淺談高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理

1、<p>　　淺談高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理</p><p>　　論文關(guān)鍵詞: 高等學(xué)?！∝?cái)務(wù)　電子檔案 </p><p>　　論文摘要: 對(duì)于這些不斷發(fā)展、日益更新的“新型”檔案，進(jìn)行有效地收集、整理和保存，為今后提供快捷、方便的利用服務(wù),是高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用中的重要環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理中不可或缺的主要內(nèi)容。 </p><p>　　在電

2、子與信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，處于知識(shí)前沿的高等學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化已廣泛普及。由會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)務(wù)電子檔案。它不僅體積小，容量大，且易于查閱和傳遞，而倍受“青睞”。做好這些財(cái)務(wù)電子檔案的管理工作，進(jìn)行有效地保管、維護(hù)與利用，充分發(fā)揮其便利、快捷的特性，成為現(xiàn)代檔案管理中不可或缺的一部分。 </p><p>　　一、財(cái)務(wù)電子檔案特點(diǎn)： </p><p>　

3、　財(cái)務(wù)電子檔案是指存貯于磁盤(pán)、光盤(pán)等現(xiàn)代電子介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中使用的各種基礎(chǔ)語(yǔ)言程序及應(yīng)用程序。這里主要指用于貯存財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和程序的各種電子介質(zhì)。作為現(xiàn)代高新科技的產(chǎn)物—財(cái)務(wù)電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案，有了許多新的特點(diǎn)： </p><p>　　1、財(cái)務(wù)電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種形式?？纱尜A于可讀寫(xiě)的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)材料

4、中。 </p><p>　　2、財(cái)務(wù)電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞。 </p><p>　　3、財(cái)務(wù)電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。 </p><p>　　4、財(cái)務(wù)電子檔案大多不能直接視、讀，需要借助一定的儀器設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)；但易于計(jì)算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。 </p><p>　　

5、5、財(cái)務(wù)電子檔案的高科技信息含量大，要求較高素質(zhì)水平的管理人員。 </p><p>　　6、財(cái)務(wù)電子檔案內(nèi)涵廣泛。不僅包括票據(jù)、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案，還包括會(huì)計(jì)電算化中的各種系統(tǒng)軟件和應(yīng)用程序。 </p><p>　　二、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案管理的狀況 </p><p>　　高等學(xué)校會(huì)計(jì)電算化生成了財(cái)務(wù)電子檔案。對(duì)于新介質(zhì)的檔案，既沒(méi)有前人的管理

6、模式可參照，又沒(méi)有當(dāng)前的技術(shù)可查考。所以，早期的管理中往往有些不盡如人意的地方，主要表現(xiàn)在： </p><p>　　1、儲(chǔ)存環(huán)境欠妥。早期電算化會(huì)計(jì)生成的是電子輸出檔案，即通過(guò)打印輸出的紙質(zhì)憑證、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料原本不夠清晰，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限制，經(jīng)日曬、風(fēng)化，字跡極為模糊，有的甚至已消失。 </p><p>　　2、早期軟件、程序存留不利以及運(yùn)行程序版

7、本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期DOS系統(tǒng)環(huán)境下，生成的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存完好，但原有運(yùn)行環(huán)境已不復(fù)存在，現(xiàn)今程序又不能兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不能再現(xiàn)，形同虛設(shè)。 </p><p>　　3、老化機(jī)器的淘汰以及機(jī)器設(shè)備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行環(huán)境脫節(jié)。如早期微機(jī)上運(yùn)行的win3、win95等，已難在現(xiàn)今機(jī)器上順暢運(yùn)行。 </p><p>　　隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)電子

8、檔案的形式和數(shù)目日漸增多，更多替代了原有傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案的功能和效用，財(cái)務(wù)電子檔案的管理也得到了應(yīng)有重視。許多高等學(xué)校投入了大量資金，用于必要的保護(hù)、查詢(xún)、復(fù)現(xiàn)設(shè)施的購(gòu)置和管理人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)的再培訓(xùn)，其財(cái)務(wù)電子檔案管理的環(huán)境、條件等“硬”件設(shè)施得到了全面改善。 </p><p>　　三、高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理 </p><p>　　財(cái)務(wù)電子檔案的現(xiàn)代管理是指運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段對(duì)財(cái)務(wù)電子

9、檔案實(shí)施有效管理，包括四個(gè)環(huán)節(jié)即財(cái)務(wù)電子檔案的收集、整理、保存和利用。 </p><p>　?。ㄒ唬┴?cái)務(wù)電子檔案的收集 </p><p>　　1、設(shè)定固定的收集區(qū)間。一般可視業(yè)務(wù)量大小，按月、季或年度來(lái)設(shè)定；也可以視具體項(xiàng)目周期長(zhǎng)短，實(shí)行分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須注意保證收集區(qū)間連續(xù)、無(wú)間斷。 </p><p>　　2、制定固定的數(shù)據(jù)收集程序。選用質(zhì)量好、可

