公文格式及公文寫作注意事項

1、公文格式及公文寫作注意事項,,2012年，中辦、國辦聯(lián)合發(fā)布《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，當(dāng)年7月1日起施行。1996年中辦發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》和2000年國辦發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行。2012年國家質(zhì)檢總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會聯(lián)合發(fā)布《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，即GB/T　9704－2012。,一、公文用紙,,寬：210毫米,高：297毫米,尺寸：210毫米×297毫米,A4型紙張,（一）公

2、文用紙幅面尺寸,,,天頭：37毫米±1毫米,訂口：28毫米±1毫米,,,版心尺寸：156毫米×225毫米（不含頁碼）,,（二）公文頁邊與版心尺寸,二、頁面區(qū)域劃分,,,,,,,,版頭,主體,版記,三、要素編排規(guī)則,版頭各要素(6個),份號　密級和保密期限緊急程度　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志　發(fā)文字號　簽發(fā)人,— 1 —,,000011,ＸＸ市人民政府,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－份號,一般用6位3

3、號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。通常可不標(biāo)注，但帶密級的文件，必須按要求標(biāo)注。,公文印制份數(shù)的順序號,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－密級和保密期限,用３號黑體，頂格編排在版心左上角第２行；如需同時標(biāo)識保密期限，密級和保密期限之間用“★”隔開，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如只標(biāo)密級不標(biāo)保密期限，兩字之間空1字。密級包括：絕密、機(jī)密、秘密。,ＸＸ市人民政府,秘密★１年,公文的秘密等級和保

4、密期限,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－緊急程度,ＸＸ市人民政府,秘密★１年,特急,用３號黑體，頂格編排在版心左上角。緊急公文：特急、加急。電　　報：特提、特急、加　　　急、平急。,公文送達(dá)和辦理的時限要求,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志,ＸＸ市人民政府文件,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以不加“文件”

5、二字。居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm。,— 1 —,,000011,,ＸＸ〔2012〕ＸＸ號,本頁要素－發(fā)文機(jī)關(guān)字號,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空2行，居中排布；年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。注：常見問題是年份錯用（）、［］、【】等，正確的是〔〕。,由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－簽發(fā)人,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,居右空

6、１字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空２行位置?！昂灠l(fā)人”用３號仿宋，簽發(fā)人姓名用３號楷體,簽發(fā)人：劉X,上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。由“簽發(fā)人”加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成,主體各要素(9個),標(biāo)題　主送機(jī)關(guān)正文　附件說明發(fā)文機(jī)關(guān)署名成文日期　印章附注　附件,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－標(biāo)題,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,用２號小標(biāo)宋編排在紅色分隔線下空２行位置,XX市人民政府關(guān)于ＸＸ的通知,由發(fā)文機(jī)

7、關(guān)名稱＋事由＋文種組成,錦州市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作培訓(xùn)會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作培訓(xùn)會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作培訓(xùn)會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作培訓(xùn)會議的通知,錦州市人民政府辦公廳關(guān)于召開全市行政機(jī)關(guān)公文處理工作培訓(xùn)會議的通知,,標(biāo)題常見問題⒈文種錯用。先要知道15個公文種類及適用范圍。

8、一是不能自造文種，如請示和報告早已分為兩個文種，絕不能再出現(xiàn)早已廢棄的“請示報告”文種；再有方案、計劃等事務(wù)類文種不能直接成文下發(fā)，需以通知文種形式下發(fā)。二是選用文種要準(zhǔn)確。報告中嚴(yán)禁夾帶請示事項，有請示事項必須用請示文種；不相隸屬機(jī)關(guān)間要用函或意見，不能因向?qū)Ψ接兴?，而錯用請示；公告和通知亦不可混淆，公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，而通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。⒉標(biāo)題擬寫不當(dāng)。一是缺發(fā)文機(jī)關(guān)

9、。正常情況下要求標(biāo)題三要素齊全，即發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種。如《關(guān)于進(jìn)一步深入實施突破遼西北戰(zhàn)略的意見》就缺少發(fā)文機(jī)關(guān)，應(yīng)補(bǔ)上。二是缺文種。如《××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省人力資源社會保障廳等部門關(guān)于預(yù)防和治理建設(shè)領(lǐng)域拖欠農(nóng)民工工資問題的意見》，意見是省人社廳等部門制定的，政府辦要轉(zhuǎn)發(fā)就應(yīng)以通知文種形式轉(zhuǎn)發(fā)，即 《××省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)省人力資源社會保障廳等部門關(guān)于預(yù)防和治理建設(shè)領(lǐng)域拖欠農(nóng)民工工資問

