跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設(shè)檔案的管理

1、<p>　　跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設(shè)檔案的管理</p><p>　　[摘要]本文從連云港市蒼梧房地產(chǎn)開發(fā)的蒼梧河濱花園工程的竣工備案驗(yàn)收全過程，由此想到如何搞好跨年度連續(xù)開發(fā)小區(qū)建設(shè)檔案的管理，講明城建檔案建設(shè)的價(jià)值和意義，要求人們重視城建檔案建設(shè)。 </p><p>　　關(guān)鍵詞】跨年度開發(fā) 備案驗(yàn)收城建檔案 管理制度 </p><p>　　中圖分類號(hào)：G2

2、71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)： </p><p>　　連云港市蒼梧房地產(chǎn)開發(fā)的蒼梧河濱花園工程總計(jì)約30萬平方米，分二次開發(fā)完成，第一次開發(fā)的主要是商住樓約25萬平米，從2004年8月份的前期策劃至最后的全部竣工備案驗(yàn)收、歷時(shí)近6年時(shí)間，第二次開發(fā)約5萬平米，從2010年10月至今剛通過驗(yàn)收，其建設(shè)周期之長(zhǎng)，跨年度之多，為我公司史上第一次。在期間為了最后順利地完成備案驗(yàn)收，檔案的收集整理，花費(fèi)了大量的時(shí)間，蒼梧

3、河濱花園是我市歷史上首個(gè)2A級(jí)國(guó)家級(jí)康居示范小區(qū)，涉及規(guī)劃、建設(shè)、環(huán)保、節(jié)能、市政配套、公安消防等一系列的檔案資料，由于該工程歷時(shí)時(shí)間較長(zhǎng)，施工隊(duì)伍較多、質(zhì)量及檔案資料收集要求較高，所以我們按照連云港市城建檔案驗(yàn)收的規(guī)定逐條對(duì)照，積極聯(lián)系城建檔案館、建設(shè)局、質(zhì)監(jiān)站，監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等，加強(qiáng)資料收集與管理，進(jìn)行集中培訓(xùn)，個(gè)別教育的方式，使得最后的備案驗(yàn)收，得以順利通過，并且因?yàn)橘Y料收集的正確性與嚴(yán)謹(jǐn)性，使得在以后的物業(yè)維修中有

4、據(jù)可依，及時(shí)地對(duì)照資料、圖紙、圖片等查明原因，減少了小區(qū)及業(yè)主的家庭損失，為今后的工程建設(shè)提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，正因?yàn)槲覀儑?yán)格按照城建檔案的要求，收集整理資料，才有力地保證了我們小區(qū)今天的舒適生活。同時(shí)也</p><p>　　該工程自開工以來，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，制定了完善的檔案管理制度，將檔案資料細(xì)分到位，每層綜合收集整理，確保檔案與工程同步、真實(shí)。為保證歸檔資料的質(zhì)量要求，公司專門配置了電腦、打印機(jī)、復(fù)印

5、掃描機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、頁碼機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝象機(jī)等設(shè)備和辦公用品，使檔案質(zhì)量更加規(guī)范化。 </p><p>　　工程檔案在收集整理過程中嚴(yán)格按國(guó)家及連云港市地方標(biāo)準(zhǔn)要求執(zhí)行。在市城建檔案館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工程的大力支持和幫助下，在業(yè)主、監(jiān)理和施工方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此工作的重視下，在本工程施工過程中，材料質(zhì)保資料和檢驗(yàn)試驗(yàn)資料完整，各類隱檢、施工記錄及各種功能試驗(yàn)資料齊全，并都是在業(yè)主、監(jiān)理監(jiān)督下隨工程進(jìn)度填寫，簽字手續(xù)齊全、

6、字跡工整、內(nèi)容完整、真實(shí)。做到資料與工程同步。該工程歸檔資料的形成已達(dá)到檔案管理的規(guī)定和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)要求。 </p><p>　　首先，為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設(shè)計(jì)圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙數(shù)量的實(shí)際情況，本著為工程服務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達(dá)到施工、存檔兩不誤的目的，我們特地制定了檔案管理細(xì)則。 </p><p><b>　　一、收集范圍 </b