10、靠性高的貯存介質(zhì)，備份所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤(pán)，確保備份的一致有效，必要時(shí)還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時(shí)應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語(yǔ)言程序版本及操作環(huán)境標(biāo)識(shí)，作為以后復(fù)現(xiàn)時(shí)的參照。 </p><p>　　3、制定軟件環(huán)境更替的收集程序。在更換新程序軟件時(shí)，應(yīng)首先備份原有的操作系統(tǒng)及語(yǔ)言運(yùn)行程序，以備舊資料的往復(fù)查詢(xún)。對(duì)轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無(wú)誤后，再做謹(jǐn)慎轉(zhuǎn)換。 </p>

11、<p>　　4、制定硬件更新的收集程序。詳細(xì)記錄微機(jī)主板的級(jí)次、型號(hào)，內(nèi)存的大小、硬盤(pán)的容量以及外部設(shè)備的配套類(lèi)型等，有時(shí)還可記錄下微機(jī)的品牌和使用起、止期。更新后，視儲(chǔ)存條件的許可，盡可能留存一套完整的設(shè)備，預(yù)防意外。 </p><p>　　5、有關(guān)登記資料的收集。制作登記簿，詳盡記錄系統(tǒng)管理員、程序員的操作資料，區(qū)分業(yè)務(wù)具體操作人，以便于后續(xù)追詢(xún)。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊(cè)，區(qū)分責(zé)任。 <

12、/p><p>　?。ǘ┴?cái)務(wù)電子檔案的整理與保存 </p><p>　　財(cái)務(wù)電子檔案的整理與保存是其管理的關(guān)鍵，關(guān)系到整個(gè)管理工作的有效性。不僅需要兼具財(cái)務(wù)、檔案和現(xiàn)代電子技術(shù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員來(lái)管理，而且還需根據(jù)各種介質(zhì)的特性，實(shí)施不同的整理與保存措施。 </p><p>　　1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)或者專(zhuān)設(shè)磁場(chǎng)屏蔽柜，以防消磁，丟失數(shù)據(jù)。收集的雙備

13、份，應(yīng)載明操作員姓名、運(yùn)行環(huán)境和形成時(shí)間，連續(xù)順序編號(hào)，再分放于不同儲(chǔ)柜，以防意外。 </p><p>　　2、貯存的光盤(pán)介質(zhì)。光盤(pán)介質(zhì)檔案對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境的清潔度要求較高，需要專(zhuān)用的防塵儲(chǔ)柜；光盤(pán)的保護(hù)膜應(yīng)完好無(wú)損，防止的盤(pán)面磨損、刮擦；每張光盤(pán)應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，避免擠壓損毀，不可讀取。 </p><p>　　3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的輔助文本，多是打印輸出，字跡由墨粉形成，見(jiàn)

14、光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥處。 </p><p>　　財(cái)務(wù)電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，管理方式要因質(zhì)而異。良好的儲(chǔ)存環(huán)境是每一介質(zhì)都所必需的，保持清潔，定期通風(fēng)，控濕溫，創(chuàng)造良好的儲(chǔ)存環(huán)境，使電子檔案維持優(yōu)良狀態(tài)，以期最佳利用效果。 </p><p>　?。ㄈ┴?cái)務(wù)電子檔案的利用 </p><p>　　財(cái)務(wù)電子檔案的充分利用是電

15、子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面展現(xiàn)，也是檔案管理有效性的最終體現(xiàn)。財(cái)務(wù)電子檔案具有密集性和微化性，需要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充分發(fā)揮其效能。 </p><p>　　1、財(cái)務(wù)電子檔案的查閱。 </p><p>　　查詢(xún)帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記錄標(biāo)識(shí)，打開(kāi)相應(yīng)程序和運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行讀取，省時(shí)、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，所以要專(zhuān)設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方式查閱界面，防止不法修改。

16、僅許使用雙備份中一個(gè)盤(pán)面，保證另一盤(pán)面的無(wú)介入、封存性。 </p><p>　　2、財(cái)務(wù)電子檔案的計(jì)算與分析。財(cái)務(wù)電子檔案的數(shù)據(jù)匯集，通過(guò)微機(jī)計(jì)算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)分析結(jié)果。但因其涉及的盤(pán)面多，范圍廣，存有潛在危險(xiǎn)，因此應(yīng)指定專(zhuān)業(yè)人員，在內(nèi)控專(zhuān)用機(jī)器上調(diào)閱、操作，避免實(shí)在危險(xiǎn)。同時(shí)還要注意各介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境，以免不同軟件帶來(lái)的誤差，生成錯(cuò)誤的分析。分析結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打印、復(fù)制或傳送，為決策者提供迅速、快捷、詳

17、盡的數(shù)據(jù)信息。 </p><p>　　隨著數(shù)字化、信息化時(shí)代的到來(lái)，財(cái)務(wù)電子檔案會(huì)有不斷的新發(fā)展，檔案管理工作者要緊跟時(shí)代步伐，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，使財(cái)務(wù)電子檔案的效能得以充分發(fā)揮。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1] 李銀素,會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]檔案天地,2006,(01) .