企業(yè)管理過程中的界面管理 (1)

1、企業(yè)管理過程中的界面管理沈祖安趙愚(中國石化股份公司武漢分公司，湖北武漢430080武漢理工大學，湖北武漢430070)摘要從管理的角度來理解，界面的內(nèi)涵和外延都得到了拓展，它不僅指不同職能部門之間的聯(lián)系狀況，也反映不同工序、流程之間的銜接狀態(tài)，甚至還可以描述人與物之間的關系。關鍵詞管理界面職能界面中圖分類號F270文獻標識碼A文章編號1001—7348(2002)09—098—021管理界面的含義界面(interface)即交互，描述

2、了不同的事物之間的作用與聯(lián)系。從起源看，界面首先在工程技術領域。它是一個工程技術名詞，作為一個技術術語，界面的概念由來已久。它主要是用來描述各種儀器、設備、部件及其他組件之間的接口，也就是說，當各類組件結合在一起時，它們之間的結合部分就稱為界面。因為界面的概念較好地反映了兩種物體之間的結合狀態(tài)，能夠用于說明要素與要素之間的連接關系，因此人們將其引入了管理活動當中。從管理的角度來理解，界面的內(nèi)涵和外延都得到了拓展，它不僅指不同職能部門之間

3、的聯(lián)系狀況，也反映不同工序、流程之間的銜接狀態(tài)，甚至還可描述人與物之間的關系，如人機交互界面等等。管理界面可定義為：為某一任務或解決某一問題所涉及的企業(yè)之間、各組織部門之間、各有關成員之間或各種機械設備、硬件軟件、工序流程之間在信息、物資、資金等要素交流、聯(lián)系方面的交互作用狀況。2界面管理的重要性人們在企業(yè)管理當中，很早就注意到了在R&D市場和制造部門之間常常存在關系不協(xié)調問題。而且，相似的沖突也發(fā)生在制造工程化和制造操作部門之間。界面

4、問題有如下一些主要的共同性原因：(1)由于“粘滯信息”的存在，而且解決問題所需的有關的粘滯信息分布在不同的職能或部門，這就導致不同職能之間交互作用和整合變得非常必要，通過對5家公司l8個新產(chǎn)品開發(fā)小組的8O名成員的調查發(fā)現(xiàn)，不同職能部門的人員擁有對用戶需要，技術可能性和財務結果的不同信息。(2)不同職能部門對自己的職能領域的知識和信息較為了解，但常缺乏對其他部門的了解和了解愿望，尤其是在某些技術相關知識上，每個職能組織都從自己的角度來考

5、慮新產(chǎn)品開發(fā)過程，而忽略其他職能組織的作用和影響，典型的如R&D與市場營銷界面問題。(3)不同職能部門之間在目標上的差異也是導致界面沖突的一個重要原因。如研究開發(fā)部門具有追求產(chǎn)品技術先進性的傾向，而生產(chǎn)制造部門則更注重生產(chǎn)成本的降低。(4)由于個人價值觀和事業(yè)取向上的差異所帶來的文化沖突。如企業(yè)對技術部門和制造部門的重視程度不同，不同職能部門人員具有不同的價值認同，因而個人在組織內(nèi)職位提升機會的不均等，最終導致不同職能部門之間的潛在沖突

6、。近年來，有一種新趨勢就是研究創(chuàng)新(包括新產(chǎn)品開發(fā))過程中組織因素對創(chuàng)新績效的影響。他們把研究重點放在市場、R&D和制造職能部門之間的跨職能交流和整合問題，即界面管理(interfacemanagement)問題。作者簡介：沈祖安(1964一)，中國石化股份公司武漢分公司工程師，武漢大學MBA。收稿日期：2002—06—0598；__■≮9i號2002一些學者研究結果表明，界面的有效性對項目的成敗和效率具有很強的影響。如Sounder的

7、調查發(fā)現(xiàn)。當R＆D一市場營銷界面存在嚴重的管理問題時，68％的R&D項目將在商業(yè)化上完全失敗，2l％的項目將部分失敗。并且，企業(yè)常常由于對界面管理的忽視，導致企業(yè)各職能部門間缺乏合作和信任而延緩甚至阻礙新技術的發(fā)展。總的看來，界面管理的最終目的是為了提高企業(yè)的創(chuàng)新績效，這包括：開發(fā)周期的縮短；產(chǎn)品開發(fā)和制造成本的降低；新產(chǎn)品更好地滿足用戶的需要；降低由于用戶需求、技術發(fā)展和競爭環(huán)境的變化帶來的創(chuàng)新不確定性。3管理界面的層次31企業(yè)間界面

