采購與付款的內(nèi)部控制

1、1采購與付款的內(nèi)部控制企業(yè)內(nèi)部采購與付款的控制與管理，確實(shí)很重要，它可以保證采購的及時(shí)和資金的安全，同時(shí)可以降低采購成本。采購活動(dòng)至少涉及二方：采購方和供應(yīng)商。因此，采購管理既有程序問題，又有對(duì)供應(yīng)商的往來以及相關(guān)資料的管理問題。采購與付款的內(nèi)部控制要注意以下幾個(gè)方面：一、采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離一、采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離在采購業(yè)務(wù)中需進(jìn)行職務(wù)分離的有：l、采購申請(qǐng)必須由生產(chǎn)經(jīng)營部門提出，具體采購業(yè)務(wù)由采購部門完成。2.貨物的采購入不

2、能同時(shí)擔(dān)任貨物的驗(yàn)收工作，以防止采購人員收受客戶賄賂，購買偽質(zhì)材料影響生產(chǎn)經(jīng)營乃至企業(yè)整體利益。3.付款審批人和付款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。付款的審批通常經(jīng)過驗(yàn)貨或驗(yàn)單后執(zhí)行（預(yù)付款業(yè)務(wù)除外），以保證貨物的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)，是采購業(yè)務(wù)的最后一關(guān)，不能讓其與目標(biāo)審查人供應(yīng)商直接接觸。4.確定供應(yīng)商和詢價(jià)人員應(yīng)分離；5.貨物的采購、儲(chǔ)存和使用人不能擔(dān)任賬務(wù)的記錄工作，防止繞過驗(yàn)單，減少或誤記貨物數(shù)量金額的可能。6.

3、接受各種勞務(wù)的部門或主管這些業(yè)務(wù)的人員應(yīng)適當(dāng)?shù)耐~簿記錄人員分離；7.付款的審核人應(yīng)同付款執(zhí)行人職務(wù)相分離。8.記錄應(yīng)付賬款人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)。二、采購計(jì)劃的內(nèi)部控制采購計(jì)劃的內(nèi)部控制（1）采購業(yè)務(wù)必須經(jīng)過請(qǐng)購、批準(zhǔn)、訂貨（或采購）驗(yàn)收、貨款結(jié)算等環(huán)節(jié)。（2）計(jì)劃部門應(yīng)該根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，依據(jù)公司的一般授權(quán)（制度授權(quán)）與特別授權(quán)，向采購部門發(fā)出請(qǐng)購?fù)ㄖ獑?。?qǐng)購?fù)ㄖ獑我笞⒚髻徣氩牧嫌猛荆ò膫€(gè)部門、項(xiàng)目使用，何時(shí)要用）。請(qǐng)購?fù)ㄖ?/p>

4、單同時(shí)應(yīng)報(bào)送財(cái)務(wù)部門作為將來付款的依據(jù)。（3）采購部門根據(jù)請(qǐng)購?fù)ㄖ獑?，填制訂購單，訂購單?yīng)正確填寫所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)間、廠商名稱和地址等，預(yù)先予以編號(hào)，并經(jīng)被授權(quán)的采購員簽字。3權(quán)、執(zhí)行；變化的審批權(quán)應(yīng)由公司管理層決定。采購部門還應(yīng)當(dāng)提供詳實(shí)資料以證明以上的變化。9.采購部門應(yīng)注意以上資料的收集和歸檔。四、貨款支付內(nèi)部控制四、貨款支付內(nèi)部控制l、發(fā)票價(jià)格、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)等必須與合同復(fù)核無誤，憑證齊全后才可辦理結(jié)算、支付貨款

5、；如有部分退貨，注意從原發(fā)票中扣除后再辦理結(jié)算。2.除了向不能轉(zhuǎn)賬的或不足轉(zhuǎn)賬金額單位或個(gè)人支付現(xiàn)金外，貨款一般須辦理轉(zhuǎn)賬。貨款支付前應(yīng)由企業(yè)授權(quán)人簽字。支票簽章時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核有關(guān)單據(jù)。3.購貨發(fā)票以外增加的成本、費(fèi)用及損失，如：裝卸、搬運(yùn)、在途損耗等；支付前須經(jīng)會(huì)計(jì)部門的憑證審查和損耗原因分析，以確定其合法性和合理性。4.付款憑證連續(xù)編號(hào)，付款業(yè)務(wù)及時(shí)準(zhǔn)確記錄。5.與供貨商定期聯(lián)系，并定期與供應(yīng)商對(duì)賬。對(duì)已記錄的負(fù)債應(yīng)及時(shí)付款，以加強(qiáng)同