論文-淺談辦公自動化環(huán)境下的檔案管理

1、隨著我國信息化的不斷加強檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當前的綜合檔案計算機及信息數(shù)字技術推動了辦公自動化的普及辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利我們可以隨時進行調用的重要資源。因此實現(xiàn)合理、有效的辦公自動化管理已成為當前檔案工作的重要部分。一、辦公自動化與檔案的關系1.辦公自動化是檔案形成的過程檔案是辦公自動化的結果。從檔案學角度看文件實質上是一種信息且這種信息需具備真實性和可靠性。而目前的辦公自動化技術已經(jīng)可以在信息分散處理

2、過程中真實記錄和反映文件產(chǎn)生的整個過程并準確地將文件歸入相應的檔案數(shù)據(jù)庫。這些電子文件經(jīng)過檔案管理人員的整理核對就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動化是以滿足機關各項業(yè)務工作需要為最終目的以計算機高新技術的系統(tǒng)集成為手段以安全保密為原則以規(guī)范化、標準化的有關條例為依據(jù)以文件的運行規(guī)律為導向以文件、檔案信息一體化管理為主線構成了一個與機關傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存外延基本吻合內涵有所擴展相互融合又相對獨立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)

3、對文件、檔案紙質載體、特殊載體及其內容信息的三重管理和利用。2.辦公自動化和檔案管理互為影響。辦公自動化決定檔案的發(fā)展方向反之檔案管理也影響著辦公自動化網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術的進步使越來越多的單位采用那些不僅能處理和存儲信息而且能保證掌管文件的辦公自動化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應用使得機關的電子文件成為全部工作而不是部分工作的準確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實性以及歷史檔案的延續(xù)可讀性也要求辦公自動化技術必須不斷適應檔案管理的發(fā)展要求。二、

4、辦公自動化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中工作人員過多地依賴于手工操作要求收集完整、齊全避免漏寫、漏抄用筆規(guī)范、耐用字跡工整、清楚分類、統(tǒng)汁準確無誤結果又費時又費力。在應用了計算機軟件處理后使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞都變得簡單易行。2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作

5、管理中企事業(yè)單位由于不能做到信息共享使得大量信息閑置在文件柜中不僅造成資金和資源的浪費還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后檔案管理由案卷級深入到文件級由單途徑管理發(fā)展為體系管理由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率可以對所調閱的信息資