公文寫作格式講解

1、最新公文格式處理,2012年8月,一、公文的特點和作用二、公文種類三、公文格式四、行文規(guī)則五、公文擬制六、公文辦理七、公文管理,目 錄,第一部分 公文特點和作用,“經(jīng)國之樞機，為政之先要”——梁代·劉勰 公文是黨和國家機關在治國理政的進程中，用以表達意志、發(fā)布號令、傳遞交流重要信息的最主要載體和工具，是一種具有特定效力和規(guī)范格式的文書。 公文的質(zhì)量，直接反映機

2、關的思想深度、政策水平和對社情民意、重大問題分析掌控能力，直接關系黨的意志和方針政策的傳達貫徹成效，直接體現(xiàn)機關干部的能力素質(zhì)和工作水準。,一是權威性和政策性。二是針對性和指導性。三是規(guī)范性和約束性。四是程序性和嚴密性。五是對應性和定向性。,一、公文的特點,指導工作，傳達意圖。 （通知） 聯(lián)系工作，交流情況。 （函） 請示工作，答復問題。 （請示、批復） 總結工作，推廣經(jīng)驗。 （通知、決

3、定） 記載工作，積累史料。 (各文種）,二、公文的作用,實事求是原則 準確規(guī)范原則 精簡高效原則 安全保密原則,三、公文工作基本原則,一要加強組織領導 二要強化業(yè)務指導 三要抓好督促檢查 四要提高辦

4、文能力,四、公文工作組織保障,第二部分 公文種類,2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)〔2012〕14號） 公文種類主要有（15種）：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要。,與原《條例》和原《辦法》的不同,注重繼承保留，文種數(shù)量相對減少。原《條例》和原《辦法》共18個文種；最終《條例》確定黨政機關公文

5、主要文種15個，去掉了“指示”、“條例”、“規(guī)定”。原則上不區(qū)分黨政機關文種適用對象。只有命令（令）、議案兩個文種例外。15個文種適用范圍表述的變化。對決議、決定、命令（令）、公報、通告、通知、通報、報告、紀要等9個文種適用范圍作出修改。,一、區(qū)分公文種類的功用,一是體現(xiàn)公文性質(zhì)。 二是反映行文方向。 三是表達行文目的。 四是揭示公文特點。,決議：適

6、用于會議討論通過的重大決策事項。 決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。 命令（令）：適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布實施重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。 公報：適用于公布重要決定或者重大事項。,二、公文種類,公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。 通告：適用于在一定范圍內(nèi)

7、公布應當遵守或者周知事項。 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。 通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。 通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。,二、公文種類,報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。 請示：適用于向上級機關請求指示、批準。 批復：適用于答

8、復下級機關請示事項。 議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。,二、公文種類,函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。 紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。,二、公文種類,黨的機關公文與國家行政機關公文比較（已廢除）,文種適用范圍表述主要變化對照表,三、近似文種異同辨析,決議與決定：主要區(qū)別是是否經(jīng)過會議集體

9、討論并表決通過。決定與命令：使用權限、使用和表達上有區(qū)別。公告與公報：公告多用于宣布重大消息，內(nèi)容簡要，公報較具體。,公告與通告：使用者、發(fā)布內(nèi)容、公布范圍上有區(qū)別。通知與通告：主要是適用對象有區(qū)別。通知與通報：內(nèi)容的側重點不同。意見與報告：行文方向和內(nèi)容有區(qū)別。意見與請示：行為方向和內(nèi)容上有區(qū)別。,三、近似文種異同辨析,請示與報告：對上級要求、行文時間、文種性質(zhì)和行文目的不同。請示與函：行文時間、方向、功能、結果上有區(qū)別

10、。紀要與決定：適用對象、表達等方面有區(qū)別。決定、命令（令）通報： 適用范圍和程度不同。,三、近似文種異同辨析,一、缺少文種 二、使用非法定文種 三、文種重疊 四、生造文種 五、文種作為公文標題 六、文種混用 七、同類公文使用不同文種 八、錯用文種,四、文種選用常見問題,主要表現(xiàn)在報告和請示的錯用 報告和請示同屬上行文，

