商務(wù)英語寫作——論文

1、<p><b>　　摘 要</b></p><p>　　商務(wù)英語應(yīng)用文在外貿(mào)業(yè)務(wù)和商務(wù)活動中使用越來越廣泛而頻繁，它在互通商業(yè)信息，聯(lián)系商業(yè)事務(wù)及促進貿(mào)易關(guān)系等方面起著重要作用。了解和掌握商務(wù)英語應(yīng)用文寫作對國際商務(wù)、外貿(mào)業(yè)務(wù)從業(yè)人員來說是非常重要的。商務(wù)寫作的語言具有專業(yè)術(shù)語豐富性、商務(wù)文體多樣性、縮略詞常用性等特征。因此，商務(wù)英語寫作需要堅持生動具體、內(nèi)容完整、清楚簡潔、有禮有

2、節(jié)等原則。文章重點探討了商務(wù)信函的寫作技巧，即選用四部式結(jié)構(gòu)（引言、詳情、應(yīng)答、結(jié)束語）、遵循語言原則、注意信函語氣等，期望有助于商務(wù)寫作能力的提高。</p><p>　　關(guān)鍵詞：商務(wù)寫作；商務(wù)信函；原則；方法</p><p><b>　　第2/13頁 </b></p><p><b>　　目 錄</b></p>

3、;<p>　　摘 要 .................................................................... 1</p><p>　　目 錄 .................................................................... 2</p><p>　　引 言 ........

4、............................................................ 3</p><p>　　1 商務(wù)英語寫作概述 ........................................................ 3</p><p>　　1.1 商務(wù)英語寫作的種類 .............................

5、....................... 3</p><p>　　1.2 商務(wù)英語寫作的語言特點 ................................................ 3</p><p>　　2 商務(wù)英語寫作原則 ........................................................ 5</p>&l

6、t;p>　　2.1 生動具體 .............................................................. 5</p><p>　　2.2 內(nèi)容完整 .............................................................. 5</p><p>　　2.3 準(zhǔn)確無誤 ..........

7、.................................................... 5</p><p>　　2.4 清楚簡潔 .............................................................. 6</p><p>　　2.5 有禮有節(jié) ......................................

8、........................ 6</p><p>　　3 商務(wù)英語寫作基本策略 .................................................... 6</p><p>　　4 商務(wù)英語信函寫作技巧 .................................................... 7</p>&l

9、t;p>　　4.1 選用四部式結(jié)構(gòu) ........................................................ 7</p><p>　　4.2 遵循語言原則 .......................................................... 8</p><p>　　4.3 注意信函語氣 .............

10、............................................. 9</p><p>　　結(jié)束語 .................................................................... 9</p><p>　　致 謝 .................................................

11、.................. 10 參考文獻 ................................................. 錯誤！未定義書簽。</p><p><b>　　第3/13頁 </b></p><p><b>　　商務(wù)英語的寫作技巧</b></p><p><b>　　引言

12、</b></p><p>　　隨著對外開放的不斷擴大和外貿(mào)體制改革的不斷深化，特別是中國加入WTO后，我國的對外貿(mào)易取得較快的發(fā)展，國際商務(wù)和對外貿(mào)易活動日益頻繁。對國際商務(wù)活動從業(yè)人員來說，英語能力是最基本的，也是最重要的。而商務(wù)英語應(yīng)用文在外貿(mào)業(yè)務(wù)和商務(wù)活動中使用也越來越廣泛而頻繁，它在互通商業(yè)信息，聯(lián)系商業(yè)事務(wù)及促進貿(mào)易關(guān)系等方面起著重要作用。了解和掌握商務(wù)英語應(yīng)用文寫作對國際商務(wù)、外貿(mào)業(yè)務(wù)從業(yè)

13、人員來說是非常重要的。</p><p>　　眾所周知，要寫好商務(wù)英語應(yīng)用文，首先要具有一定的英文寫作水平與經(jīng)濟貿(mào)易知識[1]。其次，應(yīng)熟悉和掌握各種應(yīng)用文的寫作格式和特點，特別是掌握商務(wù)英語的語匯、句型套語和謀篇布局的寫作技巧[2]。除此之外，更要了解商務(wù)寫作和一般性寫作的區(qū)別，以及商務(wù)寫作的原則[3]。經(jīng)過反復(fù)地學(xué)習(xí)、模仿和套用商務(wù)英語應(yīng)用文范例，才能掌握商務(wù)英語應(yīng)用文的書寫規(guī)律、要求與方法技巧，逐步學(xué)會寫各類

