gb 9705-88 文書檔案案卷格式

1、中華人民共和國國家標(biāo)準UDC腸1.腸2.12文書檔案案卷格式GB970588Thefill二formsofadministrativerecords1適用范圍本標(biāo)準適用于我國各級檔案館(室)和文書處理部門。之案卷卷皮格式文書檔案案卷卷皮分兩種，一種是硬卷皮，一種是軟卷皮。2.1硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸規(guī)格采用300mmx220mm或280mMx210mm(長x寬)。封底尺寸同封面尺寸。封底三邊(上、下、翻口處)要另有7

2、0mm寬的折盛紙舌。卷脊可根據(jù)需要分別設(shè)10.15.20mm三種厚度。用于成卷裝訂的卷皮，上、下側(cè)裝訂處要各有20mm寬的裝訂紙舌(見圖1).本標(biāo)準推薦使用250克牛皮紙制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面項目封面項目包括:全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。各項目具體位置、尺寸(見圖2)。2.1.8封面項目的填寫方法2.1.8.1全宗名稱:全宗名稱相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。

3、如“中國共產(chǎn)黨中央委員會”簡稱為“中共中央”。“中華人民共和國外交部”簡稱為:“外交部、“河北省人民政府人事局”簡稱為“河北省人事局”。不得簡稱為“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.8.2類目名稱:類目名稱指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類，并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。2.1.a.3案卷題名:案卷題名即案卷標(biāo)題，一般由立卷人自擬。案卷腸名應(yīng)當(dāng)準確概括本卷文件的主要制發(fā)機關(guān)、內(nèi)容、文種。文字應(yīng)力求簡煉

4、、明確。2.1.8二時間:卷內(nèi)文件所屬的起止年月。2.1.8.5保管期限:立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。2.1.8.6件、頁數(shù):裝訂的案卷要填寫總頁數(shù)，不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。2.1.8.7歸檔號:填寫文書處理號，由立卷人填寫。2.1.8.8檔號的編制:封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號:全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。國家技術(shù)監(jiān)督局

5、199一09一05批準198908一01實施GB9705883.4.63.4.7是:頁號:卷內(nèi)文件所在之頁的編號。單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章。檔號章的位置在每件文件首頁的右上角，其格式與尺寸門全宗號目錄號案卷號件號I二連xls3.4.8備注:留待對卷內(nèi)文件變化時作說明之用。4卷內(nèi)備考表格式4.1卷內(nèi)備考表外形尺寸及頁邊與文字區(qū)尺寸均同卷內(nèi)目錄(見圖9).4.2卷內(nèi)備考表項目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。各項目具體位置

6、、尺寸(見圖9)。二3卷內(nèi)備考表填寫方法4.3.1本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時間。4.3.2立卷人:由責(zé)任立卷者簽名。4.3.3檢查人:由案卷質(zhì)最審核者簽名。二3.4立卷時間:填寫完成的立卷日期。5案卷各部分的排列格式5.1使用硬卷皮組卷，無論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面一卷內(nèi)文件目錄一文件一備考表一封底。5.2使用軟卷