11、但是性質(zhì)截然不同的兩類文種。 1.行文目的不同。報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。 2.公文內(nèi)容不同。請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。,目前，這兩種文種的濫用主要表現(xiàn)在兩個方面： a.請示、報告混用 如《關于請市領導出席XXXX活動的報告》 《關于申請XXXXXX

12、XXXXXXXXXX的請示》 《關于上報XXXXXXXXXXXXXXXX的報告》 b.請示、報告并用 如《關于召開第XX屆黨代會的請示報告》,公文的結構，總的來看包括以下兩個部分：,公文的外部形式： ——格式，即國家標準規(guī)定的固定格式。公文的內(nèi)部組織： ——內(nèi)容，即公文的主體部分。,第三部分 公文格式,,依據(jù)： 1、中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工

13、作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）； 2、中華人民共和國國家標準《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012），2012年6月29日發(fā)布，2012年7月1日實施。,一、公文格式要素劃分,版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。 包括： 份號、密級和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、 版頭中的分隔線,,一、公文格式要素劃分,主

14、體：首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。 包括： 標題、主送機關、正文、 附件說明、發(fā)文機關署名、 成文日期、印章、附注、附件,一、公文格式要素劃分,版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。 包括： 版記中的分隔線、 抄送機關、 印發(fā)機關和印發(fā)日

15、期 頁碼,1.發(fā)文機關標志 由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。 發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名

16、稱為準上下居中排布。,（一）版頭部分,1.發(fā)文機關標志大版頭 ××機關全稱或規(guī)范性簡稱文件中版頭（廢止） ××機關（文種）小版頭 ××機關全稱或規(guī)范性簡稱首頁必須顯示正文。,（一）版頭部分,2.份號 如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字。如“№000015” 。 3.密級和保密期限 如需標注密級和保密期限

17、，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。 絕密★30年，機密★ 20年，秘密★ 10年。,（一）版頭部分,4.緊急程度 一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，密級和保密期限下方。緊急公文標注特急、加急；緊急電報分別標明特提、特急、加急、平急。 5.發(fā)文字號 由發(fā)文機關代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成。標注于版頭下方居中或左下方（上行文時居左空一字編排）。文字采用3號仿宋_GB2312，發(fā)文

18、年度、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字書寫排印，發(fā)文年度用中文六角括號“〔〕”括起。,（一）版頭部分,6.簽發(fā)人 上報公文應在發(fā)文字號右側標注簽發(fā)人（居右空一字編排），“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人后面標注姓名，文字采用3號楷體字。聯(lián)合上報的公文，應同時標注各聯(lián)署機關的簽發(fā)人。,（一）版頭部分,份號：頂格標注在版心左上角第一行。密級：用3號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。緊急程度：用3號黑體，標

19、注于公文首頁左上角，密級下方。發(fā)文字號：用3號仿宋_GB2312。 簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋 。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。,No 000001 秘密★10年特急,x委〔2012〕x號,簽發(fā)人：xxx,（一）版頭部分,簽發(fā)人： 張三 李四 王五 趙六,簽發(fā)人： 張三 李四 王五,公文的主體，是公文最主要的部分。 包括標題、主送機關

20、、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、印章和成文日期等要素。,（二）主體部分,7.標題 一般由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。 標題字體為2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。 多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。 多個發(fā)文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。,（二）主體部分,,,,梯形標題,,,,

21、5;委〔2012〕x號,簽發(fā)人：xxx,（空二行）,（空一行）,8.主送機關 主要受理公文的機關。主送機關名稱應用全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關統(tǒng)稱；向下普發(fā)的公文主送機關名稱應規(guī)范、穩(wěn)定。 主送機關名稱位于正文左上方，與正文標題空一行，頂格排印，用3號仿宋_GB2312。 有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。,（二）主體部分,9.正文

22、 公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關下方。正文一般用3號仿宋_GB2312。轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體_GB2312。,（二）主體部分,主體部分,正文中的層次序數(shù) 文中結構層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數(shù)字“1”、阿拉伯數(shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。 層次序數(shù)：第一層 “一、” （黑體）（作為小標題時句尾無標點）；

