物資采購合同審計實踐

1、■!Ⅲ!ⅡllI衄【皿阻■■■■■圄■臣曩■蠶●翻■■■■■■曩嬲鬻黼黼鎏在經濟全球化、國際競爭日益激烈的今天，企業(yè)之間的競爭很大程度上處于降低成本、打價格戰(zhàn)的階段。企業(yè)要想在價格競爭中立于不敗之地，除控制產品的生產、制造、銷售環(huán)節(jié)的成本外，另一重要方面就是要控制物資采購過程的成本。目前由于種種原因，市場的不規(guī)范，假冒偽劣產品可說是履見不鮮；在訂立合同過程和交易中的投機及欺詐行為也時有發(fā)生；市場上的各類商品表現(xiàn)了較大的差異性，形成其價格

2、的因素越來越復雜。所以企業(yè)對物資采購過程如不進行有效的控制和監(jiān)督，由此所造成的損失浪費和效益的下降可能比生產制造銷售環(huán)節(jié)更大，并且難以及時發(fā)現(xiàn)、更難以補救。所以，為了降本增效、增強競爭力，避免不必要的效益流失，企業(yè)就應對物資采購過程進行全方面行之有效的控制，而首要環(huán)節(jié)就是審計部門對采購合同的審計。由于領導的重視，株洲電力機車工廠于1996年起就設立了合同審計組，專門負責對全廠的物資采購合同和銷售合同進行審計?，F(xiàn)有的合同審計組配備了會計、

3、審計、法律專業(yè)人員4人。合理的人員配置、健全可行的制度規(guī)范、積極穩(wěn)妥的工作方式，使審計組同志們在對物資采購合同審計方面取得了一定的成績，也積累■文／黎云鳳了一些經驗。一、■全制度規(guī)范操作：加強制度建設，完善審計規(guī)程，按培養(yǎng)精湛制造文化要求推行審計標準化作業(yè)，是審計組同仁們一直以來緊抓的首要工作。96年，在設立審計處之初，我們就制訂了《物資采購合同(業(yè)務)審計辦法(試行)》，規(guī)范合同審計。97年，我們又制訂了《經濟合同審計辦法》進一步指導

4、自身的工作。近幾年，隨著經濟發(fā)展和工廠改制改革的深入，原有的合同審計制度已無法適應工廠經濟發(fā)展的需要。去年，我們把健全和完善合同審計制度、規(guī)范合同審計行為列入重點工作。在原有制度的基礎上，學習和借鑒了新的審計方法和觀點，總結工作經驗，重新修訂和頒發(fā)了《經濟合同審計辦法》、《物資(設備)采購合同審計實施辦法》兩個制度。修訂后的制度更詳盡地規(guī)定了審計人員應履行的審計職責、范圍、程序以及“全面審計、效益性、合法性、公平性”的審計原則。這不僅使

5、審計人員辦事有章可循，也使得審計工作程序更加合理，提高了審計質量和準確性。二、全面審計突出t點：全廠每月物資采購合同很多，每筆合同中涉及物資品種多、規(guī)格雜，我們在工作中克服困難，堅持全面審計、突出重點的方針。1)在合同審計范圍上：我們進一步擴大審計的深度與力度，要求送審單位按時將合同和發(fā)票送審，防止出現(xiàn)逃避審計的現(xiàn)象。我們還監(jiān)督送審單位的合同執(zhí)行情況，杜絕供應商超合同供應、擅自擴大業(yè)務量的現(xiàn)象。另外，對于合同的真實性，合同條款的嚴密性、

6、合規(guī)性、合法性方面，供貨方的履約能力等，也加大了審計力度。通常都是在審計合同的價格之前，就對合同的條款予以審查，如發(fā)現(xiàn)有缺損合同必要條款和不利條款的情況，就及時指出并要求送審單位予以補正。尤其是對大型采購合同和涉外合同，我們更是嚴格監(jiān)督，確保工廠合法權益不受損害。2)在合同審計程序上：我們對無問題的合同和發(fā)票在3個審計日內予以審結，并嚴格按規(guī)章辦事，執(zhí)行送審合同登記、審結簽收制度，做到審計工作無遺漏。對于不符合送審條件的合同及發(fā)票，我們

7、及時對送審單位予以說明，并要求送審單位補辦手續(xù)后再送審。3)在合同審計原則上，我們與物資、設備等部門密切配合，運用一切有效手段，加大對物資采購的價格審計力度，認真執(zhí)行“貨比三家、比質比集團經濟研究20055《總第175期)萬方數(shù)據ji熬寨繁籬鬻震麓曩—■■■■■臣■●翟■鬣—●翻■■■■■_●必山一刪U眥l_岷價”的采購原則，因為物資采購合同審計的重點就是價格審計。因此我們以工廠麗個制度為指導，嚴格按規(guī)定進行價格審計。在審計過程中我們并

