辦公室行政事務(wù)管理制度

1、辦公室行政事務(wù)管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類管理辦法，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的局面。第二條辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對各項(xiàng)工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)；逐步建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。第三條辦公室應(yīng)加強(qiáng)對外

2、聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)公司與社會各界的廣泛合作和友好往來，樹立良好的企業(yè)形象。第四條本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印信管理；圖書資料管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理制度、辦公室日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法第五條檔案管理范圍：1公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計(jì)劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長期保存價值的文件及資料；2人事檔案：勞動合同、員工檔案

3、、社保資料、考勤記錄等；3行政檔案：辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購買、使用記錄等相關(guān)檔案、例會記錄等。4項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目會議記錄等具有參考價值的文件資料。5銷售檔案：合同、協(xié)議、對外宣傳資料等。第六條公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。第七條管理職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第八條資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度更新、年度歸檔”規(guī)則，“項(xiàng)目歸檔”根據(jù)項(xiàng)目

4、進(jìn)行進(jìn)度情況分階段歸入項(xiàng)目檔案。2.在歸檔期，辦公室分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。3.原始資料應(yīng)進(jìn)行編號、登記，同時更新上次的歸檔目錄，各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。4.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，辦公室按其種類、密級負(fù)責(zé)及時歸檔。第九條檔案的借閱1總經(jīng)理、總監(jiān)、辦公室主任借閱非密級檔案可直接辦理借閱手續(xù)。2因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由借閱本人填寫《借閱檔案申請表》，部門經(jīng)理審批，辦公室主任核批后方可借閱。3公

5、司檔案密級分為機(jī)密與普通兩個級別，機(jī)密級檔案經(jīng)總監(jiān)級批準(zhǔn)后方可借閱，但借閱時間不得超過2個工作日，普通檔案由部門經(jīng)理審批后至辦公室辦理借閱手續(xù)，借閱時間最長為一周。4檔案借閱者必須做到：愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。第十條檔案的銷毀1公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2使用人在使用公司公共設(shè)備時注意合理、安全使用，并愛護(hù)公共設(shè)備。公司空調(diào)的開關(guān)、溫度設(shè)置等由辦公室根據(jù)需要進(jìn)行操

6、作，員工不得隨意調(diào)節(jié)。3公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀等由辦公室管理，由網(wǎng)支組負(fù)責(zé)配合具體保養(yǎng)與維護(hù)。4公共辦公設(shè)備如有故障或缺少相關(guān)配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應(yīng)由辦公室及時聯(lián)系安排維修或更新事宜。第五章辦公用品管理辦法第二十二條公司辦公用品是指單位價值在100元以內(nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品等。第二十三條辦公用品的采購1辦公用品的采購應(yīng)本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫存情況、實(shí)際使用情況，統(tǒng)一進(jìn)行采購。2辦公用品

7、采購由辦公室指定專人負(fù)責(zé)，并采取以下方式：1）定點(diǎn)：公司指定大型超市或指定的辦公用品專營店進(jìn)行辦公用品采購。2）定量：動態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫存合理性。3）特殊物品：批量價值較高的物品，應(yīng)選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。第二十四條辦公用品入庫應(yīng)按照分類原則，及時登記入庫。第二十五條辦公用品的領(lǐng)用1.辦公用品領(lǐng)用應(yīng)由領(lǐng)用人填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，辦公室負(fù)責(zé)核對發(fā)放。2.辦公室有權(quán)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用情況，控制員工的辦公用品領(lǐng)用總支

8、出。第二十六條辦公用品的月度統(tǒng)計(jì)1辦公室負(fù)責(zé)每月底對庫存辦公用品進(jìn)行盤存，要求做到帳實(shí)相符。2辦公室根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果和庫存情況，對次月的辦公用品消耗進(jìn)行預(yù)估，進(jìn)行必要的增補(bǔ)。第二十七條辦公用品歸還1員工在離職時，應(yīng)將部分可再用的辦公用品進(jìn)行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計(jì)算器等。2員工領(lǐng)用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。第六章圖書資料管理辦法第二十八條圖書資料的分類1公司圖書資料根據(jù)用途劃分

9、為項(xiàng)目圖書資料和一般性圖書資料兩大類。2項(xiàng)目圖書資料：指為配合公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目開展需求所購進(jìn)的相關(guān)圖書資料。3一般性圖書資料：指為提高員工業(yè)務(wù)技能或?yàn)樨S富員工文化生活所購進(jìn)的相關(guān)圖書資料。第二十九條圖書資料的采購1公司圖書資料的采購分為公司統(tǒng)一采購和員工根據(jù)業(yè)務(wù)開展需求采購兩種方式。2員工根據(jù)業(yè)務(wù)開展需求需采購圖書的，須填寫《采購申請表》，并報(bào)辦公室審核、部門經(jīng)理審批后方可進(jìn)行采購，采購人憑正規(guī)購書發(fā)票及時辦理相關(guān)入庫手續(xù)及財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。未