管理信息系統(tǒng)規(guī)劃案例

1、1管理信息系統(tǒng)案例分析管理信息系統(tǒng)案例分析案例案例1：缺乏計(jì)算機(jī)管理的某書社：缺乏計(jì)算機(jī)管理的某書社某高校旁有一家經(jīng)營(yíng)圖書出租業(yè)務(wù)的書社，目前該書社還沒有使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行管理。學(xué)生張某經(jīng)常去該書社租書，看到該書社的日常管理非?；靵y，并且員工勞動(dòng)強(qiáng)度大、工作效率低，所以他希望能夠?yàn)樵摃缃⒁粋€(gè)管理信息系統(tǒng)，從而找出一條好的途徑來改善書社的經(jīng)營(yíng)管理，提高書社員工服務(wù)效率、質(zhì)量，從而提高顧客滿意度。張某首先對(duì)該書社的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)調(diào)查，

2、他了解到的情況如下：書社的規(guī)章制度要求，任何人要想成為該書社的會(huì)員需交納押金100元（退證時(shí)返還），而且在加入時(shí)，需將身份證號(hào)（若是學(xué)生還另外需要學(xué)號(hào)）、住址、固定電話號(hào)碼、移動(dòng)電話號(hào)碼、電子郵件地址登記在顧客卡片中。成為會(huì)員的顧客可得到該書社的一張會(huì)員卡，并且可用它來租借書社所有圖書。目前的一個(gè)問題是，會(huì)員個(gè)人資料在登記注冊(cè)后可能會(huì)發(fā)生變化，但卻無法得到及時(shí)更新。放在書社營(yíng)業(yè)廳架子上的圖書按類別及書名的字母順序進(jìn)行排列展示，而那些將被

3、出租的圖書存放在收銀臺(tái)后面的庫(kù)房?jī)?nèi)。當(dāng)顧客把展示架上的樣本圖書拿到柜臺(tái)時(shí)，店員就得去后面的柜臺(tái)查找。有時(shí)返還的圖書沒有按正確的順序歸檔，這時(shí)就使得查找工作變得非常費(fèi)力了。當(dāng)顧客來到店里還書時(shí)，店員首先檢查還書是否準(zhǔn)時(shí)，超期的顧客應(yīng)交納過期費(fèi)。店員工作繁忙時(shí)，來不及把返還的圖書重新擺放到庫(kù)房?jī)?nèi)，造成圖書堆積。當(dāng)顧客挑選了沒有來得及上架的圖書后，顧客是租不到他想要看的圖書的。有時(shí)候一些新出版的或是暢銷的圖書可能供不應(yīng)求，尤其是在周末。管理者

4、應(yīng)當(dāng)把這些圖書多儲(chǔ)備些以備租用。另外，由于書社無法跟蹤銷售趨勢(shì)以合理安排存貨，一些很少被租用的圖書時(shí)間久了依然被保存在店里。通過上面的調(diào)查分析，張某認(rèn)為該書社應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況建立一個(gè)管理信息系統(tǒng)來加強(qiáng)日常工作的管理，將員工從繁忙的、低效率的工作狀態(tài)中解脫出來，從而改善書社的經(jīng)營(yíng)狀況。思考討論思考討論：該書社原有的業(yè)務(wù)流程中存在哪些不合理的地方？提示：提示：會(huì)員制不方便臨時(shí)租書的讀者。要想成為該書社的會(huì)員需交納押金100元，提高了經(jīng)

5、濟(jì)困難人士租書的門檻。會(huì)員租的書若成本大于100元，則押金100元太少。會(huì)員聯(lián)系方式若發(fā)生變化，書社無法及時(shí)知道，因此無法將最新的讀者預(yù)訂圖書信息通知讀者。傳統(tǒng)的手工方式下，日益繁雜的業(yè)務(wù)，導(dǎo)致書社無法跟蹤銷售趨勢(shì)以合理安排存貨。讀者點(diǎn)名需要某書時(shí)，需要去書社營(yíng)業(yè)廳書架上查詢，查詢效率太低。案例案例2：分析一個(gè)企業(yè)系統(tǒng)中的企業(yè)流程：分析一個(gè)企業(yè)系統(tǒng)中的企業(yè)流程新產(chǎn)品快速上市，良好的客戶服務(wù)及低成本是保持競(jìng)爭(zhēng)力額主要因素。管理者正在尋求一

