檔案歸檔講解-成都紡織高等?？茖W(xué)校

1、“檔案歸檔”講解,1、檔案工作的重要性,理論上都要很多說法了，我就從實(shí)際工作經(jīng)歷中去理解檔案工作的重要性。1、檔案應(yīng)該具有真實(shí)性。比如：2009年我校開展教育教學(xué)評估工作，在準(zhǔn)備階段學(xué)校各系部做了大量的工作，加班加點(diǎn)，費(fèi)勁又費(fèi)錢，結(jié)果補(bǔ)充了大量的資料，從檔案管理的角度看，它的真實(shí)性就打折扣。原因是過去的日常檔案工作沒做好，要查的資料沒有。2、檔案應(yīng)該具有傳承性。比如：2009年學(xué)校70周年校慶工作。成立校史館，按照史館大綱，要反映各

2、個(gè)時(shí)期的重大事件和重要人物，需要查檔案資料，結(jié)果有些資料就查不到，如：我校第一任校長的任命書、成立時(shí)間、開課時(shí)間等，到重慶檔案館、南京檔案館、四川省檔案館都沒查到，還是通過關(guān)系到臺(tái)灣檔案館查到的，但只是影印件。當(dāng)然還有些檔案查不到，最后只有修改大綱。因此，沒有檔案就沒有傳承，就沒有歷史。因此，學(xué)校要發(fā)展，就必然有檔案，我們現(xiàn)在每做的一件事情都是在記錄歷史、傳承文化，為后人造福??！,2、檔案工作管理模式學(xué)校檔案室為一級立卷部門，是在

3、主管校長領(lǐng)導(dǎo)下的職能管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)工作接受上級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。,(一)學(xué)校檔案室的工作職責(zé)一、貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；二、擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；三、負(fù)責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；四、編制檢索工具，編研、出版檔案史料、學(xué)校年鑒，開發(fā)檔案信息資源；五、組

4、織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；,六、開展檔案的開放和利用工作；七、開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；八、利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；九、開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動(dòng)；十、完成學(xué)校交辦的其他工作。,各系（處）為二級立卷部門，是由本部門一名負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分管檔案工作，兼職檔案員按工作程序，對本部門檔案材料進(jìn)行收集，工作結(jié)束時(shí)，按歸檔要求進(jìn)行分類、裝訂、立卷，要求整理匯總后經(jīng)部門負(fù)責(zé)

5、人審查合格后移交學(xué)校檔案室保管，本部門的其他檔案材料由部門自行保管，但須提交檔案清單，便于學(xué)校資源共享。,（三）系（處）級各部門兼職檔案工作人員職責(zé)1、根據(jù)學(xué)校規(guī)定和案卷類目，結(jié)合本部門的實(shí)際，做好平時(shí)立卷工作；2、負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)人員聯(lián)系，做好檔案材料的收集、保管、整理、歸檔工作，保證檔案材料齊全、完整、系統(tǒng)；,3、負(fù)責(zé)按學(xué)校規(guī)定編定頁號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄、擬訂案卷標(biāo)題，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校檔案室審查后，認(rèn)真裝訂、按時(shí)移交；4

6、、積極學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，不斷提高工作水平，主動(dòng)與學(xué)校檔案室聯(lián)系、匯報(bào)，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督；5、積極參加學(xué)校檔案室業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和學(xué)術(shù)活動(dòng)，做好檔案安全和保密工作。,檔案管理是統(tǒng)一管理：各系部除了按照歸檔范圍要求移交檔案室的檔案外，還要保管好自己部門存留的檔案。如：教師的業(yè)務(wù)檔案（包括教師任課安排、教案、獲獎(jiǎng)、進(jìn)修等）；本門會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。需每年提交清單，便于學(xué)校資源共享。,（四）學(xué)校檔案歸檔管理辦法及流程圖,學(xué)校檔案：是指

7、我校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。歸檔：是指立卷部門整理好案卷，經(jīng)校檔案室檢查合格后，填寫移交目錄，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各執(zhí)一份存查的過程。,文件材料的歸檔范圍：,一、黨群類：主要包括我校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會(huì)議文件、會(huì)議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計(jì)劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。

8、二、行政類：主要包括我校行政工作的各種會(huì)議文件、會(huì)議紀(jì)錄及紀(jì)要；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。,三、學(xué)生類：主要包括我校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。四、教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動(dòng)的文件材料。五、科研類。六、基本建設(shè)類。,七、儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價(jià)值在5萬元以上)

9、的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進(jìn)工作中產(chǎn)生的文件材料。八、產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括我校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。,,九、出版物類：主要包括我學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報(bào)、其他學(xué)術(shù)刊物。十、外事類：主要包括我校派遣有關(guān)人員出席國際會(huì)議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進(jìn)修的材料；我校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國專家、教師、國

10、際學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽(yù)職務(wù)、稱號(hào)等的材料。十一、財(cái)會(huì)類,十二、聲像類：學(xué)校重要活動(dòng)、上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、重要兄弟單位來校參觀訪問、學(xué)校黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、外事等重要工作、重要會(huì)議、重大事件和重要紀(jì)念活動(dòng)的照片（包括底片）、錄音帶、影片及有關(guān)文字材料。十三實(shí)物類：上級頒發(fā)給我校的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、證書、證章、光榮冊，重要紀(jì)念品、禮品和科研樣品、試制產(chǎn)品等實(shí)物。,歸檔工作流程,一、實(shí)行由文件材料形成部門和科研課題組立卷、

11、主管業(yè)務(wù)部門——校檔案室統(tǒng)一歸檔的制度。學(xué)校各系、部、處、工會(huì)、團(tuán)委、廠、館均為立卷部分，分工歸口立卷。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理組卷，并編寫頁號(hào)，填寫、制作卷內(nèi)目錄、備考表，擬定案卷標(biāo)題，注明密級和保管期限；,,二、歸檔的文件材料應(yīng)格式統(tǒng)一，質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。禁用字跡不牢固的書寫工具；三、文件材料整理立卷后由立卷人向部門的兼職檔案人員移交，兼職檔案人員將立卷歸

12、檔的案卷，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審查簽字后，擬制移交清單，向?qū)W校檔案室移交歸檔；,四、凡由幾個(gè)單位合作完成的項(xiàng)目，由主辦部門立卷保存一套完整的檔案副本，協(xié)作單位保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案副本；檔案正本移交校檔案室。五、凡原始資料、各種重要手稿、文件正本一般歸檔一份，重要的利用頻繁的材料可另外復(fù)制副本隨正本（或手稿）一同歸檔，供日常借閱，以便保護(hù)原件。,,,歸檔時(shí)間和手續(xù)：,一、黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔；二、