辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理論述

1、<p>　　辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理論述</p><p>　　[摘 要]不管是企業(yè)單位還是機(jī)關(guān)單位，文書檔案管理工作都非常重要，隨著社會的發(fā)展以及計算機(jī)技術(shù)的不斷應(yīng)用，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，尤其是辦公自動化技術(shù)應(yīng)用以后，極大的提高了文書檔案管理工作的質(zhì)量，信息更加及時準(zhǔn)確，因此本文中將對辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理工作進(jìn)行探討。 </p><p>　

2、　[關(guān)鍵詞]辦公自動化；文書檔案；管理；建議 </p><p>　　中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）03-0348-01 </p><p>　　文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，影響到文檔的使用價值。社會的發(fā)展與進(jìn)步，促使著文書檔案的管理工作也要與

3、時俱進(jìn)，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學(xué)管理模式。 </p><p>　　一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題 </p><p>　　文書檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內(nèi)容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質(zhì)文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財力來進(jìn)行檔案的分類存

4、檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面： </p><p>　?。ㄒ唬﹤鹘y(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性 </p><p>　　在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關(guān)的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進(jìn)行繁瑣的登記。如果是在當(dāng)?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費(fèi)了大量的時間，

5、也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。 </p><p>　　（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存 </p><p>　　在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質(zhì)多數(shù)都是紙質(zhì)文件，而紙質(zhì)文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質(zhì)的，在傳閱的過程

6、中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復(fù)，但也有無法修復(fù)的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補(bǔ)。所以說紙質(zhì)文檔不利于長久保存。 </p><p>　?。ㄈ﹤鹘y(tǒng)模式下的文檔管理的復(fù)雜化 </p><p>　　在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進(jìn)行詳細(xì)的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣

7、，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當(dāng)復(fù)雜的流程，不但需要大量的人員來進(jìn)行分類整理，還要進(jìn)行一定的維護(hù)，在還文檔時還要有一套流程來進(jìn)行登記?？偸窃谥貜?fù)著工作，卻效率很低。 </p><p>　　二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢 </p><p>　　隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管

8、理工作帶來了極大的改變。技術(shù)的革新，使得文檔管理也日益科學(xué)化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應(yīng)有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。 </p><p>　?。ㄒ唬┺k公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強(qiáng) </p><p>　　在文檔管理中實行信息化管理，使

9、文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達(dá)到資源共享的目的。且查閱時所進(jìn)行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機(jī)檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進(jìn)行多次借閱，不用反復(fù)登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費(fèi)，在很大程度上提高了使用的效率，且能進(jìn)行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強(qiáng)了

10、。 </p><p>　　（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存 </p><p>　　在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質(zhì)載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進(jìn)行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進(jìn)行保存，如果需要可以實時的進(jìn)行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也

11、就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。 </p><p>　?。ㄈ┺k公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化； </p><p>　　傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復(fù)雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費(fèi)大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方

12、便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機(jī)的協(xié)助，使復(fù)雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費(fèi)太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質(zhì)量，減少時間和空間，以便于使用。 </p><p>　　三、做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的建議 </p><p>　?。ㄒ唬┮?guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) </p><p>　　要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規(guī)范

13、文檔管理體制，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權(quán)行為”。因此，必須從管理體制上進(jìn)行規(guī)范，在單位內(nèi)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應(yīng)將檔案部門對文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入到檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。在進(jìn)行系

14、統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)使用兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)，并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)以及不同類型數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)保證不同類型的子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉(zhuǎn)和安全管理。 </p><p>　?。ǘ┲贫ㄏ鄳?yīng)的檔案管理法律 </p><p>　　檔案管理的自動化進(jìn)程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機(jī)管理檔案，優(yōu)勢非常的明顯，相對于過去的

15、紙質(zhì)檔案來說，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿Γ嚓P(guān)的管理者應(yīng)該積極的解決相應(yīng)的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應(yīng)該按照相應(yīng)的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關(guān)的部門應(yīng)該及時制定相應(yīng)的法律對這些行為進(jìn)行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細(xì)節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關(guān)法律的人員，應(yīng)該制定相對應(yīng)的處罰條例，對這些違法人員進(jìn)行震懾，在相關(guān)法律制

16、定之后，應(yīng)該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)。相關(guān)電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價值。 </p><p><b>　　四、結(jié)語 </b></p><p>　　伴隨著科技的進(jìn)步，科學(xué)的發(fā)達(dá)，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應(yīng)人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學(xué)管理

17、，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標(biāo)志之一，為了更好的服務(wù)全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進(jìn)程將永不停止。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用.[J].黑龍江檔案.2011，（12） </p><p>　　[2]李志紅.適時新時