采購作業(yè)計劃和控制

1、2024年3月17日,第1頁,,第6章 采購作業(yè)計劃和控制,ERP系統(tǒng)原理和實施 清華大學(xué)出版社,教學(xué)目標(biāo)教學(xué)重點教學(xué)過程,2024年3月17日,第2頁,教學(xué)目標(biāo),理解和掌握采購作業(yè)計劃的概念和特點熟練掌握采購作業(yè)流程的特點理解和掌握采購作業(yè)控制的內(nèi)容理解和掌握庫存作業(yè)管理和控制的特點,2024年3月17日,第3頁,教學(xué)重點,

2、采購作業(yè)計劃的概念和特點采購作業(yè)流程的特點采購作業(yè)控制的內(nèi)容庫存作業(yè)管理和控制的特點,2024年3月17日,第4頁,教學(xué)過程,案例研究：庫存管理的變革概述采購作業(yè)流程采購作業(yè)控制庫存管理和控制,2024年3月17日,第5頁,案例研究：庫存管理的變革,1. 庫存數(shù)量是否越多越好？為什么？2. 如果沒有得到很好地控制，庫存數(shù)量可能會自我膨脹。為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象？結(jié)合具體的示例，分組討論。3. 第一次庫存變革的起因是什么？

3、這次庫存變革的重要標(biāo)志是什么？4. 分析第二次庫存變革的起因和內(nèi)容。5. 第三次庫存變革與ERP系統(tǒng)關(guān)聯(lián)嗎？為什么？,2024年3月17日,第6頁,6.1 概述,采購作業(yè)是指為了向企業(yè)提供滿足生產(chǎn)和管理所需要的各種物料而必須采取的各種管理性的和事務(wù)性的活動。 采購管理也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要組成內(nèi)容 采購管理是整個企業(yè)經(jīng)營管理活動按照計劃開展工作的起點 有效的采購管理是降低企業(yè)經(jīng)營成本的重要環(huán)節(jié),2024年3月17日,第7

4、頁,采購作業(yè)流程,一般的采購作業(yè)流程 供應(yīng)商管理 生成采購作業(yè)計劃詢價和洽談采購訂單訂單跟蹤和到貨驗收,2024年3月17日,第8頁,2024年3月17日,第9頁,供應(yīng)商管理,供應(yīng)商管理主要采取分類管理模式，不同類型的供應(yīng)商采取不同的管理模式。但是，分類管理模式的關(guān)鍵在于如何確定分類方式，例如根據(jù)供應(yīng)商的信譽和質(zhì)量來分類、根據(jù)供應(yīng)商所供物料的市場特性來分類以及根據(jù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的緊密關(guān)系來分類等等。,2024年3月17日,第

5、10頁,2024年3月17日,第11頁,生成采購作業(yè)計劃,采購作業(yè)計劃的主要屬性包括采購物料編碼、名稱、采購批次、采購數(shù)量、技術(shù)性能要求、采購作業(yè)開始日期、物料到貨日期、審批人和審批日期等。采購作業(yè)計劃應(yīng)該遵循近期詳細且確認(rèn)、遠期粗略且未確認(rèn)的特點。 對于沒有包括在BOM結(jié)構(gòu)中的生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞動保護用品等物料，由需求部門或者庫管部門提出采購申請，經(jīng)有關(guān)人員審核后才能進行采購。請購單則是這種采購申請的表現(xiàn)形式。,2024年3月1

6、7日,第12頁,詢價和洽談,當(dāng)采購作業(yè)計劃生成之后，采購人員應(yīng)該按照作業(yè)計劃的要求，依照供應(yīng)商供貨推薦目錄，根據(jù)供貨商的資歷和供貨檔案，選擇和聯(lián)系供應(yīng)商，并且針對采購作業(yè)計劃中物料的具體要求洽談物料的價格、質(zhì)量、技術(shù)性能要求和供貨日期等。一般情況下，這種詢價和洽談的過程比較復(fù)雜，可以通過詢價單和報價單的方式完成。詢價單是企業(yè)向初步選中的供應(yīng)商發(fā)出的請求其提供報價的單據(jù)，這種單據(jù)詳細列出了需要采購的物料名稱、數(shù)量、技術(shù)性能要求和到貨日

7、期等信息。報價單是供應(yīng)商在接到詢價單后提供的物料供應(yīng)價格、技術(shù)性能特點等信息。,2024年3月17日,第13頁,采購訂單,從信息管理的角度來看，每一個訂單都由兩部分組成，即訂單概述信息和訂單明細信息。 按照采購訂單的生成、下達、執(zhí)行和完成的過程，可以把采購訂單劃分為多個不同的狀態(tài)。常用的采購訂單的狀態(tài)是：生成、生成確認(rèn)、下達、下達確認(rèn)、取消、完成、超量完成和欠量完成等。,2024年3月17日,第14頁,訂單跟蹤和到貨驗收,訂單跟蹤是

8、指通過ERP系統(tǒng)可以隨時查看已下達的采購訂單到達的位置和被供應(yīng)商處理的狀態(tài)。訂單跟蹤的主要目的是確認(rèn)供應(yīng)商接收到訂單、了解采購訂單是否能被按時處理和傳遞采購訂單的變化信息。 到貨驗收是指所采購的物料到達物料送交地點時采取的驗收作業(yè)和對驗收結(jié)果的處理措施。物料到達以后，應(yīng)該通知有關(guān)人員進行物料到貨登記，開始物料驗收。不同的物料可以采取不同的物料驗收方式。,2024年3月17日,第15頁,6.3 采購作業(yè)控制,采購作業(yè)控制是指通過設(shè)置與

