政府采購和企業(yè)采購的新工具——采購卡

1、政府采購和企業(yè)采購的新工具——采購卡200562114:18:00《物流技術》１引言零星物資的采購問題長期以來一直困繞著企業(yè)和政府。零星物資的采購交易次數(shù)占到一般企業(yè)總交易次數(shù)的２０－５０％，但是交易資金往往不到企業(yè)總采購金額的１０％。企業(yè)往往花費大量的人力和物力來處理這些日常的采購業(yè)務，但收效往往不理想。一方面，企業(yè)的零星物資使用部門抱怨申購手續(xù)煩瑣，采購部門的響應速度太慢；一方面，采購部門抱怨每次采購的數(shù)量太少，供應商往往不會積極合

2、作，采購次數(shù)又過于頻繁，占用了采購部門大量人力，而財務部門也因為這些頻繁的小額付款不勝其煩。美國政府的管理與預算辦公室（ｔｈｅＯｆｆｉｃｅｏｆＭａｎａｇｅｍｅｎｔａｎｄＢｕｄｇｅｔＯＭＢ）于１９８６年引入一種新的信用卡，稱之為采購卡１。制造企業(yè)完全可以借鑒這種方式。政府部門有關人員被授權擁有采購卡進行小額的零星物資采購，單次采購金額一般低于２５００美元。ＯＭＢ首先在政府的商務部門推行這種采購卡，結果大獲成功。于是，ＯＭＢ于１９８９年成立

3、專門的綜合服務管理部門（ｔｈｅＧｅｎｅｒａｌＳｅｒｖｉｃｅｓＡｄｍｉｎｉｓｔｒａｔｉｏｎＧＳＡ在全美政府部門和企業(yè)推行該項目。ＧＳＡ將首批采購卡命名為國際商務授權卡，到１９９５年，采購卡已經(jīng)在全國成功推行。到１９９８年初，全美主要六家銀行能夠接受這些采購卡，到１９９８年末，美國政府授權城市銀行發(fā)行采購卡，并且通過城市銀行進行交易。美國的一些大企業(yè)也于２０世紀９０年代開始與銀行合作，針對企業(yè)的零星物資應用采購卡。信息技術的發(fā)展，特別是電子

4、商務的發(fā)展，使得采購業(yè)務流程簡單化成為可能，采購卡類似于信用卡，是電子采購的一種工具。持卡人不需要任何審批手續(xù)，可以直接向指定的供應商采購，采購過程無紙化，即可以免去向供應商下訂單，與供應商簽訂采購協(xié)議以及產(chǎn)品的詳細運輸合同等繁瑣的手續(xù)而直接采用柜面交易、網(wǎng)絡采購或電話采購等形式向供應商采購。在美國企業(yè)中，采購卡是企業(yè)與銀行聯(lián)合開發(fā)，通過企業(yè)的上層采購部門，對基層或者其他部門的有關人員進行授權，讓其能夠不通過采購部門，自主向企業(yè)的合格供

5、應商采購本部門所需要的零星物資，一般單次金額也在２５００美元以下。有關部門的采購數(shù)量、獲得的采購折扣、采購金額、繳稅情況、供應商的狀況等有關信息都能夠在采購卡的數(shù)據(jù)庫中采集，通過相應的發(fā)卡銀行（ＶＩＳＡＭＡＳＴＥＲＣＡＲＤ）將這些信息傳達到企業(yè)的上層采購部門。這些信息還能夠實時地直接導入企業(yè)的ＥＲＰ系統(tǒng)中運行，大大簡化了企業(yè)的采購業(yè)務流程。２３授權非采購部門人員這涉及到企業(yè)內(nèi)部授權的問題，一般根據(jù)企業(yè)或者部門的規(guī)定對非采購部門的有關人員

6、授權。２４非采購部門人員進行采購ＧＳＡ在授權非采購部門人員以后，通常需要對其進行系統(tǒng)的培訓。整個采購過程分為７步，即：（１）定義需求。持卡人要保證使用部門的需求是合理和明確的，通常要求使用人以書面的形式按照指定的格式提出請求，包括采購內(nèi)容描述、采購數(shù)量、采購的大致金額、需求具體時間、運輸送貨指導性建議、采購理由以及使用人的個人簽名。（２）審定采購物資是否在授權范圍之內(nèi)。持卡人根據(jù)使用人的書面請求，政府或企業(yè)采購制度的規(guī)定，審核該物資采購

7、是否在授權范圍以內(nèi)。（３）保證采購額度合理。ＧＳＡ對單次采購金額和每個月的采購金額都有規(guī)定，一般嚴格禁止持卡人采購單臺設備時，將采購金額分割來保證金額在額定范圍之內(nèi)。（４）審核采購源。這一環(huán)節(jié)主要保證供應商能夠按時、按質、按量地將產(chǎn)品送到所需要的地點。如果指定的供應商不能滿足持卡人的采購需求，持卡人可以選擇其他能夠接受采購卡的供應商。不過，這隸屬于例外采購的范疇，往往需要持卡人向政府的采購部門或者企業(yè)的采購中心做出書面的例外說明。（５）

8、進行采購。持卡人可以采用柜面交易、電話或傳真交易、郵購、Ｅ－ｍａｉｌ或Ｉｎｔｅｒｎｅｔ等多種形式進行產(chǎn)品訂購。ＧＳＡ對產(chǎn)品的運送方式、海外采購的形式、繳稅的方式都有詳細的說明。（６）記入采購日志。持卡人要將每筆采購數(shù)量、到貨批量、采購付款情況等記入采購日志。（７）按月與銀行對采購賬戶進行對帳。每月和銀行進行對帳是一項很重要的工作，ＧＳＡ公布了對帳地址，持卡人用自己的ＩＤ號碼可以直接上網(wǎng)與銀行進行對帳。３應用采購卡的優(yōu)勢越來越多的企業(yè)和政