10、題意見的通知》。三是介詞連用問題。：“關(guān)于”和“對”在一起連用較多，如《××市人民政府關(guān)于對確需保留的行政審批項目設(shè)定行政許可的決定》，應(yīng)刪去“關(guān)于”。四是公文標(biāo)題一般不加標(biāo)點符號。,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－主送機(jī)關(guān),秘密★１年,特急,ＸＸ市人民政府,編排在標(biāo)題下空１行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號,XX市人民政府關(guān)于ＸＸ的通知,XXXX:,公文

11、的主要受理機(jī)關(guān)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或同類機(jī)關(guān)統(tǒng)稱,主送機(jī)關(guān)5種形式,1.只有一個主送機(jī)關(guān)時，一般寫全稱。請示、報告只有一個主送機(jī)關(guān)，其他為抄送。2.對下屬多家同級機(jī)關(guān)行文，可用同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。如：市政府各部門。3.命令、紀(jì)要主送機(jī)關(guān)放在末頁版記中。4.如果主送機(jī)關(guān)名稱過多，使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)把主送機(jī)關(guān)移至公文頁版記中。,— 1 —,,000011,,XX〔2012〕XX號,本頁要素－正文,秘密★１年,特急,ＸＸ市人民

12、政府,用３號仿宋，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下１行,XX市人民政府關(guān)于ＸＸ的通知,XXXX:,XXXXXXXXXX。 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,公文的主體部分，用來表述公文的內(nèi)容,,正文中常見問題：⒈結(jié)構(gòu)層次不當(dāng)。一是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確用法是“一、”“（一）”“⒈”“（1） ” 。一般第一層用黑體字、第

13、二層用楷體字、第三和第四層用仿宋體字標(biāo)注。層次序數(shù)可跨用，即第一層用“一、”第二層用“（1）”等，但不能逆用，即不能第一層用“（一）”第二層用 “一、”等。二是第一層次標(biāo)題不加標(biāo)點符號，第二層次以下的標(biāo)題均應(yīng)加標(biāo)點符號。如　　一、總體要求　?。ㄒ唬┲笇?dǎo)思想?！　∩钊胴瀼攸h的十八大和十八屆二中、三中、四中全會精神，以深化改革、擴(kuò)大開放、鼓勵創(chuàng)新為動力 ……,,⒉錯別字。一是字形相近或相似，如百貨寫成百華、百貸，派遣寫成派遺等。

14、二是音相同或相近而字不同，如太和區(qū)寫成太合區(qū)，幅員遼闊寫成幅原遼闊、簽訂寫成簽定等。三是音同形近而義不同，如簿籍寫成簿藉等，此外涉及人名、地名一定要認(rèn)真，如劉鳳海的“鳳”寫成“風(fēng)”、楊曉方的“方”寫成“芳”、于紹芳的“芳”寫成“方”等等。,,⒊筆誤和丟字、漏字。如：參與促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展意識的各項活動，多加了“意識”。“計劃市”少了“單列”，應(yīng)為計劃單列市。遼沈陽戰(zhàn)役紀(jì)念館、凌海市長人民政府、20153年等多字問題是打字時常犯的錯誤。

15、,,⒋引文錯誤。應(yīng)是先標(biāo)題后文號。有的只引標(biāo)題不引文號，如《遼寧省人民政府關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)督查工作的實施意見》，如引此文就應(yīng)后加（遼政發(fā)〔2015〕2號），文中再此引用時只用文號即可。引文時要謹(jǐn)慎，一定要引全引對。,,⒌文字表述問題。一是詞語搭配不當(dāng)。如“發(fā)現(xiàn)和解決了一大批安全隱患”，應(yīng)將“解決”改為“排除”。二是成分殘缺。如“建立健全了規(guī)章制度，不斷增強(qiáng)自我約束”，增強(qiáng)的賓語顯然不是“自我約束”，是應(yīng)“能力”。三是用詞不準(zhǔn)。如“

16、下崗失業(yè)人員再就業(yè)和農(nóng)村富裕勞動力向城鎮(zhèn)轉(zhuǎn)移”，富裕指財物充裕，應(yīng)將“富裕”改為“富余”?！柏叫杞ㄔO(shè)…”，亟需在現(xiàn)代漢語構(gòu)詞中沒有這種搭配，要么是“亟須”指急迫地，要么是“急需”即緊急需要。,,⒍錯用標(biāo)點符號問題。(GB/T 15834-2011)⒎數(shù)字使用問題 (GB/T 15835-2011),,8.公文主體寫作(1)緣由(2)事項(3) 結(jié)語,,(1)緣由開篇直陳目的、原因、依據(jù)，或者對基本內(nèi)容和情況加以概括。