23、 第二層 “（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無） ； 第三層 “ 1.” （仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）； 第四層 “（1）” （仿宋）（必須有標點）。,（二）主體部分,,10.附件說明 附件說明分別與正文和發(fā)文機關署名之間空一行，字體字號用3號仿宋

24、_GB2312。 “附件：”前空2個字，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊，如“附件：1.×××”。 有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。,（二）主體部分,,11.發(fā)文機關署名 應用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號用3號仿宋_GB2312，位于正文的右下方（與正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。 兩個

25、以上機關聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文機關名稱上下并排，等距撐開，長度相同。,（二）主體部分,12.成文日期一般署會議通過日期或領導同志簽發(fā)日期。兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期； 聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關領導同志的簽發(fā)日期。領導同志簽發(fā)后，因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定或由發(fā)文機關秘書部門提出意見報領導確定。 成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋_GB2312，首字比發(fā)文機關首字右移2個

26、字，如長于發(fā)文機關，居右排時后空2個字。,（二）主體部分,X X X X X X X X X 2012年X月X日,13.印章 除會議紀要和印有版頭的向下普發(fā)的公文外，公文應加蓋發(fā)文機關印章。 用印頁（發(fā)文機關署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。,（二）主體部分,加蓋印章的公文： 成文日期一般右空四字編排。 單一機關行文時，在成文日期之上、以成文日期為準居

27、中編排發(fā)文機關署名。 發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。,（二）主體部分,加蓋印章的公文： 聯(lián)合行文時，將發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，印章下壓發(fā)文機關署名。 最后一個印章下壓發(fā)文機關署名和成文日期。 印章之間排列整齊，互不相交或相切。 首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。,（二）主體部分,不加蓋印章的公文： 單一

28、機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字。 如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使用成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。 聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。,（二）主體部分,14.附注一般用于向下普發(fā)的公文，對印發(fā)、傳達范圍作說明，加圓括號標注于成文日期左下方。字體字號用3號仿宋_G

29、B2312，上空1行，居左排，前空2個字，用小括號括起。如果表述中重復出現(xiàn)括號時，用中文六角括號套小括號。,（二）主體部分,,（二）主體部分,附注,↓,15.附件附件正文部分，用3號黑體在左上角頂格注明“附件”，有序號時應加序號，序號后不再加標點符號。附件應排在版記之前。附件序號和附件標題應與附件說明表述一致，附件標題與“附件”之間空兩行。被批準的下級機關公文或被轉(zhuǎn)發(fā)的上級、同級機關公文，不屬于公文的附件，應在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)“通知

30、”之后另頁排印。,（二）主體部分,,,,,抄送：××××××××××，××××××， ×××××××××××。,,×××

31、15;辦公室 2012年X月X日印發(fā),,附件1XX市文件清退制度,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,（第一行）（第二行）,包括版記中的分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等內(nèi)容的規(guī)定。,（三）文尾部分,,（三）文尾部分,16.抄送機關指除主送機關以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級

32、、下級和無隸屬關系的機關。抄送機關名稱標注于印制版記上方，字體字號用4號仿宋_GB2312。,（三）文尾部分,17.印發(fā)機關和印發(fā)日期由公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期組成。一般在公文末頁下部印兩條橫線，印發(fā)機關居左排，前空一字，印發(fā)日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋_GB2312。翻印的文件，在印發(fā)機關和印發(fā)日期下標注翻印機關和翻印日期，格式相同。,（三）文尾部分,18.頁碼 一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在

33、公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各方一條一字線，一字線上距版心下邊緣7mm。 單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。 公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。,（三）文尾部分,,,,附件：1·×××××××××× 2·××××

34、15;××××××××,2012年X月X日,（聯(lián)系人：××× 聯(lián)系電話：××× ）,,抄送：××××××××××，××××××，

35、 ×××××××××××。,,××××辦公室 2012年X月X日印發(fā),,××××××××××××××××

36、15;××××××××××××××××××××××××××××××××××××

37、×××。 ×××××××××××。,××××××,,公文的字體、用紙、制版、裝訂、眉首、式樣等各項設置均有相關規(guī)定。從2012年1月1日起，采用國際標準A4紙型，同時對文件版型作出調(diào)整。 依據(jù)： 中共中央辦公廳、國務