8、不只追求價格低廉，而是根據采購物資的性價比，綜合考慮價格、運費、資金成本等因素，盡量避免出現(xiàn)低價格、高費用等現(xiàn)象。在合同價格審計中，我們注重對價格信息的收集。第一：每個審計人員都建立了審計臺帳，按月進行整理歸檔，并對其所管轄范圍內的材料及產品價格進行追蹤管理；第二：做好市場調查。因為許多價格及其他方面的信息需要親自去市場上調查才能掌握；第三：我們通過訂閱《湖南物資信息》雜志和在物資信息網上了解材料及產品價格的變動情況，及時掌握第一手的資

9、料。這樣就避免了在價格不明的情況下物資采購中的“暗箱操作”行為，防止人為的抬高物資采購價格，破壞工廠的經濟效益；第四：做好質量跟蹤工作。通過對購進物資質量的跟蹤調查，利用掌握的質量信息來指導下一次的比價過程，以便使所定價格更合理、更準確。當我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格或成本核算價格時，我們并不直接與供應商進行協(xié)調，而是向物資部門負責簽訂該合同的計劃員提出我們的審計意見，由計劃員去了解或核算價格，然后以計劃員重新簽訂合同的方式或者以我們直

10、接出具審計意見書的方式確定合同價格。此外，我們充分發(fā)揮價格審計的監(jiān)督評價作用：每年7月，我們都在了解工廠上半年各項物資采購價格的基礎上，對上半年物資采購價格進行全面總結分析，并對下半年的物資采購價格進行預測，撰寫((工廠上半年物資采購價格分析及下半年預測》，為物資采購部門下半年的采購工作提供參考。4)在合同審計方法上：我們積極探索，不斷改進。針對實際情況，采用不同的方法進行審計：①詳查：將發(fā)集團經濟研究20055(總第175期)票與合同

11、核對其單價、品名、規(guī)格是否一致；包裝費、運費結算與合同規(guī)定是否一致；②對比核查：將幾個合同中相同品名、規(guī)格的物資在一起核對，看價格有無不當。如有差異，要追查原因；③拓寬思路，從前后不同時期的采購中，看是否有高價購入、損害工廠利益的行為。2000年，我們根據工作需要與計算機編程人員一起編寫了新的合同審計管理系統(tǒng)。我們將當月審結的合同按照材料、設備、工裝、技術分類輸入計算機存檔。當下月再輸入同種物資時，計算機就會自動顯示該種物資曾經的購入價

12、格。如果價格比原來的購入價高，計算機會立刻彈出對話框進行提示，以便再次核實該項價格。該套系統(tǒng)還備有審計意見書格式。當我們發(fā)現(xiàn)合同價格高于市場價格時，只要將合同內容及審計意見輸入計算機，計算機就能自動生成并打印出審計意見書。審計意見書與合同一起送交物資部門，由物資部門根據審計意見書對該項合同的金額重新定價。合同審計管理系統(tǒng)的使用，既方便了我們的工作，又避免了人工統(tǒng)計可能出現(xiàn)的錯誤，提高了合同審計工作的準確度和效率。三、擴大內審講求實效取得

13、理解和支持：審計工作是查別人的差錯，肯定易得罪人。在工作中我們的原則是嚴格認真、一視同仁、不講情面，處理問題實事求是，給人以改進的機會，不隨意將問題擴大化。通過與物資等部門密切配合，取得了大多數(shù)人的理解和支持。如電力機車上用量較大的物資招標和議標工作，由我們與物資、技術、質保等部門人員一起對招議標項目進行評分，選擇價格低、質量好、供應及時的優(yōu)秀供應商。在議標中，我們充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，核算成本價格，與供應商比質比價，降低了采購成本。真正實

14、現(xiàn)公開、公平、公正的競爭，做到價格面前人人平等，實現(xiàn)同等質量前提下的低價格采購，近三年已經累計為工廠節(jié)約采購資金805、4萬元?，F(xiàn)在，招議標項目的覆蓋率已達全年物資采購的70％。總之，通過合同審計部門的扎實工作，發(fā)揮了內審的積極作用：①規(guī)范了物資采購行為，堵塞了管理中的漏洞，降低了成本，促進了廉政建設，成為防差錯、防舞弊的一道關口；②減少了工作誤差，促進了業(yè)務運行無差錯操作。當發(fā)現(xiàn)驗收單與發(fā)票不符、品種規(guī)格串戶等情況時，通過相互溝通，及