采購訂單

1、采購訂單采購訂單什么是采購訂單？采購訂單表示了對(duì)與供應(yīng)商進(jìn)行采購業(yè)務(wù)的正式的和最終的確認(rèn)。它標(biāo)明了a.供應(yīng)商b.要訂購的物料或服務(wù)c.數(shù)量d.價(jià)格e.供貨日期和供貨條款f.支付條款此外，采購訂單確定訂購的物料是存入庫存還是在收貨時(shí)就直接被消耗。采購訂單須經(jīng)核準(zhǔn)。采購訂單是存貨在采購業(yè)務(wù)中流動(dòng)的起點(diǎn)，是詳細(xì)記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動(dòng)軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作信息的關(guān)鍵。通過它可以直接向供應(yīng)商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行

2、狀況，通過采購訂單的關(guān)聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務(wù)的處理過程可以一目了然。如何解決采購訂單分單難題采購業(yè)務(wù)的目標(biāo)，一是滿足對(duì)物料的需求，二是降低成本，第三還包括質(zhì)量，質(zhì)量是采購業(yè)務(wù)能夠發(fā)生的前提條件，肯定要滿足。在采購管理中還有一個(gè)重要管理內(nèi)容，那就是如何做內(nèi)控，因?yàn)椴少復(fù)瞧髽I(yè)花錢最多的部門，內(nèi)控做得不好，最終影響產(chǎn)品成本和質(zhì)量。訂單分配是采購管理的一個(gè)核心問題，也是一個(gè)難題，因?yàn)榉謫涡枰C合平衡內(nèi)外各種關(guān)系以實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)目標(biāo)，同時(shí)還要加強(qiáng)內(nèi)控

3、。假設(shè)采購一種物料N噸，有三個(gè)供應(yīng)商ABC，如何給三個(gè)供應(yīng)商分采購量？我最近了解到企業(yè)的一些做法，很有意思，值得參考借鑒。策略方式一：8020方法絕大部分給A企業(yè)（例如80％），另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè)；這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經(jīng)濟(jì)折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關(guān)系的供應(yīng)商，在A出問題時(shí)候可以快速補(bǔ)充，相當(dāng)于備份的大供應(yīng)商，可以避免供應(yīng)中斷。這種操作方式存在一種內(nèi)控上的難題，最大的采購量到底給哪一

4、家？面向各個(gè)供應(yīng)商采購不同的量，采購價(jià)格如何確定？供應(yīng)商可以通過向采購決策人公關(guān)以獲取最大的采購量，而供應(yīng)量小的供應(yīng)商也可以公關(guān)獲得好的采購價(jià)格，因?yàn)榱坎灰粯?，價(jià)格和采購量大的不能完全比較。實(shí)際上大小供應(yīng)商都有發(fā)揮空間。解決的方法：通過供應(yīng)商評(píng)估確定優(yōu)先供應(yīng)商，備份供應(yīng)商，明確主供應(yīng)商和備份供應(yīng)商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內(nèi)控（不過，這需要定期評(píng)估，以評(píng)估采購訂單中有很多內(nèi)容都是從產(chǎn)品基本信息表中取得。如產(chǎn)品的規(guī)格描述、產(chǎn)品的

5、計(jì)量單位、產(chǎn)品的包裝要求等等。有時(shí)候企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前供應(yīng)商送原材料過來的時(shí)候是4個(gè)一包的。現(xiàn)在企業(yè)為了某種原因，如生產(chǎn)線的要求，需要把這個(gè)包裝數(shù)量蓋為3個(gè)一包或者5個(gè)一包。此時(shí)，在采購訂單的包裝說明中可以進(jìn)行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實(shí)，這背后還暗藏著一個(gè)業(yè)務(wù)邏輯。即這個(gè)包裝信息、產(chǎn)品規(guī)格等等屬于產(chǎn)品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進(jìn)行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時(shí)去更新產(chǎn)品基本

6、信息表中的內(nèi)容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)來判斷的。如果這個(gè)更新只是一個(gè)臨時(shí)的調(diào)整，那么就不需要更新產(chǎn)品基本信息中的內(nèi)容。但是，如果這個(gè)更新是永久的，以后都要采用這個(gè)包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時(shí)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。不過產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關(guān)聯(lián)更新產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容，則要符合一些業(yè)務(wù)邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個(gè)方面。一是在產(chǎn)品信息表中

7、，必須指明某個(gè)字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因?yàn)樵谄髽I(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個(gè)權(quán)利那些內(nèi)容可以被其他人員更改。如此的話，當(dāng)其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內(nèi)容之后，作為產(chǎn)品信息的主人，就比較容易追蹤。在實(shí)際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關(guān)系不是很大的內(nèi)容，如包裝方式等等可以讓其他員工進(jìn)行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對(duì)于一些關(guān)鍵的參數(shù)，如原材

8、料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。二是用戶需要有這張表對(duì)應(yīng)的權(quán)限。如在ERP系統(tǒng)權(quán)限設(shè)計(jì)中有一個(gè)排它權(quán)限。如果某個(gè)用戶做了這個(gè)限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進(jìn)行更改。其他用戶無權(quán)進(jìn)行修改。如果有這個(gè)限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關(guān)單據(jù)更新這個(gè)產(chǎn)品基本信息表。三是采購訂單中的控制。在實(shí)際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時(shí)存在。是否需要更新產(chǎn)品基本信息表的內(nèi)容需要采購員根據(jù)實(shí)際情況來

9、進(jìn)行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行判斷。更改的內(nèi)容是否涉及到產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容。如果涉及到而且產(chǎn)品基本信息表中又指定這個(gè)字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會(huì)提示用戶是否需要把這個(gè)更新同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個(gè)更新會(huì)被同步到產(chǎn)品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進(jìn)行更新，而不會(huì)涉及到產(chǎn)品基本信息表。也就是說，要同時(shí)滿足以上三個(gè)條件，產(chǎn)品基本信息表中的內(nèi)容才能夠被采購訂單所更新。筆者