公文格式及公文寫作注意事項

1、公文格式及公文寫作注意事項,,2012年，中辦、國辦聯(lián)合發(fā)布《黨政機關公文處理工作條例》，當年7月1日起施行。1996年中辦發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》和2000年國辦發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》停止執(zhí)行。2012年國家質(zhì)檢總局和國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《黨政機關公文格式》，即GB/T　9704－2012。,一、公文用紙,,寬：210毫米,高：297毫米,尺寸：210毫米×297毫米,A4型紙張,（一）公

2、文用紙幅面尺寸,,,天頭：37毫米±1毫米,訂口：28毫米±1毫米,,,版心尺寸：156毫米×225毫米（不含頁碼）,,（二）公文頁邊與版心尺寸,二、頁面區(qū)域劃分,,,,,,,,版頭,主體,版記,三、要素編排規(guī)則,版頭各要素(6個),份號　密級和保密期限緊急程度　發(fā)文機關標志　發(fā)文字號　簽發(fā)人,— 1 —,,000011,ＸＸ市人民政府,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－份號,一般用6位3

3、號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。通?？刹粯俗?，但帶密級的文件，必須按要求標注。,公文印制份數(shù)的順序號,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－密級和保密期限,用３號黑體，頂格編排在版心左上角第２行；如需同時標識保密期限，密級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。如只標密級不標保密期限，兩字之間空1字。密級包括：絕密、機密、秘密。,ＸＸ市人民政府,秘密★１年,公文的秘密等級和保

4、密期限,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－緊急程度,ＸＸ市人民政府,秘密★１年,特急,用３號黑體，頂格編排在版心左上角。緊急公文：特急、加急。電　　報：特提、特急、加　　　急、平急。,公文送達和辦理的時限要求,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－發(fā)文機關標志,ＸＸ市人民政府文件,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以不加“文件”

5、二字。居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm。,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－發(fā)文機關字號,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,編排在發(fā)文機關標志下空2行，居中排布；年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字表示。注：常見問題是年份錯用（）、［］、【】等，正確的是〔〕。,由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－簽發(fā)人,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,居右空

6、１字，編排在發(fā)文機關標志下空２行位置。“簽發(fā)人”用３號仿宋，簽發(fā)人姓名用３號楷體,簽發(fā)人：劉X,上行文應當標注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成,主體各要素(9個),標題　主送機關正文　附件說明發(fā)文機關署名成文日期　印章附注　附件,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－標題,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,用２號小標宋編排在紅色分隔線下空２行位置,XX市人民政府關于ＸＸ的通知,由發(fā)文機

7、關名稱＋事由＋文種組成,錦州市人民政府辦公廳關于召開全市行政機關公文處理工作培訓會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關于召開全市行政機關公文處理工作培訓會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關于召開全市行政機關公文處理工作培訓會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關于召開全市行政機關公文處理工作培訓會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關于召開全市行政機關公文處理工作培訓會議的通知,,標題常見問題⒈文種錯用。先要知道15個公文種類及適用范圍。

8、一是不能自造文種，如請示和報告早已分為兩個文種，絕不能再出現(xiàn)早已廢棄的“請示報告”文種；再有方案、計劃等事務類文種不能直接成文下發(fā)，需以通知文種形式下發(fā)。二是選用文種要準確。報告中嚴禁夾帶請示事項，有請示事項必須用請示文種；不相隸屬機關間要用函或意見，不能因向?qū)Ψ接兴?，而錯用請示；公告和通知亦不可混淆，公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，而通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。⒉標題擬寫不當。一是缺發(fā)文機關

9、。正常情況下要求標題三要素齊全，即發(fā)文機關、事由和文種。如《關于進一步深入實施突破遼西北戰(zhàn)略的意見》就缺少發(fā)文機關，應補上。二是缺文種。如《××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省人力資源社會保障廳等部門關于預防和治理建設領域拖欠農(nóng)民工工資問題的意見》，意見是省人社廳等部門制定的，政府辦要轉(zhuǎn)發(fā)就應以通知文種形式轉(zhuǎn)發(fā)，即 《××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省人力資源社會保障廳等部門關于預防和治理建設領域拖欠農(nóng)民工工資問

