國際商務(wù)畢業(yè)論文--7c寫作原則中簡潔性與具體性的對(duì)立與共存

1、<p>　　學(xué)號(hào) </p><p>　　密級(jí) </p><p>　　7C寫作原則中簡潔性與具體性的</p><p><b>　　對(duì)立與共存</b></p><p>　　學(xué)院名稱：外國語學(xué)院</p><p><b>　　

2、專業(yè)名稱：商業(yè)英語</b></p><p><b>　　學(xué)生姓名： </b></p><p><b>　　指導(dǎo)老師：</b></p><p><b>　　二〇一四年三月</b></p><p><b>　　摘 要</b></p>

3、<p>　　商務(wù)英語信函是國際貿(mào)易雙方進(jìn)行書面商務(wù)信息溝通的重要手段，在雙方貿(mào)易中起著重要的作用。本文從商務(wù)信函寫作的基本原則—7C原則的角度出發(fā)，結(jié)合哲學(xué)中的矛盾觀，著重論述了其中簡潔性和具體性之間的對(duì)立與共存關(guān)系，并針對(duì)兩者之間的對(duì)立關(guān)系，提出了一些避免對(duì)立、做到共存的解決方法，從而為商務(wù)信函寫作7C原則提供一定的完善作用，提高商務(wù)信函信函的寫作水平。</p><p>　　關(guān)鍵詞： 7C寫作原則；簡

4、潔性；具體性；對(duì)立；共存</p><p><b>　　ABSTRACT</b></p><p>　　Business English letter is an important means when the two parts of international trade communicate information for business by writing

5、 and plays an important role in the bilateral trade. This article combined with contradiction concept in philosophy and emphatically discussed two kinds of relation about the conflict and coexistence between Conciseness

6、and Concreteness from the view that is the basic principles of business letter writing - 7 c principles, proposing some solutions that can avoid </p><p>　　Key words: used motor vehicles；assessment method；ass

7、essment case</p><p><b>　　目 錄</b></p><p><b>　　摘 要III</b></p><p>　　ABSTRACTIV</p><p><b>　　引 言1</b></p><p>　　第二章 商務(wù)信函7C

8、寫作原則2</p><p>　　第三章 簡潔性與具體性的關(guān)系之對(duì)立4</p><p><b>　　3.1內(nèi)容方面4</b></p><p>　　3.1.1簡潔性4</p><p>　　3.1.2具體性4</p><p><b>　　3.2詞句方面5</b><

9、/p><p>　　3.2.1簡潔性5</p><p>　　3.2.2具體性6</p><p>　　第四章 簡潔性與具體性的關(guān)系之共存8</p><p>　　4.1 共存的必要性8</p><p>　　4.2 如何做到共存8</p><p>　　4.2.1 內(nèi)容上簡潔與具體共存8</

10、p><p>　　4.2.2 詞句上簡潔與具體共存9</p><p><b>　　結(jié)束語10</b></p><p><b>　　參考文獻(xiàn)11</b></p><p><b>　　第一章 引 言</b></p><p>　　隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，對(duì)外經(jīng)

11、濟(jì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的日漸頻繁，商務(wù)英語信函變得至關(guān)重要，成為現(xiàn)代國際貿(mào)易交流一種非常重要的聯(lián)系方式和工具。但是，在實(shí)際操作中，由于不了解商務(wù)信函的特殊寫作原則，收件人經(jīng)常收到的信往往是不合格的商務(wù)英語信函，這無疑會(huì)阻礙有效的交流。7C原則，作為商務(wù)信函的特殊寫作原則，相輔相成，相互依存，在商務(wù)英語信函中起到至關(guān)重要的作用。然而，在七個(gè)原則中，有些原則在某些方面存在著對(duì)立沖突的關(guān)系，比如：簡潔性原則和具體性原則。本文將從7C寫作原則中簡潔性和具體

12、性之間的對(duì)立與共存關(guān)系出發(fā)，探討這兩種關(guān)系之間的處理問題，從而提高商務(wù)英語信函的寫作水平。</p><p>　　第二章 商務(wù)信函7C寫作原則</p><p>　　何謂7C原則呢？準(zhǔn)確地來說，7C原則就是商務(wù)信函寫作過程中的基本寫作原則，因?yàn)檫@七個(gè)原則的英文首字母都是以“C”開頭，所以我們把這七個(gè)基本原則概括為七個(gè)“C”原則。而在商務(wù)信函寫作中，這七個(gè)原則各有其特征和要求。</p>

