論文-淺談辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理

1、隨著我國(guó)信息化的不斷加強(qiáng)檔案管理已從過(guò)去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來(lái)巨大的便利我們可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。一、辦公自動(dòng)化與檔案的關(guān)系1.辦公自動(dòng)化是檔案形成的過(guò)程檔案是辦公自動(dòng)化的結(jié)果。從檔案學(xué)角度看文件實(shí)質(zhì)上是一種信息且這種信息需具備真實(shí)性和可靠性。而目前的辦公自動(dòng)化技術(shù)已經(jīng)可以在信息分散處理

2、過(guò)程中真實(shí)記錄和反映文件產(chǎn)生的整個(gè)過(guò)程并準(zhǔn)確地將文件歸入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。這些電子文件經(jīng)過(guò)檔案管理人員的整理核對(duì)就形成了電子檔案。辦公與檔案管理自動(dòng)化是以滿足機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要為最終目的以計(jì)算機(jī)高新技術(shù)的系統(tǒng)集成為手段以安全保密為原則以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有關(guān)條例為依據(jù)以文件的運(yùn)行規(guī)律為導(dǎo)向以文件、檔案信息一體化管理為主線構(gòu)成了一個(gè)與機(jī)關(guān)傳統(tǒng)文件、檔案管理工作并存外延基本吻合內(nèi)涵有所擴(kuò)展相互融合又相對(duì)獨(dú)立、完整的電子文件、檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

3、對(duì)文件、檔案紙質(zhì)載體、特殊載體及其內(nèi)容信息的三重管理和利用。2.辦公自動(dòng)化和檔案管理互為影響。辦公自動(dòng)化決定檔案的發(fā)展方向反之檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的進(jìn)步使越來(lái)越多的單位采用那些不僅能處理和存儲(chǔ)信息而且能保證掌管文件的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。正是這些系統(tǒng)的應(yīng)用使得機(jī)關(guān)的電子文件成為全部工作而不是部分工作的準(zhǔn)確依據(jù)。確保電子檔案的完整性和真實(shí)性以及歷史檔案的延續(xù)可讀性也要求辦公自動(dòng)化技術(shù)必須不斷適應(yīng)檔案管理的發(fā)展要求。二、

4、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理的優(yōu)點(diǎn)1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中工作人員過(guò)多地依賴于手工操作要求收集完整、齊全避免漏寫、漏抄用筆規(guī)范、耐用字跡工整、清楚分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤結(jié)果又費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞都變得簡(jiǎn)單易行。2.文件和文字信息得到充分交流與共享。在原始的手工操作

5、管理中企事業(yè)單位由于不能做到信息共享使得大量信息閑置在文件柜中不僅造成資金和資源的浪費(fèi)還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)由單途徑管理發(fā)展為體系管理由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率可以對(duì)所調(diào)閱的信息資