10、題意見的通知》。三是介詞連用問題。：“關于”和“對”在一起連用較多，如《××市人民政府關于對確需保留的行政審批項目設定行政許可的決定》，應刪去“關于”。四是公文標題一般不加標點符號。,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－主送機關,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,編排在標題下空１行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號,XX市人民政府關于ＸＸ的通知,XXXX:,公文

11、的主要受理機關使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或同類機關統(tǒng)稱,主送機關5種形式,1.只有一個主送機關時，一般寫全稱。請示、報告只有一個主送機關，其他為抄送。2.對下屬多家同級機關行文，可用同類型機關統(tǒng)稱。如：市政府各部門。3.命令、紀要主送機關放在末頁版記中。4.如果主送機關名稱過多，使公文首頁不能顯示正文時，應把主送機關移至公文頁版記中。,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－正文,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民

12、政府,用３號仿宋，編排于主送機關名稱下１行,XX市人民政府關于ＸＸ的通知,XXXX:,XXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,公文的主體部分，用來表述公文的內(nèi)容,,正文中常見問題：⒈結(jié)構層次不當。一是結(jié)構層次序數(shù)正確用法是“一、”“（一）”“⒈”“（1） ” 。一般第一層用黑體字、第

13、二層用楷體字、第三和第四層用仿宋體字標注。層次序數(shù)可跨用，即第一層用“一、”第二層用“（1）”等，但不能逆用，即不能第一層用“（一）”第二層用 “一、”等。二是第一層次標題不加標點符號，第二層次以下的標題均應加標點符號。如　　一、總體要求　?。ㄒ唬┲笇枷?。　　深入貫徹黨的十八大和十八屆二中、三中、四中全會精神，以深化改革、擴大開放、鼓勵創(chuàng)新為動力 ……,,⒉錯別字。一是字形相近或相似，如百貨寫成百華、百貸，派遣寫成派遺等。

14、二是音相同或相近而字不同，如太和區(qū)寫成太合區(qū)，幅員遼闊寫成幅原遼闊、簽訂寫成簽定等。三是音同形近而義不同，如簿籍寫成簿藉等，此外涉及人名、地名一定要認真，如劉鳳海的“鳳”寫成“風”、楊曉方的“方”寫成“芳”、于紹芳的“芳”寫成“方”等等。,,⒊筆誤和丟字、漏字。如：參與促進可持續(xù)發(fā)展意識的各項活動，多加了“意識”?！坝媱澥小鄙倭恕皢瘟小?，應為計劃單列市。遼沈陽戰(zhàn)役紀念館、凌海市長人民政府、20153年等多字問題是打字時常犯的錯誤。

15、,,⒋引文錯誤。應是先標題后文號。有的只引標題不引文號，如《遼寧省人民政府關于進一步加強督查工作的實施意見》，如引此文就應后加（遼政發(fā)〔2015〕2號），文中再此引用時只用文號即可。引文時要謹慎，一定要引全引對。,,⒌文字表述問題。一是詞語搭配不當。如“發(fā)現(xiàn)和解決了一大批安全隱患”，應將“解決”改為“排除”。二是成分殘缺。如“建立健全了規(guī)章制度，不斷增強自我約束”，增強的賓語顯然不是“自我約束”，是應“能力”。三是用詞不準。如“

16、下崗失業(yè)人員再就業(yè)和農(nóng)村富裕勞動力向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移”，富裕指財物充裕，應將“富?！备臑椤案挥唷薄！柏叫杞ㄔO…”，亟需在現(xiàn)代漢語構詞中沒有這種搭配，要么是“亟須”指急迫地，要么是“急需”即緊急需要。,,⒍錯用標點符號問題。(GB/T 15834-2011)⒎數(shù)字使用問題 (GB/T 15835-2011),,8.公文主體寫作(1)緣由(2)事項(3) 結(jié)語,,(1)緣由開篇直陳目的、原因、依據(jù)，或者對基本內(nèi)容和情況加以概括。