13、;<p>　　1.Courtesy（禮貌）</p><p>　　在商務(wù)信函寫作中，及時(shí)回復(fù)是禮貌之首，此外，友好的口吻和委婉的措辭是禮貌原則的重要特征?？傊?，在寫作中應(yīng)避免使用令人不愉快，不禮貌的措辭和用語，多使用一些表客氣的套語和詞匯，要讓對(duì)方能感受到寫信人誠摯的愿望，愿意共同合作，達(dá)成交易。</p><p>　　2.Correctness（正確）</p>&

14、lt;p>　　商務(wù)信函的正確性不僅指的是語法恰當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)及詞匯拼寫正確，還要求語言規(guī)范、敘述恰當(dāng)、數(shù)值精確、事實(shí)無誤等。除此之外，寫作格式規(guī)范、技巧運(yùn)用恰當(dāng)以及商業(yè)術(shù)語正確也是商務(wù)信函正確原則的要求之一。</p><p>　　3.Concreteness（具體）</p><p>　　這里的具體指的是要讓信函中所涉及的對(duì)象具體化、明確化，避免采用大概和抽象的詞句以及易于引起誤解和造成

15、混亂的表達(dá)方式。商務(wù)英語寫作與其他寫作不同，一個(gè)詞或一句話的意義不夠具體明確，就有可能帶給公司或企業(yè)損失。</p><p>　　4.Clearness (清楚)</p><p>　　寫信人在寫信的過程中必須要做到清晰明確地表達(dá)自己真實(shí)的意圖，用最簡單普通的詞句來直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方，避免雙重意義或者模棱兩可的表示，不嚴(yán)密的文字，含糊不清的詞句。</p><p>　　5

16、.Conciseness（簡潔）</p><p>　　商務(wù)書信中的簡潔指的是要在無損于書信的完整和禮貌的基礎(chǔ)上，言簡意賅地表達(dá)所需傳遞的信息，開門見山，內(nèi)容精煉。如果書信內(nèi)容和格式過于繁瑣，會(huì)讓收信人難以理解或者沒有耐心去讀，那么函電交流信息的功能就無法實(shí)現(xiàn)。</p><p>　　6.Consideration（體諒）</p><p>　　體諒對(duì)寫信人和收信人之間保

17、持進(jìn)一步聯(lián)系至關(guān)重要，寫信人應(yīng)盡可能多地從收信人的立場(chǎng)來考慮問題和措辭，始終考慮到對(duì)方的愿望和感受，同時(shí)給予對(duì)方充分的體諒和照顧，此外,體諒，意味著要堅(jiān)持用肯定而非否定的態(tài)度，語氣上也要更尊重對(duì)方。</p><p>　　7.Completeness （完整）</p><p>　　一封完整的商業(yè)書信，應(yīng)包含寫信人期望讓對(duì)方作出反應(yīng)的所有信息，或?qū)?duì)方提出的問題一一作答。商務(wù)信函的完整與否不僅

18、會(huì)帶來預(yù)期的結(jié)果,還能建立起更好的商務(wù)關(guān)系。</p><p>　　第三章 簡潔性與具體性的關(guān)系之對(duì)立</p><p>　　在商務(wù)英語信函寫作中，禮貌性、正確性、體諒性、具體性、清楚性、完整性和簡潔性這七個(gè)原則缺一不可，一份正確而合格的商務(wù)信函必須包含著七個(gè)寫作原則。然而，在這七個(gè)原則中，簡潔性原則和具體性原則從字面上看是對(duì)立的，不能同時(shí)存在的。</p><p>　　

19、這種對(duì)立關(guān)系，在哲學(xué)的矛盾觀中表現(xiàn)為：矛盾的對(duì)立性，即爭斗性。矛盾的斗爭性是指雙方相互排斥,相互對(duì)立的性質(zhì)，它體現(xiàn)著對(duì)立雙方相互費(fèi)力的傾向和趨勢(shì)，是一種普遍的存在。</p><p><b>　　3.1內(nèi)容方面</b></p><p><b>　　3.1.1簡潔性</b></p><p>　　簡潔性原則要求寫信人在寫信時(shí)直接

20、切入主題，開門見山，對(duì)信函內(nèi)容進(jìn)行高度概括和總結(jié)，用最短、最簡潔的篇章表達(dá)寫信人的意愿。只有內(nèi)容簡練，直截了當(dāng)，這樣才能對(duì)繁忙的貿(mào)易者有吸引力，讓這封信函成為一封成功的信函。例如：</p><p>　　I wish to express my heartfelt gratitude to you for your kind cooperation.（ Thank you for your cooperation.