38、院辦公廳《關于印發(fā)〈黨政機關公文處理工作條例〉的通知》（中辦發(fā)〔2012〕14號）；《黨政機關公文格式》（GB/T 9704-2012）。,二、公文版面及裝訂要求,1.用紙: 采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復印紙，紙張白度在80-90%。 2.開本 國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm，允許誤差為±2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。

39、 3.版心 版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。,二、公文版面及裝訂要求,A4型公文用紙頁邊及版心尺寸,4.頁碼 用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左

40、。 5.標點 采用規(guī)范全身標點，注意符合中文排版規(guī)范。 6.裝訂 左側裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。,二、公文版面及裝訂要求,第四部分 行文規(guī)則,行文關系是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關系，平行關系， 不相隸屬關系。 上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是

41、指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、公告、通告、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。,,一、行文總規(guī)則,1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。 2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被超過的機關。 3.一般不得越級行文。 越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發(fā)事件，包括重大自

42、然災害、重大事故災難、重大公共衛(wèi)生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。二是直接的上級機關亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。,二、向上級機關行文的規(guī)則,1.原則上主送一個上級機關，根據(jù)需要同時抄送相關上級機關和同級機關，不抄送下級機關。 2.黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權；屬于部門職權范圍內(nèi)的事項應當直接報送上級主管部門。

43、 3.下級機關的請示事項，如需以本機關名義向上級機關請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級機關。,二、向上級機關行文的規(guī)則,4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。 5.除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文。 6.受雙重領導的機關向一個上級機關行文，必要時抄送另一個上級機關。,

44、三、向下級機關行文的規(guī)則,1.主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。 2.黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。,三、向下級機關行文的規(guī)則,3.黨委、政府的部門在各自職權范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關部門行文。 4.涉及多個部

45、門職權范圍內(nèi)的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機關應當責令其糾正或者撤銷。 5.上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時抄送該下級機關的另一個上級機關。,四、其他行文的規(guī)則,1.同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。 (1)各聯(lián)署機關行政層級應相當。層級指同一管理層級，如國家層面、省級層面為同一層級。 (2)有共同管理的事項

46、或者有關聯(lián)的事項。 (3)聯(lián)合行文應當確有必要，聯(lián)署單位不宜過多。 (4)聯(lián)合行文應當明確主辦機關。 (5)聯(lián)合行文，主辦機關一般排列在前。,四、其他行文的規(guī)則,2.黨委、政府的部門依據(jù)職權可以相互行文。 過去只有政府的部門依據(jù)部門職權可以相互行文。這樣體現(xiàn)了實事求是原則。 3.部門內(nèi)設機構除辦公廳（室）外不得對外正式行文。,

47、第五部分 公文擬制,公文擬制包括公文起草、公文審核、公文簽發(fā)等程序。,1.內(nèi)容要求 符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖，并同現(xiàn)行有關公文相銜接。 一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。 文種正確，格式規(guī)范。,一、公文起草,,2.文風要求： 內(nèi)容簡潔 主題突出 觀點鮮明

48、 結構嚴謹 表述準確 文字精煉,一、公文起草,,3.方法要求 深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。 公文涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。 機關負責人應當主持、指導重要公文起草工作。,一、公文起草,,審核重點： 1.行文理由是否充分，行

49、文依據(jù)是否準確。 2.內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關意圖；是否同現(xiàn)行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。 3.涉及有關地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。,二、公文審核,,4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。 5.

50、其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關要求。,二、公文審核,,1.請示件、報告件沒有標簽發(fā)人姓名或沒有簽署單位公章的； 2.請示件中所請示事項屬政府職權范圍內(nèi)的工作的； 3.請示件沒有以黨組（黨委）名義上報的； 4.請示件多頭報送的； 5.報告件中夾帶請示事項的； 6.正式文件無特殊原因送給領導個人的； 7.文件內(nèi)容有明顯錯誤

51、的。,校核把關退文制度,,公文應當經(jīng)本機關負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關主要負責人簽發(fā)。 黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權制發(fā)的公文，由授權機關主要負責人簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。 簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機關的負責人會簽。,三、公文簽發(fā),,第六部分 公文辦理,公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔，公文傳

52、遞傳輸也是公文辦理的重要環(huán)節(jié)。 做好公文辦理工作，一定要牢固樹立程序、時效、跟蹤、回復、主動服務、嚴謹細致、記錄備忘、原則性與靈活性相結合的理念。《條例》主要從運轉(zhuǎn)角度，以流程為主線闡述公文辦理相關內(nèi)容。,一、收文辦理,收文可分為閱知性公文(以下簡稱閱件)和批辦性公文(以下簡稱辦件)兩大類。收文辦理主要程序包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復。 （各機關對辦理環(huán)節(jié)的概括、流程不一致。還應注意研究公文辦理體制機制等問題，以

53、有利于分工協(xié)作，提升效率）,1.簽收注意兩點： 一是要清點信封或文件包數(shù)量，檢查密封是否完好，核對信件實際件數(shù)、信封編號與簽收單上的記載是否相符。 二是要逐份清點核對所收文件的編號、份數(shù)與簽收單上的記載是否相符。核對無誤后，要簽名或蓋收文章收件。,一、收文辦理,2.登記公文登記的內(nèi)容主要包括：編號、收文時間、來文單位、來文號、標題、密級、緊急程度、主送單位等。要詳細記載收文的經(jīng)辦過程，便于工作中查詢。 登記不是一

54、次完成。邊辦邊登。多環(huán)節(jié)登記。,一、收文辦理,3.初審是否應當由本機關辦理。 是否符合行文規(guī)則。 常見問題有：請示中一文多事，報告中夾帶請示事項，將下級機關的請示事項原文轉(zhuǎn)報上級機關，黨委、政府辦公廳(室)之外的業(yè)務部門擅自向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文。,一、收文辦理,文種、格式是否符合要求 常見問題有：該用“請示”的用了“報告”；主送、抄送機關標注不規(guī)范；上行文未標注“簽發(fā)人”；主附件分離，附件不全；缺頁、

55、錯頁、中間有空白頁；印制歪斜，等等。,一、收文辦理,涉及其他地區(qū)或者部門職權范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽。 常見問題有：未經(jīng)協(xié)商就報文；已協(xié)商未達成一致意見且沒有說明情況就報文；多個機關聯(lián)合行文未會簽完畢就報文等。,一、收文辦理,是否符合公文起草的其他要求。 初審不符合規(guī)定的公文，要及時退回來文單位并說明理由，可以在退文時附退文單注明退文原因，或者將退文原因電話告知來文單位。初審合格的公文，進入承辦程序。,一、收

56、文辦理,4.承辦承辦閱件。閱件應合理確定分送范圍并分送。在分送范圍的確定上，以充分滿足工作需要、發(fā)揮文件最大效用、符合保密要求為原則。,一、收文辦理,承辦辦件。辦件應提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉(zhuǎn)有關部門辦理。 轉(zhuǎn)辦適用于黨委、政府辦公廳(室)根據(jù)有關規(guī)定有明確的授權，或請示事項明確在業(yè)務部門職權范圍內(nèi)的情況。 擬辦是文秘人員在對辦件認真分析研究后，提出書面辦理意見報機關負責人審核決策。,一、收文辦理,寫擬辦意見要注

57、重以下幾個方面： 掌握文件內(nèi)容，搞清請示事項。 把握政策規(guī)定，領會有關意圖。 查找檔案資料，對照先例比較。 尊重部門意見，注意協(xié)商協(xié)調(diào)。 立論有根有據(jù)，建議完整準確。 用語規(guī)范簡潔，答復簡明得體。,5.傳閱（運轉(zhuǎn)、送批、送閱） 按順序傳批。適用于只有一份文件且需多人閱批的公文傳閱。 (1)正傳。按閱批人排序由前往后依次傳閱，一般多用于閱知類公文。 (2)倒傳。按閱批人排序由后往前依次傳閱，一般多用于

58、請示類公文。,一、收文辦理,分傳 對于保密要求特別嚴格的公文，可以采用專傳的方式，即指定專人負責將公文在規(guī)定時間內(nèi)送機關有關負責人閱批完畢。,一、收文辦理,傳閱工作中的注意事項： 一要隨時掌握公文傳閱去向和進度。 二要控制公文傳閱周期（時間）。 三要嚴格公文傳閱范圍。 四要減輕機關負責人閱文負擔（先摘編）。 五要確保傳閱安全保密。 六要適時將已傳閱完畢的文