8、企業(yè)間界面(interfirminterface)即用戶(user)一制造商(manufacturer)一供應商(supplier)之間企業(yè)界面，主要包括制造商一用戶界面和制造商一供應商。這一層次的界面亦稱為界面I，在界面I內(nèi)制造商是主體，對該層次的界面研究重點是界面內(nèi)企業(yè)與企業(yè)之間界面的有效性影響因素和界面效率。在該界面內(nèi)，用戶分為兩類：一般用戶和領先用戶。一般用戶在創(chuàng)新過程或新產(chǎn)品開發(fā)中具有如下作用：①企業(yè)與用戶的有效聯(lián)系和溝通，能

9、保持企業(yè)對用戶的吸引力，進而對企業(yè)保持和發(fā)展自己的市場份額存在下面影響；②通過對用戶需求的了解，可為企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)提供有用的產(chǎn)品思想信息；③用戶可為企業(yè)提供有益的反饋信息，這些信息能使企業(yè)有針對性地對產(chǎn)品或產(chǎn)品原型進行改進。這可以大大加速企業(yè)的新產(chǎn)品開發(fā)過程。領先用戶除了一般用戶在創(chuàng)新界面中的作用，還具有一些特殊的重要性。領先用戶是企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)(或產(chǎn)品創(chuàng)新)所不可忽視的重要來源。通過分析來自領先用戶的需求和問題解決的信息，可有效地提高

10、企業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)效率，尤其在一些技術發(fā)展變化迅速的工作領域。對于制造商和供應商而言，企業(yè)間的交流將會對企業(yè)的績效產(chǎn)生有利的影響。通過交流，制造商可根據(jù)自己需要讓供應商對所供原器件的技術參數(shù)進行修改；而供應商也可通過與制造商的協(xié)商提高原器件的可制造性。對汽車制造業(yè)的研究也表明，在設計上，13本的企業(yè)比美國和歐洲企業(yè)更依賴于供應商，尤其依賴于供應商自行進行的部件性能參數(shù)的工程化工作。Clark和F~imow對13本、美國和歐洲和供應商在工程化

11、上所分擔的成本進行了測算，分別為52％、14％、36％。由于供應商的有效介入，使得13本汽車制造商在工程化時間上有近1／3的優(yōu)勢，在產(chǎn)品開發(fā)上的優(yōu)勢為4—5個月。32企業(yè)間職能界面企業(yè)間職能界面(interfunctionalinter—face)，即市場營銷(marketing)一R&D一生產(chǎn)制造(manufacturing)之間界面，主要包括R&D一市場營銷界面、R&D一生產(chǎn)制造界面和工藝設計一生產(chǎn)制造界面這一層次亦稱為界面Ⅱ，其中

12、R&D是主體。對該層次界面研究著眼點是研究企業(yè)內(nèi)部職能或部門之間界面信息過程、界面有效性的障礙因素、界面過程動機和激勵的研究，以及戰(zhàn)略、組織機構、信息技術等因素對界面過程和有效性的影響。大量基于不同分析角度的研究成果表明：成功的新產(chǎn)品開發(fā)需要企業(yè)將技術能力與用戶的產(chǎn)品或服務需求結合起來。盡管人們已經(jīng)意識到新產(chǎn)品開發(fā)過程中跨職能整合的重要性，但企業(yè)中市場人員與R&D人員之間的信息交流過程常常發(fā)生阻礙。新產(chǎn)品開發(fā)的成功關鍵在于有效的R&D市

13、場營銷界面管理，這一點已被許多基于美國和13本企業(yè)的實證分析所支持。Song和parry對315家13本高技術企業(yè)進行調查，以檢驗R&D市場營銷界面關系對新產(chǎn)品開發(fā)成功的影響。結果表明，R＆D與市場部門之間的l有效整合對日本企業(yè)在新產(chǎn)品開發(fā)上的成功存在較大的正向作用。同時也發(fā)現(xiàn)，與美國等發(fā)達國家相比，日本企業(yè)在新產(chǎn)品開發(fā)過程中部門間沖突較少，而存在較大程度的跨部門整合。此外，人們早就在實證研究中發(fā)現(xiàn)工藝設計在生產(chǎn)制造成本決定中的重要性。

