集團董事辦規(guī)范公文格式提升公文質(zhì)量

1、規(guī)范公文格式 提升公文質(zhì)量,——檢討《集團公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》執(zhí)行情況,2011. 8. 22,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況 三、集團公文存在的問題四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,一、公文管理規(guī)范化的意義,公文，是行政機關(guān)、企事業(yè)單位或部門在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是企業(yè)進行行政管理和公務(wù)活動的重要工具。 公文是一項具體的務(wù)實工作,從公文的定義上就決定了公文

2、的體例格式必須是規(guī)范的，不同于其他一般的文章。 公文管理的水平，常常代表著一個企業(yè)的管理水平。對企業(yè)內(nèi)部管理和外部形象都有著重要意義。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（一）公文管理規(guī)范化對企業(yè)內(nèi)部的意義 格式規(guī)范、體例正確、觀點明確、層次清晰、論證充分、言簡意賅的公文，有利于企業(yè)提高工作效率；有利于上情下達、政令暢通；有利于高效解決問題；有利于領(lǐng)導(dǎo)指示精神的貫徹落實。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（二）公文管理規(guī)范化的外部意義

3、公文是上級單位了解下屬企業(yè)的一種不可缺少的信息交流工具，對外行文的質(zhì)量直接代表著企業(yè)的形象和管理水平。 一個正規(guī)的、成熟的、高效的企業(yè)，必然有一套正規(guī)、成熟高效的公文運轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其公文管理必然是高質(zhì)量的。,一、公文管理規(guī)范化的意義,（三）公文管理規(guī)范化也是國資委對中央企業(yè)辦公廳（室）評價工作的要求之一。國資委自2010年起，開展對中央企業(yè)公文、信息、保密工作的單項評價。2010年3月,國資委修訂了《中央企業(yè)報送公文評價辦法》（國資

4、廳發(fā)〔2010〕32號文），自2010年4月1日起實施。,一、公文管理規(guī)范化的意義,1.評價范圍： 每年度中央企業(yè)主送國資委、國資委黨委、國資委辦公廳、國資委黨委辦公室的公文。 2. 評價標(biāo)準(zhǔn)中央企業(yè)報送上述單位的公文，由國資委辦公廳統(tǒng)一歸口進行收文審核，對存在以下問題的進行扣分。,一、公文管理規(guī)范化的意義,1.越級行文。（扣2分）2.主旨不清，影響公文辦理效率。（扣2分）3.文種使用不準(zhǔn)確。（扣1分）4.主送單位不

5、正確。（扣1分）5.引文不規(guī)范。（扣1分）6.附件問題。（扣1分）7.明顯文字錯誤。（扣1分）8.文件印制格式不規(guī)范。（扣1分）9.公文報送份數(shù)不符合要求。（扣1分）10.無特殊原因，未按要求“按時報送”公文。（扣1分）,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況 三、集團公文存在的問題四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況,集團在2009年12月14日印發(fā)了《華潤集團公文

6、擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》（以下簡稱”制度”），制度自2010年1月1日起實施。《制度》對公文的擬制、會簽、審核、批準(zhǔn)以及流轉(zhuǎn)進行了詳細(xì)的規(guī)定，并對“簽報紙”和“發(fā)文稿紙”格式做了修訂，提供了模版。,二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況,《制度》頒布以來執(zhí)行情況：,《制度》推出至今試行一年半以來，各單位在實際工作中對公文都較以前重視，在公文的擬制、會簽、審核、批準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)都加強了管理，公文的處理水平水平明顯提高，集團公文質(zhì)量跟以前相比有所進

7、步，主要體現(xiàn)在以下幾點：,二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況,,,,（一） 基本做到了按照公文模板報送公文?！吨贫取芬?guī)定“行文必須使用集團統(tǒng)一的公文模板，符合公文格式要求，要素填寫清楚，選擇正確文種等”。目前，各單位以統(tǒng)一模板報文的意識增強了，大大減少了非正式、隨意性報文。,二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況,,,,（二） 公文審批手續(xù)規(guī)范?！吨贫取芬?guī)定“呈報集團領(lǐng)導(dǎo)的公文，必須提交簽報，簽報須由本單位董事長（或總經(jīng)理）簽發(fā)”“向上級主管部門報送的

