《企業(yè)行政管理》ppt課件

1、企業(yè)行政管理,行政管理學(xué)院中國(guó)十大職業(yè)資格教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu),高 燕gaoyan82086518@126.com,行政管理,企業(yè)行政管理,如何做好行政工作,心,明確崗位職責(zé),日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作；辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購(gòu)以及相應(yīng)制度的制定；文書資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書刊管理；會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中

2、服務(wù)、會(huì)后工作；其他事務(wù)視各公司具體情況而定。,加強(qiáng)溝通,溝通包括縱向溝通和橫向溝通?？v向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門溝通。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等

3、。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，務(wù)必真誠(chéng)、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。,信息的收集和整理,信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國(guó)家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定；社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化；市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化；競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)信息；科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息；突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況；生產(chǎn)狀況；產(chǎn)銷狀況；采購(gòu)、庫(kù)存信息；設(shè)備的使用和管理；人才資源等。作為一名行政管理人員最重要

4、的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國(guó)家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。,良好的執(zhí)行力,踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行。良好執(zhí)行力表現(xiàn)在：（1）什么事情該做，該怎么做。（2）如何更好更快完成該做的事情。（3）清除所有障礙。（4）形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個(gè)員工,行政人員應(yīng)具備素質(zhì)、能力,,- 18 -,6W2H,PDCA,SWOT,常用工作方法,- 19 -,2H,6W,1W— Why—目的2W—What—內(nèi)容3W—Wh

5、o—人4W—Whom—對(duì)象5W—When—何時(shí)6W—Where—地點(diǎn),1H—How—方法2H—How much或How many—費(fèi)用,- 20 -,PDCA,,1、P（Plan）--計(jì)劃，確定方針和目標(biāo)，確定活動(dòng)計(jì)劃； 2、D（Do）--執(zhí)行，實(shí)地去做，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；3、C（Check）--檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，注意效果，找出問(wèn)題；4、A（Action）--行動(dòng)，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定并適當(dāng)

6、推廣、標(biāo)準(zhǔn)化；失敗的教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)，未解決的問(wèn)題放到下一個(gè)PDCA循環(huán)。,- 21 -,1、S：Strength，優(yōu)勢(shì)、強(qiáng)項(xiàng)2、W：Weakness，弱勢(shì)、缺點(diǎn)3、O：Opportunity，機(jī)會(huì)4、T：Threatness，威脅,SWOT,SWOT是一種分析方法關(guān)于企業(yè)：用來(lái)確定企業(yè)本身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)，機(jī)會(huì)和威脅，從而將公司的戰(zhàn)略與公司內(nèi)部資源、外部環(huán)境有機(jī)結(jié)合。因此，清楚的確定公司的資源優(yōu)勢(shì)和缺陷，了解公司所面

7、臨的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，對(duì)于制定公司未來(lái)的發(fā)展戰(zhàn)略有著至關(guān)重要的意義。 關(guān)于個(gè)人：職業(yè)規(guī)劃——經(jīng)營(yíng)自己的長(zhǎng)處,- 22 -,行政部,工,作,流,程,辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理,,檢查驗(yàn)收,部門申請(qǐng),出入登記,月末盤存,帳物相符,監(jiān)督檢查,物品采購(gòu),主管審批,請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃單,,,,,查看庫(kù)存,定期詢價(jià)議價(jià),,,,,,,,,,,,,第一條 每月25日，各部門負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部。行政部指定專人制定每月辦公用

8、品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總審批后由行政部統(tǒng)一購(gòu)買、根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的于次月10日分發(fā)給各部門;第二條 公司新員工的辦公用品，行政部根據(jù)人力資源部提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新員工的正常工作。負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品的齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;第三條 負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字;第四條 因工作需要，確需某種專用辦公用品的

9、部門，須由本部門經(jīng)理簽字、報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買。發(fā)票除本部門經(jīng)理簽批外，需由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可報(bào)銷;第五條 領(lǐng)用辦公用品的部門，應(yīng)將本部門所需的辦公用品匯總填寫辦公用品領(lǐng)用單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)取，如確實(shí)急需用品可到行政助理領(lǐng)取，填寫相應(yīng)的《部門辦公用品領(lǐng)用表》，流水號(hào)由行政部按月份及順序由行政部編寫，如9月第一張流水號(hào)0901、第二張流水號(hào)0902，以此類推且行政部所有記錄流水號(hào)均按此編寫；第六條 日常領(lǐng)用文具需填寫《文

10、具領(lǐng)用登記表》；第七條 辦公用品管理一定要做到清潔、注意安全、放火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房;第八條 對(duì)于離開公司的員工，按照入職時(shí)所領(lǐng)的清單收回辦公用品（已用過(guò)的筆、本除外）第九條 每月月底，行政助理統(tǒng)計(jì)各部門費(fèi)用，與財(cái)務(wù)部共同盤點(diǎn)庫(kù)存.,辦公用品購(gòu)發(fā)管理辦法,固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理,資產(chǎn)分類,建立臺(tái)帳清單,每月盤存,核對(duì)帳物,,,,,,各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理,,,維修申請(qǐng),,安排維修,,維

