excel構(gòu)建財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫

1、會計之友2009年第7期下用友、金蝶等財務(wù)軟件以及企事業(yè)其他信息系統(tǒng)的應(yīng)用和普及，大大提高了中小企事業(yè)單位會計信息化程度，減輕了會計人員的負(fù)擔(dān)，節(jié)約了財務(wù)成本。但實務(wù)工作者也發(fā)現(xiàn)，財務(wù)軟件更偏重于會計賬務(wù)的處理及標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表的提供，而分析功能不足，未提供良好的分析工具，分析方法也不夠靈活，其他信息系統(tǒng)更偏重于業(yè)務(wù)處理。這時就需要借助EXCEL等外部工具進(jìn)行個性化的財務(wù)分析。一、財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建用EXCEL建立財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫時，可以充

2、分發(fā)揮其靈活性，從各個維度、各個層次對企事業(yè)單位數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。盡管EXCEL2007已經(jīng)解除了以前版本只能處理65536行數(shù)據(jù)的限制，但是也要考慮到數(shù)據(jù)庫如果過于龐大，運行速度會降低。因此，建立數(shù)據(jù)庫時如果數(shù)據(jù)庫偏大，可以將數(shù)據(jù)庫拆分成幾個小的數(shù)據(jù)庫。明確了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建目標(biāo)后，就可以從不同地方收集財務(wù)分析數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既可以從用友、金蝶等財務(wù)軟件獲取，也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導(dǎo)入，如醫(yī)院的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進(jìn)銷存系統(tǒng)

3、等等。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)既可以是用友等財務(wù)軟件整個科目數(shù)據(jù)，也可以是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。財務(wù)軟件和其他信息系統(tǒng)一般都有導(dǎo)出成EXCEL電子表格的功能，如果這些信息系統(tǒng)軟件可以導(dǎo)出成分隔符區(qū)分的文本文件，也可以通過EXCEL中的分欄工具進(jìn)行拆分。（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段整理在進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理時，經(jīng)常會用到這些函數(shù)：1.時期處理函數(shù)。如根據(jù)日期提取年、月、周的數(shù)據(jù)：YEAR（），MONTH（），WEEK（）。2.字符處理函數(shù)。如提取字符串中的某一內(nèi)容：LE

4、FT（），（），RIGHT（）。字符串聯(lián)結(jié)：CONCATENATE（）。3.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換函數(shù)。如將數(shù)字強制轉(zhuǎn)換成文本：TEXT（）。4.邏輯判斷函數(shù)。如條件判斷：IF（）。信息提?。篒SNA（），ISTEXT（）。（二）數(shù)據(jù)的歸類財務(wù)分析時經(jīng)常會對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，這時可以借助函數(shù)VLOOKUP（）來實現(xiàn)。如對食品進(jìn)行分類時，可以首先建立一張字典表，如表1。然后在數(shù)據(jù)庫里面在目標(biāo)單元格輸入函數(shù)vlookup（）并設(shè)置函數(shù)參數(shù)，再對整個字段進(jìn)

5、行填充，就可以根據(jù)字段食品名稱獲取其對應(yīng)分類了。（三）數(shù)據(jù)庫的定義數(shù)據(jù)收集整理完后，可以在EXCEL里形成一張表單（sheet），可將有數(shù)據(jù)的區(qū)域定義為一張表，并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數(shù)據(jù)庫為例，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后，存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內(nèi)。這時先選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域，點擊右鍵，選擇“命名單元格區(qū)域”，命名為如“數(shù)據(jù)表”。定義數(shù)據(jù)區(qū)域可以更方便地對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)。建立的數(shù)據(jù)庫如圖1。【摘要】EXCEL

6、具備強大的數(shù)據(jù)分析工具和數(shù)據(jù)處理功能，基于EXCEL的財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫具有靈活、簡便的特性，可以滿足個性化、多層次、多維度的財務(wù)分析需求，從而彌補通用財務(wù)軟件和管理信息系統(tǒng)財務(wù)分析功能薄弱的現(xiàn)狀，提高財務(wù)分析的作用和效率?！娟P(guān)鍵詞】EXCEL；財務(wù)分析；數(shù)據(jù)庫四川大學(xué)華西醫(yī)院陳偉EXCEL構(gòu)建財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫表1食品名稱分類蘋果水果梨水果葡萄酒酒……圖1醫(yī)療收入數(shù)據(jù)庫工作研究會計信息化56圖2數(shù)據(jù)的對比分析圖3數(shù)據(jù)的趨勢分析財會經(jīng)緯二、財務(wù)

