檔案歸檔講解-成都紡織高等?？茖W校

1、“檔案歸檔”講解,1、檔案工作的重要性,理論上都要很多說法了，我就從實際工作經(jīng)歷中去理解檔案工作的重要性。1、檔案應該具有真實性。比如：2009年我校開展教育教學評估工作，在準備階段學校各系部做了大量的工作，加班加點，費勁又費錢，結果補充了大量的資料，從檔案管理的角度看，它的真實性就打折扣。原因是過去的日常檔案工作沒做好，要查的資料沒有。2、檔案應該具有傳承性。比如：2009年學校70周年校慶工作。成立校史館，按照史館大綱，要反映各

2、個時期的重大事件和重要人物，需要查檔案資料，結果有些資料就查不到，如：我校第一任校長的任命書、成立時間、開課時間等，到重慶檔案館、南京檔案館、四川省檔案館都沒查到，還是通過關系到臺灣檔案館查到的，但只是影印件。當然還有些檔案查不到，最后只有修改大綱。因此，沒有檔案就沒有傳承，就沒有歷史。因此，學校要發(fā)展，就必然有檔案，我們現(xiàn)在每做的一件事情都是在記錄歷史、傳承文化，為后人造福?。?2、檔案工作管理模式學校檔案室為一級立卷部門，是在

3、主管校長領導下的職能管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業(yè)機構，其業(yè)務工作接受上級檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。,(一)學校檔案室的工作職責一、貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學校檔案工作；二、擬訂學校檔案工作規(guī)章制度，并負責貫徹落實；三、負責接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案及有關資料；四、編制檢索工具，編研、出版檔案史料、學校年鑒，開發(fā)檔案信息資源；五、組

4、織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；,六、開展檔案的開放和利用工作；七、開展學校檔案工作人員的業(yè)務培訓；八、利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；九、開展國內外檔案學術研究和交流活動；十、完成學校交辦的其他工作。,各系（處）為二級立卷部門，是由本部門一名負責人負責分管檔案工作，兼職檔案員按工作程序，對本部門檔案材料進行收集，工作結束時，按歸檔要求進行分類、裝訂、立卷，要求整理匯總后經(jīng)部門負責

5、人審查合格后移交學校檔案室保管，本部門的其他檔案材料由部門自行保管，但須提交檔案清單，便于學校資源共享。,（三）系（處）級各部門兼職檔案工作人員職責1、根據(jù)學校規(guī)定和案卷類目，結合本部門的實際，做好平時立卷工作；2、負責與本部門有關人員聯(lián)系，做好檔案材料的收集、保管、整理、歸檔工作，保證檔案材料齊全、完整、系統(tǒng)；,3、負責按學校規(guī)定編定頁號、填寫卷內目錄、擬訂案卷標題，經(jīng)本部門領導和學校檔案室審查后，認真裝訂、按時移交；4

6、、積極學習檔案業(yè)務，不斷提高工作水平，主動與學校檔案室聯(lián)系、匯報，接受業(yè)務指導和監(jiān)督；5、積極參加學校檔案室業(yè)務學習和學術活動，做好檔案安全和保密工作。,檔案管理是統(tǒng)一管理：各系部除了按照歸檔范圍要求移交檔案室的檔案外，還要保管好自己部門存留的檔案。如：教師的業(yè)務檔案（包括教師任課安排、教案、獲獎、進修等）；本門會議記錄、紀要、工作計劃、總結等。需每年提交清單，便于學校資源共享。,（四）學校檔案歸檔管理辦法及流程圖,學校檔案：是指

7、我校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。歸檔：是指立卷部門整理好案卷，經(jīng)校檔案室檢查合格后，填寫移交目錄，在規(guī)定時間內，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各執(zhí)一份存查的過程。,文件材料的歸檔范圍：,一、黨群類：主要包括我校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關于黨群管理的文件材料。

8、二、行政類：主要包括我校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。,三、學生類：主要包括我校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。四、教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。五、科研類。六、基本建設類。,七、儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在5萬元以上)

9、的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。八、產品生產類：主要包括我校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。,,九、出版物類：主要包括我學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物。十、外事類：主要包括我校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；我校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國專家、教師、國

10、際學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、稱號等的材料。十一、財會類,十二、聲像類：學校重要活動、上級領導來校視察、重要兄弟單位來校參觀訪問、學校黨務、行政、教學、科研、外事等重要工作、重要會議、重大事件和重要紀念活動的照片（包括底片）、錄音帶、影片及有關文字材料。十三實物類：上級頒發(fā)給我校的獎狀、獎旗、證書、證章、光榮冊，重要紀念品、禮品和科研樣品、試制產品等實物。,歸檔工作流程,一、實行由文件材料形成部門和科研課題組立卷、

11、主管業(yè)務部門——校檔案室統(tǒng)一歸檔的制度。學校各系、部、處、工會、團委、廠、館均為立卷部分，分工歸口立卷。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進行系統(tǒng)整理組卷，并編寫頁號，填寫、制作卷內目錄、備考表，擬定案卷標題，注明密級和保管期限；,,二、歸檔的文件材料應格式統(tǒng)一，質地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合規(guī)范和標準的要求。禁用字跡不牢固的書寫工具；三、文件材料整理立卷后由立卷人向部門的兼職檔案人員移交，兼職檔案人員將立卷歸

12、檔的案卷，經(jīng)本部門負責人審查簽字后，擬制移交清單，向學校檔案室移交歸檔；,四、凡由幾個單位合作完成的項目，由主辦部門立卷保存一套完整的檔案副本，協(xié)作單位保存與自己承擔任務有關的檔案副本；檔案正本移交校檔案室。五、凡原始資料、各種重要手稿、文件正本一般歸檔一份，重要的利用頻繁的材料可另外復制副本隨正本（或手稿）一同歸檔，供日常借閱，以便保護原件。,,,歸檔時間和手續(xù)：,一、黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔；二、