7、></p><p>　　從工程項(xiàng)目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖紙、圖標(biāo)、聲像各種載體的文件材料等。 </p><p>　　二、工程資料、檔案的保管 </p><p>　　1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴(yán)守公司檔案管理制度和保密守則，保護(hù)公司的合法權(quán)益。 </p><p>

8、;　　2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類，編寫目錄，裝訂成冊(cè)，在保管過程中，嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。 </p><p>　　3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。 </p><p>　　4、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。 </p><p>　　5、做好檔案的“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。 </

9、p><p>　　6、保存的工程檔案每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。 </p><p>　　三、工程資料、檔案借閱 </p><p>　　1、有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續(xù)。 </p><p>　　2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續(xù)。 <

10、/p><p>　　3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并約定歸還日期，由管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應(yīng)做好外借檔案保管工作。 </p><p>　　4、原件原則上不外借。 </p><p>　　5、查閱、借用檔案，應(yīng)保證檔案完好無損，嚴(yán)禁撕損、涂改、抽頁、沾污（包括劃線、畫圖等）檔案資料。 </p><

11、p>　　6、允許復(fù)印的檔案，應(yīng)在登記時(shí)注明復(fù)印的名稱和份數(shù)。 </p><p>　　四、施工圖紙的接收、登記 </p><p>　　1）施工圖紙從設(shè)計(jì)院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設(shè)計(jì)合同規(guī)定接收設(shè)計(jì)院分發(fā)的施工圖紙，準(zhǔn)確核對(duì)后，按專業(yè)分類、編號(hào)，并將目錄輸入微機(jī)。 </p><p>　　2）工程施工過程出現(xiàn)的變更文件等相關(guān)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容必須先

12、到檔案室登記備案，由檔案室登記發(fā)放。 </p><p>　　五、施工圖紙的發(fā)放、借閱 </p><p>　　1）招標(biāo)代理公司所需圖紙，必須從檔案室按借閱程序借出，招標(biāo)結(jié)束后，3日內(nèi)送還檔案室，延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的發(fā)放由管理員按中標(biāo)通知書通知有關(guān)單位領(lǐng)取。 </p><p>　　2）施工單位等部門的圖紙接收人為公司負(fù)責(zé)人。 </p>&l

13、t;p>　　3）圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接收人核查無誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。 </p><p>　　4）對(duì)于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。 </p><p>　　5）公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過七天。 </p><p>　　6）檔案室存檔的圖紙?jiān)瓌t上不予借出,

14、特殊情況下如需借閱,經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借閱。 </p><p>　　7）圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。 </p><p>　　六、作廢圖紙的處置 </p><p>　　對(duì)施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，由主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布變更通知，資料室通知各使用部門將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙。回收的作廢圖紙，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。 &

15、lt;/p><p>　　七、工程竣工后，根據(jù)建設(shè)局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對(duì)圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。 </p><p><b>　　八、相關(guān)記錄表式 </b></p><p><b>　　1）收文登記表 </b></p><p><b>　　2）發(fā)文登記表 </b&g

16、t;</p><p><b>　　3）借閱登記表 </b></p><p>　　4）廢圖回收登記表 </p><p>　　其次重視工程檔案的現(xiàn)代化創(chuàng)新管理 </p><p>　　一、落實(shí)項(xiàng)目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監(jiān)督有效運(yùn)行 （1）統(tǒng)籌部署，完善體系制度。蕪湖發(fā)電廠成立了由發(fā)電公司、工程公

17、司蕪湖項(xiàng)目部、各主要參建單位領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，建立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項(xiàng)目部、監(jiān)理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。負(fù)責(zé)各職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。蕪湖發(fā)電廠和工程公司蕪湖項(xiàng)目部以國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合項(xiàng)目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》，規(guī)范了各參建單位的歸檔范圍及職責(zé)要求，明確了移交

18、檔案的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案資料的形成和流向進(jìn)行了追蹤管理。 （2）建立現(xiàn)場(chǎng)辦公制度。檔案管理人員要做到現(xiàn)場(chǎng)辦公，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，參加技術(shù)例會(huì)，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細(xì)記錄，了解檔案形成情況和收集對(duì)象，有針對(duì)性地開展工作。對(duì)出現(xiàn)的問題，能夠及時(shí)查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動(dòng)做好對(duì)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、現(xiàn)場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對(duì)一</p>