17、可以是直述情況式可以是闡明根據(jù)式可以是細(xì)說緣由式還可以是綜合概括式根據(jù)文種不同，選擇適當(dāng)?shù)倪^渡語，篇段合一式的結(jié)構(gòu)，可不用過渡語。,,(2)事項①請示的事項要一語點題，直指核心。如請錢的，“籌集救濟(jì)款700余萬元，但仍有200萬元的缺口。為保證農(nóng)村受災(zāi)困難戶得到及時救助，安全越冬，懇請省政府給予解決。 ”如請批的， “懇請市政府批準(zhǔn)工程立項。 ”②報告的事項要符合邏輯，結(jié)構(gòu)清晰。如工作報告一般為基本情況、主要做法（成績、經(jīng)驗

18、）、存在問題和今后打算四個層次；情況報告主一般為基本情況、原因分析和應(yīng)急措施三個層次；答復(fù)性報告一般為基本情況、調(diào)查結(jié)論和處理結(jié)果（意見）三個層次。③通知的事項要簡明扼要，通俗易懂。指示性通知的核心，寫法上要力求四個明確，即：明確下達(dá)任務(wù)，明確指導(dǎo)原則，明確落實措施，明確方法步驟。使受文者讀后明白干什么、怎么干。發(fā)布性通知正確區(qū)分印發(fā)性、批轉(zhuǎn)性、轉(zhuǎn)發(fā)性。會議通知一是時間（含起止時間、報到時間）要具體到月、日、時、分；二是地點，要

19、寫明會址的地名、區(qū)街、路段，具體到會議室；三是內(nèi)容、議題或程序等；四是與會人員及攜帶的材料等，大型的會議還應(yīng)要求與會單位限時報送與會人員名單、交通工具、到港時間等；五是就其他有關(guān)事項提出具體要求。④函的事項。商請函依照請示，答復(fù)函依照報告，告知函依照通知。,,(3)結(jié)語請示常用的有“特此請示”、“請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“請復(fù)”等。工作報告、情況報告一般用“特此報告”；答復(fù)性報告用“專此報告”；遞送報告用“請收閱”、“

20、請查收”、“請核收”等約定俗成的慣用語。函的結(jié)束語要針對函詢、函商、函告或函復(fù)的具體事項需要來選用。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“請予函準(zhǔn)”、“特此函告”、“特此函復(fù)”、“此函”等。有的函也可以不用尾語。通知一般不用結(jié)語。,— 1 —,,本頁要素－附件說明,在正文下空１行、左空２字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和附件名稱,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXX

21、XXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,公文附件的順序號和名稱,— 1 —,,本頁要素－發(fā)文機(jī)關(guān)署名　　　　　　成文日期　　　　　　　印章,發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,用阿拉

22、伯?dāng)?shù)字將年月日標(biāo)全,公文生效的標(biāo)識,聯(lián)合行文印章,,,XXXX,2012年８月１日,XXXX,XXXX,2012年８月１日,XXXX,XXXX,XXXX,XXXX,,,,,— 1 —,,本頁要素－附注,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,居

23、左空２字加圓括號編排在成文日期下１行,（XXXXX）,公文需要說明的其他事項,本頁要素－附件,— 1 —,,附件2,XXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,“附件”二字及附

24、件順序號用３號黑體頂格編排在版心左上角第１行。附件標(biāo)題居中編排在版心第３行,對正文的說明和補(bǔ)充,版記各要素(4個),抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)印發(fā)日期頁　　碼,— 1 —,,本頁要素－抄送機(jī)關(guān),XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,用４號

25、仿宋在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空１字編排,（XXXXX）,,,抄送：XXXXX，XXXXX,XXXX,XXXXX, XXXXXX.,XXXXXXX,2012年8月1日印發(fā),－3－,除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān),— 1 —,,本頁要素－印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。,附件:１.XXXXXXXXXXXXXXXXXX

26、 XXXXX　　　2.XXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXX,2012年８月１日,（XXXXX）,,,抄送：XXXXX，XXXXX,XXXX,XXXXX, XXXXXX.,XXXXXXX,2012年8月1日印發(fā),用４號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空１字，印發(fā)日期右空１字,,－3－,公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期,— 1 —,,本頁要素－頁碼,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX