芻議高校采購業(yè)務內部會計控制

1、內部控制InternalControl“#$%“有些合同條款簡單職責不明內容不全面、不科學有些合同審批不嚴未經(jīng)學校審計監(jiān)察部門的審核批準合同檔案管理混亂沒有實行歸口及集中管理。(三)驗收制度執(zhí)行不力部分驗收人員玩忽職守或缺乏應有的專業(yè)知識對采購商品未能嚴格驗收存在以少報多、以次充好、人情過關等現(xiàn)象。(四)存在違規(guī)結算現(xiàn)象高校未建立完善的貨款結算制度貨款支付審核不嚴或在單據(jù)不齊的情況下付款應付款項、預付款項管理混亂導致重復付款、未有商品購

2、進而有資金流出甚至有受騙事件發(fā)生。(五)利用應付賬款騙取回扣即待已支付貨款符合現(xiàn)金折扣條件后將折扣私分或留存“小金庫”或者不及時將現(xiàn)金折扣入賬而挪作他用。三、高校采購業(yè)務內部會計控制的要點(一)不相容職務相互分離控制高校應建立商品采購業(yè)務的崗位責任制明確相關崗位的職責和權限保證商品采購業(yè)務不相容職務適當分離應建立采購決策環(huán)節(jié)的制約和監(jiān)督機制不得由同一部門或個人辦理采購業(yè)務的全過程任何人都不能獨立決定采購品種、商品供應商和采購價格。同時應

3、合理規(guī)劃商品采購業(yè)務的機構和崗位建立與完善采購業(yè)務的控制程序。商品采購業(yè)務不相容崗位包括:商品請購與審批、商品采購詢價與確定采購供應商、采購合同訂立與審核、商品采購與商品驗收、商品采購、商品驗收與相關會計記錄、付款審批與付款具體執(zhí)行等以上崗位應由具體使用單位(二級院系或部門)、設備管理部門、招標辦公室、紀委監(jiān)察或審計部門、財務部門等相關人員分別擔任并協(xié)同完成采購業(yè)務。(二)授權審批控制高校應對商品采購業(yè)務建立嚴格的授權批準制度明確各環(huán)節(jié)

4、審批人對采購業(yè)務的授權批準方式、權限、程序、責任和相關控制措施規(guī)定各崗位具體經(jīng)辦人辦理采購業(yè)務的職責范圍和工作要求。各環(huán)節(jié)審批人員應根據(jù)采購業(yè)務授權批準制度的規(guī)定在授權范圍內審批不得超越審批權限。各崗位具體經(jīng)辦人應在職責范圍內按照規(guī)定辦理采購業(yè)務。對于重要的采51InternalControl內部控制“#$%“對于專用設備和一般設備的采購應由設備管理部門依據(jù)預算管理的要求在授權范圍內進行審批對于大型精密貴重儀器設備的采購應由學校領導集體

5、決策并審批。(二)購買環(huán)節(jié)控制對于零星即買即用的辦公用品或低值易耗品的采購可采用直接采購方式即學校二級單位或部門的采購人員直接向供應商詢價并向最低報價商購買雙方不需簽訂書面采購合同往往是即時清結。對于專用設備或一般設備的采購應關注以下幾點:第一選擇采購方式。由于專用設備或一般設備單位價值較高資金支付較大因此應選擇政府采購、招標采購、訂單或合同采購、比質比價采購等方式不得選擇直接采購或緊急采購方式。第二熟悉供貨對象。高校招標辦公室在正式進

6、行商品采購前必須向不同的供應商索取采購商品的價格、質量、折扣和付款條件以及交貨時間等資料并據(jù)以選擇對學校最有利的供應商。因此對供應商的評價工作較重要。評價供應商要做好如下工作:一要成立供應商評選小組由設備管理部門、招標辦公室、具體使用部門、紀委或監(jiān)察或審計部門、財務部門、有關專家等人員組成二要決定評審項目包括供應商的基本情況、生產(chǎn)能力、技術水平、資信品性、道德規(guī)范等內容三要制定評價標準對供應商進行評分考核。第三評估采購價格。采購價格的確

7、定是高校商品采購業(yè)務控制的核心問題。一個合適的價格可以通過以下幾個步驟實現(xiàn):多渠道詢價比價自行估價議價。第四協(xié)商供貨時間。高校應結合教學規(guī)律和財政年度決算情況合理安排供貨時間。一般而言購置不需安裝的設備應在每年的10月前完成需要安裝的設備供貨時間最好安排在暑假期間以方便安裝和調試如無特殊情況采購業(yè)務不要跨年度以防影響預算執(zhí)行和年終財政決算。第五簽訂采購合同。高校在確定供應商后應根據(jù)《合同法》以及相關法規(guī)與供應商簽訂正式的采購合同。采購合

8、同必須合法完整特別是合同簽訂人必須經(jīng)法定代表人的有效授權同時應設專人保管合同文本將合同副本提交使用部門和財務部門。(三)驗收環(huán)節(jié)控制高校應配備獨立于請購、采購和會計部門的人員負責采購商品的驗收這樣既控制了購買環(huán)節(jié)的業(yè)務活動又控制了采購商品的管理工作起到了雙重控制的作用。驗收的主要依據(jù)是采購合同驗收的主要內容包括:其一供應商的發(fā)貨票和發(fā)票。根據(jù)采購合同驗收人員應對所購商品附有的裝箱單、交貨通知單或貨運單逐一核對檢查商品品種、規(guī)格、數(shù)量等是

9、否與采購合同一致并將發(fā)票與采購合同進行核對從書面形式上確認商品是否滿足要求。其二商品實物。驗收人員應根據(jù)采購合同上的數(shù)量和質量要求對所購商品進行驗收。首先清點采購商品的數(shù)量其次按照采購合同的標準進行質量檢驗主要考察商品的外形是否有損壞、新舊程度和規(guī)格等對于需要測試的商品應由專門的技術人員進行調試對于發(fā)現(xiàn)的問題及時上報由采購部門和供應商取得聯(lián)系協(xié)商處理。其三填制驗收入庫單。驗收后驗收人員應對已驗收商品的每張采購合同編制一式多聯(lián)、預先編號的

10、驗收單作為驗收和檢驗商品的依據(jù)。驗收單必須由驗收人員和保管人員共同簽字以明確驗收和管理的責任。(四)付款環(huán)節(jié)控制付款是將高校的貨幣資金支付給供應商的行為。付款環(huán)節(jié)控制側重于現(xiàn)金流控制。高校應加強付款的控制嚴格按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結算辦法》和《內部內部會計控制規(guī)范———貨幣資金(試行)》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務。高校財務部門在辦理付款業(yè)務時應當對采購發(fā)票、結算憑證、驗收單據(jù)等相關憑證的真實性、完整性、合法性、合規(guī)性及正確性進行審

11、核并實行嚴格的付款授權批準制度。付款業(yè)務的控制主要包括:首先程序控制。高校對付款程序應進行嚴格控制保證付款業(yè)務按照規(guī)定的程序進行。具體而言高校付款程序包括供應商請求獲得貨款、采購部門經(jīng)辦人員提出申請、采購部門負責人審批、財務部門主管審核、核對會計記錄、與供應商對賬、出納付款等環(huán)節(jié)。其次財務制度控制。高校應建立相應的付款管理控制制度或管理控制條款從制度上分離不相容職責或部門規(guī)定相應的處理流程制定相應的責任條款保證付款業(yè)務的安全和有效。高校