59、件收回歸檔。,6.催辦 區(qū)分情況適時催辦，跟蹤催辦，重點催辦，定期催辦。7.答復 辦件辦理完畢后，應將辦理結果及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。,一、收文辦理,書面答復 1.制發(fā)答復公文。 2.印送批件;將機關負責人在辦件上的批示復印或抄清后交來文單位和相關單位。 3.發(fā)《辦文通知》。 口頭答復 ： 電話答復 面談答復,一、收文辦理,發(fā)文辦理主要程序包括復核、登

60、記、印制和核發(fā)。,二、發(fā)文辦理,1.復核 已經(jīng)發(fā)文機關負責人簽批的公文，印發(fā)前應當進行復核。 (一)是否經(jīng)過發(fā)文機關辦公室審核。 (二)公文審批手續(xù)是否完備。審批手續(xù)包括2個方面：一是審批權限是否準確。二是審批的機關負責人有無遺漏。 (三)內(nèi)容、文種、格式是否準確規(guī)范。,二、發(fā)文辦理,2.登記 基本要求：復核后的公文，應在發(fā)文登記本或計算機系統(tǒng)中認真詳細記載發(fā)文登記的內(nèi)容，包括發(fā)文字號、標

61、題、密級、緊急程度、簽發(fā)人、主送單位、成文日期、分送范圍、印發(fā)日期、印制份數(shù)等。,二、發(fā)文辦理,3.印制 (一)確保質(zhì)量。公文印制必須以經(jīng)過機關負責人簽發(fā)的定稿為依據(jù)。 (二)確保時效。尤其是對于標注特急或要求限時發(fā)出的公文，要嚴格按照時限印制完畢，不得延誤。 (三)確保安全保密。涉密公文應當在具有國家秘密載體印制資質(zhì)的單位或機關內(nèi)部非經(jīng)營性印刷廠、文印中心印制。,二、發(fā)文辦理,4.核發(fā) (一)認真檢

62、查成品文件質(zhì)量。 (二)準確及時分發(fā)成品文件。,二、發(fā)文辦理,《條例》規(guī)定：“需要歸檔的公文及有關材料，應當根據(jù)有關檔案法律法規(guī)以及機關檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔”。,三、公文整理歸檔,收集范圍 材料歸檔范圍是：(1)反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的公文材料。(2)機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的公文材料。(3)本

63、機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的公文材料，下級機關報送的重要公文材料。(4)其他對本機關工作具有查考價值的公文材料。,三、公文整理歸檔,在準確掌握歸檔范圍的同時，還要準確掌握不需要歸檔的范圍?！皟蓚€以上機關聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關歸檔，相關機關保存復制件。機關負責人兼任其他機關職務的，在履行所兼任職務過程中形成的公文，由其兼職機關歸檔”。,三、公文整理歸檔,系統(tǒng)整理 整理方法：(1)裝訂。(2)分類。(3)排列。(

64、4)編號。(5)編目。(6)裝盒。 移交歸檔 在移交之前，擬移交案卷的質(zhì)量要經(jīng)過檔案部門檢查驗收。完成了移交工作，公文就正式轉(zhuǎn)化為檔案。,三、公文整理歸檔,公文管理是指以安全保密和充分發(fā)揮公文效用為目標，在公文形成、傳遞、運轉(zhuǎn)、存儲、利用、整理歸檔、清退銷毀等環(huán)節(jié)中所進行的規(guī)劃、組織、控制、監(jiān)督、保管、整理、統(tǒng)計、提供服務的職能活動。公文管理貫穿于公文處理工作全過程，是公文處理工作的重要保障。,第七部分 公文管理,一是

65、有利于確保國家秘密安全。 二是有利于充分發(fā)揮公文效用。 三是為公文運轉(zhuǎn)提供保障。,一、公文管理的作用,1.統(tǒng)一管理 統(tǒng)一管理要求公文由文秘部門或者專人管理。主要表現(xiàn)在收文發(fā)文歸口管理、統(tǒng)一公文處理制度規(guī)范、統(tǒng)一公文運轉(zhuǎn)程序、統(tǒng)一審核用印、統(tǒng)一整理歸檔、統(tǒng)一清退銷毀等方面。,二、公文管理基本要求,2.安全保密 《條例》規(guī)定，設立黨委（黨組）的縣級以上單位應當建立機要保密室和機