8、公文，經(jīng)董事辦審核后再報集團領(lǐng)導(dǎo)審批”。目前，各單位報送的簽報都由公司總經(jīng)理或董事長簽署，如果一把手出差，也會加以注明，并由其他領(lǐng)導(dǎo)代簽。另外，由部室或利潤中心起草，需要報送國資委或其他部委的文件，基本上都會先報送董事辦，由董事辦審核后再報集團董事長或總經(jīng)理簽批，之后統(tǒng)一報出。,二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況,,,（三）公文流轉(zhuǎn)方面，越級報送的現(xiàn)象大大減少，需要會簽的公文及時會簽?！吨贫取芬?guī)定“各單位不得越級呈報；需要會簽有關(guān)部室的，由

9、各單位自行送簽，會簽收齊后統(tǒng)一報送董事辦?！蹦壳?，通過直接將文件徑送集團領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象基本沒有；文件會簽也比以前規(guī)范,提高了公文流轉(zhuǎn)的速度，來查詢文件進展情況的比以前少了許多。,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況 三、集團公文存在的問題四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,三、集團公文存在的問題,（一）公文質(zhì)量的高低取決于幾個方面，包括公文格式、公文寫作、公文流轉(zhuǎn)、公文印制和蓋章,涉及多個環(huán)節(jié)。公文格式是強

10、制性規(guī)定，不允許有個人發(fā)揮。公文格式在《制度》中有很詳細(xì)的規(guī)定，有簽報模板，但是公文格式的使用，常存在一個突出的問題，就是使用不規(guī)范。,三、集團公文存在的問題,公文寫作，首先需要扎實的文字功底，需要按照公文語體的特殊要求去行文；其次要文字準(zhǔn)確、言簡意賅，公文寫作中對文字的要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，一字之差可能導(dǎo)致意思的不同，要做到字斟句酌，要準(zhǔn)確運用公文語體，以實用為目的，把準(zhǔn)確性和簡潔性作為最基本的要求。 公文流轉(zhuǎn)體現(xiàn)公文辦理的效率，不得越級

11、呈報、多頭主送請示、報告類公文。印制、蓋章需要經(jīng)過規(guī)范的程序來進行。,三、集團公文存在的問題,,,目前，各單位報送給集團的公文在格式上存在著一些不規(guī)范的地方。根據(jù)《制度》規(guī)定，正確的公文格式有以下組成要素：1.使用集團統(tǒng)一的公文模板；2.公文編號；3.帶商密的文件，一定要標(biāo)注密級、保密期限。4.擬稿人、核稿人、呈報單位、日期等是基本要素， 要填寫清楚；5.使用正確的公文文種；,三、集團公文存在的問題,,,6.注意正

12、文中的“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 ‘一、’ 第二層為‘（一）’ 第三層為‘1.’， 第四層為‘（1）’。7.正文非常長，自成一個報告的，可以附件形式報送,簽報紙和發(fā)文稿紙,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤,,,1.簽報沒有使用集團規(guī)定的統(tǒng)一模板。 例如：上報集團的公文應(yīng)該使用集團統(tǒng)一格式的《簽報紙》、《發(fā)文稿紙》，部分單位仍然使用舊的簽報紙，或使用本單位內(nèi)部的簽報紙。 華潤置地

13、深圳、華潤燃?xì)獾暮瀳笥玫呐f簽報紙， 同一間公司使用的簽報紙不相同，華潤置地上海、華潤置地沈陽、華潤置地合肥?！　?簽報紙不正確,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤（續(xù)）,,,2．對集團的公文模板做變更。例如：華潤燃?xì)飧膭恿嗽械母袷?，縮小了集團領(lǐng)導(dǎo)批示的地方；還改動了簽報紙三個字的位置，放到了左邊；將呈報單位改為“董事長”，會簽單位改為“總經(jīng)理”華潤深國投投資在原來的簽報紙基礎(chǔ)上增加了內(nèi)容“投資公司初審、投資公司

