24芻議企業(yè)管理如何實(shí)現(xiàn)信息化管理

1、芻議企業(yè)管理如何實(shí)現(xiàn)信息化管理DiscussiononhowenterprisemanagementinfmationmanagementZhiqiangLi【摘要】企業(yè)管理實(shí)行信息化管理是現(xiàn)今檔案管理工作的必然趨勢(shì)。文章介紹了企業(yè)檔案實(shí)行信息化的管理框架與機(jī)制，同時(shí)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實(shí)踐進(jìn)行了探討，可為業(yè)內(nèi)人士提供一些相關(guān)的參考?！娟P(guān)鍵詞】企業(yè)管理信息化管理管理框架管理機(jī)制Abstract:Theimplementati

2、onofbusinessmanagementinfmationmanagementisnowaninevitabletrendoffilemanagement.Thispaperintroducestheimplementationofenterpriseinfmationmanagementfileframewkmechanismswhiletheenterprisesoverallinfmationmanagementfileide

3、aspracticeswerediscussedftheindustrytoprovidesomerelevantinfmation.Keywds:enterprisemanagementinfmationmanagementmanagementframewkmanagementmechanism概論隨著世貿(mào)組織加入和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，社會(huì)文明的日益進(jìn)步，檔案的信息化管理會(huì)越來(lái)越迫切，而且將不斷加強(qiáng)、不斷深入、不斷發(fā)展，檔案已不僅

4、僅是文件化的歷史，它已經(jīng)發(fā)展到了實(shí)時(shí)化的信息時(shí)代，它的現(xiàn)時(shí)作用將越來(lái)越明顯。檔案管理也不再停留在紙質(zhì)檔案管理上，而是向多種不同載體檔案管理轉(zhuǎn)化，其中基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的電子檔案管理將是加入世貿(mào)組織后檔案管理的方向，也就是信息化管理，它不僅是切實(shí)可行的，同時(shí)也是現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展中所必不可少的。1.企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理框架1.1檔案的信息化管理已擺在我們檔案管理工作者的面前，但要實(shí)現(xiàn)它，卻并非易事。我認(rèn)為檔案信息化必須：1.1.1企業(yè)

5、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)樹立全新的檔案管理理念，有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新的管理思路，有實(shí)行改革、推廣文檔一體化這種現(xiàn)代化管理模式的愿望等等，這些是檔案信息化建設(shè)的思想基礎(chǔ)。1.1.2要建立必要的軟、硬件設(shè)備環(huán)境。檔案管理部門應(yīng)盡快利用現(xiàn)代高科技手段武裝自己，建立現(xiàn)代化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升管理水平，強(qiáng)化檔案信息的綜合功能和作用。一般這樣的系統(tǒng)應(yīng)配置電子檔案信息管理軟件，制圖及修改軟件(EDDAUTOCAD)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，計(jì)算機(jī)客戶端

6、，大容量壓縮存貯載體，錄入設(shè)備(如掃描儀)，輸出設(shè)備(大型打印機(jī)、繪圖儀等)，數(shù)據(jù)備份裝置(磁盤陣列、外置硬盤)。1.1.3配置相應(yīng)的人力資源：檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理除要有掌握檔案管理知識(shí)的人才外，還需要具有多方面專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，包括具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、外語(yǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、保密技術(shù)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理專業(yè)知識(shí)的人才等。而檔案管理部門人員的現(xiàn)狀是：知識(shí)單一，綜合素質(zhì)較差。在一些單位，檔案室往往是“老、弱、病、殘、孕”的照顧棲身之所，或者是“領(lǐng)

7、導(dǎo)”關(guān)系戶的安置地。據(jù)初步調(diào)查，以上情況在各單位比比皆是、見多不怪。但是，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員作基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識(shí)，檔案的信息化管理等于是一句空話。1.2檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理基本構(gòu)架：以我廠為例，企業(yè)投入大量人力物力建設(shè)了檔案信息化管理系統(tǒng)，經(jīng)過多年的實(shí)踐，己日趨成熟，其基本構(gòu)架模擬如圖：2.企業(yè)檔案信息化管理的總體設(shè)想和實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理很重要的一環(huán)是使文書、科技、會(huì)計(jì)、特種載體等各類檔案管理達(dá)到文檔一體化

