公文寫作基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

1、公文寫作基礎(chǔ)知識培訓(xùn),四川光域電力設(shè)計(jì)有限公司　　 2014年8月27日,公司公文寫作與管理存在的問題？,公司發(fā)布的“《文件管理制度》（光域電力〔2013〕5號）”　?。?、規(guī)定了些什么內(nèi)容？有那些附件？　?。?、實(shí)際使用時(shí)是否得到控制？　?。?、在實(shí)際使用中存在些什么問題？,培訓(xùn)大綱,一、公文是什么　二、報(bào)告怎么寫　三、請示怎么寫,執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),1、國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（2001-1-1施行）； 2、國標(biāo)G

2、B/T9704-1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》。,公文的概念,公文，全稱公務(wù)文書，是指行政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理活動或處理公務(wù)活動中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄事務(wù)作用的載體。,廣義公文的范圍包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的各種文件、電報(bào)、報(bào)表、會議文件、調(diào)查資料、記錄、登記表冊等。 狹義公文的范圍包括通用公文和專用公文。,公文的作用,第一、指導(dǎo)作用。公文是上級機(jī)關(guān)對下級機(jī)

3、關(guān)的工作進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的一種工具，上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)通過制發(fā)公文來部署工作，對下級的工作進(jìn)行具體的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。,第二、管理作用。公文具有管理公務(wù)的基本職能，各機(jī)關(guān)通過制發(fā)公文來表達(dá)意圖，傳達(dá)、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制等各方面的意向，實(shí)現(xiàn)起管理職能。,第三 規(guī)范作用。首先，公文是法律規(guī)范的體現(xiàn)形式，而法律規(guī)范是人們的行為準(zhǔn)則。其次，法律文件是我們進(jìn)行各項(xiàng)工作、開展各項(xiàng)活動的基本依據(jù)。,第四 溝通作用。上下級或平行單位利用公文開展工作、交流信息。,

4、第五 憑證作用。公文具有法律效力，可以作為辦事的依據(jù)、工作的指針。俗話說：“按紅頭文件辦事”就是這個(gè)意思。同時(shí)，公文也是作為工作的記錄和保存。,公文種類（13種）：,命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要?！　‘?dāng)前，我們公司規(guī)定了多少種？,公文種類,,命令（令）、決定、公告、通告、通知 1、行政公文 通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見

5、 函、會議紀(jì)要等 決議、決定、指示、意見、通知 2、黨的機(jī)關(guān)公文 通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù) 條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等 通知、通報(bào)、規(guī)定、請示、 3、企業(yè)常用應(yīng)用文 報(bào)告、批復(fù)、函、會議紀(jì)要

6、 講話稿、簡報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)等,請示、報(bào)告性公文是我們工作中常用的文體，屬于上行文，即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱的文件。小到物資采購申請，大到年度工作報(bào)告，都要用到這類文體。那么，如何寫出一篇標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告性公文呢？,“報(bào)告”目 錄,一、“報(bào)告”公文的分布詳解與寫 作要點(diǎn)二、“報(bào)告”公文格式學(xué)習(xí)三、“報(bào)告”常見問題的友情提示,一、“報(bào)告”公文的分步詳解與寫作要點(diǎn),,報(bào)告是向上級報(bào)告工作、反映情況、提出建議和答復(fù)詢問的

7、公文。一般事后、事中行文，不要求上級批復(fù)。報(bào)告和總結(jié)、調(diào)查報(bào)告的寫法大同小異。,1、【標(biāo)題】：“事由+報(bào)告”2、【主送機(jī)關(guān)】 接受報(bào)告的直接上級，在標(biāo)題下面一行頂格寫起，加冒號。只寫一個(gè)，如需同時(shí)送其他部門，應(yīng)用抄報(bào)（在文末左下角寫明）形式。,3、【正文】 A、總結(jié)性報(bào)告的正文寫法：,（1）、情況簡述：工作時(shí)間、地點(diǎn)、背景、條件或各項(xiàng)工作的開展情況。開頭主要交待報(bào)告的緣由，概況說明報(bào)告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將XX

8、情況報(bào)告如下”一語轉(zhuǎn)入正文。,（2）、成績做法：這是主體?？梢院喴v述工作過程。成績常常通過數(shù)字、比較、事實(shí)來表現(xiàn)。安排形式有條陳式、小標(biāo)題式、階段式和貫通式。（3）、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：要有觀點(diǎn)、看法和規(guī)律，又要有具體的典型事例已經(jīng)理論分析。常常占五分之一篇幅。（4）、今后計(jì)劃。往往寫今后的工作計(jì)劃。常常占三分之一篇幅。,B、專題性報(bào)告正文寫法：,（ 1）、概述情況。講述工作開展情況，或問題發(fā)生的原委，事項(xiàng)的起因和經(jīng)過。（2）、說明理由、

