淺論如何在項(xiàng)目采購(gòu)管理中將成本降低

1、－６７－項(xiàng)目采購(gòu)管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。項(xiàng)目采購(gòu)管理過程包括采購(gòu)計(jì)劃編制、詢價(jià)計(jì)劃編制、詢價(jià)、供方選擇、合同管理以及合同收尾。采購(gòu)計(jì)劃編制就是決定采購(gòu)什么、使用何種類型的合同以及如何在工作說明書中描述工作。加強(qiáng)分析可以幫助組織確定，它是否能通過采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)來(lái)節(jié)省成本。在《項(xiàng)目管理》（２００７年一級(jí)建造師課材）中提到：“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要

2、找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。”以下就將從成本控制的角度來(lái)逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。１、制定采購(gòu)預(yù)算與估計(jì)成本制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理

3、的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使淺論如何在項(xiàng)目采購(gòu)管理中將成本降低曹章堅(jiān)佛山市南海區(qū)建筑工程公司摘要項(xiàng)目采購(gòu)是項(xiàng)目管理中一個(gè)重要的內(nèi)容，如何將成本降低是一個(gè)重要目標(biāo)。本文所探討的就是在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中，從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購(gòu)成本、減少現(xiàn)金流出、提高項(xiàng)目資金使用效率的管理措施。關(guān)鍵詞項(xiàng)目管理；采購(gòu)；成本控制用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)

4、算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。２、供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。第一，

5、選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從采購(gòu)方來(lái)說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)成本。第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu)，四種不同的采購(gòu)方式按其

6、特點(diǎn)來(lái)說分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購(gòu)中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)成本。３、采購(gòu)環(huán)境的利用項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何采購(gòu)產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、

7、國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭(zhēng)罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在采購(gòu)中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施采購(gòu)的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目采購(gòu)策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來(lái)利益。充分利用采購(gòu)環(huán)境的一個(gè)重要內(nèi)容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)項(xiàng)目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場(chǎng)信息。比如，結(jié)合所采購(gòu)貨物

8、或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格的要求等，了解熟悉國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)的價(jià)格及供求信息，所購(gòu)物品的供求來(lái)源、外匯市場(chǎng)情況、國(guó)際貿(mào)易支付辦法、保險(xiǎn)合同等有關(guān)國(guó)內(nèi)、國(guó)際貿(mào)易知識(shí)和商務(wù)方面的情報(bào)和信息。這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用采購(gòu)環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機(jī)制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。建立同一類貨物的價(jià)格

9、目錄，以便采購(gòu)者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競(jìng)爭(zhēng)的辦法來(lái)獲得價(jià)格上的利益。對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，作出市場(chǎng)變化的預(yù)測(cè)，使采購(gòu)者在制定采購(gòu)計(jì)劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購(gòu)方式時(shí)，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，才能在項(xiàng)目采購(gòu)中做到“知己知彼”，并對(duì)采購(gòu)環(huán)境有充分的了解和把握，這使得采購(gòu)者能處于供需雙方的有利地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢(shì)，不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù)，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對(duì)相關(guān)信息的熟悉

10、，會(huì)造成采購(gòu)工作的延誤，采購(gòu)預(yù)算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢(shì)。因此，在項(xiàng)目采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。４、供應(yīng)商的管理基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念出發(fā)，我們認(rèn)為，在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿一個(gè)“供應(yīng)商管理”的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作來(lái)獲得可靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低項(xiàng)目采購(gòu)中的成

11、本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得注意：第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于采購(gòu)方來(lái)說，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)該與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著“利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)”的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使采購(gòu)方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，下轉(zhuǎn)第６９頁(yè)－６９－足業(yè)主使用要求及工期要求的前提下，優(yōu)化施工方案及施工工藝是控

12、制投資和降低工程項(xiàng)目造價(jià)的重要措施和手段。施工組織設(shè)計(jì)與工程造價(jià)同等重要，二者是密切聯(lián)系，相互確定的關(guān)系。工程造價(jià)的高低除了與預(yù)算有關(guān)外，很大程度上取決于施工方案的先進(jìn)與否，不同的施工方案所反映的價(jià)格是不一樣的。只有根據(jù)合理的施工方案，才能做出正確的工程單價(jià)，確定的工程造價(jià)才合理。而工程造價(jià)的合理確定同樣影響著施工方案的優(yōu)化。要做出一個(gè)合理的施工方案，施工技術(shù)人員還必須掌握并借助一定的工程概算知識(shí)。如在施工布置、設(shè)計(jì)合理而施工方案不同的

13、情況下，除方案本身的優(yōu)劣外，工程造價(jià)計(jì)算準(zhǔn)確與否將直接影響施工方案的優(yōu)選。施工組織設(shè)計(jì)根據(jù)工程工期進(jìn)度、施工條件來(lái)配備施工機(jī)械，工程造價(jià)的相關(guān)計(jì)算又為優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)提供可靠依據(jù)［３］。４優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)，合理確定工程造價(jià)優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)、合理確定工程造價(jià)歸根結(jié)底是工程造價(jià)管理的范疇，是經(jīng)濟(jì)與技術(shù)統(tǒng)一的管理過程。搞好施工組織設(shè)計(jì)是工程造價(jià)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，周密組織施工、施工方案優(yōu)化、工期總進(jìn)度計(jì)劃安排、機(jī)械設(shè)備效率的提高、施工管理水平的提