8、，提高企業(yè)檔案過程管理效率，使檔案管理工作貫穿企業(yè)管理的全過程，從而使檔案管理部門能真正為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)的綜合檔案信息服務(wù)。對(duì)檔案管理一體化，必須進(jìn)行深入的論證、研究，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)電子化管理，并解決好下列問題：一是企業(yè)內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)；二是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口問題；三是收、發(fā)文流傳后即時(shí)歸到電子檔案庫(kù)及紙質(zhì)檔案立卷改革；四是實(shí)現(xiàn)科技檔案的圖紙修改、再設(shè)計(jì)管理流程計(jì)算機(jī)化。根據(jù)我廠綜合檔案室的電子檔

9、案管理實(shí)踐，在企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已建成的情況下，具體方案要點(diǎn)如下：2.1用戶權(quán)限管理，根據(jù)本單位實(shí)際設(shè)置用戶，保證電子檔案能方便使用，又使檔案的密級(jí)能按規(guī)定管理。2.1.1在電子檔案管理系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱SEAS系統(tǒng)）中用戶是按照部門、崗位來(lái)分配管理的，權(quán)限可以直接授予用戶本人，也可以授予用戶所在的部門或崗位，權(quán)限有繼承關(guān)系。2.1.2實(shí)現(xiàn)科技檔案管理權(quán)限的特殊設(shè)置。與文書檔案管理相比，科技檔案管理對(duì)圖紙?jiān)墓芾砀訃?yán)格，特別是圖紙的下載和修改權(quán)

10、限，要由檔案管理部門來(lái)統(tǒng)一劃分授予。因此要求檔案管理人員可以在SEAS系統(tǒng)的權(quán)限管理中再對(duì)分類、案卷進(jìn)行特殊授權(quán)，限制用戶訪問、瀏覽、打印、修改、下載圖紙?jiān)葯?quán)限。2.2在OA界面上設(shè)置接口，文件是屬于工程或項(xiàng)目的，流轉(zhuǎn)結(jié)束后，可以直接轉(zhuǎn)到科技檔案文件庫(kù)待立卷。2.3在OA界面上設(shè)置接口，使OA中的工作流（收發(fā)文附件流轉(zhuǎn)），完成檔案中的部分流轉(zhuǎn)程序。如從收文開始，通過表單的填寫、確認(rèn)、審批等，最終將所有檔案歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中。文

11、書檔案不立卷可以到文件庫(kù)，以原OA的管理方式管理，也可以保存在SEAS系統(tǒng)的文件庫(kù)中，以“件”形式保存；科技檔案則根據(jù)保證其成套性原則，在SEAS系統(tǒng)中立卷，同實(shí)物相對(duì)應(yīng)地以“案卷”、“卷內(nèi)文件”、“卷內(nèi)圖紙”形式保存，這樣既統(tǒng)一、規(guī)范，又便于對(duì)整個(gè)綜合檔案管理進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)和利用。2.4檔案管理工作由檔案管理部門來(lái)完成，所以檔案管理人員可以在OA中進(jìn)行所有檔案的管理工作，也可以在SEAS系統(tǒng)中進(jìn)行所有檔案（包括文書檔案）的管理工作。如

12、：2.4.1根據(jù)本單位檔案管理的具體需要進(jìn)行檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)的定義（包括案卷和文件的結(jié)構(gòu)）和類的劃分。2.4.2進(jìn)行案卷的著錄、文件的編目和原件的增加，提供數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能（如DBF、XLS、MDB等文件）和錄入時(shí)自動(dòng)復(fù)制上條記錄信息的功能；可以對(duì)流轉(zhuǎn)結(jié)束后歸檔過來(lái)的文件和原件直接利用組卷到SEAS系統(tǒng)中。2.4.3借閱根據(jù)申請(qǐng)?jiān)诰W(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在檢索查詢?yōu)g覽方面，可以通過分類樹的方式看到所有檔案的案卷、文件和原件的信息，也可以通過檢索工具模糊

13、查詢出所要尋找的案卷、文件和原件信息等，然后可以方便地瀏覽到對(duì)應(yīng)的原件“電子文檔&”。2.4.4在報(bào)表打印方面，可以通過自定義的模板打印出本單位想要的多種表單，如案卷封皮、全引目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.4.5為了數(shù)據(jù)的再利用，可以將檔案庫(kù)中的分類、案卷、文件等信息轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)通用格式的文件(如DBF、XLS、MDB、TXT等)。2.4.6檔案銷毀根據(jù)設(shè)定的條件在計(jì)算機(jī)內(nèi)自動(dòng)進(jìn)行，并存放到銷毀庫(kù)，如果需要還可

14、以恢復(fù)。2.5SEAS系統(tǒng)中，引入圖紙的修改管理工作流程和實(shí)現(xiàn)一些更復(fù)雜的工作流程，如：實(shí)現(xiàn)圖紙的“修改核對(duì)修改批準(zhǔn)替換發(fā)放”管理流程，并留有痕跡，保證電子檔案庫(kù)的檔案資料始終是“最新版本的”標(biāo)準(zhǔn)竣工圖。3.企業(yè)檔案信息化管理的管理機(jī)制3.1組織機(jī)構(gòu)方面，要建立相對(duì)獨(dú)立的綜合檔案管理部門，能夠協(xié)調(diào)整個(gè)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)和管理工作，能對(duì)企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程中產(chǎn)生的各類信息進(jìn)行管理，依照檔案管理的程序收集歸到電子檔案庫(kù)。（下轉(zhuǎn)第3

15、80頁(yè)）文李志強(qiáng)366（上接第366頁(yè)）3.2管理職能方面，作為企業(yè)檔案管理的職能部門，應(yīng)承擔(dān)實(shí)施檔案信息化的建設(shè)和后續(xù)管理、維護(hù)、升級(jí)、服務(wù)工作，使傳統(tǒng)檔案管理職能隨著加入WTO的新形勢(shì)而轉(zhuǎn)變、進(jìn)步。3.3考核制度方面，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)要作為一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作來(lái)抓，檔案信息的管理好壞將直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理及經(jīng)濟(jì)效益，而且檔案信息是與每位職工息息相關(guān)的。所以，要相應(yīng)地制訂嚴(yán)格的考核制度，對(duì)信息的錄入、利用、流程的管理、權(quán)

16、限和密碼等都要有規(guī)范化的制度規(guī)定，凡是違反規(guī)定原則的必須有一定的考核措施加以約束。3.4服務(wù)企業(yè)主體、實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。加入世貿(mào)組織后，各行各業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理理念都在發(fā)生變化，職能部門的角色定位也有很大的調(diào)整，淡化權(quán)力意識(shí)、強(qiáng)化服務(wù)功能。檔案管理也一樣，要以服務(wù)中心工作為重點(diǎn)，積極配合企業(yè)的戰(zhàn)略評(píng)估，幫助企業(yè)進(jìn)行適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整。檔案管理要基于信息化建設(shè)成果并不斷創(chuàng)新，向企業(yè)乃至社會(huì)，提供適時(shí)可用的信息資源。結(jié)束語(yǔ)自我國(guó)加入世貿(mào)組織之后，市場(chǎng)競(jìng)

17、爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)、產(chǎn)業(yè)乃至各政府部門都將經(jīng)歷整合改革的劇烈陣痛，全社會(huì)都會(huì)對(duì)信息產(chǎn)生高標(biāo)準(zhǔn)、高速度、大容量的需求，所以，檔案的信息化管理將成為各行各業(yè)在生產(chǎn)、管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先，會(huì)減輕檔案人員重復(fù)進(jìn)行的體力勞動(dòng)，解放生產(chǎn)力，提高工作效率；其次，能確保檔案的準(zhǔn)確率、完整率和歸檔率；第三，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，與國(guó)際接軌。（作者單位：貴陽(yáng)中化開磷化肥有限

18、公司）（上接第372頁(yè)）經(jīng)濟(jì)理論告訴我們外部損失的存在使得個(gè)體投資決策這可能做出與社會(huì)利益最大化相違背的決策看一下?lián)p失負(fù)擔(dān)的結(jié)構(gòu)，大部分損失由社會(huì)承擔(dān)。由于通常是建筑企業(yè)控制事故風(fēng)險(xiǎn)方面起主導(dǎo)作用事故水平將大大超過經(jīng)濟(jì)范圍。這時(shí)可以首先采取措施縮小內(nèi)部損失和總損失的差距使得損失更多的落在雇主肩上。在工業(yè)革命早期即如此。其次社會(huì)可以建立一個(gè)規(guī)范體系使得建筑企業(yè)超脫利益限制來(lái)改善工作環(huán)境。只有將兩者結(jié)合起來(lái)才能滿足建筑安全生產(chǎn)的需要。故此我

19、們提出“外部損失內(nèi)部化”的策略：一方面加大經(jīng)濟(jì)激勵(lì)另一方面加強(qiáng)規(guī)章體系的約束力。結(jié)論建筑行業(yè)的建筑安全生產(chǎn)與人民群眾的切身利益密切相關(guān)其事故高發(fā)牽扯面廣經(jīng)濟(jì)損失嚴(yán)重使得建筑安全問題成為亟待解決的問題。其不再僅僅是死不死人、傷不傷人的問題而是轉(zhuǎn)變?yōu)檎嬲囊匀藶楸尽＝⒑椭C社會(huì)的歷史階段，施工企業(yè)要生存要發(fā)展，必須實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)。實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)的基本物質(zhì)條件是要保證必要的安全生產(chǎn)投入。必要的安全生產(chǎn)投入是施工企業(yè)減少事故，實(shí)現(xiàn)安全生產(chǎn)從而提高企

20、業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的基本條件。本文從經(jīng)濟(jì)學(xué)角度進(jìn)行分析使其市場(chǎng)與現(xiàn)場(chǎng)的關(guān)系更加緊密從決策的角度研究建筑安全理論，對(duì)建筑安全問題進(jìn)行多方面的分析為今后做好建筑施工業(yè)安全生產(chǎn)發(fā)展工作開拓思路。參考文獻(xiàn)：[1]威廉諾德豪斯建筑安全指導(dǎo)(第十七版)[M]北京:人民郵電出版社2004.[2]羅云建筑安全經(jīng)濟(jì)學(xué)[M]北京:化學(xué)工業(yè)出版社2004.[3]金龍哲宋存義建筑安全科學(xué)原理[M]北京:化學(xué)工業(yè)出版社2004.（作者單位：臺(tái)州市建設(shè)咨詢有限公

21、司）況通報(bào)給員工，尤其是那些危機(jī)中與員工切身利益有關(guān)的信息，爭(zhēng)取員工的信任與支持。外部溝通比較復(fù)雜，其中的關(guān)鍵是與顧客利益密切相關(guān)的處理措施要與顧客進(jìn)行有效溝通，另外還要選好溝通的時(shí)機(jī)，要在大部分顧客都能理解和接受的情況下出臺(tái)，避免顧客流失。媒體是顧客了解企業(yè)的重要渠道，企業(yè)應(yīng)重視與媒體的交往，經(jīng)常性溝通以保持良好的關(guān)系，一旦危機(jī)出現(xiàn)，迅速通過媒體將事件真相、企業(yè)態(tài)度、處理進(jìn)展傳達(dá)給公眾，爭(zhēng)取社會(huì)輿論的支持。2.3組建專門化危機(jī)管理機(jī)構(gòu)

22、黑龍江省大多數(shù)中小企業(yè)都沒有組建專門化危機(jī)管理機(jī)構(gòu)。中小企業(yè)的危機(jī)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該是由專、兼職人員組成的常設(shè)機(jī)構(gòu)，包括常設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組、常設(shè)的工作組和臨時(shí)性的工作組。常設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)企業(yè)危機(jī)管理文化建設(shè)、危機(jī)意識(shí)和危機(jī)管理技能的教育培訓(xùn)、企業(yè)診斷及質(zhì)量管理等方面。常設(shè)工作組負(fù)責(zé)企業(yè)危機(jī)的監(jiān)測(cè)和預(yù)警。臨時(shí)性工作組是企業(yè)轉(zhuǎn)入危機(jī)狀態(tài)后所必須的應(yīng)對(duì)危機(jī)的強(qiáng)力支撐系統(tǒng)，其在企業(yè)危機(jī)管理中發(fā)揮著主導(dǎo)作用。臨時(shí)性工作組依然強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的整體配合，

23、但是為了有效化解危機(jī)，它應(yīng)該擁有絕對(duì)權(quán)威，成為危機(jī)控制和處理的核心。臨時(shí)性工作組負(fù)責(zé)危機(jī)信息的內(nèi)部溝通與外部傳播，要求統(tǒng)一口徑，減少信息傳播的差異性，全面控制危機(jī)信息的負(fù)面社會(huì)影響。另外還負(fù)責(zé)組織企業(yè)各部門開展自查，通過營(yíng)造全員自覺應(yīng)對(duì)危機(jī)的氛圍，配合企業(yè)對(duì)危機(jī)的控制和處理工作。2.4正確處理危機(jī)正確預(yù)知風(fēng)險(xiǎn)、從容應(yīng)對(duì)危機(jī)，是中小企業(yè)危機(jī)管理的重點(diǎn)。在中小企業(yè)危機(jī)管理實(shí)踐中，企業(yè)要制定完備的企業(yè)危機(jī)應(yīng)變處理計(jì)劃，并依據(jù)計(jì)劃進(jìn)行危機(jī)管理知

