秘書與人力資源管理工作分析

1、《秘書與人力資源管理》-- 工 作 分 析,工作分析的流程,工作分析的方法,工作說明書的編寫流程,職能工作分析法,工作分析問卷法,工作面談法,關(guān)鍵事件法,觀察法,實驗法,工作日志法,工作實踐法,,,,,,,,,,,,,工作任務(wù)一：熟悉工作分析的流程,秘書應(yīng)當(dāng)認(rèn)識工作分析,工作分析（職務(wù)分析、職位分析），是對組織中某個特定工作職務(wù)的目的、任務(wù)或職責(zé)、權(quán)力、隸屬關(guān)系、工作條件、任職資格等相關(guān)

2、信息進(jìn)行調(diào)查、收集與分析，以便對該職務(wù)的工作做出明確的規(guī)定，然后加以系統(tǒng)、科學(xué)的描述和規(guī)定的活動。要素：工作內(nèi)容（what），責(zé)任者（who），工作崗位（where），工作時間（when），如何工作（how）為何進(jìn)行這項工作（why），然后再將該工作的任務(wù)要求進(jìn)行書面描述，整理成文的過程。工作分析的結(jié)果將形成工作描述書與工作規(guī)范書。,人力資源規(guī)劃,人員的甄選與任用,員工培訓(xùn)與開發(fā),職業(yè)生涯規(guī)劃與管理,工作分析以“知事”,工作分析的秘

3、書工作流程,準(zhǔn)備階段,調(diào)查階段,分析階段,完成階段,,,,在各個階段，秘書人員需要承擔(dān)基本的辦會、協(xié)調(diào)、調(diào)研等職能，同時還需要具體擬寫崗位描述和工作說明書。,一、準(zhǔn)備階段的秘書工作,1.協(xié)調(diào)組建結(jié)構(gòu)合理的工作分析專家機(jī)構(gòu)。 2.協(xié)調(diào)確定工作分析的原則、目的、方法及步驟。 3.協(xié)調(diào)宣傳、發(fā)動。 4.協(xié)調(diào)選定樣本。 5.把各項工作分解成若干個工作元素和環(huán)節(jié)。,二、調(diào)查階段的秘書工作,1.設(shè)計各種調(diào)查問卷和提綱。2.

4、靈活運用調(diào)查方法。3.廣泛收集有關(guān)信息。4.信息評價。,三、分析階段的秘書工作,1.仔細(xì)審核已收集的各種信息。2.創(chuàng)造性發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和任職人的關(guān)鍵信息。3.歸納、總結(jié)出工作分析所需要的材料和要素。,四、完成階段的秘書工作,1.草擬“工作描述”、“工作規(guī)范”。2.對比“工作描述”、“工作規(guī)范”。3.完善“工作描述”、“工作規(guī)范”。4.評估“工作描述”、“工作規(guī)范”。5.歸檔保存，建立管理制度，為以后的工作分析提供信息。,工

5、作任務(wù)二：遴選工作分析方法,工作分析的方法,職能工作分析法,工作分析問卷法,工作面談法,關(guān)鍵事件法,觀察法,實驗法,工作日志法,工作實踐法,,,,,,,,,,,一、職能工作分析法,以員工應(yīng)完成的職能與應(yīng)盡的責(zé)任為核心，列舉員工要從事的工作活動，確定工作活動程度或結(jié)果的測量方法。該方法對每項任務(wù)要求作某種詳細(xì)的分析，撰寫起來相當(dāng)費力費時；以定性分析為主，缺乏定量分析，不利于進(jìn)行不同職位之間的職位信息比較。,二、工作分析問卷法,管理職位

6、描述問卷法職位分析問卷法任務(wù)清單問卷法生理素質(zhì)分析法,主要了解工作行為、工作特征等,三、工作面談法,工作面談法是工作分析中大量運用的方法之一，其特點是側(cè)重于對工作本身有關(guān)特征的分析和研究。該方法主要用于對管理職務(wù)的分析，面對面地交流信息，能得到問卷調(diào)查難以獲得的許多其他信息，如任職人的工作態(tài)度與動機(jī)等，。面談的主要內(nèi)容：工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、工作的性質(zhì)與范圍、所負(fù)的責(zé)任。面談法不宜單獨使用，要與其他方法結(jié)合使用。,四、關(guān)鍵事