14、商務(wù)英語應(yīng)用文。</p><p>　　1 商務(wù)英語寫作概述</p><p>　　1.1 商務(wù)英語寫作的種類</p><p>　　廣義的應(yīng)用文(Applied writings in broad sense)泛指一切應(yīng)用文字，文體大致有別于記敘文、抒情文和論說文，界限不太明顯；狹義的應(yīng)用文(Applied writing in narrow sense)，主要指政府、

15、機關(guān)、群眾團體或企業(yè)法人間用于交往的文字，如公文(official documents)、函電(1etters or correspondences)等。而隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，英語應(yīng)用文的應(yīng)用范圍越來越廣泛，以商業(yè)為主體的和為商務(wù)活動服務(wù)的各類實用文體都應(yīng)包括在英語應(yīng)用文范疇之內(nèi)，例如，請柬、邀請信、祝賀函等[4]。本文所論及的英語應(yīng)用文，范圍限于后者，且以商業(yè)英語應(yīng)用文為主。</p><p>　　商務(wù)英語應(yīng)用文

16、歸納起來有三種形式：一種是各種商務(wù)信函；一種是在各種場合的致辭、演講或提出各個不同內(nèi)容的報告、約定；第三種為內(nèi)容極為簡捷，但都要求格式化的電報、電傳、請柬、通知、便條、日程、議程等等。</p><p>　　1.2 商務(wù)英語寫作的語言特點</p><p>　　1.2.1 專業(yè)術(shù)語的豐富性</p><p>　　商務(wù)范圍很廣，涉及國際貿(mào)易、經(jīng)濟、金融、營銷、保險和法律等多

17、個領(lǐng)域，而每[5]</p><p><b>　　第4/13頁 </b></p><p>　　個領(lǐng)域都有自己的專業(yè)術(shù)語，如國際貿(mào)易方面的Free on Board(離岸價)、standby credit(備用信用證)；經(jīng)濟方面的demand curve(需求曲線)、corporate charter(公司章程)；金融方面的blank endorsement(空白背書)、

18、foreign exchange market(外匯市場)；營銷方面的market share(市場份額)、after sales service(售后服務(wù)) 等；保險方面的force majeure(不可抗力)、All Risks(一切險)；法律方面的claim(索賠)、rules and regulations(法規(guī))等等。要真正讀懂商務(wù)英語文章，譯者必須懂得商務(wù)英語所涉及學(xué)科領(lǐng)域的相關(guān)知識，避免專業(yè)術(shù)語詞匯普通化，否則輕則鬧翻譯笑

19、話，重則將造成嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。</p><p>　　1.2.2 商務(wù)文體的多樣性</p><p>　　商務(wù)文體主要是指在商務(wù)和貿(mào)易活動中使用的文體。商務(wù)文體涉及的領(lǐng)域頗廣如商務(wù)信函(Business Correspondence)、會議紀(jì)要(Synopsis of Minutes)、法律文書(Legal Documents)、備忘錄(Memorandum)、說明書(Specificatio

20、n)、商業(yè)廣告(Commercials)、通知(Notice)、報告(Report)、演講(Speech)、協(xié)議或合同(Agreement or Contract)以及各種相關(guān)單據(jù)與表格(Bills and Forms)等，具有實用性、多樣性和行業(yè)性的特點。按照其語言表現(xiàn)形式，可歸納為公文體、廣告體和論說體三類。不同的文體都有其本身特殊的語言規(guī)律。因此，翻譯的方法和技巧也不盡相同，如廣告、商標(biāo)等文體強調(diào)使用對公眾吸引性的語言，用詞多趨于

