集團(tuán)董事辦規(guī)范公文格式提升公文質(zhì)量

1、規(guī)范公文格式 提升公文質(zhì)量,——檢討《集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》執(zhí)行情況,2011. 8. 22,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況 三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,一、公文管理規(guī)范化的意義,公文，是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或部門在管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)進(jìn)行行政管理和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 公文是一項(xiàng)具體的務(wù)實(shí)工作,從公文的定義上就決定了公文

2、的體例格式必須是規(guī)范的，不同于其他一般的文章。 公文管理的水平，常常代表著一個(gè)企業(yè)的管理水平。對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理和外部形象都有著重要意義。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（一）公文管理規(guī)范化對(duì)企業(yè)內(nèi)部的意義 格式規(guī)范、體例正確、觀點(diǎn)明確、層次清晰、論證充分、言簡(jiǎn)意賅的公文，有利于企業(yè)提高工作效率；有利于上情下達(dá)、政令暢通；有利于高效解決問(wèn)題；有利于領(lǐng)導(dǎo)指示精神的貫徹落實(shí)。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（二）公文管理規(guī)范化的外部意義

3、公文是上級(jí)單位了解下屬企業(yè)的一種不可缺少的信息交流工具，對(duì)外行文的質(zhì)量直接代表著企業(yè)的形象和管理水平。 一個(gè)正規(guī)的、成熟的、高效的企業(yè)，必然有一套正規(guī)、成熟高效的公文運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其公文管理必然是高質(zhì)量的。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（三）公文管理規(guī)范化也是國(guó)資委對(duì)中央企業(yè)辦公廳（室）評(píng)價(jià)工作的要求之一。國(guó)資委自2010年起，開展對(duì)中央企業(yè)公文、信息、保密工作的單項(xiàng)評(píng)價(jià)。2010年3月,國(guó)資委修訂了《中央企業(yè)報(bào)送公文評(píng)價(jià)辦法》（國(guó)資

4、廳發(fā)〔2010〕32號(hào)文），自2010年4月1日起實(shí)施。,一、公文管理規(guī)范化的意義,1.評(píng)價(jià)范圍： 每年度中央企業(yè)主送國(guó)資委、國(guó)資委黨委、國(guó)資委辦公廳、國(guó)資委黨委辦公室的公文。 2. 評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)中央企業(yè)報(bào)送上述單位的公文，由國(guó)資委辦公廳統(tǒng)一歸口進(jìn)行收文審核，對(duì)存在以下問(wèn)題的進(jìn)行扣分。,一、公文管理規(guī)范化的意義,1.越級(jí)行文。（扣2分）2.主旨不清，影響公文辦理效率。（扣2分）3.文種使用不準(zhǔn)確。（扣1分）4.主送單位不

5、正確。（扣1分）5.引文不規(guī)范。（扣1分）6.附件問(wèn)題。（扣1分）7.明顯文字錯(cuò)誤。（扣1分）8.文件印制格式不規(guī)范。（扣1分）9.公文報(bào)送份數(shù)不符合要求。（扣1分）10.無(wú)特殊原因，未按要求“按時(shí)報(bào)送”公文。（扣1分）,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況 三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況,集團(tuán)在2009年12月14日印發(fā)了《華潤(rùn)集團(tuán)公文

6、擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》（以下簡(jiǎn)稱”制度”），制度自2010年1月1日起實(shí)施。《制度》對(duì)公文的擬制、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)以及流轉(zhuǎn)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，并對(duì)“簽報(bào)紙”和“發(fā)文稿紙”格式做了修訂，提供了模版。,二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況,《制度》頒布以來(lái)執(zhí)行情況：,《制度》推出至今試行一年半以來(lái)，各單位在實(shí)際工作中對(duì)公文都較以前重視，在公文的擬制、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)都加強(qiáng)了管理，公文的處理水平水平明顯提高，集團(tuán)公文質(zhì)量跟以前相比有所進(jìn)

7、步，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：,二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況,,,,（一） 基本做到了按照公文模板報(bào)送公文?！吨贫取芬?guī)定“行文必須使用集團(tuán)統(tǒng)一的公文模板，符合公文格式要求，要素填寫清楚，選擇正確文種等”。目前，各單位以統(tǒng)一模板報(bào)文的意識(shí)增強(qiáng)了，大大減少了非正式、隨意性報(bào)文。,二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況,,,,（二） 公文審批手續(xù)規(guī)范?！吨贫取芬?guī)定“呈報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的公文，必須提交簽報(bào)，簽報(bào)須由本單位董事長(zhǎng)（或總經(jīng)理）簽發(fā)”“向上級(jí)主管部門報(bào)送的