7、件法,關(guān)鍵事件即是指讓工作成功或失敗的行為特征或事件，側(cè)重于對人員本身的特征進(jìn)行分析和研究，主要目的在于對工作行為準(zhǔn)則的研究。關(guān)鍵事件法的不足之處就是：收集關(guān)鍵事件要花費大量時間，而且由于這一方法過分關(guān)心工作績效的兩種極端情況(“很好”和“很壞”，“有效”和“無效”)，所以忽略了對平均工作績效的考察，且不能對工作提供一種完整的描述。,牙醫(yī)的關(guān)鍵事件1.準(zhǔn)確找到病牙2.正確進(jìn)行治療,五、觀察法,觀察法是指在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其他

8、工具、觀察員工的實際工作過程、行為、內(nèi)容、特點、性質(zhì)、工具、環(huán)境等，并用文字或圖表形式記錄下來以收集工作信息的一種方法。 第一，直接觀察法。第二，階段觀察法。第三，工作表演法。,觀察法主要用來收集強調(diào)人工技能的工作信息：搬運工、操作員、文秘等工作。,工作分析觀察法提綱（案例）,被觀察員姓名： 日期： 觀察者姓名：

9、 觀察時間：工作類型： 工作部門： 觀察內(nèi)容： 1．什么時候開始正式工作? 2．上午工作多少小時? 3．上午休息幾次? 4．第一次休息時間從 到 ？ 5．第二次休息時間從 到 ？ 6．上午完成產(chǎn)品多少件？ 7．平均多少時間完成一件產(chǎn)品? 8．與同事交談幾次？

10、 9．每次交談約幾分鐘？ 10．室內(nèi)溫度多少度。 11．上午抽了幾支香煙?12．上午喝了幾次水?,六、工作實踐法,,七、實驗法,實驗法主要可以分為兩種：實驗室實驗法和現(xiàn)場實驗法，它們的主要區(qū)別在于實驗的地點是在實驗室，還是在工作現(xiàn)場。實驗項目：裝卸工裝卸貨車上的貨物，一般是四個人合作，30分鐘可以裝滿一輛10噸的貨車。實驗?zāi)康模憾嗌偃撕献餮b卸貨物效率最高?？煽刂频淖兞渴呛献鞯娜藬?shù)與貨車的載重量；觀察變量為裝貨的時間，也是因變

11、量。先由兩個人合作，再由三個人合作，最后由五個人合作，任務(wù)都是裝滿一輛10噸的貨車，觀察每次在不同的人數(shù)下所需要的裝載時間為多少分鐘。將幾次結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，驗證假設(shè)前提。,八、工作日志法,工作日志法是通過工作任職人自己以工作日記或工作筆記的形式記錄其每天工作活動獲得內(nèi)容的方法。,職業(yè)能力分析：德國模式,界定職業(yè)能力：中國模式,案例分析,案例分析,工作任務(wù)三：編寫工作說明書,認(rèn)識工作說明書,工作說明書（職位說明書、職務(wù)說明書），是對組

12、織各類崗位在工作性質(zhì)、工作任務(wù)、工作責(zé)任、工作權(quán)限、工作內(nèi)容和工作方法以及本崗位人員的資格條件等所做的統(tǒng)一要求。工作說明書一般包括兩大部分，即工作描述書與工作規(guī)范書。工作描述書：對工作所包含的任務(wù)、職責(zé)、責(zé)任以及其他特征的確定。工作規(guī)范書：對完成工作的任職人所具備的知識、技能及其他特征的說明。,工作說明書一般由組織的人力資源部門協(xié)調(diào)各部門統(tǒng)一制作、歸檔并管理。實際的工作說明書一般由職位所在部門秘書擬寫，經(jīng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后向人力資源部門

