會議籌備管理

1、第六章 會議籌備管理,第一節(jié) 會議初期籌備一 會議組織機構的建立(一) 秘書處下的工作小組1 學術組起草確定征文通知書中的全部學術部分的內容接收會議論文,(3) 組織論文的審稿會(4) 編輯,校對和出版論文集(5) 起草注冊通知書中的全部學術部分的內容(6) 制定會議期間的詳細學術日程(7) 提出會場, 設備使用計劃(8) 安排學術參觀活動(9) 組織會后編輯會中的學術內容,2 會務組各輪公告的編輯和印刷論文

2、集的印刷各輪公告的郵寄各輪公告反饋表的搜集和制作數據庫會場和設備的保障所有社會活動的安排代表注冊用品的準備現場注冊工作人員的管理,3 公關宣傳組4 接待組會前預定賓館,預測賓館房間數量,協商價格會前將代表住店信息提供給賓館,協助賓館安排代表用房安排國內代表的返程機票和車票安排會議代表的就餐,5 財務組編制會議預算收取代表的各項費用支付會議的各項開支情況發(fā)生變化時調整預算并及時向會議各級領導匯報會議結束

3、后,完成財務報告,6 籌資組編制籌資文件搜集可能給會議提供贊助的個人和企業(yè)的名單與可能的贊助個人和單位聯系,協商簽到籌資合同催要贊助款7 附設展覽組,8 交通組9 旅游組提供通知書中的有關旅游部分的內容聯系國外旅游機構安排代表的國際旅游安排會議期間的旅游參觀活動組織會前, 會后的旅游活動安排會議期間的會伴轟動10 安保組,(二) 確定會議對外公布的聯絡人1 通信地址和聯系人2 電子郵件3 會議網頁

4、4 電話5 傳真,1 Who（參加會議的人是誰？）2 What （是什么類型的會議？）3 When （什么時候開會？）4 Where （在什么地方開會？）5 Why （為什么開會？）6 How （怎樣處理會務工作？）,二 初期籌備階段的主要工作 1 建立會議機構 2 制訂計劃書，要有重要日期的確定 （1）征集論文的開始時間 （2）征集論文的截止時間 （3）論文錄取通知書和注冊通知書的發(fā)放時間

5、 （4）預先注冊的截止日期 （5）賓館和旅游預定的截止日期,3 發(fā)布會議第一輪通知 4 選擇 PCO5 編制會議預算和落實會議籌備經費6 挑選住宿,餐飲和會議場所等,第二節(jié) 會議論文征集一 確定會議的專業(yè)內容1 確定會議的主題和議題2 確定會議的初步日程3 確定征文的形式,二 編輯印刷征文通知書 1 封面 2 主頁 （1）大會主席的邀請信 （2） 組織機構 （3） 學術題目

6、 （4） 征文要求,論文的字數限制,格式要求,提供論文的截止日期,論文的郵寄地址和收件人5 會議初步日程6 會議的旅游路線7 聯系方法8 重要日期,(三) 表格1 論文摘要表2 反饋表 代表的姓名,單位,通訊地址,傳真和電子郵件, 是否可以通過互聯網的方式獲取會議信息,是否參加會議旅游和是否攜帶會伴參加會議等(四) 征文通知書的印刷,三 征文通知書的發(fā)放(一) 搜集名單的方式1 向會議主辦機構索取2 搜集相類似

7、會議的代表名錄3 在國外購買有關的名錄4 在互聯網上摘錄5 有關人員的提供(二) 名單的整理,(三) 征文通知書的發(fā)放1 郵寄2 可以在國內外的同類會議上發(fā)放3 可將征文通知書的重要內容在國內外刊物上登廣告4 可將會議的網頁與國內外的相關網頁鏈接5 電子郵件,四 論文和表格的接收（一）論文接收 1 網上接收 2 電子信箱 3 郵寄 （二）分類整理 （三） 論文摘要表的接收 （四） 回執(zhí)的接收,五

8、 論文的評審和錄?。ㄒ唬?論文的評審標準 1 內容要切題 2 篇幅按規(guī)定 3 格式符合標準 4 語言,（二）論文評審的方式（三） 確定各類論文的接收比例（四）發(fā)放論文錄取通知書六 編輯出版論文集（一） 論文的形式 （二）論文集的主要內容,（三） 論文集的出版 1 國內出版 2 國外出版（四）論文集的其他形式 1 光盤 2 網上公布,第三節(jié) 會議預先注冊,一 起草會議通知書前的準備工作

9、 （一）落實專業(yè)內容 （二）與服務機構簽定合同二 起草會議通知書 1 邀請信 2 組織機構，會議主題和專業(yè)主題,3 特邀大會報告人的身份和報告題目4 會議的詳細日程5 會議信息6 會議注冊7 賓館預定8 會伴活動9 會前和會后的旅游10 付費方式,11 取消參會時的退款方式一般信息（1） 舉辦城市的介紹（2） 護照和簽證（3）保險（4）貨幣（5）交通13 聯系方法,三 預先注冊1 秘書處的