24、識(shí)和技能培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)包括危機(jī)心理訓(xùn)練、危機(jī)處理知識(shí)技能培訓(xùn)和危機(jī)處理基本功的演練等等。從容應(yīng)對(duì)危機(jī)要求企業(yè)在危機(jī)發(fā)生后的第一時(shí)間內(nèi)，按照危機(jī)應(yīng)變處理計(jì)劃成立危機(jī)處理機(jī)構(gòu)，組建臨時(shí)性工作組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)企業(yè)行為，以積極的態(tài)度面對(duì)危機(jī)，有條不紊地采取行動(dòng)。其次，在具體實(shí)施中，作好危機(jī)中的信息交流，既包括內(nèi)部信息交流，也包括與顧客、合作伙伴、相關(guān)政府部門、媒體及公眾的信息溝通，盡快對(duì)外發(fā)布有關(guān)危機(jī)的背景信息及危機(jī)處理情況，及時(shí)澄清與更正媒介傳播和

25、輿情中與事實(shí)不符的信息，引導(dǎo)社會(huì)輿論向有利于企業(yè)的方向發(fā)展。2.5加強(qiáng)動(dòng)態(tài)危機(jī)管理企業(yè)危機(jī)具有動(dòng)態(tài)性的特征，從隱性危機(jī)、危機(jī)爆發(fā)到危機(jī)處置是一個(gè)不可分割的整體過程。只有針對(duì)不同階段危機(jī)的特性采取不同的管理手段和方式，并將其作為一個(gè)動(dòng)態(tài)過程納入企業(yè)的日常管理中，企業(yè)才能更加切實(shí)有效地解決發(fā)展過程中的各種危機(jī)。根據(jù)對(duì)危機(jī)生命周期的劃分對(duì)危機(jī)實(shí)行全過程管理，可將中小企業(yè)危機(jī)管理分為兩個(gè)階段：即危機(jī)爆發(fā)前的危機(jī)預(yù)防和危機(jī)爆發(fā)后的危機(jī)處置。在危機(jī)

26、發(fā)生前，中小企業(yè)危機(jī)管理的重點(diǎn)應(yīng)是識(shí)別危機(jī)誘因，其目標(biāo)是預(yù)防危機(jī)，防患于未然。在這一階段，應(yīng)及時(shí)而全面地獲取企業(yè)內(nèi)外有關(guān)信息，并開展相關(guān)分析，密切關(guān)注各種因素的變化情況，及時(shí)預(yù)測(cè)其發(fā)展變化方向，使企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)危機(jī)。對(duì)于中小企業(yè)來(lái)說(shuō)，能否及時(shí)對(duì)隱性危機(jī)因子進(jìn)行有效地預(yù)控處理，避免危機(jī)的爆發(fā)，將直接影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。在危機(jī)爆發(fā)后，危機(jī)所帶來(lái)的負(fù)面影響將會(huì)在企業(yè)內(nèi)外部迅速蔓延。此時(shí)，企業(yè)必須迅速采取措施，啟動(dòng)危機(jī)處理應(yīng)急預(yù)案，采用有

27、效的應(yīng)對(duì)方法及時(shí)進(jìn)行危機(jī)調(diào)查、內(nèi)外部信息溝通、調(diào)整企業(yè)業(yè)務(wù)流程，甚至再造核心流程，盡可能減少危機(jī)的負(fù)面作用和影響。有時(shí)，正確的應(yīng)對(duì)策略甚至可以轉(zhuǎn)“危機(jī)”為發(fā)展“機(jī)遇”。作者簡(jiǎn)介：張長(zhǎng)青（1972年），男，哈爾濱商業(yè)大學(xué)企業(yè)管理專業(yè)2008級(jí)碩士研究生。黑龍江八一農(nóng)墾大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院工作，副教授，主要研究方向?yàn)槠髽I(yè)管理。孫東生（1964年），男，黑龍江省政協(xié)副主席，民建中央委員、黑龍江省主委，哈爾濱商業(yè)大學(xué)校長(zhǎng)助理，教授，博士生導(dǎo)師，主要