從完善采購控制看內(nèi)部審計(jì)的作用

1、口張冬季內(nèi)部控制制度是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定價(jià)段的產(chǎn)物。是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要求。象采購業(yè)務(wù)中異虛作假，吃“回扣”現(xiàn)象較為嚴(yán)重表現(xiàn)為因采購價(jià)格產(chǎn)生的“回扣”及因采購數(shù)量產(chǎn)生的“回扣”。本文通過增設(shè)一個(gè)控制部門——審計(jì)及幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)來重新設(shè)計(jì)一套采購與付款(托收)控制系統(tǒng)。一、控制目標(biāo)根據(jù)《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——采購與付款(試行)》及企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)定控制采購與付款業(yè)務(wù)應(yīng)主要實(shí)現(xiàn)以下目

2、標(biāo)：(一)、保證有明確的崗位分工和授權(quán)批準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃。單位應(yīng)當(dāng)建立采購與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限。確保辦理采購與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。采購與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：請購與審批：詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審計(jì)；采購與驗(yàn)收：采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行。不得由同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。單位應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的

3、人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。(二)、保證采購與付款正確合法。單位應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度。依據(jù)購置物品或勞務(wù)類型，確定歸口管理部門。授予相應(yīng)的請購權(quán)并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序：單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦理請購手續(xù)；單位應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于超預(yù)

4、算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購申請進(jìn)行審批，嚴(yán)防采購中的價(jià)格及數(shù)量“回扣”。(三)、保證采購與付款真實(shí)正確。單位應(yīng)當(dāng)建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、審計(jì)、倉儲、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度

5、和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定專人對所購物品或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收出具驗(yàn)收證明。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門或人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報(bào)告；有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。(四)、保證采購付款的及時(shí)正確。單位應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金(試行)》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)。應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收

6、證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核：應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付款和定金的管理；應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付；應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度。對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨款；應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因

7、，及時(shí)處理。二、控制點(diǎn)及控制措施根據(jù)控制采購與付款業(yè)務(wù)所需實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)主要應(yīng)確定如下控制環(huán)節(jié)和控制措施：(一)、審批。供應(yīng)部門提出采購計(jì)劃，并提供詢價(jià)單，主管計(jì)劃的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)采購計(jì)劃，并簽章。保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在授權(quán)下進(jìn)行。(二)、審價(jià)。審計(jì)部門根據(jù)市場情況及采購部門的“詢價(jià)單”結(jié)合材料品質(zhì)，進(jìn)行“比價(jià)”審計(jì)，形成選優(yōu)價(jià)單。保證質(zhì)量與價(jià)格相符，杜絕價(jià)格“回扣”。(三)、核實(shí)。倉儲部門根據(jù)庫存及采購計(jì)劃，確定合理的采購量，形成采購量需要單。保證材

8、料合理的需要。杜絕數(shù)量“回扣”。(四)、簽約。采購人員根據(jù)授權(quán)按審計(jì)部門的審計(jì)價(jià)格和倉儲部門的需要量簽訂合同。保證供貨按約定的條件執(zhí)行。(五)、登記。財(cái)務(wù)部門收到供貨方從銀行轉(zhuǎn)來的托收憑證后，立即進(jìn)行登記，并及時(shí)轉(zhuǎn)送采購部門，以備承付時(shí)核查。保證及時(shí)正確地處理托收承付事項(xiàng)。(六)、驗(yàn)收。采購部門檢驗(yàn)收到材料的品種、數(shù)量、填制驗(yàn)收單，質(zhì)檢部門檢查材料質(zhì)量，簽轉(zhuǎn)驗(yàn)收單。保證材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量等苻合合同要求。(七)、入庫。倉儲部門根據(jù)驗(yàn)收

9、單點(diǎn)收材料后入庫，保護(hù)材料的安全。(八)、承付。財(cái)會部門核對托收憑證及有關(guān)合同，承付意見書等，辦理承付(或拒付)手續(xù)。保證貨款支付正確、適當(dāng)。(九)、記賬。會計(jì)員登記明細(xì)賬、并簽章，出納員登記現(xiàn)金。銀行日記賬，并簽章，總賬會計(jì)登記總賬，并簽章。保證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)有據(jù)可查，會計(jì)記錄及時(shí)正確、安全可靠。(十)、核對。由非記賬人員定期進(jìn)行賬賬核對，并根據(jù)審批意見處理差錯(cuò)后，各方簽章。保證賬賬相符，會計(jì)記錄及時(shí)正確。(十一)清理。財(cái)會和采購部門根據(jù)托

10、收承付登記簿，定期清查處理在途材料。保證貨款完整，保護(hù)材料安全。本文通過對采購業(yè)務(wù)控制制度的重新構(gòu)建重點(diǎn)解決了采購中價(jià)格“回扣”及采購數(shù)量“回扣”的控制缺陷。通過整合控制流程采購控制中增設(shè)審計(jì)部門。增加“審價(jià)”及“核實(shí)”兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)：審計(jì)部門通過對采購部門提供的詢價(jià)單采購計(jì)劃及本部門的采購資料進(jìn)行“比價(jià)審計(jì)”。確定一個(gè)相對最理想的采購價(jià)格形成選優(yōu)價(jià)論證單：倉儲部門通過對采購及審計(jì)部門的采購計(jì)劃，選優(yōu)價(jià)論證單及庫存實(shí)際的核實(shí)，確定一個(gè)最