6、些方法可以使公司的運(yùn)作更有效率，這將由檢查訂單流程開始?？蛻敉ǔＲ噪娫挕髡?、郵寄的方式下訂單?？蛻舴?wù)代表就在訂單表上記下訂單的信息，包括顧客姓名、運(yùn)送地點(diǎn)、賬單地址、產(chǎn)品編號(hào)、產(chǎn)品說明、數(shù)量及運(yùn)送說明(如打電話給收貨經(jīng)理約定送貨時(shí)間).在收集所有相關(guān)信息后客戶服務(wù)代表與客戶確認(rèn)訂單的所有內(nèi)容.當(dāng)記錄這些訂單時(shí)，客戶服務(wù)代表們就開始利用公司的訂單輸入系統(tǒng)并檢查訂單上每個(gè)產(chǎn)品的庫(kù)存量。客戶服務(wù)代表首先檢查最靠近客戶運(yùn)送地址的倉(cāng)庫(kù)。如果該

7、倉(cāng)庫(kù)沒有足夠的產(chǎn)品，他會(huì)去檢查別的倉(cāng)庫(kù)。如果是電話接單，則客戶服務(wù)代表建議配送時(shí)間在4～5個(gè)工作日之后。假如客戶需要快速處理訂單，客戶服務(wù)代表可查詢目前的訂單輸入信息系統(tǒng)看看哪個(gè)倉(cāng)庫(kù)將滿足這個(gè)訂單。一般來說，靠近客戶運(yùn)送地址的倉(cāng)庫(kù)都能滿足訂單的需求。所有正在處理的訂單都是人工收集并輸入公司的訂單輸入系統(tǒng)。一定要有客戶的編號(hào)、運(yùn)送地址及賬單地址，系統(tǒng)才會(huì)接受這份訂單（如果訂單來自一個(gè)新客戶，系統(tǒng)自動(dòng)給客戶一個(gè)新代號(hào)）。如果訂單的送貨日期在

8、未來的8～10個(gè)工作日之后，則這個(gè)訂單會(huì)以人工的方式被放幾天后再輸入系統(tǒng)。而如果一張送貨時(shí)間超過10天的訂單輸入系統(tǒng)時(shí)，則被認(rèn)為是一個(gè)延誤的訂單。系統(tǒng)每天會(huì)產(chǎn)生延誤訂單的報(bào)表去提醒客戶服務(wù)代表有延誤的訂單。3新的基于計(jì)算機(jī)的信息系統(tǒng)已經(jīng)幫助了Smith降低了制造費(fèi)用。信息系統(tǒng)可以指出哪個(gè)產(chǎn)品庫(kù)存已經(jīng)高于標(biāo)準(zhǔn)，哪個(gè)產(chǎn)品庫(kù)存太低了，它還能幫助計(jì)劃訂購(gòu)周期，甚至還能計(jì)算供應(yīng)商運(yùn)送所訂購(gòu)產(chǎn)品的平均時(shí)間。Smith估計(jì)：”到下一年，我估計(jì)公司可以

9、將其存貨減少一半?！迸c此同時(shí)，銷售人員可以通過查看數(shù)據(jù)庫(kù)中的老訂單幫助顧客記起以前他們?cè)I過些什么產(chǎn)品。而且，機(jī)械師能查看維修的歷史信息?！盨mith說：”例如，如果一臺(tái)維修好的機(jī)器又恢復(fù)使用，我們可以看到誰為此做了些什么。”雖然這個(gè)系統(tǒng)用了近一年的時(shí)間才能夠平穩(wěn)地運(yùn)行，但是，我無法想象我們?nèi)绾斡美限k法進(jìn)行現(xiàn)行的工作。”這是他得出的結(jié)論。思考討論：思考討論：①該公司為什么要從手工系統(tǒng)轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)？②該公司輸入到其信息系統(tǒng)中的是哪些