17、可以是直述情況式可以是闡明根據(jù)式可以是細說緣由式還可以是綜合概括式根據(jù)文種不同，選擇適當?shù)倪^渡語，篇段合一式的結(jié)構，可不用過渡語。,,(2)事項①請示的事項要一語點題，直指核心。如請錢的，“籌集救濟款700余萬元，但仍有200萬元的缺口。為保證農(nóng)村受災困難戶得到及時救助，安全越冬，懇請省政府給予解決。 ”如請批的， “懇請市政府批準工程立項。 ”②報告的事項要符合邏輯，結(jié)構清晰。如工作報告一般為基本情況、主要做法（成績、經(jīng)驗

18、）、存在問題和今后打算四個層次；情況報告主一般為基本情況、原因分析和應急措施三個層次；答復性報告一般為基本情況、調(diào)查結(jié)論和處理結(jié)果（意見）三個層次。③通知的事項要簡明扼要，通俗易懂。指示性通知的核心，寫法上要力求四個明確，即：明確下達任務，明確指導原則，明確落實措施，明確方法步驟。使受文者讀后明白干什么、怎么干。發(fā)布性通知正確區(qū)分印發(fā)性、批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性。會議通知一是時間（含起止時間、報到時間）要具體到月、日、時、分；二是地點，要

19、寫明會址的地名、區(qū)街、路段，具體到會議室；三是內(nèi)容、議題或程序等；四是與會人員及攜帶的材料等，大型的會議還應要求與會單位限時報送與會人員名單、交通工具、到港時間等；五是就其他有關事項提出具體要求。④函的事項。商請函依照請示，答復函依照報告，告知函依照通知。,,(3)結(jié)語請示常用的有“特此請示”、“請批復”、“以上請示，請予審批”、“請復”等。工作報告、情況報告一般用“特此報告”；答復性報告用“專此報告”；遞送報告用“請收閱”、“

20、請查收”、“請核收”等約定俗成的慣用語。函的結(jié)束語要針對函詢、函商、函告或函復的具體事項需要來選用。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“請予函準”、“特此函告”、“特此函復”、“此函”等。有的函也可以不用尾語。通知一般不用結(jié)語。,— 1 —,,本頁要素－附件說明,在正文下空１行、左空２字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXX

21、XXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,公文附件的順序號和名稱,— 1 —,,本頁要素－發(fā)文機關署名　　　　　　成文日期　　　　　　　印章,發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,用阿拉

22、伯數(shù)字將年月日標全,公文生效的標識,聯(lián)合行文印章,,,XXXX,2012年８月１日,XXXX,XXXX,2012年８月１日,XXXX,XXXX,XXXX,XXXX,,,,,— 1 —,,本頁要素－附注,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,居

23、左空２字加圓括號編排在成文日期下１行,（XXXXX）,公文需要說明的其他事項,本頁要素－附件,— 1 —,,附件2,XXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,“附件”二字及附

24、件順序號用３號黑體頂格編排在版心左上角第１行。附件標題居中編排在版心第３行,對正文的說明和補充,版記各要素(4個),抄送機關印發(fā)機關印發(fā)日期頁　　碼,— 1 —,,本頁要素－抄送機關,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,用４號

25、仿宋在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空１字編排,（XXXXX）,,,抄送：XXXXX，XXXXX,XXXX,XXXXX, XXXXXX.,XXXXXXX,2012年8月1日印發(fā),－3－,除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關,— 1 —,,本頁要素－印發(fā)機關和印發(fā)日期,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

26、 XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,（XXXXX）,,,抄送：XXXXX，XXXXX,XXXX,XXXXX, XXXXXX.,XXXXXXX,2012年8月1日印發(fā),用４號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空１字，印發(fā)日期右空１字,,－3－,公文的送印機關和送印日期,— 1 —,,本頁要素－頁碼,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX