2019年推薦 電大辦公室管理完美小抄

1、..一、單選題一、單選題BBBB?辦公室布置要注意(D.必須考慮到符合各種溝通、保密、心理調(diào)適、情緒轉換以及休息等要求)。?辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題(A.有共同利益的話題)CCCC?傳真機的使用哪一項是不對的(B.隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)?傳真機最好用來傳送以下哪種郵件(A.一般的圖紙)?傳真機傳送下以哪種文件尤其有優(yōu)勢？（D.很長的文件）DDDD?當文員獲各婚喪喜慶的消息后，首先應(D.查證消息的可靠性

2、)?電子文檔存儲歸檔時，應該（B.TIFF、FPG格式圖片的電子文檔可以直接存儲，有特殊壓縮參數(shù)的需要備注說明）GGGG?關于握手的禮儀，下面說法錯誤的是？（D.為了表示親切，男士和女士握手時，可以雙手握）HHHH?會議中有時有人會要求把他發(fā)言的一段不作記錄處理，這時文員應(D.征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機)JJJJ?將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁，在頁邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁確實是同時形成，以杜絕日后篡改之

3、嫌疑，這是(A.騎邊章)。?接受忠告的反應應該是(D.切勿感情用事)LLLL?領導人簽名章是將領導人員的親筆簽名制成的印章，下列相關說法錯誤的是？（B.領導人簽名章一般由領導人隨身攜帶）RRRR?若上司拒絕接見來訪者，文秘人同在接待時，下列哪個做法欠妥？（D.簡潔明了地告訴對方上司不愿接見）SSSS?上司參加各種應酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(A.通知上司家人把衣服送達)?上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不正確(D.不必提

4、前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認)?上司決定參加某個會議時，文員不應該(A.只在便箋上寫好會議名稱)?社交場合很講究次序禮儀，一般(B.以右為尊)WWWW?無紙化辦公過程中，應該（A.對電子文件采取嚴格的安保措施，保證其不被非正常改動）?文書立卷的歸檔制度包括三方面；歸檔范圍、(A.歸檔時間)和歸檔要求。?文書立卷歸檔要求遵守一定的制度，包括以下方面(B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求)?文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜

5、的？（C.同時考慮上司的意向和文員本身的工作效率）?文員必須管理好金錢，學會節(jié)約開支，以下行為中哪一項是不恰當?shù)?A.最好到價格便宜的商店去購買，質(zhì)量并不重要)。?文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的(C.每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力)?文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的(B.應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己)?文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的(A.傳達可以根據(jù)上司

6、主要意思，夾進自己的意見)。?文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來信時，不應(A.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂，有轉辦單的放在信紙前面一并裝訂)?文員打印寄往歐美國家的信封，寄信人姓名、地址應該打印在(B.左上角)?文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應該是(C.姓名、部門、地址、國名)?文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時，以下哪些做法是錯誤的(D.如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會)?文員進行會議的計劃和準

7、備時，不應該做的是(C.會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定)?文員如果誤拆了非本人司的信，應該(A.在信封上注明“誤拆“，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去)?文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮(D.有無休息室)。?文員要做好檔案收集，應該收集的文書資料是(A.下級單位報送的報告、統(tǒng)計報表等)?文員應該為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的(B.代替上司制定約會計劃)?文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字

8、，應該(D.請教對方“可否請問一下，這個字怎么念？“)?文員在拆郵件時，不正確的做法是(A.拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開)?文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種(A.初次寫信，或有過激言行的)?文員在接打電話時，正確的做法是(B.在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來)?文員在進行辦公室布置時，以下哪些為是不適宜的(C.較大物的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

9、)?文員制作日程安排計劃表時，應避免(D.日程安排計劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄)。?文員做會議記錄時，可以在會議記錄中(C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致)?文秘人員接聽電話時，應該（C.接到電話應首先把己方的基本信息告知對方，如公司名稱、本人身份等）?文秘人員打出業(yè)務電話時，下列哪項是正確的？（A.首先自報家門）?文員人員在將信訪信件拆封時，應該避免下列哪種做法？（C.拆開信件后要將來信信紙裝訂起來，信封則可以丟棄）?文

10、秘人員在差旅結束后，應該（B.整理好出差的單位領導分送出差地特產(chǎn)）?文秘人員要關心上司的健康，如果上司生病初愈后，文員的行為中哪一項是恰當?shù)?？（D.注意安排好上司的飲食）YYYY?一般而言，文秘人員是特定上司的直屬員工，其業(yè)務具有從屬性，從屬性意味著（B.文秘人員照料好上司，能夠使得上司專心工作，提高其工作效率）?一般而言，在辦公室里，（A.離入口最遠）的位置是上座。?以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷如問函與復函等用(A.

11、通訊者特征立卷)?以下餐巾的使用方法是正確的(C.用來擦嘴唇嘴角)?以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的(A.審查功能)。?以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的(D.穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿跪，上身保持挺直，蹲下時慢悠悠地彎下腰)?以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的(A.錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON“位置)?以下關于名片的使用方式，哪些是錯誤的(D.名片只能當面遞送，寄去是不禮貌的)?以下關于確認上司日

12、程安排計劃的行為中，哪一些是不適宜的(A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃，不用再以書面形式確認)?以下關于說話的要領中，哪一項不適宜(B.由過程先說)。?以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的(D.應設置電腦的桌面屏幕保護功能)?以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的(D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去)。?以下關于文員對辦公室的情況，哪一個是錯誤的(B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整

13、齊，東西可放得滿一些)?以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的(D.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做)?以下關于握手的禮節(jié)，不正確的是(C.雙方有很多人時，可以交叉握手)?以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的(D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明)?以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的(C.應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系)?以下哪項不是辦公室事務管理的特征？(B.決策性)?以下

14、哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的(C.按私人公務標準分揀)?以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責(B.制造)?以下哪些接打電話的行為是不正確的(A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊)?以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議(C.圓桌型)?以下哪種接打電話的行為是不正確的(A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊)?以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是正確的(C.工作餐是非正式宴請形式，早午、晚舉行均可)?以下文員

15、的工作順序中，哪一項是正確的(B.文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力)。?以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的(B.讓員工們隨意領取辦公用品)。?以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的(C.標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名)。?以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的(C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側，叉尖向上，刀刃向內(nèi))。..WWWW57.為來自外地的與會者安排賓館住宿，

16、最方便的安排是在同一家賓館為與會者預定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（）58.文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時不受計算機軟硬件類型的控制，兼容性好。（√）59.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應該一起收藏，以避免被盜用冒領。（）60.文秘人員對上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務、私事方面的協(xié)助、財物管理及其他活動。（√）61.文秘人員在會議接待中，對參會人員的隨行文秘、司機等，無需安排和關照。（）62.

17、文秘人員不公要在公務上做上司的輔助人員，而且也要照料上司的飲食、著裝等。（√）63.文秘人員或文書人員依然照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的對應條款歸入卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（）64.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔“，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（）65.文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻把話轉達。（）66.文員向下級機關傳達上司信息時，應以上司口吻把話

18、轉達。（）67.文員代替上司傳達不利消息時，因為當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行動。因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（）68.文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（）69.文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（√）70.文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（）71.文員對支票管理要謹慎，支票簿與印章應該

19、一同鎖入抽屜。（）72.文員對上司進言，無論是關于什么事，都應該在個別場合私下表達（）73.文員因為已經(jīng)打過電話，并給對方留了言，即是已經(jīng)完成任務了，“做過某項工作“和““完成某項工作“是完全相同的。（）74.文員應避免必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）75.文員應有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（）76.文員在工作時間如需要補妝，應該去洗手間。（√）77.文員在工作時間如需要補

20、妝，應隨時隨地進行。（）78.文員在接聽投訴電話時，如果對方無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使用電話錄音，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！埃ā蹋?9.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應從較親近的人開始介紹。（√）80.文員作介紹，應先介紹地位高的人，再介紹地位低的人。（）81.文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（）82.無論何種禮服都應考慮宴會

21、的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I結“，便表示穿無尾正式禮服。（√）83.無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應首選傳真。（）XXXX84.小辦公室的優(yōu)點是節(jié)省空間，空氣流通，聯(lián)系方便。（）YYYY85.宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等烈性酒。（）86.宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（）87.要發(fā)問或有意見時，

22、應該等上司說完話這后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（）88.要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應說服上司。（）89.英美國家習慣，文員接待來訪者，應該站起來與來訪者講話。（）90.用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放入嘴里，或用舌頭去舔。（）ZZZZ91.正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊冊。（√）92.在電子文件的歸檔工作中，草稿文件一般情況下可以不保留。

23、（√）93.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（）94.在信訪接待工作中，即使來訪者言辭過激甚至出口傷人，接待者也要以禮相待，切記簡單草率或拒之門外。（√）95.值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領導批示或轉交有關部門處理。（√）96.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結果。（√）三、簡答題三、簡答題AAAA1.1.按照按照20002000年《國務院行政機關公

24、文處理辦年《國務院行政機關公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？種？答：（1）命令（令）；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報；（5）議案；（6）報告；（7）請示；（8）批復；意見；（9）函；（10）會議紀要。BBBB2.2.辦公室的四種含義。辦公室的四種含義。答：（1）廣義的：泛指一切辦公場所，區(qū)別于教室、車間、醫(yī)療室、實驗室等。（2）狹義的：是指某一類職業(yè)人員或某

25、一級職務人員的辦公場所，如廠長辦公室等。（3）特指的：黨和政府機關、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機構，級別高的以稱辦公廳，如河北省政府辦公廳。（4）專指的：某種專門的獨立的工作機構，如國務院臺灣事務辦公室。3.3.辦公室事務管理的服務性表現(xiàn)在哪三個方面？辦公室事務管理的服務性表現(xiàn)在哪三個方面？答：一是為上司服務，使上司擺脫繁雜瑣事的壓力，把主要精力集中在重要工作上。二是為組織服務，為組織員工提供一個高效、舒適的工作生活環(huán)境。三是為公眾服務，保

26、證組織與外界的信息渠道通暢，密切與社會各界聯(lián)系。4.4.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？怎么做，要領有哪些？答：(1)清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯(lián)性等，抓住重點；(2)說服時，要盡量具體客觀，使對方產(chǎn)生了解的動機；(3)偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經(jīng)驗談等等；(4)要具體了解對方的

27、立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；(5)主動發(fā)問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；(6)以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言，不要使用另對方反感的言詞；(7)讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產(chǎn)生興趣（讓對方認同自己）；(8)不可傷害對方的自尊心。CCCC5.5.從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異

28、同。的異同。同：同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。異：異：（1）打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽；（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。DDDD6.6.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？些規(guī)定？答：（1）

29、單位印章、套印章；（2）鋼印、領導人簽名章、其他印章；（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發(fā)；（4）另一種由法人代表申請，經(jīng)主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；（5）公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應專人專用；（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經(jīng)哪一級的負責人批準，并審核簽名；（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發(fā)人、領用人、蓋章人等項詳細登記；（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