辦公環(huán)境管理(新)

1、辦公環(huán)境管理,,學習目標,1.能夠設計辦公室環(huán)境的格局。2.能夠維護辦公室的工作環(huán)境。3.能夠改進和優(yōu)化辦公環(huán)境。4.能夠按照需求創(chuàng)建辦公室環(huán)境。,一 辦公室環(huán)境格局設計,任務情境 某公司準備在上海開辦一個銷售分公司，租用了某寫字樓其中的一層大廳，秘書小張接到了布置辦公室的任務。對于一層大廳的格局需要重點考慮的是該公司的產(chǎn)品需要一塊兩百平米的展區(qū)，同時還要合理布置正副經(jīng)理的辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務部。小張將

2、整個一層大廳設計為當今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，大廳的前半部區(qū)域用作產(chǎn)品展廳，大廳后半?yún)^(qū)域作為銷售分公司的辦公區(qū)，每個區(qū)域都使用能站立并能夠移動的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。 思考：這樣的辦公環(huán)境布局是否妥當可行？,,任務一 辦公室環(huán)境格局設計,一、辦公室環(huán)境辦公室環(huán)境是指辦公室中影響工作人員的心理、態(tài)度、行為以及工作效率的各種因素的總和。

3、 硬環(huán)境：建筑設計、室內(nèi)空氣、光線、顏色、 辦公設備等 軟環(huán)境：辦公室的工作氣氛、人員的素養(yǎng)、 團體凝聚力等,,一 辦公室環(huán)境格局設計,,二、辦公室布局1.開放式辦公室,,,,一 辦公室環(huán)境格局設計,(1)開放式布局的優(yōu)點① 建筑成本的降低。② 空

4、間利用率的增加。③ 重新布局的靈活性。④ 易于溝通，便于交流。⑤ 易于管理。⑥ 容易集中化服務及共享辦公設備。,一 辦公室環(huán)境格局設計,(2)開放式布局的缺點① 缺乏單獨辦公的機會。② 不容易集中精力。③ 很難進行機密性工作。④ 噪聲太大。,一 辦公室環(huán)境格局設計,,2.封閉式辦公室,,,一 辦公室環(huán)境格局設計,(1)封閉式辦公室的優(yōu)點① 比較安全，便于鎖門。 ② 可以保證工作的機密性。③ 易于員工集中注意

5、力，專心致志于細致和專業(yè)的工作。④ 保護私人空間，易于保護隱私。(2)封閉式辦公室的缺點① 建筑成本高，隔墻、門、走廊等占用空間多并要裝修。② 難以監(jiān)督員工的活動。③ 難以進行溝通。員工被分隔開，易感覺孤獨。,三、辦公室結構和布局需要考慮的因素,(1)職工的人數(shù)。人數(shù)多，需要的空間就大，費用也要增加。(2)購買或租用的面積。面積越大，費用也越高，尤其是在一些城市的中心地帶，地價非常昂貴，必須仔細斟酌。(3)機構的建制和辦

6、公空間的分類。如需要多少個部室。(4)組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容。 (5)便于部門間的工作聯(lián)系，以確?？茖W有效地實施工作流程，減少或避免不必要的重復與浪費。如將業(yè)務相關聯(lián)、相銜接的部門安排近鄰，減少工作人員和文件流動的次數(shù)和距離。,一 辦公室環(huán)境格局設計,(6)辦公室的間隔方式應符合工作的需要和保密的需要。如開放式辦公室的設計能增強人們的交流，而封閉式辦公室的設計則易于保密。(7)走廊、樓梯、通道的寬窄要適宜暢通，符合安全需要，并安排

7、好公用區(qū)域。(8)辦公室隨組織的發(fā)展變化也要變更，需要具有靈活性。如采用容易站立、移動或拆除的間隔物，給辦公室的設計和改變提供更大的選擇。,,四、辦公室布置的原則,1、有利于溝通2、便于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)、舒適,二 辦公室環(huán)境優(yōu)化,劉經(jīng)理在外面忙了整整一上午，分別與幾家客戶談了新產(chǎn)品分銷的相關事宜，吃過了午飯，他打算回公司看看還有什么重要的事情需要他最后拍板。剛一推開公司的門，一股刺鼻的氣味讓他臉色一下子難看了起來，他忍住了沒發(fā)脾氣，

8、再往前走，經(jīng)過一道回廊，以前一直亮著的燈怎么今天沒亮。他把秘書小張喊來，問他氣味的事。小張解釋說中午吃工作餐的時候，大家叫來的外賣有當下最流行的地方小吃，氣味雖難聞，不過味道卻很好，聞到的氣味大概是這些小吃散發(fā)出來的。劉經(jīng)理叫小張停下手中其他一切事情，處理掉這難聞的氣味，并叫小張把辦公室的燈都打開，今天下午先把辦公室環(huán)境搞好了，再做其他的事情。 思考：公司辦公室的環(huán)境都出現(xiàn)了哪些問題，應該如何處理？,,二 辦公室環(huán)境優(yōu)化