21、）</p><p>　　真誠感謝貴方的合作。</p><p>　　顯而易見，括號(hào)外的句子雖然和括號(hào)內(nèi)的句子表達(dá)的意思是相同的，但是，后者就比前者更容易讓人一眼就明白這句話所表達(dá)的意思，言簡卻意賅，給對(duì)方一種簡潔大方的感覺。</p><p><b>　　3.1.2具體性</b></p><p>　　而具體性原則則要求寫信人

22、在描述信函時(shí)內(nèi)容要盡量明確且具體，所傳遞的信息要形象、明確，信函中出現(xiàn)的數(shù)字必須確切，細(xì)節(jié)必須具體，事實(shí)也必須要充實(shí)。所以，為了達(dá)到具體的目的，一些解釋和說明的內(nèi)容是必不可少的，而這就與簡潔性原則“言簡”相違背。例如：</p><p>　　We have received with thanks your check No. 23 for us US $20000，in payment of our machin

23、es. The amount has been placed to your credit.</p><p>　　這個(gè)句子很好的體現(xiàn)了具體性原則，從交易細(xì)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)角度來看，這樣的句子是必須的。但是，數(shù)字和從句的出現(xiàn)頻率讓人感覺找不到簡潔性原則的影子，甚至有種啰嗦的感覺。然而，這個(gè)看似不簡潔的句子，確實(shí)典型地體現(xiàn)了具體性原則的特點(diǎn)。</p><p><b>　　3.2詞句方面<

24、;/b></p><p><b>　　3.2.1簡潔性</b></p><p><b>　?。?）縮略語的使用</b></p><p>　　縮略語是商務(wù)英語詞匯的重要組成部分，是人們?cè)陂L期的商務(wù)實(shí)踐過程形成的［1］。為了信函的簡潔明了，所以能夠節(jié)省字詞的縮略語在商務(wù)往來中被大多數(shù)貿(mào)易者大量使用。 縮略語通常由大寫字母

25、表示，簡潔又能節(jié)省字詞。這些短小簡單的縮略語也是簡潔性的一大特征，例如： </p><p>　　DOC(documentation fee 單證費(fèi))</p><p>　　DC(distribution center 分撥中心)</p><p>　　L/C(letter of credit信用證)</p><p>　　EAT（estimated

26、 arrival time 預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間）</p><p>　　ASAP(as soon as possible 盡快)</p><p>　　B/L（bill of lading 提單）</p><p>　　（2）避免使用修飾詞和長句</p><p>　　從簡潔的角度來看，單詞和短句的合理使用可以發(fā)揮意想不到的效果。刪減無關(guān)緊要的修飾詞、用單

27、詞替換詞組和定語從句，這些都會(huì)凸顯所表達(dá)的意思和所提出的問題。而且簡潔的句子結(jié)構(gòu)不僅給人以視覺上的舒適感還可以引起讀者的興趣和關(guān)注。因此，除了避免使用多余的修飾詞外，短語和短句的使用也是簡潔性原則的重要特征之一。如：</p><p>　　In the event that you speak to Mr. Smith in regard to production, ask him to give conside

28、ration to the delivery schedule.</p><p>　　此句明顯不夠簡潔, 可將詞組in the event that 改為 if, in regard to 改為介詞 about, 將 give consideration to 改 為 consider。</p><p>　　If you speak to Mr. Smith about productio

29、n, ask him to consider the delivery schedule.</p><p>　　這樣, 此句在保證意思完整的情況下,行文顯得更為簡潔。</p><p><b>　　3.2.2具體性</b></p><p>　?。?）明確詞匯內(nèi)涵及外延</p><p>　　在商務(wù)英語寫作中，詞句的意義明確與

30、否是很重要的，它不僅關(guān)系到信函的成功與否，而且關(guān)系到公司或企業(yè)利益與損失。因此，商務(wù)英語寫作的用詞一般要求準(zhǔn)確、具體，語言的含義應(yīng)清楚，詞語的內(nèi)涵和外延都應(yīng)明確，新詞語和有爭議的詞語必須具體解釋。詞匯的選擇和運(yùn)用也要仔細(xì)而慎重，盡量使用意思單一并明確的詞語。簡潔性原則中為了讓行文簡潔，要求盡量使用縮略語，但是在具體性原則中詞語的使用和選擇必須以意義明確、寫信人和收信人雙方都明確和理解為基礎(chǔ)，不能為了簡潔而讓句子含糊不清。如：</p