21、通俗化、口語化、簡潔、生動、并富有鼓動性；而商務(wù)信函、合同、法律文書等公文文體又以其正式、嚴(yán)肅、莊重為特點，大多以術(shù)語的形式出現(xiàn)，如 hereafter(自此，今后)、hereby (特此，茲)等。而報告和演講中屬于論說體，這類文體用詞正式、嚴(yán)謹(jǐn)，因此以書面語詞匯為主。</p><p>　　1.2.3 縮略詞的常用性</p><p>　　由于商務(wù)競爭越來越激烈，商人都在想方設(shè)法提高效率。因

22、此商務(wù)英語就具有了簡約性的特色，突出的具體表現(xiàn)就是大量使用縮略詞?？s略詞的表現(xiàn)形式很多，主要有4種：一是首字母縮寫詞(initialing),二是截短詞(clipped word)，三是拼綴詞(blend),四是首字母拼音詞(acronym)。縮略詞不僅使用頻率高，而且還有擴大化的趨勢，如在商務(wù)談判中就經(jīng)常聽到廠長、經(jīng)理說：關(guān)于付款條件，我們希望用LPC而不希望DPA。這里的LPC指的就是Letter of Credit(信用證)，而D

23、PA則是指Document against Acceptance(承兌交單)。由于商務(wù)英語的縮略詞都經(jīng)過了各國商人的長期使用，已經(jīng)被人們廣泛接受，其意義也十分明確，因此寫作運用時無需解釋。不過要準(zhǔn)確地使用或翻譯縮略詞，則一定要知道縮略詞的全稱，并且要理解其意義。</p><p>　　2 商務(wù)英語寫作原則</p><p>　　貿(mào)易業(yè)務(wù)往來中的商業(yè)語言，合同、協(xié)定中的法律語言，商業(yè)廣告中的宣傳

24、語言等等，這些都屬于商務(wù)英語應(yīng)用文的范疇，具有其特殊的風(fēng)格、慣用格式和專用的詞匯與語句。因此寫作時必須本著謹(jǐn)慎、認(rèn)真的態(tài)度。在撰寫時應(yīng)該注意以下幾個原則：</p><p><b>　　2.1 生動具體</b></p><p>　　不同內(nèi)容的商務(wù)英語應(yīng)用文應(yīng)寫得生動、具體、明確。特別是要求對方作出明確反應(yīng)的商務(wù)信函，或是答復(fù)對方提出的要求或問題的函電、報盤、承諾等等，該

25、具體的就要具體，避免含混模糊、籠統(tǒng)抽象。所謂生動就是要求將要闡明的問題，用活的語言表達出來，給讀者留下深刻難忘的印象。設(shè)身處地為讀者著想：他需要什么?他希望什么?他的利益何在?以及他的問題核心是什么?因為西方人的思維是理性的，強調(diào)以理服人，所以在寫作中要以We-attitude，而不是You-attitude的語氣，抓住對方的中心問題，掌握對方的心理，且盡可能強調(diào)對方的重要性，說服對方，達到交流的目的。</p><p

26、><b>　　2.2 內(nèi)容完整</b></p><p>　　一篇應(yīng)用文，如書信或外貿(mào)函電，內(nèi)容必須完整。由于西方思維傾向于直截了當(dāng)?shù)膽B(tài)度對待別人，英語段落往往在語篇的開始就直接點題，態(tài)度明確。所以，當(dāng)你在答復(fù)別人來信來函的時候，最好在開始提及對方來信來函日期和核心內(nèi)容，甚至是對方的信函編號，再回答對方的問題和提及自己的愿望要求，其目的是使對方讀到你的復(fù)函時明白其意，從而斷定該信的重要性

27、或?qū)⑵滢D(zhuǎn)交給相關(guān)的部門處理。這樣，既可以達到交流的目的，又能節(jié)約大量的商務(wù)時間，提高工作效率。</p><p><b>　　2.3 準(zhǔn)確無誤</b></p><p>　　商務(wù)英語應(yīng)用文必須寫得準(zhǔn)確，因為它涉及到買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)和利害關(guān)系等，是各種商業(yè)單據(jù)(如合同)的依據(jù)[6]。這里說的“準(zhǔn)確”不僅指英語語法，標(biāo)點符號和拼寫準(zhǔn)確。商業(yè)貿(mào)易離不開數(shù)字，對商務(wù)文件和單據(jù)

28、的數(shù)字的準(zhǔn)確性要特別加以注意，避免“差之毫厘、失之千里”，比如：5％-10％ (包括5％和10％)，從3月1日至9日(包括3日和9日)。商業(yè)信件和外貿(mào)函電中常常離不開商業(yè)術(shù)語。一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔，意義明確，若使用得當(dāng)，將有利于商務(wù)活動的展開；使用不當(dāng)，就會引起誤解，造成混亂，甚至產(chǎn)生不必要的糾紛。因此，必須準(zhǔn)確理解和運用商業(yè)術(shù)語，力爭商業(yè)信函準(zhǔn)確無誤。</p><p><b>　　第6/13頁

29、</b></p><p><b>　　2.4 清楚簡潔</b></p><p>　　撰寫人應(yīng)該盡量將自己的意思表達清楚，能使對方完全了解你的原意，不致產(chǎn)生誤解。因此，撰寫人應(yīng)做到：</p><p>　　(1)避免使用含有不同詞義或詞義模糊的詞語，如：As to the steamers sailing from Hong Kong

30、to San Francisco，we have bimonthly direction services．其中“bimonthly” 一詞含有兩個意思，即每月兩次和兩月一次。這對于讀者來說，就可能感到迷惑不解，應(yīng)該改寫為：</p><p>　　(a)We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco．(我們每月有兩班從香

31、港到舊金山的直航)。</p><p>　　(b)We have semimonthly direct sailings from Hong Kong to San Francisco．(我們每半個月有一班從香港到舊金山的直航)。</p><p><b>　　2.5 有禮有節(jié)</b></p><p>　　西方民族采取的是客體思維方式，力求語言客觀

32、、公正、嚴(yán)密。采取客體思維的英語在表示意見的時候，傾向于間接婉約，用勸說建議的方式(persuasive)，表示肯定或否定。對外所寫的商業(yè)貿(mào)易應(yīng)用文要體現(xiàn)我國的外貿(mào)政策和外交禮節(jié)，既要遵守國際貿(mào)易的習(xí)慣，又要維護自身的利益，做到不卑不亢，得體脫俗，落落大方。所以，商務(wù)應(yīng)用文的內(nèi)容要寫得以有理、有利和有節(jié)為準(zhǔn)，不要盛氣凌人，避免命令和粗魯。有禮有節(jié)意味著體諒對方，就是要顧全對方的要求、愿望、情感等，力求準(zhǔn)確地肯定地談問題，盡量避免否定地談

33、問題[7]。</p><p>　　3 商務(wù)英語寫作基本策略</p><p>　　學(xué)習(xí)書寫英語應(yīng)用文要掌握兩個方面的知識：一是各類商務(wù)英語應(yīng)用文必須遵守的寫作格式和套語；二是如何寫好正文內(nèi)容(body)部分。Body部分是寫文章的目的，和一般文章一樣，首先要從文章的結(jié)構(gòu)人手，剖析和設(shè)計文章的骨架[8]。第一，安排寫作內(nèi)容，收集材料。第二，以一件事為例，寫作時一般從四個方面來闡述：(1)向讀者

34、說明主題及此事的背景，使之一目了然；(2)主題的思想延伸，即進一步詳解或舉例說明；</p><p>　　(3)要求展開討論，要特別注意層次分明，脈絡(luò)清楚，圍繞主題陳述；(4)結(jié)論要求歸納已述條件的結(jié)果，這就是寫文章的傳統(tǒng)要求所說的“起、承、轉(zhuǎn)、合”。第三，規(guī)劃整篇文章的結(jié)構(gòu)，也就是寫作提綱。</p><p>　　如何寫好商務(wù)英語應(yīng)用文呢？掌握應(yīng)用文的基本概念及特點，應(yīng)用文的形式，組成<

35、;/p><p><b>　　第7/13頁 </b></p><p>　　部分及篇章結(jié)構(gòu)后，我們就要學(xué)會如何練習(xí)學(xué)習(xí)商務(wù)英語應(yīng)用文。以下方法對寫好應(yīng)用文有積極的幫助：</p><p>　　第一，要大量閱讀范文，培養(yǎng)良好的寫作習(xí)慣。第二，學(xué)會模仿，切忌生造。第三，最好先從寫短小的文章做起，如便條、通知、感謝信等。這樣做的好處是：內(nèi)容簡單，層次清楚，易于