9、采購作業(yè)相關(guān)的參數(shù)，將采購物料的數(shù)量和質(zhì)量控制在預(yù)定范圍內(nèi)的風(fēng)險防范措施。常用的采購作業(yè)控制措施包括預(yù)算控制措施、物料選用目錄控制措施、采購訂單控制措施、質(zhì)量控制措施和財務(wù)付款控制措施等。,2024年3月17日,第16頁,預(yù)算控制措施,預(yù)算控制措施是指通過制定采購預(yù)算防止實際采購金額超過預(yù)算金額的控制方式。預(yù)算控制也是企業(yè)管理人員審核采購訂單時判定該計劃是否合理的一個重要依據(jù)。在ERP系統(tǒng)中，有兩種常用的采購預(yù)算控制方式：根據(jù)總賬科

10、目控制采購預(yù)算，根據(jù)部門、業(yè)務(wù)類型和采購物料類型控制采購預(yù)算。,2024年3月17日,第17頁,物料選用目錄控制措施,物料選用目錄控制措施是指某些物料的采購必須從批準(zhǔn)的物料選用目錄中選擇，不能隨意選擇目錄之外的物料。物料選用目錄的確定過程是，設(shè)計、工藝、采購、質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化等職能部門和技術(shù)人員，基于國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等要求，根據(jù)供應(yīng)商的供貨歷史狀況，按照規(guī)定的程序確定。,2024年3月17日,第18頁,采購

11、訂單控制措施,采購訂單控制措施主要控制采購到貨的物料數(shù)量、采購價格以及到貨日期應(yīng)該滿足采購訂單中的要求，實際中的數(shù)據(jù)和采購訂單上的數(shù)據(jù)之差應(yīng)該在事先規(guī)定好的誤差范圍內(nèi)。,2024年3月17日,第19頁,質(zhì)量控制措施,質(zhì)量控制措施是確保采購物料滿足設(shè)計和工藝提出的技術(shù)性能指標(biāo)要求的措施。如果物料的技術(shù)性能指標(biāo)達到或超過了設(shè)計和工藝提出的技術(shù)性能指標(biāo)基準(zhǔn)，就認(rèn)為該物料達到了質(zhì)量要求。 質(zhì)量控制措施主要表現(xiàn)在下面幾個方面：在供應(yīng)商的選擇方面

12、，確保只有那些提供合格物料的供應(yīng)商才可以作為選擇的對象，把好供應(yīng)商的選擇關(guān)；在物料到貨時，加強物料的驗收管理，不合格的物料不允許入庫；做好供應(yīng)商的評價，對供應(yīng)商的每一次供貨交易都進行評價，根據(jù)供應(yīng)商的動態(tài)評價結(jié)果確定供應(yīng)商的保留和刪除。,2024年3月17日,第20頁,財務(wù)付款控制措施,財務(wù)付款控制措施是指在采購付款時設(shè)置付款條件，只有滿足指定的付款條件才可以付款。在ERP系統(tǒng)中，既可以控制對某個供應(yīng)商的所有付款，也可以控制該供應(yīng)商的

13、某一筆付款。通過在采購訂單中增加付款條件限制，可以實現(xiàn)在付款時提供付款警告，確保只有滿足付款條件才可以付款。,2024年3月17日,第21頁,6.4 庫存管理和控制,庫存的分類和作用 庫存作業(yè)庫存量控制庫存管理策略,2024年3月17日,第22頁,庫存的分類和作用,在同一個企業(yè)中，由于物料的性質(zhì)不同，需要不同的管理方式，因此產(chǎn)生了許多不同類型的倉庫。在制造企業(yè)中，常用的庫存包括原材料庫、毛坯件庫、電子元器件庫、包裝物庫、低值易耗

14、品庫、在制品庫、半成品庫、產(chǎn)成品庫和委托加工物料庫等。庫存的作用包括保證生產(chǎn)作業(yè)正常、穩(wěn)定地運行，保證銷售活動正常、穩(wěn)定地運行。下面詳細分析庫存的作用。,2024年3月17日,第23頁,庫存作業(yè),庫存作業(yè)是指庫存管理過程中的主要活動。這些活動包括入庫作業(yè)、出庫作業(yè)、庫間調(diào)撥作業(yè)和庫存盤點作業(yè)等。在這些庫存作業(yè)中，一定要盡可能地保證庫存記錄的準(zhǔn)確性。從某種意義上來講，庫存記錄的準(zhǔn)確程度的高低是ERP系統(tǒng)實施成功和失敗的標(biāo)志。,202

15、4年3月17日,第24頁,庫存量控制,如果庫存量過低，則不能有效地滿足生產(chǎn)和銷售的需要；如果庫存量過高，則造成流動資金積壓、存貨成本增高等問題。那么，什么樣的庫存量才是合適的呢？可以從庫存的目的、庫存的費用和訂貨的方式等多個角度來回答這個問題。,2024年3月17日,第25頁,庫存管理策略,庫存管理策略是指按照企業(yè)的經(jīng)營特點和物料的屬性，對庫存物料采取的綜合管理方式的總稱。在制造企業(yè)中，常用的庫存管理策略包括ABC庫存管理策略、批次