31、><p>　　We have bimonthly direct services from Shanghai to New York.</p><p>　　此句中， bimonthly 有不明確之處，它可以表示 once two month (隔月的) 或者 twice a month (一個(gè)兩次的)。因此可以改為</p><p>　　We have two direc

32、t sailings every month from Shanghai to New York. </p><p>　　我們一個(gè)月有兩趟從上海到紐約的直達(dá)船。</p><p>　　或，We have a direct sailing from Shanghai to New York every two months.</p><p>　　我們每兩個(gè)月有一趟從上海

33、到紐約的直達(dá)船。</p><p>　　這樣，很具體、很準(zhǔn)確地表達(dá)了所要表達(dá)的意思，具體清晰不含糊。</p><p>　?。?）合理使用修飾詞和從句</p><p>　　除了詞匯意義的明確意外，修飾詞和從句的恰當(dāng)使用也是具體性原則的要素之一。這些充當(dāng)修飾補(bǔ)充作用的詞與句子，雖然在篇章中顯得啰嗦，甚至與簡潔性原則相沖突，但是，像商務(wù)信函這種關(guān)系到雙方重大利益的信函，把所

34、要傳達(dá)的信息表達(dá)得更具體，更準(zhǔn)確，修飾詞和從句是必須的存在。而這些看上去繁瑣和不簡潔的修飾詞和從句，作用就是提供充分的事實(shí)、確切的數(shù)字、具體的細(xì)節(jié)等，目的就是為了更具體地描述交易細(xì)節(jié)，這對(duì)于公司和企業(yè)來說是很重要的。尤其在面對(duì)大量貨物描述，敘述其多項(xiàng)交易條款時(shí)，仔細(xì)具體的描述是無必要做的，要盡量避免運(yùn)用不確定，大概，模糊和抽象的詞句。在書寫過程中，應(yīng)盡量使用真實(shí)具體的數(shù)字與事實(shí)，采用恰當(dāng)?shù)男稳菰~，使貿(mào)易雙方更加明確了解交易內(nèi)容。如：&l

35、t;/p><p>　　We wish to thank you for your letter of the 20th inst. offering us 50 long tons of the captioned goods at $ 135 per long ton CFR Shanghai, usual terms.</p><p>　　感謝你方本月20日來函報(bào)50 長噸標(biāo)題貨物，成本加

36、運(yùn)費(fèi)上海價(jià)沒長噸135美元，慣常條款。</p><p>　　此句是典型的商務(wù)信函的開頭語，在這個(gè)句子中，每個(gè)劃線部分都是起到修飾和補(bǔ)充的作用，the 20th inst 解釋了這封信函的具體時(shí)間，long 說明本次交易的重量單位是長噸，usual terms 則是補(bǔ)充說明這里采用的是慣常條款。</p><p>　　第四章 簡潔性與具體性的關(guān)系之共存</p><p>

37、　　4.1 共存的必要性</p><p>　　在哲學(xué)的矛盾觀中，除了爭斗性（對(duì)立性）的存在之外，還存在矛盾的同一性，在本文中也就是共存性。矛盾的斗爭性是指雙方相互排斥,相互對(duì)立的性質(zhì)；而同一性是指雙方互相聯(lián)系的性質(zhì),包括兩方面：一是矛盾雙方相互依存，二是矛盾雙方相互貫通。因此，事物自身包含的既對(duì)立又統(tǒng)一的關(guān)系，即矛盾就是對(duì)立統(tǒng)一。對(duì)立與統(tǒng)一也是相互依存的，同一性包含斗爭性，斗爭性寓于同一性之中，所以，沒有爭斗性就

38、沒有同一性。</p><p>　　在商務(wù)信函的7C寫作原則中，具體和簡潔這兩個(gè)原則都是7C原則的一部分，少了任何一個(gè)，7C都是不完整的。雖然兩者之間存在著對(duì)立沖突的關(guān)系，但不可否認(rèn)，在7C寫作原則中，具體性與簡潔性之間的對(duì)立性也是寓于共存性之中的，因?yàn)?，不止這兩個(gè)原則，其他五個(gè)原則同它們一樣是相互依存，相互貫通的。比如，簡潔的前提是完整，完整的基礎(chǔ)是正確等等。而對(duì)于簡潔性和具體性，兩者之間的共存是必要的，也是必然