9、,一、改善辦公室環(huán)境的辦法1.辦公室的綠化2. 空氣的優(yōu)化(1)溫度?？諝鉁囟鹊母叩蛯θ说氖孢m和健康影響很大。辦公室的溫度冬天一般在20～22℃，夏季在23～25℃之間為最宜。(2)濕度。,(3)清潔度。(4)流動速度。,辦公室環(huán)境優(yōu)化,3.光線的優(yōu)化 辦公室內(nèi)要有適當?shù)恼彰鳎员Ｗo工作人員的視力。4、色調(diào)的優(yōu)化暖色調(diào)：紅、橙、黃冷色調(diào)：綠、藍、紫中間色：黑、白、灰,,,,三 辦公室環(huán)境維護與安全管理,

10、秘書小張每天上班和下班前都將自己的工作區(qū)域清潔整理得干干凈凈，同時她也主動清潔整理自己常用的復印機、打印機、飲水機、檔案柜、公用書架等。每當她看到復印紙零亂堆積，公用字典扔在窗臺，廢紙裝滿了沒人倒，她都及時做些清潔整理工作，以維護辦公環(huán)境的整潔。 秘書小王每天都認真清潔整理自己的辦公桌，常用的筆、紙、回型針、訂書器、文件夾以及專用電話等都擺放有序。下班前也將辦公桌收拾得干凈整齊，從不把文件、物品亂堆亂放在桌面上。但小王

11、很少參與清理和維護公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機、檔案夾等鎖進自己的辦公桌，常常讓別人找不到，從而影響了工作。,三 辦公室環(huán)境維護與安全管理,秘書小李上班匆匆忙忙，接待室的窗臺布滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當當，電腦鍵盤污跡斑斑，上司要的文件總是東查西找，每日常用的“訪客接待本”也總是找不到。自己的辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。 思考：上述三位秘書的辦公室環(huán)境維護與管理能力如何？,,三 辦公

12、室環(huán)境維護與安全管理,一、辦公室日常維護的內(nèi)容 1、辦公空間 2、辦公桌椅 3、辦公用品 4、計算機等自動化辦公設備。,,二、辦公室的安全隱患及處理,（一）辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患1、地、墻、天花板、門、窗中的隱患；2、光線、通風、噪音、溫度、通道隱患；3、辦公家具隱患；4、辦公設備及操作隱患；5、工作中大意造成傷害的隱患；6、工作中大意造成泄密的隱患；7、火災隱患,（二）.辦公環(huán)境隱患檢查的方法,(

13、1)確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全方面的檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險。(3)如果發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進直到解決。( 4)將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄處理表”中。,,隱患記錄及處理表,課 后 訓 練,一、案例分析題1．姜成維進入民營公司大唐公司實習不久，辦公室主任帶著他到各個部門轉了一圈，姜成維發(fā)現(xiàn)辦公室嶄新，辦公設備與條件也不錯

14、。但各個部門也存在很多問題，比如，辦公桌椅擺放不夠美；一些公共設備擺放不合理；辦公桌上雜亂無章，尤其是女職員辦公桌上還擺放著個人DIY照片、小花盆、卡通小飾品等，把文件材料擠在一個小空間里；窗臺上布滿灰塵；房檐上走廊上的角落里隱隱約約有蜘蛛網(wǎng)絲；綠化植物沒有好好料理?；氐阶约恨k公室后，辦公室主任布置了一個任務交給姜成維：設計一個詳細可行的改善辦公環(huán)境的方案。姜成維不愧為秘書專業(yè)的高才生，充分了解公司是一個剛創(chuàng)辦不久的民營企業(yè)，根據(jù)對各個

15、部門辦公環(huán)境的認識與感受，結合民營企業(yè)特點及員工素質(zhì)情況，不出幾天就設計了一份詳細完善的辦公環(huán)境改善方案。,課 后 訓 練,方案得到辦公室主任的肯定，一些具體措施也得到了具體的實施，而且效果不錯。分析討論：(1)如果你是姜成維，你會如何改善大唐公司的辦公環(huán)境？(2)對職員個人辦公環(huán)境該如何整理？(3)如何才能創(chuàng)造辦公環(huán)境的和諧與舒適？2. 分析討論：(1)對于上班可以帶小孩、帶寵物的辦公環(huán)境，你怎么看待，贊成還是反對？(2