11、修結(jié)束,檢查驗(yàn)收,記錄備案,,,,,文件檔案的歸檔管理,,,文件、資料收集,,分類整理編號(hào),立卷歸檔,裝訂成冊(cè)存放,,,,,使用、傳閱控制,,,,,文件資料收發(fā)、傳真管理,,,文件資料的收發(fā),,行政審閱,上傳下達(dá),準(zhǔn)確記錄,,,,,,,傳真往來(lái),,各種費(fèi)用的支付、控制,,,統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)所要交納費(fèi)用,,申請(qǐng)審批資金,部門主管審批,領(lǐng)導(dǎo)審批簽字,,,,,,支付各項(xiàng)費(fèi)用,,歸類登記管理,,對(duì)外關(guān)系建立維護(hù),,,關(guān)系建立,,溝通協(xié)調(diào),檔案,情況匯報(bào)

12、,,,,,,,合理調(diào)整,,處理突發(fā)事件,,,突發(fā)事件出現(xiàn),,主要情況收集,妥善解決處理,及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo),,,,,,,減少不利影響,,處理結(jié)果匯報(bào),,后勤服務(wù)保障,,,擬定制度,,加強(qiáng)檢查,收集建議,員工滿意,,,,,,,提高質(zhì)量,,安撫員工,反饋,,,,,后勤服務(wù)保障,,,,,,熟悉安全制度,明確安全目標(biāo),組織實(shí)施檢查,提高防范意識(shí),規(guī)劃教育培訓(xùn),確保整體安全,,,,,,安全,執(zhí)行上級(jí)交辦事務(wù),,,接受上級(jí)交辦任務(wù),匯報(bào)結(jié)果,及時(shí)完成,,

13、,,,,保質(zhì)保量,確實(shí)了解、記錄工作要求,,,,,行政經(jīng)理,- 35 -,行政部崗位架構(gòu),前臺(tái)接待,前臺(tái)接待管理一、來(lái)客接待1、來(lái)客接待流程（預(yù)約/未預(yù)約）2、接待禮儀二、來(lái)電轉(zhuǎn)接1、來(lái)電接入/轉(zhuǎn)接流程2、電話禮儀三、函件收發(fā)1、信函與快件簽收/寄送流程,前臺(tái)接待,五、文件收發(fā)1、傳真發(fā)文/收文工作流程六、涉及表單1、來(lái)客登記表2、接待來(lái)訪登記表3、信函與快件簽收/寄送登記表4、傳真記錄清單,內(nèi)部事務(wù)管理,一

14、、辦公用品管理1、辦公用品申購(gòu)流程2、辦公用品購(gòu)買/領(lǐng)用流程3、使用表單辦公用品訂購(gòu)審批單辦公用品臺(tái)賬報(bào)廢物品清單辦公用品領(lǐng)用表,內(nèi)部事務(wù)管理,二、辦公設(shè)備管理辦公設(shè)備購(gòu)買審批流程辦公設(shè)備詢價(jià)流程辦公設(shè)備比價(jià)流程辦公設(shè)備采購(gòu)流程 使用表單：辦公設(shè)備配備登記表 辦公設(shè)備更換登記表辦公設(shè)備性能狀態(tài)一覽表辦公設(shè)備維修記錄表,內(nèi)部事務(wù)管理,三、文書檔案管理發(fā)文/收文管理流程檔案歸檔流程檔案借閱/歸還流程檔

15、案銷毀流程使用表單：文書檔案借閱審批表 文書檔案借閱登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,四、印章管理制刻申請(qǐng)流程使用審批流程：印章使用審批表印章使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,五、證照管理證照年審流程證照使用審批/驗(yàn)證流程證照使用審批表證照使用登記表,內(nèi)部事務(wù)管理,六、會(huì)議管理會(huì)議安排流程會(huì)議紀(jì)要會(huì)議工作評(píng)估表,外部事務(wù)管理,值班登記日志表保安執(zhí)勤日志表外出員工登記表來(lái)賓出入登記表安全狀況檢查表防火設(shè)施檢查表,安全事故

16、報(bào)告書突發(fā)事故報(bào)告表事故統(tǒng)計(jì)匯總表電梯設(shè)備巡視/維修/保養(yǎng)記錄表,一、安全保密管理人員出入管理流程消防安全管理流程安全檢查管理流程突發(fā)事件處理/應(yīng)對(duì)流程使用表單：,外部事務(wù)管理,二、車輛管理車輛使用流程車輛加油管理流程車輛安全管理流程事故處理流程使用表單：,車輛檢查表 用車申請(qǐng)表派車記錄單車輛請(qǐng)修表保養(yǎng)記錄表 車輛加油申請(qǐng)/記錄表,車輛使用日志表車輛使用狀況月報(bào)表 車輛事故現(xiàn)場(chǎng)記錄單車輛事故報(bào)告

17、單,外部事務(wù)管理,三、后勤管理員工宿舍管理流程員工食堂管理流程清潔衛(wèi)生管理流程企業(yè)綠化管理流程使用表單：,食堂衛(wèi)生檢查表 住宿申請(qǐng)表住宿人員登記卡宿舍分配明細(xì)表宿舍檢查登記表,清潔衛(wèi)生管理表 衛(wèi)生區(qū)域劃計(jì)劃表清潔工作安排表衛(wèi)生狀況檢查/評(píng)分表,外部事務(wù)管理,四、公關(guān)事務(wù)管理重要接待流程危機(jī)處理流程媒體宣傳流程 使用表單：,商務(wù)接待安排表公務(wù)接待審批表公關(guān)活動(dòng)策劃表危機(jī)預(yù)警處理表危機(jī)記錄分析表 危