11、佳采購量，形成采購需要單：最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價(jià)論證單、采購需要量單、采購計(jì)劃進(jìn)行簽約采購。解決了采購部門常出現(xiàn)的兩個(gè)“回扣”控制缺陷。■(作者單位：省煤田地質(zhì)局審計(jì)處)30陜西審計(jì)2005年第3期從▲完善采購控制看內(nèi)部審計(jì)的作用萬方數(shù)據(jù)@rJ$噩噩報(bào)告有關(guān)部門應(yīng)查明原閡，及時(shí)處玻。(四)、保證采購付款的及時(shí)正確o單位應(yīng)當(dāng)按照〈現(xiàn)金管攻暫行條例》、《支付給算辦法》和《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范一一貨幣資會(試行))等規(guī)定辦攻采購付款業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門

12、在辦搜付敬業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定會的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付款和定會的管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付款和應(yīng)付14晤的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管1l.付款項(xiàng)。已到朔的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對~貨命仲、退貨手續(xù)、貨物出碎、退貨貨放回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回返貸款應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付羔

13、據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)變明原因，及時(shí)處攻。二、控制點(diǎn):倉儲部門通過對采購，最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價(jià)論證單、采購需4喜愛單、采購計(jì)劃進(jìn)行祭約采購。解決丁采購部門常出現(xiàn)的兩個(gè)“回扣“拔制缺陷。.作者單位:省煤田地質(zhì)局審計(jì)處)內(nèi)部控制制度是社會級濟(jì)發(fā)展到一定價(jià)段的產(chǎn)物，是現(xiàn)代企.:II:.管理的愛妥手段。隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要求。象采購業(yè)務(wù)中弄虛作假，吃“回扣“現(xiàn)象較為嚴(yán)重，表現(xiàn)為網(wǎng)采購價(jià)格產(chǎn)

14、生的“回扣“，詢價(jià)與確定供應(yīng)商采購合同的訂立與審計(jì)采購與驗(yàn)收采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄:付款審批與付款執(zhí)行。不得曲同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。單位應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職lk.道德。(二)、保證采購與付款正確令法。單位應(yīng)當(dāng)建立采購中請制度，依據(jù)購置物品或勞務(wù)類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管攻。

15、對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)對于越預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)闊，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦級請購手續(xù)單位應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于起預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購申請進(jìn)行審批，嚴(yán)防采購中的價(jià)格，有關(guān)部門應(yīng)查明原閡，及時(shí)處玻。(四)、保證采購付款的及時(shí)正確o單位應(yīng)當(dāng)按照〈現(xiàn)金管攻暫行條例》、《支付給算辦法》和《內(nèi)

16、部會計(jì)控制規(guī)范一一貨幣資會(試行))等規(guī)定辦攻采購付款業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門在辦搜付敬業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定會的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付款和定會的管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付款和應(yīng)付14晤的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管1l.付款項(xiàng)。已到朔的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對~貨命仲、退貨手續(xù)、貨物出碎、退貨貨放回

17、收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回返貸款應(yīng)當(dāng)定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付羔據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)變明原因，及時(shí)處攻。二、控制點(diǎn):倉儲部門通過對采購，最后采購部門根據(jù)選優(yōu)價(jià)論證單、采購需4喜愛單、采購計(jì)劃進(jìn)行祭約采購。解決丁采購部門常出現(xiàn)的兩個(gè)“回扣“拔制缺陷。.作者單位:省煤田地質(zhì)局審計(jì)處)內(nèi)部控制制度是社會級濟(jì)發(fā)展到一定價(jià)段的產(chǎn)物，是現(xiàn)代企.:II:.管理的愛妥手段。隨著市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步改革和發(fā)展，對內(nèi)部控制管理提出了更高的要

18、求。象采購業(yè)務(wù)中弄虛作假，吃“回扣“現(xiàn)象較為嚴(yán)重，表現(xiàn)為網(wǎng)采購價(jià)格產(chǎn)生的“回扣“，詢價(jià)與確定供應(yīng)商采購合同的訂立與審計(jì)采購與驗(yàn)收采購、驗(yàn)收與相關(guān)會計(jì)記錄:付款審批與付款執(zhí)行。不得曲同一部門或個(gè)人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的全過程。單位應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。辦理采購與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職lk.道德。(二)、保證采購與付款正確令法。單位應(yīng)當(dāng)建立采購中請制度，依據(jù)購置物品或勞務(wù)類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購

19、權(quán)，并明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管攻。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請購手續(xù)對于越預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)闊，具有請購權(quán)的部門應(yīng)對需求部門提出的申請進(jìn)行審核后再行辦級請購手續(xù)單位應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請購審批制度。對于起預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)明確審批權(quán)限，由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購申請進(jìn)行審批，嚴(yán)防采購中的價(jià)格，&.數(shù)受“回扣“。(二)、保證采購與付款真實(shí)i正確

20、。單位應(yīng)當(dāng)建立采購與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管攻制度，對采購方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收程序等做出明確規(guī)定，確保采購過程的透明化。應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信橋、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購、審計(jì)、倉儲、使用等部門共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。應(yīng)當(dāng)根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門或指定令人對所購物品或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)愛和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情