9、做法和反映,或取得的成績和經(jīng)驗(yàn)，或分析存在的問題和原因，或說明工作做法，或?qū)懗鰡T工反映。（3）、提出意見。寫基本看法，解決問題的建議和辦法。,4、【結(jié)尾】 一般用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，請指示”等習(xí)慣用語，有的不寫。5、【印章、發(fā)文時(shí)間】,6、 【寫作要點(diǎn)】（1）、部門及個(gè)人工作總結(jié)報(bào)告應(yīng)符合總結(jié)性報(bào)告的寫法；（2）、著重匯報(bào)某項(xiàng)工作或某個(gè)問題因符合專題性報(bào)告的寫法；（3）、報(bào)告要用事實(shí)說話，以敘述為主，敘議結(jié)合；

10、（4）、重點(diǎn)突出，中心明確，實(shí)事求是，有針對性。,二、“報(bào)告”公文格式學(xué)習(xí),公司內(nèi)部報(bào)告，在公司文件管理中，只規(guī)定了標(biāo)題的距離等，內(nèi)容方面沒有作規(guī)定。,三、“報(bào)告”常見問題的友情提示,1、字號：標(biāo)題為小二宋體居中，如有副標(biāo)題則為三號宋體居中；正文字體為宋體，字號為小四號，標(biāo)題為正文之間空一行。2、正文內(nèi)小標(biāo)題的編號： 正文內(nèi)一級 標(biāo)題：一、二、三…….；二級標(biāo)題：1、2、3、….如有需要，可在一、二級標(biāo)題之間增加使用標(biāo)題(

11、一)、(二)、(三)正文內(nèi)小標(biāo)題的字號與正文一致，字體可根據(jù)需要加粗。,3、版式：頁邊距：上下左右均為2cm; 行間距：1.5倍行距；字間距：標(biāo)準(zhǔn)； 頁碼：頁腳正中。4、凡正式公文，裝訂是應(yīng)距紙張左邊線0.5cm距離處，垂直釘入兩個(gè)書釘，且兩書釘之間的距離恰在紙張三分點(diǎn)上。不可簡單地在左上角傾斜裝訂一個(gè)書釘。,本人歸納公文中的一些容易忽視問題，與大家共享：,1、標(biāo)題：習(xí)慣性的用“報(bào)告”，這是不符合公文寫作基本格式的。常

12、用規(guī)范報(bào)告的標(biāo)題一般是“關(guān)于XXXX的報(bào)告”，標(biāo)題要求可以一目了然的知道報(bào)告的基本內(nèi)容，就是簡明扼要的概況此項(xiàng)工作的目的。,2、主送機(jī)關(guān)：一是只寫受文機(jī)關(guān)的名稱，不寫領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名字（領(lǐng)導(dǎo)特別要求的除外）；二是只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)（調(diào)查報(bào)告因?yàn)槭侵喰怨?，受文單位不特別明確，除了要求有主送機(jī)關(guān)的，可以不寫主送機(jī)關(guān)）（講通俗些：一心不能二表）；三是行文關(guān)系，只能逐級行文，不能越級行文（如要上報(bào)省政府文件，一般只能由市政府轉(zhuǎn)報(bào)；比如站里上報(bào)了“

13、管理處”，一般由管理處上報(bào)“梨溫公司”）。,3、正文：對一項(xiàng)工作性的匯報(bào)情況，常犯口語話錯誤，這也是不可取。 情況報(bào)告敘事簡單歸納：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情。 例如：“我到工程現(xiàn)場看了看”，這是口語化的描述，改為“安全員/質(zhì)量到工程現(xiàn)場檢查后發(fā)現(xiàn)…….”更妥當(dāng)些。 再舉個(gè)常見的例子：個(gè)人檔案一欄中的家庭成員，習(xí)慣口語中的“爸爸”、“老婆”、“奶奶”的稱呼，正確的填寫是：“父親”

14、、“妻子”、“祖父” （以《婚姻法》中規(guī)定的法律關(guān)系為準(zhǔn)。）,公文的用語用字要求簡明、準(zhǔn)確、樸實(shí)、得體、通俗、易懂，體現(xiàn)字面意義而非聯(lián)想意義，講求陳述性、寫實(shí)性，而非描繪性、虛擬性。一般以概述為主，據(jù)事說理，言之有物。不象詩歌、散文、小說等文學(xué)作品，需要大肆渲染、大量的想象，細(xì)致的描寫，這些都是公文忌諱。 同時(shí)正文要做到邏輯層次清楚有序，說理簡潔準(zhǔn)確并力求深刻。,4、稱謂：⑴文件中稱謂過于簡單：⑵文件稱謂過繁：⑶文件稱謂

