辦公室達人，傳你21條完美絕技 干貨

1、<p>　　辦公室達人，傳你21條完美絕技 | 干貨</p><p>　　2016-05-11 09:40</p><p>　　來源：幻方秋葉PPT </p><p><b>　　作者：曹將</b></p><p><b>　　我的桌面</b></p><p&

2、gt;<b>　　別人的桌面</b></p><p><b>　　這告訴我們，</b></p><p>　　「沒有比較就沒有傷害」</p><p>　　哦不，應該是「整理創(chuàng)造美好生活」</p><p>　　《圖解整理術》是一本很棒的書，里面有很多有用的技巧，可怕的是自己遵循了一段時間，就打回原形。&

3、lt;/p><p>　　來來來，一起回顧一下！</p><p><b>　　01 建檔術</b></p><p>　　文件放置井井有條，減少因尋找文件所浪費的寶貴時間。整理電子文檔、公文包和名片，大力提高工作效率。</p><p>　?、?要刪的文件暫時先留著。</p><p>　　問題：很多時候，剛

4、刪掉一個文件便后悔，或者幾天后才發(fā)現(xiàn)它還有用。</p><p>　　解決：在桌面準備一個“臨時文件夾”，暫時沒用的都扔進去，一段時間（比如一月）后集中處理。</p><p>　　② 辦公桌配置原則。</p><p>　　問題：永遠不能第一時間找到要找的東西。</p><p>　　解決：①每個抽屜放什么東西是固定的；②用過的物品放回原處；③離開

5、公司前，將桌面整理干凈。</p><p>　?、?永遠要有PlanB。</p><p>　　問題：還是找不到要找的東西的情況。</p><p>　　解決：列出已有物品的清單，存于某個地方（比如印象筆記）。</p><p>　?、?將經常使用的文件夾放到桌面。</p><p><b>　　問題：找文件耗時。&l

6、t;/b></p><p>　　解決：在桌面創(chuàng)建快捷方式。</p><p>　?、?電子郵件也要建檔。</p><p>　　問題：電子郵件胡亂放置。</p><p>　　解決：在電子郵件中建立特定文件夾，同一類型的文件歸檔。</p><p>　?、?備份是工作的常識。</p><p>　　

7、問題：突如其來的情況導致電腦故障，資料全失。</p><p>　　解決：每周或每月及時備份，備份途徑為云備份或移動硬盤備份。</p><p>　　⑦ 在名片上寫清詳細信息。</p><p>　　問題：拿著一張名片（點開一個微信好友），難以回憶起他是誰。</p><p>　　解決：在名片背后（微信的備注頁）寫清楚對方的詳細信息，比如，認識日期，

8、場所，對方特征，介紹人，一同出席者，畢業(yè)大學，特殊技能。</p><p>　?、?手機錄入姓名時錄入公司/職位。</p><p>　　問題：某人電話來了，他到底是誰？</p><p>　　解決：以【公司名稱/職位+姓名】的方式錄入姓名。</p><p><b>　　02 手冊術</b></p><p&

9、gt;　　使用手賬，幫助順利開展工作、積累工作靈感、提高工作質量。</p><p>　?、?活用手冊的兩個重點：及時寫，多次看。</p><p>　　問題：沒有及時寫，結果筆記本干凈如新；寫了沒看，結果淪為形式。</p><p>　　解決：一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務完成情況。</p><p>　?、?客戶等的名稱要加上職稱、敬畏。&

10、lt;/p><p>　　問題：將筆記本交給對方確認，對方看到自己的名稱是“××”，氣氛尷尬。</p><p>　　解決：在名稱后注明“××總”。寫郵件也一樣。</p><p>　?、?手冊上方注明日期和主題。</p><p>　　問題：記得以前寫過一個idea，但是找不到。</p><p

11、>　　解決：給每個記錄注明時間和主題，查找時多了兩個關鍵變量。</p><p>　　④ 所有的信息注明來源。</p><p>　　問題：“小曹，你從哪得到的消息？” “額...我忘了...”</p><p>　　解決：為每條從外部獲取的信息注明來源。</p><p><b>　　▲ 注明信息來源</b></p

12、><p>　　⑤ 除了懊惱，還要給出方向。</p><p>　　問題：“今天沒做好，好傷心。”</p><p>　　解決：“今天沒做好，好傷心，下一次要及時，提前15分鐘到會議室，然后檢查椅子數(shù)量，確認投影，并聯(lián)系前臺準備茶水，然后等待參會人員。”</p><p>　?、?記下經常去的餐館。</p><p>　　問題：“小

13、曹，明天來個重要客人，接待一下?！薄鞍““?，去哪吃啊！”</p><p>　　解決：用印象筆記（或大眾點評）記下還不錯的餐館。</p><p>　　⑦ 組織商談的注意事項。</p><p>　　問題：“糟糕，忘了確認對方的出席人員！”</p><p>　　解決：打電話時一定要確認好：</p><p><b>

14、　　對方負責人的姓名</b></p><p><b>　　商談的內容</b></p><p><b>　　時間地點</b></p><p><b>　　出席的人員名單</b></p><p><b>　　商談需要準備的資料</b></p&

15、gt;<p><b>　　對方的聯(lián)系方式</b></p><p>　　特別重要的會議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認。</p><p><b>　　03 筆記術</b></p><p>　　通過筆記整理每日沖擊大腦的各類信息，理清思路，明確發(fā)展的方向。 此外，整理筆記也有助于迸發(fā)出更多的靈感與創(chuàng)意。</p&

16、gt;<p>　　① 2個筆記本就夠了。</p><p>　　問題：那場會議記錄記在哪個筆記本里了？</p><p>　　解決：只要兩個筆記本，一本寫To-do，一本做各種記錄。</p><p>　　② 給用過的筆記本制作索引。</p><p>　　問題：咦，這個筆記本是什么時候寫的？</p><p>　

17、　解決：在筆記本的第二頁記下寫筆記的時間，重要主題。</p><p>　?、?給筆記本足夠的留白。</p><p>　　問題：糟糕，沒地方寫了！</p><p>　　解決：一開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫；隨時空出一行。</p><p>　?、?以金字塔原理記筆記。</p><p>　　問題：看完一

18、遍筆記，找不到重點。</p><p>　　解決：第一句話寫結論，就像這個筆記一樣。</p><p>　　▲ 在資料前提煉重點內容，方面以后搜索</p><p>　　⑤ 一個工具：5W2H。</p><p>　　問題：總是忘了記錄某些要點。</p><p>　　解決：問問自己，是不是寫下了5W2H。</p>

19、<p>　　誰（WHO）因為（WHY）什么做了何事（WHAT）？他是如何（HOW）做的？時間（WHEN）地點（WHERE）？用了多少錢（HOW MUCH）？</p><p>　　▲ 利用5W2H整理重點內容</p><p>　　⑥ 將工作的PDCA寫在筆記本上。</p><p>　　問題：做了就做了，錯了就錯了，下次繼續(xù)錯。</p><