14、研究表明，通過汽車公司的運輸貨車70％的制造成本在設計階段就已被決定了。一項對Rolls—Royce公司的研究也發(fā)現(xiàn)，設計決定最終生產(chǎn)成本的80％。因此，越來越多的企業(yè)都已逐漸意識到并接受如下觀點，即工藝設計是一種戰(zhàn)略性活動，它直接影響到銷售策略的柔性和制造效率。尤其是工藝環(huán)節(jié)將直接對生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)產(chǎn)生影響。工藝水平的提高導致制造精度和制造效率的提高，以及制造成本的降低。33企業(yè)職能內(nèi)部界面企業(yè)職能內(nèi)部界面(interfunctional

15、interface)，主要包括R&DR&D界面，研究一開發(fā)界面和產(chǎn)品設計(productdesign)一制造工藝(manufacturingengineering)界面。這一層次即界面Ⅲ，此層次的研究注重對同一個職能內(nèi)部之間不同小組或任務團體之間的界面過程。對于項目層次的R&DR&D界面的研究是該層次界面研究的一個熱點。在以往的新產(chǎn)品開發(fā)項目的研究當中，大多數(shù)研究都把注意力集中在單個技術項目的考察上，而較少地對創(chuàng)新項目組合及其界面管理對

16、企業(yè)的市場和組織績效進行分析。然而實際上，從企業(yè)角度來看，每個技術項目都與企業(yè)過去或正在進行的技術項目存在或多或少的技術上和組織上的聯(lián)系。合理地進行技術創(chuàng)新項目的界面組合，能使企業(yè)的技術資源和財務資源得到有效的配置和利用，進而提高企業(yè)的創(chuàng)新效率和市場競爭力。Nebeoka和Cusumano通過對13本、美國和歐洲汽車制造商的新產(chǎn)品開發(fā)活動的考察，提出了多項目組合管理。他們認為，在開發(fā)項目戰(zhàn)備及其界面管理上的差別，將影響到整個企業(yè)的新產(chǎn)品

17、開發(fā)活動的有效性和效率，以及單個項目的績效。并且，多項目管理的有效性將成為企業(yè)競爭優(yōu)勢的潛在來源。4結論(1)盡管目前界面管理研究取得了大量的理論和實證研究成果，但在一些較為重要的問題上尚三j三一致結論。①一般研究文獻都認為制造商轉供應商之間的長期合同關系有助于促進它們之間的交流。但Schraader的研究認為在長期合同關系和企業(yè)間交流強度并不存在正相關關系，但由于“學習效應”的存在，其技術績效與企業(yè)之間的過去的合作關系呈正相關。②關于

18、集中化(Centralization)和正式化(Formalization)的問題。集中化包括信息交流、決策和權力3個方面。一般認為集中化會對跨職能(或跨部門)信息分享產(chǎn)生負面影響。但Song對13本企業(yè)研究表明，集中化對界面信息過程的影響效果依賴于企業(yè)所采取的創(chuàng)新策略。正式化指組織內(nèi)成員按固定規(guī)劃或程序完成任務的程度。一些研究認為正式化對跨職能信息交換和個體創(chuàng)新性存在很強的負面影響。但Dashpande和Zaltmen，以及Song的

19、近期研究都表明R&D項目的正式化傾向對職能間信息流的數(shù)量和質量、以及信息使用水平都存在某種程度的正面作用。(2)這種研究結論上的差異性可能是由如下因素造成的。①界面問題本身的復雜性，其影響因素也較復雜，導致在不同的企業(yè)條件下界面問題表現(xiàn)出不同特征。②不同研究采用的理論分析和數(shù)學分析方法不一，考察的企業(yè)樣本在類型、規(guī)模上也有所差異，這在一定程度上導致了結果上的差異。因此，目前界面管理的研究尚有待進一步深化。從現(xiàn)有研究來看，有待進一步研究的