8、公文，經(jīng)董事辦審核后再報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批”。目前，各單位報(bào)送的簽報(bào)都由公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)簽署，如果一把手出差，也會(huì)加以注明，并由其他領(lǐng)導(dǎo)代簽。另外，由部室或利潤(rùn)中心起草，需要報(bào)送國(guó)資委或其他部委的文件，基本上都會(huì)先報(bào)送董事辦，由董事辦審核后再報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽批，之后統(tǒng)一報(bào)出。,二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況,,,（三）公文流轉(zhuǎn)方面，越級(jí)報(bào)送的現(xiàn)象大大減少，需要會(huì)簽的公文及時(shí)會(huì)簽?！吨贫取芬?guī)定“各單位不得越級(jí)呈報(bào)；需要會(huì)簽有關(guān)部室的，由

9、各單位自行送簽，會(huì)簽收齊后統(tǒng)一報(bào)送董事辦?！蹦壳埃ㄟ^(guò)直接將文件徑送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象基本沒有；文件會(huì)簽也比以前規(guī)范,提高了公文流轉(zhuǎn)的速度，來(lái)查詢文件進(jìn)展情況的比以前少了許多。,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況 三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（一）公文質(zhì)量的高低取決于幾個(gè)方面，包括公文格式、公文寫作、公文流轉(zhuǎn)、公文印制和蓋章,涉及多個(gè)環(huán)節(jié)。公文格式是強(qiáng)

10、制性規(guī)定，不允許有個(gè)人發(fā)揮。公文格式在《制度》中有很詳細(xì)的規(guī)定，有簽報(bào)模板，但是公文格式的使用，常存在一個(gè)突出的問(wèn)題，就是使用不規(guī)范。,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,公文寫作，首先需要扎實(shí)的文字功底，需要按照公文語(yǔ)體的特殊要求去行文；其次要文字準(zhǔn)確、言簡(jiǎn)意賅，公文寫作中對(duì)文字的要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，一字之差可能導(dǎo)致意思的不同，要做到字斟句酌，要準(zhǔn)確運(yùn)用公文語(yǔ)體，以實(shí)用為目的，把準(zhǔn)確性和簡(jiǎn)潔性作為最基本的要求。 公文流轉(zhuǎn)體現(xiàn)公文辦理的效率，不得越級(jí)

11、呈報(bào)、多頭主送請(qǐng)示、報(bào)告類公文。印制、蓋章需要經(jīng)過(guò)規(guī)范的程序來(lái)進(jìn)行。,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,,,目前，各單位報(bào)送給集團(tuán)的公文在格式上存在著一些不規(guī)范的地方。根據(jù)《制度》規(guī)定，正確的公文格式有以下組成要素：1.使用集團(tuán)統(tǒng)一的公文模板；2.公文編號(hào)；3.帶商密的文件，一定要標(biāo)注密級(jí)、保密期限。4.擬稿人、核稿人、呈報(bào)單位、日期等是基本要素， 要填寫清楚；5.使用正確的公文文種；,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,,,6.注意正

12、文中的“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 ‘一、’ 第二層為‘（一）’ 第三層為‘1.’， 第四層為‘（1）’。7.正文非常長(zhǎng)，自成一個(gè)報(bào)告的，可以附件形式報(bào)送,簽報(bào)紙和發(fā)文稿紙,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤,,,1.簽報(bào)沒有使用集團(tuán)規(guī)定的統(tǒng)一模板。 例如：上報(bào)集團(tuán)的公文應(yīng)該使用集團(tuán)統(tǒng)一格式的《簽報(bào)紙》、《發(fā)文稿紙》，部分單位仍然使用舊的簽報(bào)紙，或使用本單位內(nèi)部的簽報(bào)紙。 華潤(rùn)置地

13、深圳、華潤(rùn)燃?xì)獾暮瀳?bào)用的舊簽報(bào)紙， 同一間公司使用的簽報(bào)紙不相同，華潤(rùn)置地上海、華潤(rùn)置地沈陽(yáng)、華潤(rùn)置地合肥。　　 簽報(bào)紙不正確,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤（續(xù)）,,,2．對(duì)集團(tuán)的公文模板做變更。例如：華潤(rùn)燃?xì)飧膭?dòng)了原有的格式，縮小了集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示的地方；還改動(dòng)了簽報(bào)紙三個(gè)字的位置，放到了左邊；將呈報(bào)單位改為“董事長(zhǎng)”，會(huì)簽單位改為“總經(jīng)理”華潤(rùn)深國(guó)投投資在原來(lái)的簽報(bào)紙基礎(chǔ)上增加了內(nèi)容“投資公司初審、投資公司