14、領(lǐng)導(dǎo)審批”；例：更改公文模板,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤（繼）,發(fā)文年度+發(fā)文單位簡稱+字號+順序號,1）報文沒有編號； 2）編號不規(guī)范；3）文號的年度四位數(shù)字規(guī)范的應(yīng)該是置于六角括號中的，即〔〕，而非圓括號（）或方括號［］、【】；流水號就以001、002即可，不需要再加上括號；4)年度放置位置不正確。,3.編號不規(guī)范?！吨贫取芬?guī)定正確編號是：,〔2011〕華董辦請字第001號,三、集團公文存在的問題,（二）

15、格式方面的錯誤（續(xù)）,,4. 呈報單位填寫錯誤。 例如：人力行政部（華潤資產(chǎn)）、無錫惠潤、戰(zhàn)略發(fā) 展部（華潤水泥）5.投資項目沒有會簽。 投資、收購項目，應(yīng)會簽“集團戰(zhàn)略部、財務(wù)部、法 律部”，最近改為會商制度，具體怎么做？6.主送單位、會簽單位重疊。簽報紙下面公司名稱不改 例如：華潤飲料“關(guān)于請集團協(xié)助與深圳市政府溝通 的函”。7.越級上報。,三、集團公文存在的問題,（二）格

16、式方面的錯誤（續(xù)）,,,7.公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行、左空2字處，注明附件的順序和名稱。附件不加書名號，附件名稱后不加標(biāo)點符號。正確：（正文結(jié)束語）　 （空一行）附件：1.XXXXXXX集團有限公司對外并購情況 　 2.XXXXXXX集團公司自查報告,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤,,,8.公文如有聯(lián)系人等附注，應(yīng)在成文時間下空1行、居左空2字用3號仿宋體字加圓括號標(biāo)識。一般

17、而言，在上行文的“請示”等文種中，應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 一般報集團的公文，簽報紙格式中有擬稿人，我們就默認(rèn)為聯(lián)系人，但是如果是部室或利潤中心草擬的，要以集團名義向國資委、其他部委報送的文件，應(yīng)該在草擬稿中成文時間后，寫明“聯(lián)系人和電話”。例如：,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤（續(xù)）,,,9. 關(guān)于附件的格式問題。一般A4紙，頁面左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”（有序號時標(biāo)識序號），標(biāo)題采用華文中宋、小二號字

18、；內(nèi)文采用仿宋、三號字；內(nèi)文一級標(biāo)題采用黑體、三號字；外文和數(shù)字字體與中文保持一致，并使用半角字。行距為固定值28。,三、集團公文存在的問題,（二）格式方面的錯誤,,10.發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號“○”。 例如 華潤（集團）有限公司 董事會辦公室 二○一一年八月二十二日,三、集團公文

19、存在的問題,（三）文種方面的錯誤,,,1. 文種混亂。1）“請示”和“報告”混淆的問題。一般情況下，對上級而言，“請示”偏重于辦件，“報告”偏重于閱件。要求上級批復(fù)的事項，應(yīng)采用“請示”文種，且遵循“一文一事”原則，不應(yīng)在報告中夾帶請示事項。例如：關(guān)于江蘇華陽紡織有限公司股權(quán)處置的請示報告； 關(guān)于華創(chuàng)更換董事的請示報告； 關(guān)于申請投資徐州市銅山縣收購地塊項目的請示報告； 關(guān)于三九馬巒山項目進展情況

20、的請示報告； 有關(guān)買斷與向渣打銀行利潤分成等條款的請示報告；,三、集團公文存在的問題,（三）內(nèi)容方面的錯誤,,,2）自創(chuàng)文種。例如：關(guān)于成立“珠海華潤包裝材料有限公司”的申請； 關(guān)于成立“華潤電力渤海有限公司”的申請； 關(guān)于設(shè)立華潤錦華股份有限公司遂寧分公司的申 請報告； 華潤大廈改造工程款申請事宜； 關(guān)于進一步修訂、完善《華潤集團及利潤中心非 核