7、數(shù)據(jù)的分析數(shù)據(jù)庫建立好之后，就可以充分利用EXCEL的數(shù)據(jù)分析挖掘工具，靈活方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。（一）對比分析建立的數(shù)據(jù)庫如果包含了一段時期的數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸類后，可方便地實現(xiàn)對比分析。這里面需要用到EXCEL的數(shù)據(jù)透視表工具，首先將光標(biāo)定位到“數(shù)據(jù)表”，單擊“插入數(shù)據(jù)透視表”，并根據(jù)需要選擇報表篩選字段、行標(biāo)簽、列標(biāo)簽字段以及值字段。在作對比分析時，應(yīng)該在列標(biāo)簽選擇時間字段，并選擇需要進(jìn)行對比的時間段。透視表

8、建立后，可以通過報表等字段篩選數(shù)據(jù)的范圍，例如既可以看全院收入，也可關(guān)注某一個或幾個科室的收入分析。同時，在鄰近單元格建立公式對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析。建立的數(shù)據(jù)對比分析如圖2。（二）趨勢分析趨勢分析也是財務(wù)分析中的一個常用方法，分析人員可以從數(shù)據(jù)變化趨勢看出數(shù)據(jù)的長期變化趨勢及季節(jié)趨勢等。用EXCEL建立趨勢分析時，也要建立數(shù)據(jù)透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時，可以輔以圖片更能直觀地進(jìn)行分析。將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)透視表內(nèi)，單擊“插入折線圖

9、”或其他圖形模板，并調(diào)整圖形格式就可以制作出專業(yè)的圖表。如圖3。（三）結(jié)構(gòu)分析結(jié)構(gòu)分析可以看出數(shù)據(jù)之間的構(gòu)成分析。在EXCEL里面作數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析時也可以通過建立數(shù)據(jù)透視表，選擇要分析的數(shù)據(jù)字段進(jìn)行分析。同時，還可以制作數(shù)據(jù)餅圖等進(jìn)行直觀的觀察分析。數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析如圖4。三、財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的維護(hù)與更新財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫建立完成后，可以根據(jù)個性需求靈活地對數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取和分析。同時，這個數(shù)據(jù)庫也是可以動態(tài)更新的。更新數(shù)據(jù)庫時，只需在數(shù)據(jù)表末端追

10、加數(shù)據(jù)記錄，數(shù)據(jù)庫就會智能地將數(shù)據(jù)加入。當(dāng)然，這個數(shù)據(jù)庫也支持對以前數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行修改，批量修改數(shù)據(jù)時可以使用EXCEL的批量替換功能；具備支持增加和刪減字段的功能。修改數(shù)據(jù)庫后，應(yīng)確保增加的記錄在數(shù)據(jù)表內(nèi)可以通過擴大數(shù)據(jù)表區(qū)域來實現(xiàn)。同步更新數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)圖時，只需要在任意表內(nèi)，單擊“更新數(shù)據(jù)源”，則所有基于數(shù)據(jù)庫的透視表和數(shù)據(jù)圖都可以同步進(jìn)行更新，操作非常方便。從上述研究可以看出，EXCEL具備靈活、簡便而功能強大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功

11、能，而基于EXCEL數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和更新也非常簡單，財務(wù)人員通過簡單的操作，就可以從各個維度、范圍對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分析。當(dāng)然，EXCEL還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能，需要財務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力，從而提高財務(wù)分析的效率和作用?！瘛緟⒖嘉墨I(xiàn)】［1］陳偉.自動化財務(wù)信息處理系統(tǒng)的構(gòu)建［J］.財會月刊：理論版，2006（10）.［2］張瑞君，譯.EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用［M］.中國人民大學(xué)出版社，2007.圖4數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析工作研