文檔一體化構(gòu)想.pdf

1、隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公文檔案的管理開始由實體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作與文書管理工作發(fā)生了新的變化，文檔一體化研究成為檔案學(xué)界關(guān)注的重點。研究和解決文檔一體化問題，就是要科學(xué)地解決文書與檔案工作實踐中的普遍的矛盾與信息化管理問題，為現(xiàn)實的文書、檔案管工作實踐提供理論指導(dǎo)地。 從檔案工作的發(fā)展史來看，檔案工作與文書工作在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，相互交錯融合，沒有分離，這一狀態(tài)一直相對靜態(tài)地延續(xù)到了民國時期。中華人民共和國

2、成立后，檔案工作開始真正從文書工作中分化出來，發(fā)展成為一個獨立的工作系統(tǒng)，由此也促進了檔案學(xué)的成長和發(fā)展。 我國對于文檔一體化的研究，最早可追溯到上個世紀三十年代的“文書檔案改革運動”，其中“文書檔案連鎖法”明確了文書工作與檔案工作兩者合而為一，進行統(tǒng)籌管理。今天所探討的文檔一體化，在思想性上與之具有一定的一致性和繼承性。 歷史的發(fā)展是一脈相承的，文檔一體化雖是檔案工作在信息化時代出現(xiàn)的新變化，但文檔一體化涵義的概括，仍

3、就是基于文書、公文與文件的歷史關(guān)聯(lián)，和檔案的傳統(tǒng)定義的基礎(chǔ)之上。本文對于文書、公文與文件及檔案做了歷史的追溯，并對文書與檔案之間的相互關(guān)系做了一定的論述，以利于更科學(xué)、準確、全面地闡明文檔一體化的涵義。 任何事物的發(fā)展都有其自身的理論基礎(chǔ)為支撐條件，文檔一體化的發(fā)展也不是憑空臆斷出來的，它也有充分的理論基礎(chǔ)。本文分析了文件生命周期理論、信息資源管理理論、以前端控制為特征的檔案價值鑒定理論、以來源原則為核心的檔案整理理論，都是文檔

4、一體化重要的理論基礎(chǔ)，是實現(xiàn)文檔一體化的主要理論依據(jù)；社會事物的發(fā)展，離不開社會的現(xiàn)代化的物質(zhì)條件，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展、信息資源的共享、檔案管理系統(tǒng)軟件的研究、開發(fā)與利用，是文檔一體化發(fā)展的雄厚的現(xiàn)代化的物質(zhì)條件基礎(chǔ)。 筆者通過基礎(chǔ)理論的分析探討并結(jié)合自身的文書檔案工作的實踐經(jīng)驗，對文檔一體化實現(xiàn)途徑來嘗試新的探索，尋找實現(xiàn)文檔一體化的新途徑：即對文件進行公文格式要素的改革，使文件信息吻合檔案信息化。因為文件是檔案的前身，對檔案

5、源頭文件進行有效管理，是保證檔案質(zhì)量的先決前提。 本文利用檔案學(xué)分析和綜合的研究方法，通過檔案的基礎(chǔ)理論、應(yīng)用理論和應(yīng)用技術(shù)的分析研究，綜合研究了文檔一體化的實現(xiàn)途徑，最終論述了文檔一體化在實踐中是能夠得以真正實現(xiàn)的。文檔一體化的真正實現(xiàn)，將會極大地改變文書與檔案管理工作目前傳統(tǒng)和相對落后的現(xiàn)狀，提高文書與檔案的工作效率和工作水平，從而提高文件和檔案的管理質(zhì)量；在理論上也將豐富和更新檔案學(xué)研究的對象和內(nèi)容，為檔案學(xué)研究和檔案事業(yè)