39、的。</p><p>　　4.2 如何做到共存</p><p>　　既然簡潔性與具體性之間的對(duì)立和共存是相互依存的，其共存也是必然的，那如何去把握兩者之間那個(gè)“度”，將對(duì)立性寓于共存性之中，做到共存呢？ 因?yàn)檫@兩個(gè)原則都是為商務(wù)信函寫作服務(wù)的，所以，找到兩者之間對(duì)立的臨界點(diǎn)是不難的。要想在商務(wù)信函寫作中做到共存，就必須做到以下幾點(diǎn)的共存：</p><p>　　4.2

40、.1 內(nèi)容上簡潔與具體共存</p><p>　　在內(nèi)容方面，簡潔性，要求言簡意賅，直截了當(dāng)；具體性，要求具體清晰，明確不含糊。</p><p>　　兩者從字面上看沒有什么共存之處，其實(shí)不然，簡潔行與具體性，一個(gè)以簡潔為目標(biāo)，一個(gè)以具體明確為目標(biāo)。兩者之間做到共存就要：在細(xì)節(jié)具體的基礎(chǔ)上，保證行文的簡潔。也就是總體面貌簡潔，細(xì)節(jié)具體。例如：</p><p>　　You

41、r L∕C stipulates 60 days sight, whereas our contract shows 30 days sight. So you are requested to make necessary amendment to the L∕C and advise us by e-mail before 3 December.</p><p>　　你方信用證規(guī)定60 天期票，而合同規(guī)定30

42、天期票。請(qǐng)對(duì)信用證作必要修改，并于12月3日前用電子郵件告知我公司。</p><p>　　此句中，寫信人在具體表述了所要表達(dá)的意思外，在整體結(jié)構(gòu)上，又給人以一種簡潔清晰地感覺。這就是簡潔與具體共存的效果，細(xì)節(jié)具體清晰，內(nèi)容結(jié)構(gòu)又簡潔明了。</p><p>　　4.2.2 詞句上簡潔與具體共存</p><p>　　在詞句方面，簡潔性最大的特征就是措辭精煉，也就是縮略語

43、和短句的使用，具體性則是用詞用句意義恰當(dāng)準(zhǔn)確，也就是使用最為具體的詞句，表達(dá)最為準(zhǔn)確的意思。而在這個(gè)方面，簡潔性與具體性做到共存，就要做到兩者兼顧，在用詞用句恰當(dāng)準(zhǔn)確的前提下，盡量使用簡練的詞句。例如：</p><p>　　We insure the goods for US $ 5000 against All Risks and T.P.N.D（theft pilferage & Non –deliv

44、ery）with PICC (People insurance company of China) .</p><p>　　我們向中國人民保險(xiǎn)公司投保了一切險(xiǎn)和偷盜及提貨不著險(xiǎn)，保險(xiǎn)金額為5000美元。</p><p>　　在此句中，簡潔性原則和具體性原則就做到了共存，在表達(dá)了具體完整意思的同時(shí)，縮略語和專業(yè)術(shù)語的使用將句子變得簡潔不少。</p><p>　　總之，

45、簡潔，是保證所傳遞的信息明確和所描述的內(nèi)容具體的情況下，又不影響禮貌和完整的前提下做到言語簡練，意思完整。具體，是要用最簡潔的方式表達(dá)最完整的意思。即，簡潔但有完整，具體卻不多余。這樣，簡潔性和具體性就達(dá)到同一性，就是做到了共存。</p><p><b>　　結(jié)束語</b></p><p>　　綜上所述，在商務(wù)信函的7C寫作原則中，七個(gè)原則之間在有些方面存在著矛盾與沖

46、突，但總體而言，七個(gè)原則是相輔相成，統(tǒng)籌兼顧的。對(duì)立的存在，可以更好地了解商務(wù)信函的寫作原則，也可以從中發(fā)現(xiàn)共存之處去完善已在的不足?？傊S著貿(mào)易活動(dòng)形式內(nèi)容的不斷變化，商務(wù)英語信函寫作也將會(huì)隨之變化，但是，無論其如何變化，只要掌握了其寫作原則，并能完全理解寫作原則內(nèi)容，就定能進(jìn)行有效的國際溝通交流。</p><p><b>　　參考文獻(xiàn)</b></p><p>　

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