21、心資產(chǎn)管理辦法》的建議； 關(guān)于華潤大廈改造和副樓重建工程的匯報；,三、集團公文存在的問題,（四）公文報送方面的問題,,,1．公文不以簽報形式報送，而是以郵件直接報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。采用郵件的形式報文，并且直接發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。這樣做非但速度不能加快，欲速則不達。 例如華潤置地要以集團名義與南航簽署戰(zhàn)略合作協(xié)議，直接郵件寫給朱總，朱總批示后，要求董辦綜合部同事草擬請示文件呈宋董、喬總。因此這個文件無法直接呈給宋董、喬總，在這個過程中肯

22、定要比你們寫好簽報更耽誤一些時間的。,三、集團公文存在的問題,（四）公文報送方面的問題（續(xù)）,,,2.給省市政府或省市領(lǐng)導(dǎo)的信函、賀稿，包括要以宋董名義給省市領(lǐng)導(dǎo)的信函，需經(jīng)董事辦領(lǐng)導(dǎo)審核。遇到很多次這種情況，直接報文給宋董，結(jié)果董事長還是將文件轉(zhuǎn)給朱總，授權(quán)朱總在文字上、語氣上進行修改把關(guān)。希望今后這類文件直接報董事辦，由董事辦審核后交宋董簽發(fā)。,幾點要求,1.認(rèn)真對待，增強責(zé)任心。規(guī)范公文格式是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公

23、文作用，維護公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。剛才列舉問題是集團目前公文存在具有共性的一些問題，大部分是公文體例格式上出的問題，其實這些都是“死問題”，只要提高認(rèn)識，認(rèn)真對待，具有一定的責(zé)任心，完全可以避免上述這些問題的發(fā)生。,做好公文并不難，最主要的是要用心去做。,幾點要求,2. 加強培訓(xùn)，盡快掌握公文體例、文種使用要求。公文質(zhì)量控制與管理是各單位一項重要的基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到企業(yè)形象和辦公效率。各單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《集團公文擬制與流轉(zhuǎn)管理

24、制度》，加強文秘人員的培訓(xùn)，文秘人員要有極強的責(zé)任心和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作，防止公文格式的隨意性，維護其規(guī)范的體式，遵守其特定的程序，進一步提高公文的處理效率，推動企業(yè)正常工作的開展。,幾點要求,3.加強公文審核。各單位公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，首先擬稿人要自行檢查，再由核稿人進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合《集團公文擬制與流轉(zhuǎn)管理制度》等，公

25、文管理人員在向上級單位報送公文時還要再復(fù)核一遍，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。,,目 錄,一、公文管理規(guī)范化的意義 二、檢討集團公文制度執(zhí)行情況 三、集團公文存在的問題四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,隨著科技的迅猛發(fā)展，電子公文最終取代紙質(zhì)公文是大勢所趨，電子公文的特點是“快”，傳輸速度快，處理速度快，流轉(zhuǎn)速度快。對提高公文處理速度極為有利，對提升企業(yè)運轉(zhuǎn)效率意義深遠(yuǎn)。,四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況

26、,集團OA公文報送系統(tǒng)已初步建成，于今年1月25日公文管理模塊正式上線，模塊包含簽報、發(fā)文、收文管理三個模塊。目前集團總部OA系統(tǒng)采用紙質(zhì)件及電子流并存的方式進行運作，從試運行的情況來看，公文管理應(yīng)用系統(tǒng)能基本滿足現(xiàn)階段集團總部的公文業(yè)務(wù)需求。已經(jīng)在系統(tǒng)中運行的文件206份，并有近62%的文件已經(jīng)完成并通過系統(tǒng)退文。,四、集團OA公文報送系統(tǒng)建設(shè)情況,7月份，集團董事辦與信息部對12家一級利潤中心的公文人員和IT人員進行了集團公文系