36、掌握。第四，要不斷的積累，才能進步得快。因此，平時與本職應(yīng)用文寫作有關(guān)的語言材料，與命題相關(guān)聯(lián)的詞匯和基本的語言知識要多練，同時還可作些摘抄，這樣不斷地豐富自己，以便寫作能得心應(yīng)手。</p><p>　　下面重點談?wù)勆虅?wù)英語信函的寫作。</p><p>　　4 商務(wù)英語信函寫作技巧</p><p>　　目前中國諸多方面都在與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，因此商務(wù)信函的規(guī)范得體更為重

37、要。然而在學(xué)習(xí)商務(wù)英語信函寫作過程中，有相當(dāng)一部分學(xué)生在構(gòu)思內(nèi)容和組織語言時感到吃力，往往是費盡九牛二虎之力拼湊出連自己都不滿意的“作品”。實際上，商務(wù)英語信函寫作比文學(xué)創(chuàng)作及其它類型的寫作更容易些，這是因為商務(wù)英語信函的寫作有一定的條條框框作為規(guī)范，具體說就是在內(nèi)容結(jié)構(gòu)與語言運用等方面有許多技巧[9]。如果能夠掌握這些技巧，商務(wù)信函寫作就會變得輕而易舉、得心應(yīng)手。</p><p>　　4.1 選用四部式結(jié)構(gòu)&l

38、t;/p><p>　　通常，商務(wù)信函由四部分組成，即引言(introduction)、詳情(details)、應(yīng)答(response)和結(jié)束語(close)。下面我們分別進行說明:</p><p>　　4.1.1 引言(Introduction)</p><p>　　說明寫信的來由,出于禮貌，商務(wù)信函通常通過告知事由或提及彼此前面的聯(lián)系引出正文，而不是開門見山談具體事宜

39、，以免唐突與失禮。經(jīng)常使用的開篇語如下:</p><p>　　(1) I am writing to discuss. . .</p><p>　　(2) I would like to. . .</p><p>　　(3) I am interested in . . .</p><p>　　4.1.2 詳情(Details)</p&

40、gt;<p>　　即詳細說明事宜及具體要求。這部分是正文的核心，即進人正題階段。所涉及的不同事項應(yīng)按主次順序分幾個段落進行說明; 在敘述同一事項時要注意條理與邏輯性。通常把涉及限制、付款、罰款、賠償?shù)取安淮篌w面”的內(nèi)容( bad news information)放在最后提及。</p><p><b>　　第8/13頁 </b></p><p>　　4.

41、1.3 應(yīng)答(Response)</p><p>　　這一部分在內(nèi)容上是第二部分的延續(xù)。可以是要求對方確認(rèn)、答復(fù)或寄來價目表，也可以告之對方隨函寄去的附件或表示歡迎垂詢。如:</p><p>　　(1) Please let us know if the above arrangements are satisfactory.</p><p>　　(2) I hop

42、e you will find our terms agreeable, and give us a confirmation. 必須說明的是，并非在所有的信函中都包括這部分內(nèi)容，是否必要須根據(jù)具體情況確定。</p><p>　　4.1.4 結(jié)束語(Close)</p><p>　　即以一個相關(guān)的短句結(jié)束全文。這是在完成以上三個部分內(nèi)容之后表示禮節(jié)的一句客套語，一般的商務(wù)信函中都使用。商務(wù)

43、信函中常用的結(jié)束語包括:</p><p>　　(1) I look forward to hearing from you soon.</p><p>　　(2) I am looking forward to an early reply.</p><p>　　(3) I hope to be of service to you in the future.<

44、;/p><p>　　以上我們分析了商務(wù)信函的內(nèi)容構(gòu)成，為商務(wù)信函的撰寫提供了技巧。掌握了這一技巧，學(xué)習(xí)者就可以在構(gòu)思商務(wù)英語信函時輕松許多。</p><p>　　4.2 遵循語言原則</p><p>　　商務(wù)信函的語言運用應(yīng)遵循正式與職業(yè)化的原則[10]。近年來，生活節(jié)奏的加快與辦公效率的提高對語言的使用產(chǎn)生了影響。人們在商務(wù)交往中無論在口頭或筆頭上都趨于放松自然，簡單