14、高，從而使工程建設(shè)成本降低，所有這些都可以通過施工組織設(shè)計(jì)得以實(shí)現(xiàn)。優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)、合理確定工程造價(jià)的措施：（１）保證施工組織設(shè)計(jì)的編制質(zhì)量是合理確定工程造價(jià)的關(guān)鍵。在施工組織設(shè)計(jì)的編制過程中，施工方案的選定不能簡(jiǎn)單地確定，而應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真的比較討論，從技術(shù)經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面綜合評(píng)定。（２）優(yōu)化施工組織設(shè)計(jì)是控制工程造價(jià)的基礎(chǔ)。施工方案的設(shè)計(jì)是施工組織設(shè)計(jì)的中心環(huán)節(jié)，工程造價(jià)能否得到控制，首先取決于方案是否優(yōu)良。在施工組織過程中，應(yīng)對(duì)各種方案進(jìn)

15、行比較，在充分準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，從中選擇最佳的方案。（３）采用新技術(shù)、新工藝是降低工程造價(jià)的主要手段。在施工組織編制時(shí)應(yīng)考慮新技術(shù)、新材料、新工藝、新設(shè)備的應(yīng)用，既可以提高生產(chǎn)效率，又可以降低工程造價(jià)。５流于形式的施工組織設(shè)計(jì)正常情況下，在簽訂工程承包合同時(shí)，建設(shè)單位要認(rèn)真審查承施工單位的施工組織設(shè)計(jì)，并進(jìn)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較或技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，確定工程承包合同價(jià)款。但由于承施工單位從收到招標(biāo)文件到送交投標(biāo)書往往時(shí)間很短，使投標(biāo)書中關(guān)于施工組織設(shè)計(jì)的

16、內(nèi)容比較粗糙，僅側(cè)重于施工現(xiàn)場(chǎng)的規(guī)劃和布置，而對(duì)一些具體的施工操作方案，質(zhì)量控制方法，安全措施，勞動(dòng)力，物資，技術(shù)保證措施等內(nèi)容未能作出全面的反應(yīng)。更有甚者則拿其他工程項(xiàng)目照搬套用，結(jié)果是驢頭不對(duì)馬嘴，漏洞百出?？上攵?jīng)濟(jì)效益與投資控制從何談起。編制施工組織設(shè)計(jì)是一項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)性很強(qiáng)的工作。但仍然有少數(shù)施工單位既不熟悉又不鉆研施工組織設(shè)計(jì)的編寫程序和編制方法，不認(rèn)真研究施工組織措施，甚至認(rèn)為只要有一個(gè)總平面布置圖或工程進(jìn)度計(jì)劃表就可以了

17、，就算完成了施工組織設(shè)計(jì)的編制，這樣就使施工組織設(shè)計(jì)流于形式，直接影響到工程造價(jià)的控制。６強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高施工組織設(shè)計(jì)人員的素質(zhì)施工組織設(shè)計(jì)是指導(dǎo)施工的一項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)性文件，所以編寫施工組織設(shè)計(jì)的人員必須是具有施工經(jīng)驗(yàn)而且還要具有一定工程造價(jià)控制方面的專業(yè)知識(shí)技術(shù)人員。因此，在編制過程中，應(yīng)考慮到是否符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、工藝的要求，及能否滿足使用要求，還要分析施工的可行性和經(jīng)濟(jì)合理性，以保證各項(xiàng)安排準(zhǔn)確得體，避免結(jié)算超過總投資，使得施工過程中工

18、程造價(jià)趨于合理。７結(jié)束語(yǔ)作為施工企業(yè)，在項(xiàng)目投標(biāo)、競(jìng)標(biāo)中能否引起發(fā)包方的重視，除了自身的資質(zhì)等級(jí)、實(shí)力、信譽(yù)等外，其主要因素還是取決于其報(bào)價(jià)是否合理，而恰如其如此激烈的競(jìng)爭(zhēng)的建筑市場(chǎng)，施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)擬建工程的現(xiàn)場(chǎng)條件和工程概況，進(jìn)行周密的部署，認(rèn)真研究各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及有關(guān)組織措施、安全措施，確定合理的施工方案，使施工方案具有先進(jìn)性、合理性、競(jìng)爭(zhēng)性、適用性和可操作性。它既要考慮到業(yè)主方面的經(jīng)濟(jì)利益，同時(shí)也要考慮到施工企業(yè)方面的經(jīng)濟(jì)

19、利益，真正的使項(xiàng)目在施工過程中達(dá)到高質(zhì)量、低消耗的目的。在建筑工程中，施工組織設(shè)計(jì)是控制工程造價(jià)的重要環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)該重視施工組織設(shè)計(jì)的編制、審查工作。參考文獻(xiàn)［１］魏璇施工組織設(shè)計(jì)指南［Ｍ］北京：中國(guó)水利水電出版社１９９９［２］成虎工程項(xiàng)目管理［Ｍ］北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社２００４［３］黃自強(qiáng)工程造價(jià)電算編制［Ｍ］鄭州：黃河水利出版社２００５參考文獻(xiàn)［１］項(xiàng)目管理（一級(jí)建造師課材）中國(guó)建筑工業(yè)出版社２００７年能給采購(gòu)方帶來(lái)長(zhǎng)期而有效的

20、成本控制利益。第二，供應(yīng)商行為的績(jī)效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，以評(píng)價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。如建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或減少供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)及時(shí)的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目采購(gòu)總成本。５、全流程成本概念，控制總成

21、本在探討項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)該確立采購(gòu)全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的采購(gòu)物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低采購(gòu)成本不僅指降低采購(gòu)項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在Ｕ形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而