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文檔簡介
1、1現(xiàn)代秘書工作中的溝通問題探究秘書,是在上司身邊協(xié)助處理各類文字工作和日常事務(wù)工作并帶有些保密性質(zhì)的助手。秘書從最早漢朝意指秘藏于皇宮內(nèi)的各類書籍到后來演變成一種職稱和工作;從開始的書籍管理員到現(xiàn)在的上司秘書,秘書的內(nèi)涵和性質(zhì)已經(jīng)發(fā)生了一系列根本性的變化。現(xiàn)在多指在國家機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位里從事各項事務(wù)性工作的專業(yè)人士。隨著時代的進(jìn)步,秘書這個職業(yè)越來越受到社會各界的重視,因為好的秘書是一個單位的潤滑劑,秘書的工作對單位自身、單位與單位之間
2、、甚至于國家的辦事效率都具有及其重要的作用。做一名合格的現(xiàn)代秘書需要具備很多方面的能力,其中包括扎實的語言應(yīng)用能力、邏輯思維與分析能力、熟練使用各種辦公自動化設(shè)備的能力等多方面能力,其中非常重要的一項能力則是溝通協(xié)調(diào)能力。因此,本文以“溝通”為切入點來探討現(xiàn)代秘書工作中如何來做好與各種類型的上司、同事、合作者、媒體、對手、社會公眾等多方的綜合協(xié)調(diào)問題。一、有效地理解和傳達(dá)信息是與上司溝通的關(guān)鍵點對于秘書來說,在工作中保持高度而準(zhǔn)確的敏感
3、,是必須具備的職業(yè)素質(zhì)。在工作中,秘書必須準(zhǔn)確地接收和領(lǐng)會上司的意圖。有時候,因為信息發(fā)送者與接受者之間地知識和經(jīng)驗的差距,造成對問題看法不同,致使溝通雙方遇到障礙,這是秘書與上司溝通中無法避免的問題。這時候,需要秘書認(rèn)真揣摩,同時注意平時的積累。33、有不同意見時,要注意提出的方式和場合任何人都不可能犯錯,任何人也不可能將所有事情考慮得萬分周全,上司也一樣。盡管在相互的爭論中可能因為腦力激蕩而產(chǎn)生出頭腦風(fēng)暴,但無論如何,作為秘書,有一
4、點是必須要切記的:與上司有不同意見時,要切記不要馬上講事實擺道理,尤其是有其他人在場的時候,秘書必須要考慮到上司的面子問題,再有如何難以接受的意見或者任務(wù)時,都需要耐著性子聽完,之后,再找合適的機(jī)會委婉地表達(dá)自己的不同意見和看法。尤其是上司對其進(jìn)行批評和責(zé)備的時候,秘書一定不能當(dāng)面頂撞,不能反復(fù)糾纏、爭辯,一副誓將問題弄清楚到底的架勢,是肯定不會得到上司的好評的??傊?,即使是有理有據(jù)也要注意方式和態(tài)度,盡量讓上司心平氣和地接受。4、及時
5、地傳達(dá)指示,按指示貫徹實施比起頂撞,上司可能對將他的話當(dāng)成“耳邊風(fēng)”的下屬,更別說是秘書。對上司指示的秘書獨立完成的工作要按時按量按要求完成;需要與其他部門銜接合作的則需要準(zhǔn)確地傳達(dá)上級指示。對重要文件和口頭指示最好逐字逐句地傳達(dá),即使是非正式通知或指示也要忠于傳達(dá)內(nèi)容,不可任意發(fā)揮。在傳達(dá)信息時需要注意的一點就在于一定要將上司的意圖準(zhǔn)確地領(lǐng)會,傳達(dá)上出現(xiàn)偏差有兩種情況,一種是秘書個人的工作態(tài)度問題,主觀上的懈怠是影響指示準(zhǔn)確及時傳達(dá)的
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