàn)這在很大程度上節(jié)省了文稿打印、裝訂等步驟，還能夠簡化文件的過程。從檔案管理工作人員的角度而言，利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的共享[2]，減少了其中工作量的重復(fù)性[3]，有效實現(xiàn)了協(xié)同作業(yè)。因此，越來越多的醫(yī)院利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢將其與醫(yī)院檔案管理結(jié)合。1檔案管理視角下醫(yī)院OA系統(tǒng)文件文件管理現(xiàn)狀1.1忽視檔案管理人員的參與OA系統(tǒng)文件管理功能對檔案管理有著重要意義。在實現(xiàn)醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，一般只會強調(diào)技術(shù)人員與職能工作人員

3、的參與，忽視了檔案管理人員的參與。雖然在進行OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)的過程中，技術(shù)人員與職能部門的參與非常重要，但是忽視檔案管理人員的參與，就可能與檔案管理工作脫節(jié)，導(dǎo)致后期檔案的各項工作效率無法有效提高。因此在進行OA系統(tǒng)功能建設(shè)的過程中，需要從思想上提高對檔案管理的重視，積極鼓勵檔案管理等各個環(huán)節(jié)[6]，實現(xiàn)的不僅是對檔案管理的描述，還需要加強對電子文件的全程監(jiān)控。2.2實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性在以檔案管理為視角的OA系統(tǒng)文件管理，

4、其重點并非是技術(shù)層面，而是以電子文件管理的需求為重點。這是因為目前OA系統(tǒng)的建設(shè)技術(shù)已經(jīng)十分成熟，技術(shù)實現(xiàn)能夠在沒有多大難度的情況下完成。因此技術(shù)層面并不是最大的難題，而是應(yīng)該多從需求方面考慮，通過了解檔案部門要求，利用技術(shù)手段實現(xiàn)。3檔案管理視角下OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)3.1理論基礎(chǔ)在醫(yī)院檔案管理視角下，將要實現(xiàn)OA系統(tǒng)文件與檔案管理的良好銜接，有一個共同的指導(dǎo)理論基礎(chǔ)是十分必要的。綜合分析醫(yī)院檔案管理特征以及OA系統(tǒng)文件管理情況，

5、以“文件生命周期理論”作為指導(dǎo)理論[7]。所謂的文件生命周期理論是將文件自產(chǎn)生開始到最終形成檔案的這一整個過程中，都看成是一個完整的生命周期，體現(xiàn)出的是一體化的思想。換一種角度而言，不管是文件還是檔案，實際上就是文件在不同的生命周期其不同的表現(xiàn)形式而已，從實質(zhì)上而言都是相同的。將文件生命周期理論作為指導(dǎo)，能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案管理角度下OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)，確保兩者之間的有效連接[8]。3.2注意定位在日常的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)將重點放在文