13、提交。,工作描述具體說明工作的目的與任務(wù)、工作內(nèi)容與特征、工作責(zé)任與權(quán)利、工作標(biāo)準(zhǔn)與要求、工作時間與地點、工作流程與規(guī)范、工作環(huán)境與條件等問題。工作描述沒有標(biāo)準(zhǔn)的格式，但是規(guī)范的工作描述書一般應(yīng)包含以下內(nèi)容：工作概況、工作目的、工作職責(zé)、工作規(guī)模、工作條件與物理環(huán)境、社會環(huán)境、聘用條件。,工作描述,“招聘主管”工作描述,工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 直接上級：人力資源部經(jīng)理工作代碼：XL—HR一

14、021 工資等級：9～13 工作目的：為企業(yè)招聘優(yōu)秀、適合人才工作要點1.制定和執(zhí)行企業(yè)的招聘計劃2.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度3.安排應(yīng)聘人員的面試工作工作要求：認(rèn)真負(fù)責(zé)、有計劃性、熱情周到工作責(zé)任1.根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況，提出人員招聘計劃2.執(zhí)行企業(yè)招聘計劃3.制定、完善和監(jiān)督執(zhí)行企業(yè)的招聘制度4.制定面試工作流程5.安排應(yīng)聘人員的面試工作6.應(yīng)聘人員材料的管理，應(yīng)聘人員材料、證件的鑒別

15、7.負(fù)責(zé)建立企業(yè)人才庫8.完成直接上級交辦的所有工作任務(wù)衡量標(biāo)準(zhǔn)1.上交的報表和報告的時效性和建設(shè)性2.工作檔案的完整性3.應(yīng)聘人員材料完整性工作難點：如何提供詳盡的工作報告工作禁忌：工作粗心，留有首尾，不能有效地向應(yīng)聘者介紹企業(yè)情況職業(yè)發(fā)展道路：招聘經(jīng)理、人力資源部經(jīng)理,工作規(guī)范,對工作任職人要求的說明，即為完成特定工作所需必備的生理要求與心理要求。主要包括以下方面的內(nèi)容。一般要求。包括年齡、性別、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等。

16、學(xué)歷可分為六個等級：研究生以上、大學(xué)本科、大學(xué)?？?、高中和中專、初中、小學(xué)以下。生理要求。包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官靈敏度。心理要求。包括一般智力、觀察力、集中力、記憶力、理解力、學(xué)習(xí)能力、解決問題能力、創(chuàng)造力、數(shù)學(xué)計算能力、語言表達(dá)能力、決策能力、交際能力、性格、氣質(zhì)、興趣、愛好、態(tài)度、事業(yè)心、合作性、領(lǐng)導(dǎo)能力等。,“招聘主管”工作規(guī)范,工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部

17、 直接上級：人力資源部經(jīng)理工作代碼：XL—HR—021 工資等級：9～13(一)生理要求年齡：23歲至35歲 性別：不限 身高：女性1．55～1．70米 男性1．60～1．85米體重：與身高成比例，在合理范圍內(nèi)均可 聽力：正常視力；矯正視力正常健康狀況：無殘疾、無傳染病 外貌：無畸形，出眾更佳聲音：普通話發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，語音和語速正常(二)知識和技能要求1.學(xué)歷要求：本科，大專以上需從事專業(yè)3年以

18、上2.工作經(jīng)驗：3年以上大型企業(yè)工作經(jīng)驗3.專業(yè)背景要求：曾從事人事招聘工作2年以上4.英文水平：達(dá)到國家四級水平5.計算機(jī)：熟練使用WINDOWS Ms Office系列(三)特殊才能要求1.語言表達(dá)能力2.文字表述能力3.觀察能力：能夠很快的把握應(yīng)聘者的心理4.邏輯處理能力：能夠?qū)⑾嗖⑿械氖聞?wù)安排得井井有條(四)綜合素質(zhì)1.有良好的職業(yè)道德，能夠保守企業(yè)人事秘密2.獨立工作能力強，能獨立完成布置招聘會場、接待應(yīng)