14、領(lǐng)導(dǎo)審批”；例：更改公文模板,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤（繼）,發(fā)文年度+發(fā)文單位簡(jiǎn)稱+字號(hào)+順序號(hào),1）報(bào)文沒有編號(hào)； 2）編號(hào)不規(guī)范；3）文號(hào)的年度四位數(shù)字規(guī)范的應(yīng)該是置于六角括號(hào)中的，即〔〕，而非圓括號(hào)（）或方括號(hào)［］、【】；流水號(hào)就以001、002即可，不需要再加上括號(hào)；4)年度放置位置不正確。,3.編號(hào)不規(guī)范。《制度》規(guī)定正確編號(hào)是：,〔2011〕華董辦請(qǐng)字第001號(hào),三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）

15、格式方面的錯(cuò)誤（續(xù)）,,4. 呈報(bào)單位填寫錯(cuò)誤。 例如：人力行政部（華潤(rùn)資產(chǎn)）、無(wú)錫惠潤(rùn)、戰(zhàn)略發(fā) 展部（華潤(rùn)水泥）5.投資項(xiàng)目沒有會(huì)簽。 投資、收購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)會(huì)簽“集團(tuán)戰(zhàn)略部、財(cái)務(wù)部、法 律部”，最近改為會(huì)商制度，具體怎么做？6.主送單位、會(huì)簽單位重疊。簽報(bào)紙下面公司名稱不改 例如：華潤(rùn)飲料“關(guān)于請(qǐng)集團(tuán)協(xié)助與深圳市政府溝通 的函”。7.越級(jí)上報(bào)。,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格

16、式方面的錯(cuò)誤（續(xù)）,,,7.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號(hào)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。正確：（正文結(jié)束語(yǔ)）　 （空一行）附件：1.XXXXXXX集團(tuán)有限公司對(duì)外并購(gòu)情況 　 2.XXXXXXX集團(tuán)公司自查報(bào)告,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤,,,8.公文如有聯(lián)系人等附注，應(yīng)在成文時(shí)間下空1行、居左空2字用3號(hào)仿宋體字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。一般

17、而言，在上行文的“請(qǐng)示”等文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 一般報(bào)集團(tuán)的公文，簽報(bào)紙格式中有擬稿人，我們就默認(rèn)為聯(lián)系人，但是如果是部室或利潤(rùn)中心草擬的，要以集團(tuán)名義向國(guó)資委、其他部委報(bào)送的文件，應(yīng)該在草擬稿中成文時(shí)間后，寫明“聯(lián)系人和電話”。例如：,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤（續(xù)）,,,9. 關(guān)于附件的格式問(wèn)題。一般A4紙，頁(yè)面左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)“附件”（有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)），標(biāo)題采用華文中宋、小二號(hào)字

18、；內(nèi)文采用仿宋、三號(hào)字；內(nèi)文一級(jí)標(biāo)題采用黑體、三號(hào)字；外文和數(shù)字字體與中文保持一致，并使用半角字。行距為固定值28。,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（二）格式方面的錯(cuò)誤,,10.發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號(hào)“○”。 例如 華潤(rùn)（集團(tuán)）有限公司 董事會(huì)辦公室 二○一一年八月二十二日,三、集團(tuán)公文

19、存在的問(wèn)題,（三）文種方面的錯(cuò)誤,,,1. 文種混亂。1）“請(qǐng)示”和“報(bào)告”混淆的問(wèn)題。一般情況下，對(duì)上級(jí)而言，“請(qǐng)示”偏重于辦件，“報(bào)告”偏重于閱件。要求上級(jí)批復(fù)的事項(xiàng)，應(yīng)采用“請(qǐng)示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應(yīng)在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。例如：關(guān)于江蘇華陽(yáng)紡織有限公司股權(quán)處置的請(qǐng)示報(bào)告； 關(guān)于華創(chuàng)更換董事的請(qǐng)示報(bào)告； 關(guān)于申請(qǐng)投資徐州市銅山縣收購(gòu)地塊項(xiàng)目的請(qǐng)示報(bào)告； 關(guān)于三九馬巒山項(xiàng)目進(jìn)展情況

20、的請(qǐng)示報(bào)告； 有關(guān)買斷與向渣打銀行利潤(rùn)分成等條款的請(qǐng)示報(bào)告；,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（三）內(nèi)容方面的錯(cuò)誤,,,2）自創(chuàng)文種。例如：關(guān)于成立“珠海華潤(rùn)包裝材料有限公司”的申請(qǐng)； 關(guān)于成立“華潤(rùn)電力渤海有限公司”的申請(qǐng)； 關(guān)于設(shè)立華潤(rùn)錦華股份有限公司遂寧分公司的申 請(qǐng)報(bào)告； 華潤(rùn)大廈改造工程款申請(qǐng)事宜； 關(guān)于進(jìn)一步修訂、完善《華潤(rùn)集團(tuán)及利潤(rùn)中心非 核