10、數(shù)據(jù)？③信息系統(tǒng)輸出的是哪種類型的信息？④當(dāng)利用互聯(lián)網(wǎng)開展業(yè)務(wù)時(shí)，該公司的信息系統(tǒng)如何改進(jìn)？暢談你的設(shè)想。案例案例5：實(shí)習(xí)生追蹤系統(tǒng)：實(shí)習(xí)生追蹤系統(tǒng)每年夏季，北京某大公司都要雇用一些來自各大學(xué)的實(shí)習(xí)生在其銷售、會(huì)計(jì)、廣告和信息系統(tǒng)部門工作。付主任是人事部主管，他需要數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)來跟蹤這些實(shí)習(xí)生。系統(tǒng)將產(chǎn)生這些實(shí)習(xí)生的報(bào)告，包括他們的職責(zé)、工作時(shí)間、工作量、業(yè)績(jī)、評(píng)價(jià)和酬金。人事部職員周星星學(xué)過Access，并在夏季結(jié)束時(shí)完成這套實(shí)習(xí)生

11、追蹤系統(tǒng)。由于周星星考取了武漢理工大學(xué)的碩士研究生，于是他在9月初離開北京去武漢讀書。數(shù)月后，付主任讓他的賈秘書使用這套系統(tǒng)生成夏季實(shí)習(xí)生的報(bào)告。賈秘書拿到了周星星編制的Access數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)卻不會(huì)使用。思考討論：思考討論：①賈秘書不會(huì)使用該系統(tǒng)的原因是什么？提示：提示：系統(tǒng)界面不友好、缺乏說明文檔、賈秘書沒有學(xué)會(huì)系統(tǒng)使用方法。思考討論：思考討論：②如何杜絕此類事情的發(fā)生？提示：提示：設(shè)計(jì)友好的系統(tǒng)界面、編寫完整的說明文檔、對(duì)系統(tǒng)使

12、用人員進(jìn)行培訓(xùn)。案例案例6：我校管理信息系統(tǒng)的開發(fā)歷史：我校管理信息系統(tǒng)的開發(fā)歷史武漢理工大學(xué)是我國(guó)一所著名的重點(diǎn)大學(xué)，不僅在教學(xué)質(zhì)量上屬于國(guó)內(nèi)一流，在院校教學(xué)設(shè)施等方面也一直是名列前茅的。該校前身之一原武漢工業(yè)大學(xué)在信息系統(tǒng)建設(shè)方面也頗有遠(yuǎn)見，張副校長(zhǎng)早在6年前就提出了建設(shè)全校信息系統(tǒng)的目標(biāo)，設(shè)想將所有的教務(wù)、人事、辦公、圖書情報(bào)和教學(xué)設(shè)備等信息全部用計(jì)算機(jī)管理起來。當(dāng)時(shí)在全國(guó)高校中提出這樣宏大目標(biāo)的院校真是鳳毛麟角。原武漢工業(yè)大學(xué)管

13、理信息系統(tǒng)1999年9月開始實(shí)施，原計(jì)劃于2000年6月完工。當(dāng)時(shí)，隨著局域網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)價(jià)格大幅度降低，使學(xué)校辦公自動(dòng)化普及成為可能，各高校紛紛開始注意建設(shè)學(xué)校信息系統(tǒng)。同時(shí)，隨著國(guó)內(nèi)高教事業(yè)的發(fā)展，武漢工業(yè)大學(xué)的規(guī)模迅速擴(kuò)大，短短幾年內(nèi)學(xué)生人數(shù)就翻了一翻，原有人教務(wù)人員已難以應(yīng)付隨之猛增的教學(xué)管理工作。正是這樣的情況下，張副校長(zhǎng)提出了建立學(xué)生管理信息系統(tǒng)的方案，想通過辦公自動(dòng)化來提高該校的辦公效率，以應(yīng)付越來越重的學(xué)生管理業(yè)務(wù)，

14、另一方面這也是考慮到，為了在高等院校辦公自動(dòng)化的發(fā)展過程中，在與兄弟院校的競(jìng)爭(zhēng)中占有有利地位，增強(qiáng)理工大學(xué)在國(guó)內(nèi)該領(lǐng)域的信譽(yù)。如有可能，也希望將此信息系統(tǒng)推廣到全國(guó)各地的高等院校去。該項(xiàng)目涉及的部門有學(xué)生處、教務(wù)處和全校二十幾個(gè)院系的院系辦公室。其中，學(xué)生處擁有全校學(xué)生的基本信息，負(fù)責(zé)處理全校性的學(xué)生管理業(yè)務(wù)，如學(xué)生證的制作與管理；教務(wù)處負(fù)責(zé)全校的教學(xué)管理工作，如排課、調(diào)課、考試；而各院系辦公室負(fù)責(zé)本院系的具體的教學(xué)管理工作，如本院系學(xué)