15、不明確：⑷文件稱謂不統(tǒng)一：⑸文件稱謂因循守舊：⑹文件稱謂不妥當(dāng)：,5、標(biāo)點(diǎn)符號使用規(guī)范： 該用逗號用逗號，該用句號用句號。需要慢慢積累琢磨。 6、數(shù)字和計(jì)量單位使用規(guī)范。 一般用阿拉伯?dāng)?shù)字。前后要統(tǒng)一，不能一時(shí)大寫，一時(shí)用小寫。 7、成文時(shí)間及蓋章要求： 成文時(shí)間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“0”成文時(shí)間右空4字。,公文印章使用注意事項(xiàng)：　 加蓋印章應(yīng)上距

16、正文一行之內(nèi)，也就是不到一行的空白端正、居中下壓成文時(shí)間；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右空7字，印章之間互不相交或相切，相距不超過三毫米。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，防止出現(xiàn)空白印章，兩方不得超過版心；當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。,,請示怎么寫？,,請示是下級向上級請求對某項(xiàng)工作、問題作出指示，對某項(xiàng)政策界限給

17、予明確，對某事予以審核批準(zhǔn)時(shí)使用的一種請求性公文，是應(yīng)用寫作實(shí)踐中的一種常用文體。請示可分為解決某種問題的請示，請求批準(zhǔn)某種事項(xiàng)的請示。請示必須具備以下三個(gè)條件： 1.必須是下級向上級機(jī)關(guān)的行文。 2.請示的問題必須是自己無權(quán)作出決定和處理的。 3.必須是為了向上級請求批準(zhǔn)。,,請示一般由標(biāo)題、主送、正文、發(fā)文部門、日期五部分組成。請示的正文，主要由請示的原因、內(nèi)容、要求三部分組成，請示時(shí)應(yīng)將理由陳述充分，提出的解決方案應(yīng)具

18、體，切實(shí)可行。　請示的注意事項(xiàng)除其特點(diǎn)中所述之外，還應(yīng)注意請示與報(bào)告的區(qū)別，切忌用報(bào)告代請示行文；請求的內(nèi)容若涉及其他部門時(shí)，在正常情況下應(yīng)事先進(jìn)行協(xié)商，必要時(shí)還可聯(lián)合會簽，如有關(guān)方面意見不一致，應(yīng)如實(shí)在請示中反映出來；另外請求撥款的應(yīng)附預(yù)算表；請求批準(zhǔn)規(guī)章制度的，應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容；請示處理問題的，本部門應(yīng)先明確表態(tài)；正式印發(fā)請示送上級時(shí)，應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人姓名。,,請示注意事項(xiàng)： 1.請示用于向上級請求指導(dǎo)、批準(zhǔn)，上級接文

19、后一定要給予批復(fù)。 2.請示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項(xiàng)。 3.請示涉及事項(xiàng)是沒有進(jìn)行的，等上級批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏。 4.批準(zhǔn)性請示，上級未作出答復(fù)前，成文單位無權(quán)安排和辦理。,,請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下： 1.首部。主要包括標(biāo)題和主送兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。 （1）標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式：一種是由發(fā)文名稱、事由

20、和文種構(gòu)成。如《關(guān)于××工程費(fèi)用預(yù)算的請示》；另一種是由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于開展中秋家企聯(lián)歡活動的請示》。 （2）主送。請示的主送是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文件的。每件請示只能寫一個(gè)主送，不能多頭請示。,,2.正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)語等部分組成?！。?）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項(xiàng)能否成立的前提條件，也是上級批復(fù)的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級才好及時(shí)決斷，予以有針對性的批復(fù)

21、?！。?）主體。主要說明請求事項(xiàng)。它是向上級提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項(xiàng)要寫的具體、明確、條項(xiàng)清楚，以便上級給予明確批復(fù)。,,（3）結(jié)語。應(yīng)另起段，習(xí)慣用語一般有“當(dāng)否，請批示”，“妥否，請批復(fù)”，“以上請示，請予審批”或“妥否，請批示”等。 3.落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容。標(biāo)題寫明發(fā)文的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時(shí)間××

22、××年××月××日。,,有關(guān)資料,,朋友們，同事們：因時(shí)間關(guān)系，今天的交流準(zhǔn)備不充分，主題不明確，內(nèi)容不詳實(shí)，互動不多。今天交流的內(nèi)容是我個(gè)人見解，有不對不妥之處，請大家批評指出?！〗裉焓俏易鞯闹黝}發(fā)言，權(quán)作拋磚引玉之用，希望大家思考以下幾個(gè)問題，周六交流：?。薄⒐膶懽鞯募记捎心男?？?。?、如何提升公司公文管理水平？?。场⑷绾巫龅阶鍪屡c做文結(jié)合，做到口頭匯報(bào)與書面交流結(jié)