21、心資產(chǎn)管理辦法》的建議； 關(guān)于華潤(rùn)大廈改造和副樓重建工程的匯報(bào)；,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（四）公文報(bào)送方面的問(wèn)題,,,1．公文不以簽報(bào)形式報(bào)送，而是以郵件直接報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。采用郵件的形式報(bào)文，并且直接發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。這樣做非但速度不能加快，欲速則不達(dá)。 例如華潤(rùn)置地要以集團(tuán)名義與南航簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，直接郵件寫給朱總，朱總批示后，要求董辦綜合部同事草擬請(qǐng)示文件呈宋董、喬總。因此這個(gè)文件無(wú)法直接呈給宋董、喬總，在這個(gè)過(guò)程中肯

22、定要比你們寫好簽報(bào)更耽誤一些時(shí)間的。,三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題,（四）公文報(bào)送方面的問(wèn)題（續(xù)）,,,2.給省市政府或省市領(lǐng)導(dǎo)的信函、賀稿，包括要以宋董名義給省市領(lǐng)導(dǎo)的信函，需經(jīng)董事辦領(lǐng)導(dǎo)審核。遇到很多次這種情況，直接報(bào)文給宋董，結(jié)果董事長(zhǎng)還是將文件轉(zhuǎn)給朱總，授權(quán)朱總在文字上、語(yǔ)氣上進(jìn)行修改把關(guān)。希望今后這類文件直接報(bào)董事辦，由董事辦審核后交宋董簽發(fā)。,幾點(diǎn)要求,1.認(rèn)真對(duì)待，增強(qiáng)責(zé)任心。規(guī)范公文格式是辦公自動(dòng)化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公

23、文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。剛才列舉問(wèn)題是集團(tuán)目前公文存在具有共性的一些問(wèn)題，大部分是公文體例格式上出的問(wèn)題，其實(shí)這些都是“死問(wèn)題”，只要提高認(rèn)識(shí)，認(rèn)真對(duì)待，具有一定的責(zé)任心，完全可以避免上述這些問(wèn)題的發(fā)生。,做好公文并不難，最主要的是要用心去做。,幾點(diǎn)要求,2. 加強(qiáng)培訓(xùn)，盡快掌握公文體例、文種使用要求。公文質(zhì)量控制與管理是各單位一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到企業(yè)形象和辦公效率。各單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理

24、制度》，加強(qiáng)文秘人員的培訓(xùn)，文秘人員要有極強(qiáng)的責(zé)任心和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作，防止公文格式的隨意性，維護(hù)其規(guī)范的體式，遵守其特定的程序，進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)企業(yè)正常工作的開展。,幾點(diǎn)要求,3.加強(qiáng)公文審核。各單位公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，首先擬稿人要自行檢查，再由核稿人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《集團(tuán)公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》等，公

25、文管理人員在向上級(jí)單位報(bào)送公文時(shí)還要再?gòu)?fù)核一遍，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。,,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團(tuán)公文制度執(zhí)行情況 三、集團(tuán)公文存在的問(wèn)題四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,隨著科技的迅猛發(fā)展，電子公文最終取代紙質(zhì)公文是大勢(shì)所趨，電子公文的特點(diǎn)是“快”，傳輸速度快，處理速度快，流轉(zhuǎn)速度快。對(duì)提高公文處理速度極為有利，對(duì)提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率意義深遠(yuǎn)。,四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況

26、,集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)已初步建成，于今年1月25日公文管理模塊正式上線，模塊包含簽報(bào)、發(fā)文、收文管理三個(gè)模塊。目前集團(tuán)總部OA系統(tǒng)采用紙質(zhì)件及電子流并存的方式進(jìn)行運(yùn)作，從試運(yùn)行的情況來(lái)看，公文管理應(yīng)用系統(tǒng)能基本滿足現(xiàn)階段集團(tuán)總部的公文業(yè)務(wù)需求。已經(jīng)在系統(tǒng)中運(yùn)行的文件206份，并有近62%的文件已經(jīng)完成并通過(guò)系統(tǒng)退文。,四、集團(tuán)OA公文報(bào)送系統(tǒng)建設(shè)情況,7月份，集團(tuán)董事辦與信息部對(duì)12家一級(jí)利潤(rùn)中心的公文人員和IT人員進(jìn)行了集團(tuán)公文系