45、明了；那些古板的陳詞濫調(diào)，繁文褥節(jié)已不合時宜。我們歸納出商務(wù)信函在語言運用方面的原則:</p><p>　　(1) 用詞簡單。在用詞方面商務(wù)英語寫作規(guī)范提倡使用簡單、常用的詞匯而避免生僻、過長或陳舊的詞語，以保持句式的簡潔與清晰: 如buy 比purchase 更通俗，try 比endeavor更常用等。</p><p>　　(2) 句子簡練通常簡潔短小的句子可以更清楚地表達內(nèi)容且便于理解

46、。試比較下面一組句子:</p><p>　　a. There will be no need for you to prepare any special equipment for me. b. I don't require any special equipment.</p><p>　　顯而易見，組中b句的表達效果更勝一籌。這種效果還可以通過“節(jié)省用詞”達到。因此，在撰寫商

47、務(wù)信函時保持句子的簡短很必要，用一個詞能夠表述則不必用兩個詞完</p><p><b>　　第9/13頁 </b></p><p><b>　　成。</b></p><p>　　(3) 語法與句法準(zhǔn)確嚴(yán)謹(jǐn)構(gòu)思嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容充實的商務(wù)信函中如果存在拼寫錯誤、人稱不一致、時態(tài)誤用、以及標(biāo)點符號不當(dāng)?shù)葐栴}，則會使其溝通效果大打折扣；

48、使用省略號如 I'm … ,We'l1也欠正式，而應(yīng)改為I am …, We shall … 。</p><p>　　(4) 句式清新脫俗隨著時代的進步，商務(wù)信函中有些慣用的語句已顯得庸俗乏味，累贅多余。如：</p><p>　　a) I enclose herewith …</p><p>　　b) … regarding the above-me

49、ntioned sales contract.</p><p>　　近幾年商務(wù)英語證書考試強調(diào)使用直接自然，不落案臼的表達方式。因此，以上句式可分別改為:</p><p>　　a) I enclose …</p><p>　　b) … regarding the sales contract.</p><p>　　通過比較可以看出后一組更具現(xiàn)

50、代活力。</p><p>　　4.3 注意信函語氣</p><p>　　英文商務(wù)信函的語氣須體現(xiàn)通情達理，避免過分禮貌與生硬刻薄[11]。此外，在商務(wù)應(yīng)用文中經(jīng)常涉及限制性規(guī)定、質(zhì)疑、爭議、糾紛、投訴，索賠等內(nèi)容。在語氣把握上，要注重巧妙地妥善解決問題；在語氣上委婉但不遷就，在禮貌體諒的同時又堅持自己的原則，維護自身的利益。</p><p>　　我們不妨分析下面的例

51、句，體會商務(wù)信函的語氣特點:</p><p>　　Your TV's guarantee is up, so you’11 have to make your own arrangements to get it fixed.</p><p>　　電視保修期終止而不再享受免費維修是理所當(dāng)然的，但此句中使用口語化的詞語“up”和“get it fixed”有失莊重，同時答復(fù)過于直露，

52、令人感到不舒服。不妨改成:</p><p>　　The guarantee on your TV has expired, so use regret to say that the cost of repairs must be borne by you.這樣，既緩和了語氣，又明確地表述了自己的立場。</p><p><b>　　結(jié)束語</b></p>

53、<p>　　商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作，是一種實用性很強的寫作，既有仿照性，又有創(chuàng)造性。其遣詞用語、行文格式、甚至篇幅大小都有一定的套路。這種寫作是綜合知識的考查與運用，因此，初學(xué)者在具備基礎(chǔ)英語知識后，對商務(wù)英語應(yīng)用文的寫作依舊有一個熟悉的過程。英語應(yīng)用文寫作能力的培養(yǎng)，貴在實踐，大量的書面練習(xí)，不僅能豐富實用性英語書面語匯，養(yǎng)成規(guī)范化的英語應(yīng)用文寫作習(xí)慣，而且能提高寫作速度，這一點在實際工作中相當(dāng)重要。</p>