66、要閱文室，并按照有關保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設施設備。 3.有效利用 4.完善制度,《條例》規(guī)定：“公文確定密級前，應當按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應當按照所定密級管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機關或者其上級機關決定。,三、公文密級管理,1.絕密級國家秘密載體應當在符合國家保密標準的設施、設備中保存，并指定專人管理； 2.未經(jīng)原定密機關、單位或者其上級

67、機關批準，不得復制和摘抄； 3.收發(fā)、傳遞和外出攜帶，應當指定人員負責，并采取必要的安全措施； 4.對接觸、知悉人員要作出文字記載，禁止攜帶參加涉外活動或出境。,三、公文密級管理,印發(fā)傳達： 公文發(fā)給組織，不發(fā)給個人。公文的印發(fā)傳達范圍應嚴格按照發(fā)布層次和有關規(guī)定執(zhí)行。確定知悉范圍有2個基本原則：一是工作需要原則。二是涉密最小化原則。,四、公文印發(fā)傳達管理,公開發(fā)布： 1.公開發(fā)布權限

68、。公文的公開發(fā)布實際上是變更公文的印發(fā)傳達范圍，必須經(jīng)發(fā)文機關批準。不能將公文不涉密作為公文可隨意公開的依據(jù)，凡沒有標注可公開發(fā)布的，公開時必須請示。,四、公文印發(fā)傳達管理,2.涉密公文公開發(fā)布前應當履行解密程序。解密的不一定公開，但公開的一定是已經(jīng)解密的。 3.公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機關確定。 4.經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等效力。,四、公文印發(fā)傳達管理,復制匯編公文視同原

69、件管理，復制件、匯編本要有相關戳記和密級標志。匯編后形成的涉密匯編本，按其中最高密級和最長保密期限在封面做出標志并管理。,五、翻印復制匯編管理,絕密級公文一般不得復制、匯編，確有工作需要的，應當經(jīng)發(fā)文機關或者發(fā)文機關的上級機關批準。翻印件應當注明翻印機關的名稱、日期。,五、翻印復制匯編管理,《條例》規(guī)定：“公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機關、上級機關或者權力機關根據(jù)職權范圍和有關法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自

70、廢止之日起失效”。,六、公文撤銷和廢止管理,1.清退 清退是指文秘部門按照有關規(guī)定和要求，定期和不定期地對辦理完畢的公文特別是涉密公文，進行清點、核對、收繳，退歸原發(fā)文機關或由其指定的單位。,七、公文清退銷毀管理,下級機關報送的涉密公文，一般不予退回，由上級機關銷毀或暫存?zhèn)洳椤?有重大錯情的公文一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即由主管機關立即全部收回，下級機關不得以任何理由不退、少退或故意拖延留存。,七、公文清退銷毀管理,2.銷毀

71、 《條例》規(guī)定：“不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴格按照有關規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文”。,七、公文清退銷毀管理,銷毀范圍：凡無留存價值的公文材料均屬銷毀范圍。 銷毀要求：銷毀公文時，應履行清點、登記手續(xù)，經(jīng)本機關、單位主管負責人批準后，送交專門的涉密載體銷毀機構銷毀。銷毀公文時應由2人或多人監(jiān)銷，直至公文被完全毀滅。,七、公文清退銷毀

72、管理,機關、單位自行銷毀的，應嚴格執(zhí)行國家有關保密規(guī)定和標準，確保涉密信息無法還原。禁止將待銷公文當作廢品出售。,七、公文清退銷毀管理,《條例》規(guī)定：“機關合并時，全部公文應當隨之合并管理；機關撤銷時，需要歸檔的公文經(jīng)整理后按照有關規(guī)定移交檔案管理部門。工作人員離崗離職時，所在機關應當督促其將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退”。,八、公文移交管理,清理移交范圍不只是“紅頭文件”，而是應將個人使用和管理的涉密載體和各種公文資料全部清